Uuden järjestelmän käyttöönotto voi aiheuttaa viivästyksiä Espoon kaupungin taloustoimintoihin
Espoon kaupungin talousjärjestelmät korvataan uudella johtamisen ja talousohjauksen tietojärjestelmällä (JoTo) 1.1.2023. Järjestelmämuutos on merkittävä ja se uudistaa Espoon kaupungin talouden prosesseja: tilaamista, matka- ja kulunhallintaa, myynti- ja ostolaskutusta, taloussuunnittelua ja raportointia.
Laajat muutokset vaikuttavat myös kaupungin tavarantoimittajiin ja palveluntuottajiin (uutinen 2.9.2022 Espoon kaupunki ottaa käyttöön uuden talousjärjestelmän 1.1.2023). Lisäksi muutokset tulevat näkymään kuntalaisille muun muassa uudennäköisinä Espoon kaupungin laskuina.
"Espoolla on ollut sama taloushallinnon järjestelmä käytössään jo noin 15 vuoden ajan, joten se on tullut väistämättä elinkaarensa päähän. Uusi JoTo-järjestelmä parantaa mm. kaupungin talouden seurantaa ja raportointia", sanoo projektijohtaja Mariia Karhu.
Uuden järjestelmän käyttöönottoon on pyritty valmistautumaan huolellisesti, sillä Espoon kaupungin volyymit ovat todella suuria. Kaupungilla on suuri määrä tavarantoimittajia ja palvelujentuottajia sekä kaupunki vastaanottaa ja lähettää vuosittain valtavan määrän laskuja. Lisäksi uuteen järjestelmään on tehty lukuisia integraatiota, joiden avulla siirretään aineistoja lähdejärjestelmistä uuteen järjestelmään. Projekti on siis vaatinut paljon yhteensovittamista eri järjestelmien välillä.
Kaupungin henkilöstölle on järjestetty koulutuksia ja infotilaisuuksia, ja lisäksi tarjolla on tukea ja ohjeita, jotta uuden järjestelmän käyttö opittaisiin melko nopeasti. Uuden järjestelmän ja uusien työskentelytapojen omaksuminen vie kuitenkin oman aikansa, joten muutos voi näkyä kuntalaisille tai sopimuskumppaneillemme viivästyksinä kaupungin talouden toiminnoissa. Myös vuodenvaihteeseen ajoittuva sote-uudistus vaikuttaa kaupungin toimintoihin ja voi aiheuttaa viiveitä esimerkiksi kaupungin vastaanottamien laskujen käsittelyyn ja maksamiseen.
Toivomme uuden järjestelmän käyttöönoton sujuvan ilman suurempia ongelmia, mutta tällaisissa muutoksissa on aina syytä varautua ennakoimattomiin haasteisiin. Siksi toivomme kuntalaisilta ja sopimuskumppaneiltamme kärsivällisyyttä.
Espoon kaupungin talouden asiakaspalvelu vastaa tiedusteluihin mahdollisuuksien mukaan, mutta asiakaspalvelu saattaa ruuhkautua, jos yhteydenottojen määrä lisääntyy huomattavasti. Pahoittelemme tilanteesta mahdollisesti aiheutuvaa haittaa!
Projekti ei pääty vuodenvaihteeseen, vaan JoTo-järjestelmän uusia ominaisuuksia otetaan käyttöön vaiheittain kevään 2023 ajan. Sen jälkeen järjestelmän normaali kehittäminen jatkuu.
- Laskutus