Perheet tyytyväisiä varhaiskasvatuksen eVaka-järjestelmään
Perheet ovat pääosin tyytyväisiä varhaiskasvatuksen sähköiseen eVaka-järjestelmään, selvisi Espoon varhaiskasvatuksen toteuttamasta kyselystä. Järjestelmä saa kiitosta etenkin lapsen poissaolojen ilmoittamisesta ja läsnäolokalenterin tarkastelusta.
Espoolaiset huoltajat vastasivat ahkerasti tammikuussa toteutettuun kyselyyn, jolla kartoitettiin mm. perheiden tyytyväisyyttä varhaiskasvatuksen eVaka-järjestelmään sekä palvelusopimusprosessiin.
Espoon varhaiskasvatuksessa käytössä olevan sähköisen eVaka-järjestelmän asiakastyytyväisyyttä kartoitettiin nyt ensimmäisen kerran näin laajasti. Vastauksia tuli yhteensä 1843 kappaletta. Myös avovastauksia annettiin runsaasti.
Huoltajat pääosin tyytyväisiä järjestelmään ja sen toimivuuteen
26 prosenttia vastaajista kertoi käyttävänsä eVakaa päivittäin. Suurin osa vastaajista, 69 prosenttia, kertoi käyttävänsä sitä viikoittain.
Vastaajat kokivat eVakan olevan helppokäyttöinen ja toimiva järjestelmä.
”eVaka on tähän asti meidän perheen osalta toiminut niin kuin pitääkin. Sen käyttö on helppoa ja selkeää”, kommentoi eräs vastaajista.
”Helppo ja mukava käyttää. Sopivan yksinkertainen toiminnoiltaan ja viestin lähettäminen helppoa”, kertoi toinen.
Kaikista tyytyväisimpiä vastaajat olivat mahdollisuuteen ilmoittaa lapsen poissaoloista eVakan kautta. Poissaolojen ilmoittaminen sai vastaajilta keskiarvon 4,4 (asteikolla 1-5). Myös tyytyväisyys läsnäolokalenterin tarkasteluun (4,2) ja läsnäoloajan ilmoittamiseen oli korkealla (4,05).
Läsnäoloajat tuottavat haasteita
Vastaajien tyytyväisyys ilmoitetun läsnäoloajan muokkaamiseen oli sen sijaan hieman muita ominaisuuksia vähäisempää (keskiarvo 3,5). Avovastauksista selvisi, että etenkin se, että lapsen läsnäolot pitää ilmoittaa edellisen viikon maanantaihin klo 18 mennessä, eikä niitä sen jälkeen voi enää muokata, koettiin hankalana.
Espoon varhaiskasvatuksessa tiedostetaan, että huoltajien voi toisinaan olla vaikea suunnitella monia muuttujia sisältävää lapsiperhearkeaan kovin monen päivän päähän.
”Ymmärrämme hyvin läsnäoloaikojen ilmoittamiseen liittyvän haasteen, mutta henkilöstön työvuorojen suunnittelun vuoksi on välttämätöntä, että yksikkömme saavat tiedon lapsen läsnäoloajoista riittävän aikaisin”, kertoo järjestelmäasiantuntija Sari Kuittinen.
Sitä vastoin Kuittisella on hyviä uutisia kaikille niille vastaajille, jotka toivoivat avovastauksissa mahdollisuutta ilmoittaa läsnäolot tai poissaolot useammalle päivälle tai lapselle kerrallaan.
”Tällainen toiminto löytyy jo eVakasta. Valitset vain ilmoitukseen useamman lapsen tai siirrät päättymispäivämäärää. Tarvittaessa löydät ohjeet läsnäoloilmoitusten tekemiseen verkkosivuiltamme tai Espoon eVaka -Youtube-kanavalta.”
Vahva tunnistautuminen kirjautuessa koettiin kankeana
Huoltajien avoimissa palautteissa nousi esiin myös vahvaa tunnistautumista vaativan kirjautumisen haastavuus.
”eVakassa on huomioitava arkaluontoisten tietojen käsittelyä koskevat tietosuoja-asetukset, jonka vuoksi osa toiminnoista vaatii vahvan tunnistautumisen”, järjestelmäasiantuntija Sirpa Koljonen kertoo.
”Käyttäjätunnuksella kirjautuessa käyttäjä voi kuitenkin hyödyntää puhelimen ominaisuuksia salasanan tallentamisessa.”
Viestintä eVakassa keräsi kehuja mutta myös kritiikkiä
Moni mainitsi avovastauksissa eVakan viestiominaisuuden olevan näppärä ja tarpeellinen.
"Hyvä tiedotekanava, kun sähköpostissa saa aina tiedon uudesta tiedotteesta. Toimii hyvin!”, kommentoi eräs vastaaja.
Jonkin verran avovastauksissa toivottiin, että eVakan viesteistä tulevissa sähköpostiherätteissä olisi mahdollista mainita lapsen tai ryhmän nimi.
”Valitettavasti tämäkään ei ole tietosuojasyistä mahdollista. Mutta sähköpostiherätteissä, jotka tulevat Espoon kaupungin lähettämistä tiedotteista, lukee kyseisen viestin otsikko”, kertoo Koljonen.
Tällöin sähköpostissa lukee ”Sinulle on saapunut uusi tiedote eVakaan lähettäjältä Espoon kaupunki - Esbo stad - City of Espoo otsikolla "Kunnan tiedote huoltajille"".
Sen sijaan lapsen ryhmän lähettämissä viesteissä näkyy lähettäjä muttei otsikkoa: ”Sinulle on saapunut uusi viesti eVakaan lähettäjältä Vallipuiston päiväkoti - Auringot.”
Palautetta tuli myös siitä, että viestejä koettiin tulevan liikaa.
”Tämä palaute on kuultu ja olemme jo karsineet viestinnän määrää. Pyrimme myös paremmalla suunnittelulla välttämään viestisumia, mutta yksittäisiä ruuhkahuippuja saattaa silti yhä tulla, sillä eVakan kautta koteihin viestitään paitsi lapsen päiväkodista myös varhaiskasvatuksen hallinnosta”, sanoo Koljonen.
Kyselyllä selvitettiin myös tyytyväisyyttä palvelusopimusprosessiin
Kyselyllä kartoitettiin eVakan lisäksi tyytyväisyyttä ns. palvelusopimusprosessiin. Palvelusopimusprosessilla viitataan erityisesti keskusteluun, jonka huoltajat käyvät yhdessä päiväkodin johtajan kanssa, kun lapsi aloittaa varhaiskasvatuksessa. Keskustelun tarkoituksena on laatia palvelusopimus sekä välittää tietoa. Palvelusopimukseen kirjataan mm. lapsen varhaiskasvatusaika.
Kyselyyn vastanneet huoltajat olivat osittain tai täysin samaa mieltä siitä, että saivat palvelusopimusprosessissa tarpeeksi tietoa varhaiskasvatusajan määrittelyyn henkilökunnalta (keskiarvo 3,9). Myös varhaiskasvatusyksikön johtajat ohjasivat huoltajia palvelusopimuksen täytössä (3,4).
Ne huoltajat, jotka olivat käyneet palvelusopimuskeskustelun johtajan, apulaisjohtajan tai varajohtajan kanssa kokivat yhteistyön sujuvaksi (4,5). Nämä vastaajat olivat myös osittain tai täysin samaa mieltä siitä, että saivat riittävästi tietoa sopimuksen sisällöstä (4,35) ja eVakan käytöstä (4,15).
Kaiken kaikkiaan huoltajat olivat yleisesti tyytyväisiä niin eVakaan kuin palvelusopimusprosessiinkin, vaikka parannettavaakin löytyi. Järjestelmäasiantuntijoiden mukaan asiakkaiden antama palaute on arvokasta ja kaikki kommentit on luettu tarkasti.
"Suurkiitos vastaajille! Haluamme kiittää perheitä palautteesta ja hyvästä yhteistyöstä! Yhteistyöllä varmistamme sujuvan arjen kaikille ”, kiittää Kuittinen.