Espoon kaupunki ottaa käyttöön uuden talousjärjestelmän 1.1.2023
Espoon kaupungin nykyiset talousjärjestelmät korvataan uudella johtamisen ja talousohjauksen tietojärjestelmällä (JoTo) 1.1.2023. Järjestelmämuutos on merkittävä ja se uudistaa Espoon kaupungin talouden prosesseja. Muutokset ovat laajoja ja ne vaikuttavat myös kaupungin tavarantoimittajiin ja palveluntuottajiin.
Tavarantoimittajien ja palveluntuottajien on huomioitava seuraavat asiat loppuvuoden 2022 aikana ja vuoden 2023 alussa.
Mitkä asiat muuttuvat toimittajille?
- Kaupungille lähetetyissä laskuissa on käytettävä uusia viitetunnuksia, jotka korvaavat nykyiset ostotilausnumerot ja ostoviitteet. Lähetämme toimittajille uudet viitetunnukset tammikuun aikana. Viitetunnukset voidaan lähettää vasta järjestelmän käyttöönoton jälkeen.
- Ostotilausten ulkonäkö tulee muuttumaan.
- Tuotekatalogien tiedostomuoto ja täyttäminen muuttuvat. Otamme nykyisiin toimittajiin tarvittaessa yhteyttä, jos muutos aiheuttaa heille toimenpiteitä. Siirrämme nykyiset tuotekatalogit uuteen järjestelmään käyttöönoton yhteydessä.
Loppuvuoden 2022 tilauksissa laaja järjestelmäkatko uuden järjestelmän käyttöönoton vuoksi
Järjestelmän käyttöönotto aiheuttaa Espoon kaupungilla nykyisten tilausjärjestelmien käyttökatkon 15.10.-31.12.2022.
Pääsääntöisesti Espoon kaupungin yksiköt saavat tehdä tilauksia suoraan toimittajille nykyisten tilausjärjestelmien kautta 14.10.2022 saakka. Siksi pyrimme tekemään loppuvuoden tilauksia mahdollisimman paljon ennakkoon ennen käyttökatkoa.
Kaupungin yksiköt voivat tehdä 15.10.-31.12.2022 vain sellaisia välttämättömiä tilauksia, joita ei perustellusta syystä voi jättää ensi vuoden puolelle. Poikkeustilanteissa olemme tarvittaessa yhteydessä toimittajiin.
Toimittajan on toimitettava kaikki vuodelle 2022 kuuluvat tilaukset ja laskut Espoon kaupungille 31.12.2022 mennessä, jotta saamme kirjattua tapahtumat oikealle tilikaudelle. Otamme yhteyttä niihin toimittajiin, joilta tarvitsemme mahdollisen arviolaskun käyttökatkon ajan tilauksista.
Tilaukset 1.1.2023 alkaen
Tammikuusta 2023 alkaen teemme kaikki kaupungin ostotilaukset uuden järjestelmän kautta.
Luomme käyttöönoton yhteydessä uudet viitetunnukset niille Espoon kaupungin vuonna 2022 tai aiemmin tekemille tilauksille, jotka jatkuvat vuodenvaihteen 2022-23 yli. Toimitamme uudet tilauslomakkeet tavarantoimittajille ja palveluntuottajille viitetunnuksineen tilaussähköpostiosoitteeseen, jonka he ovat aiemmin ilmoittaneet kaupungille.
Pyydämme toimittajia varmistamaan, että kaikissa vuonna 2023 saamissanne tilauksissa on uudet viitetunnukset. Vuodenvaihteen jälkeen toimittajien ei ole enää mahdollista lähettää laskuja Espoon kaupungille vanhoilla viitetunnuksilla.
Kaupungin laskutusohje löytyy sivulta espoo.fi/laskut.
Uuden järjestelmän käyttöönotto tulee olemaan laaja kokonaisuus ja se vaikuttaa koko Espoon kaupungin taloushallinnon työhön. Vuodenvaihteen aikataulu tulee olemaan tiukka. Toimittajien on siksi hyvä varautua mahdollisiin viivästyksiin ostotilausten ja -laskujen käsittelyssä ja uusien viitetunnusten ilmoittamisessa.
Teemme parhaamme, jotta uuden järjestelmän käyttöönotto on sujuvaa. Pahoittelemme ennakkoon lisätöitä, joita tuleva muutos aiheuttaa toimittajille.
Jos toimittajille tulee kysyttävää tulevista muutoksista ja uusista käytännöistä, niin pyydämme ottamaan yhteyttä Espoon kaupungin talouspalvelujen asiakaspalveluun.
- Laskutus