Ibruktagandet av nytt datasystem kan orsaka förseningar i Esbo stads ekonomiska funktioner

21.12.2022 13.24

Ekonomiprogrammen som Esbo stad använt byts ut mot ett nytt datasystem för ledning och ekonomistyrning (JoTo) 1.1.2023. Förändringen är stor och genom den förnyas Esbo stads ekonomiprocesser: beställningar, hanteringen av resekostnader och omkostnader, kund- och leverantörsfakturering, ekonomiplanering och rapportering.

De omfattande ändringarna påverkar också stadens varuleverantörer och tjänsteproducenter (nyhet 9.9.2022: Esbo stad tar i bruk nytt ekonomiprogram 1.1.2023). Dessutom kommer ändringen att märkas av stadens invånare bland annat genom att stadens räkningar ser något annorlunda ut.

"Esbo har använt samma ekonomiförvaltningssystem i ungefär 15 år, så systemet har nått slutet på sin livscykel. Det nya JoTo-systemet förbättrar bland annat uppföljningen av ekonomin och rapporteringen", säger projektchef Mariia Karhu.

Esbo stad har förberett sig inför det nya systemet grundligt, eftersom stadens volymer är mycket stora. Staden har ett stort antal varuleverantörer och tjänsteproducenter. Staden tar emot och skickar ut ofantliga mängder räkningar varje år. Dessutom har en massa data överförts från olika gamla datasystem till JoTo genom otaliga integrationer. Projektet har alltså krävt mycket sammanfogande mellan olika system.

Det har ordnats kurser och informationsmöten för stadens personal. Dessutom finns det stöd och anvisningar som hjälper de anställda att lära sig använda det nya systemet så snabbt som möjligt. Det tar dock sin tid att lära sig det nya systemet och därtill hörande nya arbetssätt, så ändringen kan visa sig för invånarna och för våra avtalspartner som fördröjningar i stadens ekonomifunktioner. Vårdreformen, som också infaller vid årsskiftet, påverkar stadens verksamhet och kan ge upphov till fördröjningar till exempel vid behandlingen och betalningen av fakturor som staden tar emot.

Vi hoppas att ibruktagandet av det nya systemet ska gå smidigt utan större problem, men vid förändringar av den här typen lönar det sig alltid att vara beredd på oförutsägbara utmaningar. Därför hoppas vi att invånarna och våra avtalspartner har tålamod.

Ekonomitjänsternas kundtjänst (på finska) svarar på förfrågningar så gott det går, men kundtjänsten kan bli överbelastad om antalet kontakter stiger märkbart. Vi beklagar eventuella olägenheter som situationen orsakar.

Projektet tar inte slut vid årsskiftet, utan de nya egenskaperna i JoTo-systemet tas i bruk stegvis våren 2023. Efter det fortsätter normal utveckling av systemet.

  • Fakturering