Familjerna är nöjda med småbarnspedagogikens eVaka-system
Familjerna i Esbo är i huvudsak nöjda med småbarnspedagogikens e-tjänst eVaka, framgår det av en enkät som genomfördes av Esbo stads småbarnspedagogik. Systemet får särskilt beröm av användarna då det gäller att meddela barnets frånvaro och att granska närvarokalendern.
Vårdnadshavarna i Esbo svarade flitigt på enkäten, som genomfördes i januari. Med enkäten kartlades bland annat hur nöjda familjerna är med eVaka-systemet och med serviceavtalsprocessen.
Kundnöjdheten med eVaka-systemet i Esbo kartlades nu för första gången i så här stor omfattning. Vi fick sammanlagt in 1 843 svar på enkäten. Vi fick även in många kommentarer.
Vårdnadshavarna är i huvudsak nöjda med eVaka och hur den fungerar
26 procent av respondenterna uppgav att de använder eVaka dagligen. Största delen av respondenterna, 69 procent, uppgav att de använder eVaka varje vecka.
Respondenterna upplevde att eVaka är ett enkelt och fungerande system.
”Hittills har eVaka fungerat som det ska i vår familj. Det är lätt och tydligt att använda systemet”, kommenterade en av respondenterna.
”Enkelt och trevligt att använda. Systemets funktioner är tillräckligt enkla och det är lätt att skicka meddelanden”, står det i en annan kommentar.
Respondenterna var mest nöjda med möjligheten att anmäla barnets frånvaro via eVaka. Anmälan om frånvaro fick ett medeltal på 4,4 (på skalan 1–5). De som svarade var också nöjda med att kunna granska närvarokalendern (4,2) och med anmälan av närvarotid (4,05).
Närvarotiderna medför utmaningar
Respondenterna var däremot något mindre nöjda då det gäller att ändra på anmälda närvarotider (medeltal 3,5). Av kommentarerna de lämnade framgick det särskilt att vårdnadshavarna upplevde det som besvärligt att de ska anmäla barnets närvaro senast måndagen den föregående veckan kl. 18, och att tiderna därefter inte längre kan ändras.
Esbo stads småbarnspedagogik är medveten om att vårdnadshavarna ibland kan ha svårt att planera barnfamiljevardagen flera dagar i förväg med tanke på att så mycket kan ändras.
”Vi förstår väl utmaningen med att meddela närvarotider, men på grund av planeringen av personalens arbetsskift är det nödvändigt att våra enheter får information om barnets närvarotider tillräckligt tidigt”, säger systemexpert Sari Kuittinen.
Däremot har Kuittinen goda nyheter för alla de respondenter som i de öppna svaren önskade möjlighet att anmäla närvaro eller frånvaro för flera dagar eller barn samtidigt.
”En sådan funktion finns redan i eVaka. Du kan välja att anmäla närvaron för flera barn samtidigt, eller flytta fram slutdatumet för närvaroanmälan. Vid behov kan du läsa anvisningarna för närvaroanmälan på Esbo stads webbplats eller se videon på Esbo stads eVaka-kanal på Youtube.”
Stark autentisering när man loggar in känns krångligt
Vårdnadshavarna tyckte också att det är besvärligt att logga in med stark autentisering.
”I eVaka måste vi beakta de dataskyddsförordningar som gäller behandlingen av känsliga uppgifter, och därför kräver en del av funktionerna stark autentisering”, berättar systemexpert Sirpa Koljonen.
”När användaren loggar in med användar-id kan hen dock spara lösenordet i telefonen.”
Kommunikationen i eVaka fick både beröm och kritik
I kommentarerna nämnde många att eVakas meddelandefunktion är behändig och behövlig.
”Bra meddelandekanal, eftersom man alltid får information om ett nytt meddelande till e-posten. Det funkar bra!”, kommenterade en respondent.
I vissa öppna svar önskades det att barnets eller gruppens namn skulle stå i e-postmeddelandet om nytt meddelande i eVaka.
”Tyvärr är inte heller detta möjligt av dataskyddsskäl. Men i e-postnotifikationerna som gäller Esbo stads meddelanden syns rubriken på eVaka-meddelandet”, säger Koljonen.
Då står det i e-postmeddelandet ” Du har fått ett nytt allmänt meddelande i eVaka från Espoon kaupunki - Esbo stad - City of Espoo med titeln ”Kommunens meddelande till vårdnadshavare”.
I meddelanden som skickats från barnets grupp syns däremot avsändaren men ingen rubrik: ”Du har fått ett nytt personligt meddelande i eVaka från Alberga daghem - Körsbär.”
En del upplevde också att de får för många meddelanden.
”Vi har tagit emot responsen och vi har redan minskat mängden kommunikation. Genom bättre planering strävar vi också efter att undvika onödiga meddelanden, men tidvis kan det ändå förekomma många meddelanden på en gång, eftersom vi via eVaka informerar hemmen om både barnens daghem och om småbarnspedagogikens förvaltning”, säger Koljonen.
I enkäten utreddes också nöjdheten med serviceavtalsprocessen
Genom enkäten kartlades utöver eVaka också nöjdheten med den så kallade serviceavtalsprocessen. Med serviceavtalsprocessen avses särskilt den diskussion som vårdnadshavarna för tillsammans med daghemmets föreståndare när barnet börjar i småbarnspedagogiken. Syftet med diskussionen är att utarbeta ett serviceavtal och förmedla information. I serviceavtalet antecknas bland annat barnets tid i småbarnspedagogik.
De vårdnadshavare som besvarade enkäten höll helt eller delvis med om att de i serviceavtalsprocessen fick tillräckligt med information av personalen för att bestämma tiden för småbarnspedagogik (medeltal 3,9). Även ledarna inom småbarnspedagogik handledde vårdnadshavarna vid ingåendet av serviceavtalen (3,4).
De vårdnadshavare som hade fört ett serviceavtalssamtal med ledaren, biträdande föreståndaren eller vice föreståndaren upplevde samarbetet som smidigt (4,5). Dessa respondenter höll också helt eller delvis med om att de fick tillräcklig information om innehållet i avtalet (4,35) och användningen av eVaka (4,15).
På det hela taget var vårdnadshavarna nöjda med både eVaka och serviceavtalsprocessen. Enligt systemexperterna är den respons som kunderna ger värdefull och alla kommentarer har lästs noggrant.
”Stort tack till alla som svarat! Vi vill tacka familjerna för responsen och ett gott samarbete! Genom samarbete säkerställer vi en smidig vardag för alla”, säger Kuittinen.