Esbo stad tar i bruk nytt ekonomiprogram 1.1.2023

Dessa bör ta hänsyn till följande under slutet av 2022 och början av 2023.

• I de räkningar som skickas till staden ska leverantörerna använda nya referensuppgifter, som ersätter de nuvarande numren på inköpsordern och inköpsreferensen. Vi skickar de nya referensuppgifterna under januari. Vi kan skicka ut dem först efter att vi tagit i bruk det nya systemet.
• Inköpsordern kommer att se annorlunda ut.
• Produktkatalogernas filformat ändras, liksom sättet att fylla i dem. Vi kontaktar våra nuvarande leverantörer om våra ändringar kräver åtgärder av dem. Vi överför de nuvarande produktkatalogerna till det nya systemet i samband med ibruktagningen.

Det nya systemet innebär ett avbrott i användningen av de nuvarande beställningssystemen. Avbrottet pågår 15.10–31.12.2022.

I regel kan Esbo stads enheter göra beställningar direkt hos leverantörerna via de nuvarande systemen fram till 14.10.2022. Därför försöker vi göra en så stor del som möjligt av beställningarna för slutet på 2022 i förväg före avbrottet.

15.10–31.12.2022 kan stadens enheter endast göra sådana nödvändiga beställningar som på motiverade grunder inte kan lämnas till år 2023. Vid undantagssituationer kontaktar vi leverantörerna.

Leverantörerna måste skicka räkningarna för alla beställningar som gäller år 2022 till staden senast 31.12.2022, så att vi kan anteckna dem på rätt räkenskapsperiod. Vi kontaktar de leverantörer av vilka vi eventuellt behöver en uppskattningsfaktura på beställningar under avbrottet.

Från och med januari 2023 gör vi stadens alla inköpsorder via det nya systemet.

När vi tar i bruk det nya systemet skapar vi nya referensuppgifter för de beställningar som staden gjort 2022 eller tidigare och som fortsätter över årsskiftet 2022–2023. Vi skickar de nya beställningsblanketterna, inklusive referensuppgifter, till våra leverantörer av varor och tjänster till den e-postadress för beställningar som de tidigare meddelat staden.

Vi ber leverantörerna att kontrollera att alla beställningar ni får in 2023 har de nya referenserna. Efter årsskiftet är det inte längre möjligt för leverantörer att skicka räkningar till Esbo stad med de gamla referenserna.

Stadens faktureringsanvisning finns på https://www.espoo.fi/sv/esbo-stad/fakturor-till-och-fran-esbo-stad. 

Ibruktagningen av det nya systemet är en stor arbetshelhet och den påverkar arbetet på Esbo stads hela ekonomiadministration. Tidtabellerna kring årsskiftet kommer att vara mycket strikta. Därför är det bra om leverantörerna kan förbereda sig på eventuella förseningar i hanteringen av stadens beställningar och fakturor samt i meddelanden om nya referensuppgifter.

Vi gör vårt bästa för att övergången ska gå smidigt. Vi beklagar i förväg det extra arbete som förändringen innebär för våra leverantörer.

Om det finns frågor om de kommande förändringarna eller det nya systemet ber vi er kontakta kundtjänsten vid Esbo stads ekonomitjänster.