Dataskyddsbeskrivning för sysselsättningstjänsterna i Esbo

Datum för publicering av dataskyddsbeskrivningen: 24.6.2021.

Dataskyddsbeskrivningen har uppdaterats 14.10.2025. 

Esbo stad samt ett partiellt gemensamt register med NTM-centralernas utvecklings- och förvaltningscenter

Esbo stads sysselsättningsdirektör Hilla-Maaria Suomi
Adress: PB 2125, 02070 Esbo stad 
Tfn +358 9 81621 (växel)
E-postadress: info.jobb[at]esbo.fi

Esbo stads sysselsättningsdirektör Hilla-Maaria Suomi
Adress: PB 2125, 02070 Esbo stad 
Tfn +358 9 81621(extern länk, öppnas i ett nytt fönster) (växel)
E-postadress: info.jobb[at]esbo.fi

Esbo stads dataskyddsombud
Adress: PB 12, 02070 Esbo stad 
Tfn +358 9 81621(extern länk, öppnas i ett nytt fönster) (växel)
E-postadress: tietosuoja[at]espoo.fi

Syftet med behandlingen av person-, arbetsgivar- och företagsuppgifter är att ordna och genomföra sysselsättningstjänster samt att sköta uppgifter som i lagen anges för arbetskraftsmyndigheten.

Särskild lagstiftning som styr verksamheten

• Lag om ordnande av arbetskraftsservice 23.3.2023/380
• Lag om utkomstskydd för arbetslösa 1290/2002
• Lag om främjande av integration 14.4.2023/681
• Lag om arbetsverksamhet i rehabiliteringssyfte 189/2001
• Socialvårdslagen (1301/2014)
• Lag om sektorsövergripande främjande av sysselsättningen (23.3.2023/381)
• Lag om unga arbetstagare (19.11.1993/998)
• Lag om tillämpning av Europeiska unionens lagstiftning om samordning av de sociala trygghetssystemen 352/2010
• 54 § om överföring av behörighet i kommunallagen: avtal om skötsel av myndighetsuppgifter (410/2015).

Grunden för behandlingen av personuppgifter är att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige. Uppgifterna behandlas för att de personuppgiftsansvariga ska kunna sköta sina lagstadgade uppgifter. Lagstiftningen som styr verksamheten räknas upp ovan

• Artikel 6.1 a i EU:s allmänna dataskyddsförordning: Den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål
• Artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning: behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige.
• Artikel 6.1 e i EU:s allmänna dataskyddsförordning: Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning.
• Artikel 9.2 a i EU:s allmänna dataskyddsförordning: Den registrerade har uttryckligen lämnat sitt samtycke till behandlingen av dessa personuppgifter för ett eller flera specifika ändamål.

Kundens identifierings- och kontaktuppgifter 

• personbeteckning, namn, tilltalsnamn, kön, adress, telefonnummer, hemkommun, modersmål, kontaktspråk, civilstånd, eventuell spärrmarkering för adressen, e-post pseudonymiserad kundbeteckning och andra nödvändiga kontaktuppgifter
• uppgifter om kundens familj (vårdnadshavare, barn som står under vårdnad, antal barn under 18 år samt deras ålder, boendeuppgifter, hushållets storlek)
• servicebehov
• uppgifter som gäller arbets- och funktionsförmågan
  handlingar och ärendehanteringsuppgifter som hänför sig till kundtjänst
• planer
• beslut om tjänster och avgifter samt delgivning av dem
• uppgifter som kunden själv producerar eller erbjuder
• samtycken och andra val
• uppgifter om utbildning, arbetshistoria och yrke
• uppgifter om genomförda kort- och passutbildningar
• uppgifter om genomförda och avbrutna coachningar
• uppgifter om utbildnings- och jobberbjudanden samt presentationer för arbetsgivare.

Uppgifter om rådgivning och tjänster  

• tidsbokning och besök
• uppgifter om ordnande av tjänsten
• meddelanden, kallelser och nyhetsbrev till kunden
• utlåtanden
• intyg som kunden lämnat in. 

Uppgifter om företags- och arbetsgivarkunder

• Företags- eller arbetsgivarkundens namn- och kontaktuppgifter, såsom uppgifter om kontaktpersonen, adress, telefonnummer och e-postadress, FO-nummer
• sektor, serviceprofil, personalens storleksklass på arbetsplatsen, uppgifter om offentligt lediga jobb
• ämne och tidpunkt för kontakten
• uppgifter om platser för presentation, arbetsprövning och lönesubvention
• uppgifter om ändringssituationer  

Övriga uppgifter som införs i registret

• statistiska händelser som gäller kundrelationen
• faktureringsuppgifter för tjänsten
• uppgifter om betalaren och grunden för avgiften
• logguppgifter över användningen av systemet

System för förvaltning av uppgifterna i registret

• Experternas version av Jobbmarknaden A-TMT (arbets- och näringsförvaltningens kundregister, NTM-centralernas utvecklings- och förvaltningscenter)
  • Personbeteckning, namn, kön, adress, telefonnummer, hemkommun, modersmål, kontaktspråk, medborgarskap, spärrmarkering, e-post, pseudonymiserad kundbeteckning, servicebehov, uppgifter som gäller arbets- och funktionsförmågan, handlingar och ärendehanteringsuppgifter som hänför sig till kundtjänst, planer, uppgifter som kunden själv producerat eller erbjudit, samtycken och andra val, uppgifter om utbildning, arbetshistoria och yrke, uppgifter om genomförda utbildningar och kort, , uppgifter om genomförda och avbrutna coachningar, arbetskraftspolitiska utlåtanden, meddelanden och begäranden om utredning, kundmöten, kontakter med kunden samt andra behövliga kontaktuppgifter.
  • Företags- eller arbetsgivarkundens namn, kontaktpersonens namn, företagets adress, företagets telefonnummer, företagets e-postadress, ämne och tidpunkt för kontakt, sektor, bransch,  företagets storleksklass, ledigförklarade arbetstillfällen samt eventuella lönesubvention, presentations- eller arbetsprövningsjobb, kontakt med företags- eller arbetsgivarkunden.
• Allmänt understödssystem YA-TE (UF-centret)
  • Personbeteckning, namn, adress, telefonnummer, hemkommun, besluts- och utbetalningsuppgifter samt andra behövliga kontaktuppgifter.
• Tidsbokningssystemet
  • Pseudonymiserad kundbeteckning.
• Typpi (Typpi (system för servicecentralerna för arbetskraft, UF-centret)
  • Personbeteckning, namn, tilltalsnamn, kön, adress, telefonnummer, hemkommun, modersmål, kontaktspråk, civilstånd, eventuell spärrmarkering för adressen, e-post, pseudonymiserad kundbeteckning, servicebehov, uppgifter som gäller arbets- och funktionsförmågan, handlingar och ärendehanteringsuppgifter som hänför sig till kundtjänst, planer, uppgifter som kunden själv producerat eller erbjudit, samtycken och andra val, uppgifter om utbildning, arbetshistoria och yrke samt andra behövliga kontaktuppgifter.
• Koulutusportti (UF-centret)
  • Integration i URA-systemet. Personbeteckning, namn, tilltalsnamn, kön, adress, telefonnummer, hemkommun, modersmål, kontaktspråk, uppgifter om utbildning, arbetshistoria och yrke och andra nödvändiga kontaktuppgifter
• Migrationsverkets ärendehanteringssystem för utlänningsärenden (UMA) – endast läsrätt
  • personbeteckning, namn, födelsedatum, födelseort, medborgarskap, uppehållstillståndets giltighet, typ av uppehållstillstånd, grund för uppehållstillståndet, status för ansökan om fortsatt uppehållstillstånd
• Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata: webbapplikation för förfrågan i befolkningsdatasystemet (BDSförfrågan) – endast läsrätt
  • personbeteckning, namn, födelsedatum, telefonnummer, e-post, hemkommun, senaste adress, dödsdag.
• Webropol
  • För anskaffning av omställningsutbildning för personer över 55 år behandlas följande uppgifter: förnamn, efternamn, telefonnummer, e-post, pseudonymiserad kundbeteckning, datum då anställningsförhållandet upphör, önskat datum för inledande av omställningsutbildningen och en plan över omställningsutbildningens innehåll
  • vid utredningen av företags- och arbetsgivarkundernas servicebehov behandlas följande uppgifter: företags- och arbetsgivarkundens företagsnamn, företagets kontaktperson, företagets e-post, företagets förfrågningar och eventuella servicebehov som företaget uppgett för sysselsättningstjänsterna.
  • Vid anmälan till utbildning för ett kort eller till  yrkesutbildning är det nödvändigt att behandla följande uppgifter: personens för- och efternamn samt personbeteckning, modersmål, adressuppgifter, mobiltelefonnummer och e-postadress, uppgifter om den utbildning till vilken kunden har anmälts samt uppgifter om samtycke. Kunden ska ge sitt samtycke till att blanketten som används för anmälan till kort- eller yrkesutbildning får användas och att de uppgifter som lämnas på blanketten överförs till tjänsteproducenten. Om kunden inte vill ge sitt samtycke, hänvisas hen att kontakta coachningstjänsterna per e-post korttikoulutukset@espoo.fi. Kunden har rätt att när som helst återkalla sitt samtycke till användning av blanketten. Samtycket kan återkallas genom att skicka ett e-postmeddelande till adressen ovan. På blanketten anges också den kort- eller yrkesutbildning som kunden valt, utbildningens namn, tidpunkt och plats för genomförandet samt e-postadressen till den myndighet som gjort anmälan. Information om kundens anmälan förmedlas till tjänsteproducenten via Webropol-systemet eller per skyddad e-post.
  • I anslutning till coachningstjänsterna kan kunden meddela sitt intresse att delta i coachning som kan beställas åt hen. Obligatoriska uppgifter i båda blanketterna är namn och personbeteckning. Dessutom är det obligatoriskt för kunden att ge sitt samtycke till att blanketten används. Om kunden inte vill ge sitt samtycke, hänvisas hen att kontakta coachningstjänsterna per e-post valmennuspalvelut@espoo.fi.  På blanketten som kunden kan använda för att anmäla sitt intresse för att delta i coachningen är det obligatoriskt för kunden att ange sin hemkommun (Esbo eller Grankulla) och sin kundrelation till sysselsättningstjänsterna. Dessutom väljer kunden blankettens språk (finska/svenska/engelska). Kunden kan, om hen vill, ge mer information om sina önskemål om coachningen (coachningstyp) och lämna också annan information. Om kunden inte bor i Esbo eller Grankulla och/eller inte är kund hos sysselsättningstjänsterna i området i fråga, förblir enkäten anonym och kunden har inte möjlighet att lämna uppgifter om sig själv.
  • Obligatoriska uppgifter på blanketten som används för att beställa coachning för kunden är telefonnummer, språk som används i tjänsten samt tidpunkt för coachningen På blanketten fylls dessutom i e-postadressen till den myndighet som gjort anmälan och eventuella tilläggsuppgifter som kunden angett. Frivilliga uppgifter på blanketten är e-postadress, betalare av arbetslöshetsförmånen och tilläggsuppgifter om kundens situation eller behov, samt önskemål om avläggande av ett kompetenspass.
• Wilma-systemet (samkommunen Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnia)
  • Personbeteckning, namn, adress, telefonnummer, hemkommun samt andra behövliga kontaktuppgifter.
• Dynasty 10 (Esbo stads beslutssystem)
  • Namn, födelsedatum, personbeteckning, yrke, adress och andra kontaktuppgifter samt andra specificerande uppgifter som ärendet kräver, beskrivning av ärendet och handlingarna samt metadata samt uppgifter om behandling och beslut i ärendet
• Esbo stads PowerBI-system
  o    Pseudonymiserad kundbeteckning.
• Esbo stads skyddade eller genom användarrättigheter begränsade datanät som använder Microsoft O365-molntjänster.

Handlingar och andra uppgifter som kunden själv lämnat 

På grundval av lag och med specifikt samtycke av kunden kan man vid behov samla och få uppgifter och handlingar bland annat från följande källor:

• välfärdsområdet
• arbets- och näringsförvaltningen
• Folkpensionsanstalten
• privatpersoner som kunden namngett
• arbetsgivare
• plats för arbets- och utbildningsprövning
• plats för arbetsverksamhet i rehabiliteringssyfte
• arbetscoach
• producent av köpta tjänster
• rehabiliteringsanstalt
• pensionsanstalt
• pensionsskyddscentralens register över arbetsförhållanden
• utbildningsorganisationer
• Företags- och organisationsdatasystemet (YTJ) och kundvårdssystemet för företagstjänster Y-ATV
• arbetslöshetskassor.

Uppgifter överlämnas till samarbetspartner som deltar i planeringen och/eller genomförandet av den service som erbjuds den registrerade. Uppgifter kan lämnas vidare till olika myndigheter om det finns en lagstadgad grund till det Uppgifter om kunden kan lämnas utan att det begränsas av sekretessbestämmelser eller andra begränsningar som gäller tillgången på information för skötseln av uppgifter som avses i lagen. Om det inte finns en lagstadgad grund för att lämna ut uppgifterna, lämnas uppgifterna ut endast med kundens samtycke. 

Uppgifter om anställning med lönesubvention överlämnas till UF-centret i den omfattning centret förutsätter. Kunduppgifter som gäller tidsbundna sysselsättningsprojekt överlämnas till projektfinansiärerna i den omfattning de förutsätter.

Personuppgifter överförs inte utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES).

Vid förvaring och radering av uppgifter iakttas den bevaringstid som föreskrivs i lagen. Esbo stad förvarar uppgifterna under kundrelationen samt i fyra (4) år efter att kundrelationen upphört, med undantag för undantagsfall, såsom bokföringsskyldigheter och behov i anslutning till indrivningsåtgärder. Om det är skäl att inkludera de handlingar som innehåller uppgifter i bokföringen eller om de utgör grund för betalningsrörelse, bevaras uppgifterna i minst sex (6) år efter bokföringsperiodens utgång. Om handlingar behövs för indrivning kan förvaringstiden vara högst 20 år.

I fråga om följande tjänster raderas uppgifterna årligen: 

• Utbildning inom omställningsskyddet för personer över 55 år (Webropol)
• Kortutbildning (Webropol)
• Coachningstjänster (Webropol)

Uppgifterna i registret är sekretessbelagda. De anställda som behandlar uppgifterna har sekretess- och tystnadsplikt. Tystnadsplikten fortsätter även efter att anställningsförhållandet upphört.

Manuellt material

I verksamhetsenheterna förvaras handlingarna i övervakade lokaler och/eller i låsbara skåp. Arkiverade handlingar förflyttas via sektorns slutarkiv till stadsarkivet.

Uppgifter lagrade i datasystem

Uppgifterna som lagrats i registrets datasystem skyddas så att endast sådana anställda som har rätt till uppgifterna kan ta del av dem. Användningen av uppgifterna bygger på ett kundförhållande eller ett annat sakligt samband. Användningen av datasystemen övervakas och ingen kommer åt dem utan användar-ID och lösenord. Datasystemen kräver att lösenordet byts regelbundet. 

Servern, datorerna och skrivarna förvaras i låsta lokaler.

De anställda som behandlar uppgifterna har tystnadsplikt. För att få användarrättigheter krävs en skriftlig förbindelse till tystnadsplikt och datasäkerhet. Sekretess- och tystnadsplikten fortsätter även efter att anställningsförhållandet upphört. Cheferna beslutar om beviljande och indragning av användarrättigheter. När anställningsförhållandet upphör passiveras användarrättigheterna.

Behandlingen och läsningen av registeruppgifter följs upp och övervakas med hjälp av användarloggar enligt en plan för uppföljning och övervakning av dataskydd.

Så ber du om uppgifter av Esbo stad (på finska)

Så ber du om personuppgifter som lagrats i arbets- och näringsministeriets tjänster(extern länk, öppnas i ett nytt fönster) (tem.fi)

Hur kan jag kontrollera mina uppgifter?

Du har rätt att av den personuppgiftsansvarige få en kopia av de personuppgifter som behandlas. Den personuppgiftsansvarige ska lämna uppgifterna utan onödigt dröjsmål och under alla omständigheter senast en månad efter att begäran har inkommit. Denna period kan vid behov förlängas med ytterligare två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och antalet inkomna begäranden.

Om den personuppgiftsansvarige inte vidtar åtgärder på den registrerades begäran, ska den personuppgiftsansvarige utan dröjsmål och senast en månad efter att ha mottagit begäran informera den registrerade om orsaken till att åtgärder inte vidtagits och om möjligheten att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet samt begära rättslig prövning.

Begäranden av en registrerad och de åtgärder som hänför sig till dem är avgiftsfria. Om begäranden av en registrerad dock är uppenbart ogrundade eller orimliga, särskilt på grund av deras repetitiva art, får den personuppgiftsansvarige antingen ta ut en rimlig avgift som täcker de administrativa kostnaderna för att tillhandahålla den information eller vidta den åtgärd som begärts, eller vägra att tillmötesgå begäran.

När kan jag kräva att mina uppgifter rättas?

Du har rätt att få felaktiga, inexakta, ofullständiga, föråldrade eller onödiga personuppgifter som vi lagrar, rättade eller kompletterade av oss.

När kan jag kräva att mina uppgifter raderas?

Du har rätt att under vissa förutsättningar få den personuppgiftsansvarige att radera personuppgifter som gäller dig utan onödigt dröjsmål. Den registrerade har inte rätt att få uppgifter raderade om uppgifterna måste behandlas för att uppfylla en rättslig förpliktelse, för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller för myndighetsutövning som hör till den personuppgiftsansvarige. I dessa fall raderas personuppgifterna först efter den tidsfrist som anges i lagen.

När kan jag kräva att behandlingen av mina uppgifter begränsas?

Om de uppgifter som samlats in om dig inte stämmer, kan du kräva att behandlingen av dina uppgifter begränsas tills det har kontrollerats om uppgifterna är korrekta.
Inlämning av klagomål

Du har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, om du upplever att behandlingen av personuppgifter strider mot dataskyddslagstiftningen. Du kan lämna in ett klagomål till dataombudsmannens byrå: www.tietosuoja.fi(extern länk, öppnas i ett nytt fönster).