Evenemangstillstånd och -områden

Det första steget i planeringen av ett stort offentligt evenemang är att söka och säkerställa en lämplig evenemangsplats samt dess faciliteter och uthyrningsmöjligheter innan man ansöker om tillstånd och marknadsför evenemanget.  Den som arrangerar en offentlig tillställning behöver tillstånd från platsens ägare eller innehavare för att få använda platsen och ska vara beredd att betala alla eventuella kostnader. Platsen eller området kan ägas av till exempel staten, staden, en privatperson, ett samfund eller en privat organisation. När det gäller privatområden, exempelvis affärscentrum, är det ägaren eller innehavaren som beviljar användningstillstånden.

I Esbo kan stora utomhusevenemang ordnas på lämpliga platser där man har beaktat trafikförbindelser, nödvändig infrastruktur samt övriga förhållanden som evenemanget kräver. Utomhusområden som lämpar sig för stora evenemang är bland annat Vermo Arenas(extern länk, öppnas i ett nytt fönster) områden, delar av stadens idrottsparker samt områden i Otnäs och Hagalund. Evenemangets karaktär och arrangemang påverkar valet av evenemangsplats vid sidan av ansvarsfullhets- och säkerhetsaspekter. Kontakta stadsevenemang när du söker en plats för ditt stora evenemang.

För stora evenemang som ordnas inomhus finns det lokaler bland annat i Metro Areena(extern länk, öppnas i ett nytt fönster), idrottshallar, Kameleonten-hallen(extern länk, öppnas i ett nytt fönster) och Hybridiarena Hype(extern länk, öppnas i ett nytt fönster). Lämpliga platser för stora möten och kongresser samt kontaktuppgifter till Esbos mötes- och kongressteam finns på Visit Espoo(extern länk, öppnas i ett nytt fönster)s webbplats.

I Esbo stads karttjänst kan man kontrollera vilka markområden som ägs av staden: kartat.espoo.fi . (extern länk, öppnas i ett nytt fönster)Välj ”Välj uppgifter som visas på kartan” > ”Kartor” > ”stadens jordägande” i navigeringen uppe till vänster.

Om det gäller områden och lokaler som Esbo stad äger, kan du höra dig för om användarrättigheter från den ansvariga sektorn enligt informationen nedan.


Gatu- och trafikområden

Stadsteknikcentralen / infrastrukturstjänster
tfn +358 9 81625000
kaivulupa@espoo.fi
Tillfälliga trafikarrangemang
 

Tomter, torg, parker och andra allmänna områden

Stadsmiljösektorn/ tomtenheten
tonttiyksikko@espoo.fi
Markanvändningshandläggare Asta Aronen
tfn +358 43 8246801
Anvisningar och ansökningar
 

Ishallar, badstränder, friluftsholmar, idrottshallar, idrottsparker och skolornas gymnastiksalar

Idrottstjänsterna / lokalbokning
liikuntapaikkavaraukset@espoo.fi
Närmare kontaktuppgifter
Anvisningar
Lokalbokningssystemrt(extern länk, öppnas i ett nytt fönster)

Du kan arrangera evenemang, sälja produkter eller uppträda i Hagalund. Om du vill ha information om arrendering av områden eller om ansökan om markanvändningstillstånd, kontakta Stadsevenemang Esbos evenemangsrådgivning antingen via e-post till tapahtumaespoo@espoo.fi eller genom att fylla i kontaktformuläret(extern länk, öppnas i ett nytt fönster)(extern länk, öppnas i ett nytt fönster) i webbtjänsten.

Vi hjälper dig vidare och ger närmare anvisningar om följande steg. Läs mer: Anvisningar för arrendering av områden och om ansökan om markanvändningstillstånd i Hagalunds centrum | Esbo stad

På våra sidor hittar du även anvisningar för arrangörer av evenemang och information om andra tillståndsfrågor.

Kräver tillställningen att en gata delvis stängs av eller att tillfälliga hastighetsbegränsningar eller avvikande parkeringsarrangemang införs? Beslut om tillfälliga trafikarrangemang behövs alltid om de vanliga trafikarrangemangen måste ändras till exempel på grund av ett gatuevenemang. Tillfälliga tillstånd som gäller anordningar för trafikreglering och vägledning är kortvariga och avgiftsbelagda. Exempel på sådana är tillstånd att temporärt täcka över ett parkeringsförbudsmärke och att sätta upp tillfälliga skyltar på en evenemangsplats. Ansvaret för att genomföra och upprätthålla de tillfälliga trafikarrangemangen vilar på den som fått tillståndet oberoende av vem som i praktiken förverkligar trafikarrangemangen. Ansökningar om tillstånd för tillfälliga trafikarrangemang inklusive bilagor ska lämnas in minst tre veckor före tillställningen. I ansökan ska det ingå en planritning över de tillfälliga trafikarrangemangen, som ska lämnas in till staden för kommentarer två månader före behovet. Tillstånden behandlas i Esbo av stadsteknikcentralens infrastrukturtjänster.

Mer information och ansökningsanvisningar:
Stadsteknikcentralen / infrastrukturtjänster
tfn +358 9 81625100
Läs mer

Beslut om tillfällig avstängning av en väg fattas av den som har rätt att sätta upp en trafikstyrningsanordning. I brådskande fall kan vägen tillfälligt stängas av en trafikövervakare eller räddningsmyndighet. Beslutet om tillfällig avstängning av en väg ska utan dröjsmål skickas till polisen för kännedom.

Polisens anvisning om tillstånd för avstängning av väg:
https://poliisi.fi/sv/tillstand-for-avstangning-av-vag(extern länk, öppnas i ett nytt fönster)

Om evenemanget förutsätter att en landsväg stängs av för annan trafik, ska tillstånd sökas hos närings- trafik- och miljöcentralen.

Tillfällig avstängning av väg – NTM-centralen(extern länk, öppnas i ett nytt fönster)

Personer som styr trafiken förordnas för ett särskilt tillfälle eller för en viss tid. Den som styr trafiken ska ha fyllt 18 år. Hen ska ge sitt samtycke till uppgiften och få de anvisningar som uppgiften förutsätter.

Bestämmelser om tillfällig avstängning av väg finns i 187 § i vägtrafiklagen och bestämmelser om personer som reglerar trafiken finns i 65 § i vägtrafiklagen.

https://www.finlex.fi/sv/laki/ajantasa/2018/20180729#L4P65(extern länk, öppnas i ett nytt fönster)

Om tillställningen är avsedd för flera tusen deltagare, bör anmälan göras enligt platsen för evenemanget till HRT, VR, Esbos taxibilar och/eller taxiinspektörer. Taxiinspektören kan vid behov ordna taxijour för tillställningar som har ett stort antal deltagare. Offerter för allmänna transporter kan du begära av bolag som ordnar beställningskörningar. 

En tillställning kan orsaka buller i omgivningen. Serviceområdet för miljövård övervakar och styr bullerbekämpningen i Esbo. En anmälan om buller är nästan alltid obligatorisk om det gäller stora utomhuskonserter som äger rum kvälls- eller nattetid eller som pågår flera dagar. Också andra stora utomhusevenemang kan kräva en anmälan om buller beroende på bland annat tidpunkten, graden av buller eller närheten till bosättningar.

Arrangören ska utreda sin skyldighet att anmäla buller i god tid före tillställningen vid serviceområdet för miljövård, helst genast när tillställningen har bekräftats. Arrangören ska senast 30 dygn före tillställningen lämna anmälan om buller till miljövården.

Behovet av att anmäla om buller vid tillställningar beskrivs närmare i 25 § i Esbo stads miljöskyddsföreskrifter.

Serviceområdet för miljövård
Anvisningar och blankett
Miljöskyddsföreskrifter

Miljökraven för tillställningar gäller i Esbo utomhustillställningar för över 500 personer under vilka oförpackade livsmedel delas ut eller säljs. Enligt miljökraven ska arrangören 30 dygn före tillställningen lämna en avfallshanteringsplan till Esbo stads serviceområde för miljövård.  Vid behov ger vi råd om hur avfallshanteringen ska planeras.

Serviceområdet för miljövård
Gör upp en avfallshanteringsplan:
Blankett(extern länk, öppnas i ett nytt fönster)[SW1]

För offentliga tillställningar och andra evenemang som kan vara förenade med avsevärd risk för människors säkerhet eller brandsäkerheten på grund av ett stort antal deltagare eller av någon annan särskild orsak ska arrangören göra upp en räddningsplan. I räddningsplanen för en offentlig tillställning ska farorna och riskerna i anslutning till tillställningen utredas och bedömas. Utifrån dem bestäms säkerhetsarrangemangen under tillställningen och de olycksförebyggande anvisningar och förhållningsregler för olyckssituationer och farliga situationer som ska ges den personal som ansvarar för genomförandet av tillställningen och den publik som deltar i tillställningen. Räddningsplanen för en offentlig tillställning ska lämnas till den lokala räddningsmyndigheten minst 14 dygn innan tillställningen börjar.

Västra Nylands räddningsverk / jourhavande brandinspektör 
PB 6700, 02070 Esbo stad
tfn +358 9 81626815 (vardagar kl. 9–11.30)
Palotarkastaja.lu@pelastustoimi.fi

Allmänna anvisningar, en anvisning om hur man gör upp en räddningsplan och modell: https://pelastustoimi.fi/sv/vastra-nyland/anvisningar-och-blanketter/publikevenemang(extern länk, öppnas i ett nytt fönster)  

Den som arrangerar en offentlig tillställning ska skriftligen meddela polisen minst fem dygn innan tillställningen inleds. När det handlar om stora evenemang lönar det sig att vara ute i god tid, vid behov till och med flera veckor eller månader före evenemanget. På så sätt kan man säkerställa dialogen mellan arrangören och myndigheterna kring tillståndsförfarandet och undvika överraskningar i sista minuten.  Anmälan behöver inte lämnas för en offentlig tillställning som på grund av lågt deltagarantal, tillställningens natur eller platsen där tillställningen ordnas inte kräver särskilda trafikarrangemang eller åtgärder för att ordning och säkerhet ska kunna upprätthållas och inte heller kräver åtgärder för att olägenhet för utomstående och omgivningen ska kunna förhindras.

Offentliga tillställningar

Tillställningar och evenemang är offentliga när de är öppna för alla, antingen gratis eller genom att man köper en inträdesbiljett. Typiska offentliga tillställningar är olika mässor och marknader, idrottstävlingar, föreställningar och offentliga fester. Deltagande i en offentlig tillställning förutsätter alltså inte någon särskild inbjudan eller medlemskap i någon sammanslutning. En allmän sammankomst, det vill säga en så kallad demonstration, är inte en offentlig tillställning.

Hurdana tillställningar ska man anmäla om?

I regel ska offentliga tillställningar anmälas skriftligen till den lokala polisen.  Alla offentliga tillställningar behöver inte anmälas, till exempel sådana som inte orsakar olägenheter för utomstående eller miljön och som inte kräver separata trafikarrangemang. Platsen där tillställningen ordnas eller det ringa antalet besökare kan också vara en grund för att man inte behöver anmäla tillställningen. 

De lokala förhållandena varierar mycket på olika håll i landet. Det är svårt att exakt fastställa hurdana evenemang som inte alls behöver anmälas.  Det är alltid bra att kontakta den lokala polisen och utreda tillvägagångssättet. Åtminstone följande tillställningar ska anmälas:

• stora evenemang (flera hundra deltagare)
• utomhusevenemang på allmänna platser (särskilt trafikleder)
• tillställningar för grupper med särskilda behov
• evenemang som slutar sent eller på natten (efter kl. 22.00)
• evenemang där det behövs övervakning av ordning eller trafikstyrning
• evenemang där det serveras alkoholdrycker
• evenemang som kräver räddningsplanering (tillställningar med över 200 personer)
• tillställningar som väcker starka känslor (det finns en risk för att någon kommer att störa tillställningen på något sätt).

Anmälan eller dess bilagor ska innehålla åtminstone följande:

• fullständiga kontaktuppgifter till arrangören, arrangörens kontaktperson och ansvariga personer, också under evenemanget
• redogörelse för evenemangets syfte, program och artister
• platsen där evenemanget ordnas och samtycke av dess ägare eller innehavare
• uppskattad publikmängd per dag och total publikmängd (sammanlagt under alla dagar)
• ungefärlig tid då evenemanget börjar och slutar
• redogörelse för konstruktioner och särskilda redskap som används (läktare, område för uppträdande, scen, tält, skärmtak, ramp, bana, öppen eld, pyroteknik, ljudförstärkare osv.)
• säkerhets- och räddningsplan som innehåller en plan för övervakning av ordning och ordningsvakter 
• namn, personbeteckning och ordningsvaktskortets nummer, om personen har ett kort
• om dem som godkänns som tillfälliga ordningsvakter fattas ett separat beslut för vilket det tas ut en avgift per person som godkänns. En avgift tas också ut för de personer som föreslås bli godkända men som polisen inte anser vara lämpliga att sköta ordningsövervakningsuppgifter.
• uppgifter om eventuell ansvarsförsäkring
• uppgifter om eventuell servering av alkoholdrycker, om öppen eld och om musik
• plan för trafikarrangemang 
• personuppgifter om dem som föreslås styra trafiken: namn och personbeteckning

Av personer som tillfälligt styr trafiken vid offentliga tillställningar krävs ingen särskild utbildning, men de ska ha den sakkunskap som uppgiften förutsätter. Detta kan konstateras till exempel genom att personen har ett giltigt körkort och inte har körförbud.

Arrangören ska lämna in en konsumentsäkerhetsanmälan till tillsynsmyndigheten, om tillställningen medför en betydande risk som kan äventyra någons säkerhet. Detta kan till exempel vara bungyjump som ordnas vid tillställningen. 

Polisinrättningen i Västra Nyland
Knektbrogränden 4 / PB 20, 02631 Esbo
tfn +358 29 5430281 (växel, vardagar kl. 8–16.15)
lupahallinto.lansi-uusimaa@poliisi.fi
Anvisningar och blanketten: https://poliisi.fi/sv/offentlig-tillstallning(extern länk, öppnas i ett nytt fönster)  

Servering av alkoholdrycker är tillåten bara för den som har serveringstillstånd från regionförvaltningsverket. Regionförvaltningsverket i Södra Finland beviljar tillstånden och ansökan ska sändas skriftligt. Serveringstillstånd beviljas tillsvidare, för viss tid eller tillfälligt. Behandlingen av ansökan kan ta 1–2 månader. Om serveringen och försäljningen sker på allmän plats ska även markägarens tillstånd inhämtas. Kontrollera de platsspecifika anvisningarna.

Regionförvaltningsverket i Södra Finland
Serveringstillstånd för alkoholdrycker(extern länk, öppnas i ett nytt fönster)

Kontaktuppgifter

tfn 0295 016 000 (växel, vardagar kl. 8–16.15)kirjaamo.etela@avi.fi

Om tillställningens arrangör vill kan denna meddela vilka livsmedelsföretagare som säljer livsmedel under tillställningen. Livsmedelsföretagaren har den egentliga anmälningsskyldigheten. Livsmedelsföretagare som idkar regelbunden livsmedelsverksamhet ska senast fyra dagar före tillställningen meddela sin verksamhet under tillställningen till Esboregionens miljö- och hälsoskydd. Mindre livsmedelsföretagare som tillreder, säljer eller serverar små mängder livsmedel har ingen anmälningsplikt om riskerna med verksamheten när det gäller livsmedelssäkerheten är ringa. Denna slags verksamhet är vanligen sporadisk och mängden livsmedel som behandlas är liten. Exempel på denna typs tillställningar är livsmedelsförsäljning i basarer, kaffeservering av hobbysällskap, korvgrillning under idrottsföreningars lokala matcher eller pop up-restaurangverksamhet med låg risk som ordnas av en privatperson. I ärenden som gäller behandling och övervakning av livsmedel kan du få råd i första hand av Esbo stads jourhavande hälsoinspektörer. Ytterligare upplysningar får du också av livsmedelsövervakarna på Regionförvaltningsverket i Södra Finland eller av Livsmedelsverket.

Esboregionens miljö- och hälsoskydd / kundtjänst
PB 210, 02070 Esbo stad
terveydensuojelu@espoo.fi

Livsmedelstillsyn
tfn +358 9 81623900 (mån & ons kl. 9–11)
elintarvikevalvonta@espoo.fi

Miljö- och hälsoskydd (>Uteförsäljning och offentliga tillställningar)

Om serveringen och försäljningen sker på allmän plats ska även markägarens tillstånd inhämtas. Mer information: Platser för evenemang.

Om hushållsvatten tas från ett vattenledningsnät eller en cistern med egna anordningar, om det till exempel installeras egna vattenledningar eller vattenarmaturer, ska en anmälan enligt 13 § i hälsoskyddslagen göras enligt 18 a § i hälsoskyddslagen. Anmälan ska göras senast 30 dygn innan verksamheten inleds. Om avsikten är att evenemanget ska ordnas flera år i rad och verksamhetens hushållsvattenarrangemang inte ändras, räcker det att anmälan görs en gång.

Anmälaren ska i anmälan enligt hälsoskyddslagen i tillämpliga delar uppge de omständigheter som anges i 8 § i hälsoskyddsförordningen (1280/1994) och som också gäller verksamhet som nämns i 18 a § hälsoskyddslagen. Av anmälan ska det bland annat framgå hur verksamhetsutövaren ser till att hushållsvattnet uppfyller kvalitetskraven och hur vattendistributionsanläggningens hygieniska skick upprätthålls. I anmälan utreds hur verksamhetsutövaren sköter egenkontrollen (inklusive provtagningen) och hur verksamhetsutövaren agerar vid eventuella störningssituationer.

Esboregionens miljö- och hälsoskydd / kundtjänst
Anmälan enligt 13 § i hälsoskyddslagen(extern länk, öppnas i ett nytt fönster)
PB 210, 02070 Esbo stad
terveydensuojelu@espoo.fi
talousvesivalvonta@espoo.fi

Användningen av fyrverkeripjäser regleras i statsrådets förordning om övervakning av tillverkningen och upplagringen av explosiva varor (819/2015): Fyrverkeripjäser får användas privat mellan den 31 december klockan 18 och den 1 januari klockan 2 utan anmälan till räddningsmyndigheten. Professionella fyrverkeriuppvisningar ska alltid anmälas till polisen. För en fyrverkeriuppvisning under en tillställning som enligt lagen om sammankomster är offentlig är det alltid polisen som beviljar tillståndet vare sig det rör sig om konsumtionsvaror eller professionella pjäser. Anmälan ska göras till polisen minst 14 dygn före fyrverkeriuppvisningen. (Markägarens tillstånd/markanvändningstillstånd)

Västra Nylands räddningsverk
Jourhavande brandinspektör, vardagar kl. 9.00–11.30, tfn +358 9 81626815

Anvisningar och blanketter
https://pelastustoimi.fi/sv/vastra-nyland/anvisningar-och-blanketter/fyrverkerier(extern länk, öppnas i ett nytt fönster)

Om en fyrverkeriuppvisning ordnas kl. 24–07 eller om fyrverkeripjäser med en diameter på över 100 mm eller med motsvarande ljudnivå skjuts efter kl. 22, ska det dessutom göras en bulleranmälan (extern länk, öppnas i ett nytt fönster)till serviceområdet för miljövård. Bestämmelsen gäller inte fyrverkeri vid årsskiftet. järjestettävää ilotulitusta.

Tillfällig inkvartering är möjlig om säkerhetsarrangemangen för inkvartering har genomförts enligt räddningsmyndighetens anvisning och om den lokala räddningsmyndigheten har godkänt lokalerna för tillfällig inkvartering. Arrangören ska meddela räddningsverket om tillfällig inkvartering minst 14 dygn innan den planerade tillfälliga inkvarteringen börjar.

Västra Nylands räddningsverk / jourhavande brandinspektör
tfn +358 9 81626815 (vardagar kl. 9–11.30)
palotarkastaja.lu@pelastustoimi.fi

Anmälan om tillfällig inkvartering
https://pelastustoimi.fi/sv/arende/elektroniska-meddelanden/anmalan-om-tillfallig-inkvartering(extern länk, öppnas i ett nytt fönster)