Tietosuojaseloste Espoon työllisyyspalvelut

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 24.6.2021.

Tietosuojaseloste päivitetty 14.10.2025. 

Espoon kaupunki, sekä osittainen yhteisrekisteri KEHA-keskuksen kanssa.

Espoon kaupungin työllisyysjohtaja Hilla-Maaria Suomi
Osoite: PL 2125, 02070 Espoon kaupunki
Puh. +358 9 81621(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan) (vaihde)
Sähköpostiosoite: info.tyo[at]espoo.fi

Espoon kaupungin työllisyysjohtaja Hilla-Maaria Suomi
Osoite: PL 2125, 02070 Espoon kaupunki
Puh. +358 9 81621(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan) (vaihde)
Sähköpostiosoite: info.tyo[at]espoo.fi

Espoon kaupungin tietosuojavastaava 
Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki
Puh. +358 9 81621(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan) (vaihde)
Sähköpostiosoite: tietosuoja[at]espoo.fi

Henkilö-, työnantaja- sekä yritystietojen käsittelyn tarkoituksena on työllisyyspalveluiden järjestäminen ja toteuttaminen sekä työvoimaviranomaiselle laissa säädettyjen tehtävien hoitaminen.
Toimintaa ohjaava erityislainsäädäntö

• Laki työvoimapalveluiden järjestämisestä 23.3.2023/380
• Työttömyysturvalaki 1290/2002
• Laki kotoutumisen edistämisestä 14.4.2023/681
• Laki kuntouttavasta työtoiminnasta 189/2001
• Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)
• Laki työllistymisen monialaisesta edistämisestä (23.3.2023/381)
• Laki nuorista työntekijöistä (19.11.1993/998)
• Laki sosiaaliturvajärjestelmien yhteensovittamista koskevan Euroopan unionin lakisäädännön soveltamisesta 352/2010
• Kuntalain 54 § toimivallan siirrosta: sopimus viranomaistehtävän hoitamisesta (410/2015).

Henkilötietojen käsittelyn peruste on rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite. Tietoja käsitellään rekisterinpitäjille laissa säädettyjen tehtävien hoitamiseksi. Toimintaa ohjaava lainsäädäntö on lueteltu ylempänä

• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohta: Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten
• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e-kohta: Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.
• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2. mom. a-kohta: Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa kyseisten henkilötietojen käsittelyyn yhtä tai useampaa tiettyä tarkoitusta varten.

Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot 

• henkilötunnus, nimi, kutsumanimi, sukupuoli, osoite, puhelinnumerot, kotikunta, äidinkieli, asiointikieli, siviilisääty, osoitteen mahdollinen turvakielto, sähköposti, pseudonyymi asiakastunnus ja muut tarpeelliset yhteystiedot
• henkilön perhetiedot (huoltaja, huollettava, alle 18-vuotiaiden lasten lukumäärä ja iät, asumistiedot, talouden koko)
• palvelutarve
• työ- ja toimintakykyyn liittyvät tiedot
• asiakaspalveluun liittyvät asiakirjat ja asiointitiedot
• suunnitelmat
• palvelu- ja maksupäätökset ja niiden tiedoksianto
• asiakkaan itse tuottama tai tarjoama tieto
• suostumukset ja muut valinnat
• koulutus-, työhistoria ja ammattitiedot
• tiedot suoritetuista kortti- ja passikoulutuksista
• tiedot suoritetuista ja keskeytyneistä valmennuksista
• tiedot koulutus- ja työtarjouksista ja esittelyistä työnantajille.

Neuvontaa ja palvelua koskevat tiedot  

• ajanvaraus- ja käyntitiedot
• palvelun järjestämiseen liittyvät tiedot
• asiakkaalle lähetettävät tiedotteet, kutsut ja uutiskirjeet
• lausunnot
• asiakkaan antamat todistukset. 

Yritys- ja työnantaja-asiakkaita koskevat tiedot

• yritys- tai työnantaja-asiakkaan nimi- ja yhteystiedot, kuten yhteyshenkilö-, osoite-, puhelinnumero- ja sähköpostiosoitetiedot, Y-tunnus
• toimiala, palveluprofiili, henkilöstön suuruusluokka työpaikalla, tiedot julkisesti avoimista työpaikoista
• yhteydenoton aihe ja ajankohta
• tiedot esittelypaikoista, työkokeilu- ja palkkatukipaikoista
• tiedot muutostilanteista.  

Muita rekisteriin muodostuvia tietoja

• asiakkuuden tilastotapahtumat
• palvelun laskutustiedot
• palvelun maksajaa ja maksun määräytymistä koskevat tiedot
• järjestelmän käytöstä syntyvät lokitiedot.

Rekisteritietojen ylläpitojärjestelmät

• Asiantuntijan Työmarkkinatori A-TMT (Työ- ja elinkeinohallinnon asiakasrekisteri, KEHA-keskus)
  • Henkilötunnus, nimi, sukupuoli, osoite, puhelinnumero, kotikunta, äidinkieli, asiointikieli, kansalaisuus, turvakielto, sähköposti, pseudonyymi asiakastunnus, palvelutarve, työ- ja toimintakykyyn liittyvät tiedot, asiakaspalveluun liittyvät asiakirjat ja asiointitiedot, suunnitelmat, asiakkaan itse tuottama tai tarjoama tieto, suostumukset ja muut valinnat, koulutus-, työhistoria ja ammattitiedot, suoritetut koulutus- ja korttitiedot, suoritetut ja keskeytyneet valmennustiedot, työvoimapoliittiset lausunnot, tiedotteet ja selvityspyynnöt, asiakkaan tapaamiset, asiakkaan kanssa pidetty yhteydenpito sekä muut tarpeelliset yhteystiedot.
  • Yritys- tai työnantaja-asiakkaan nimi, yhteyshenkilön nimi, yrityksen osoite, yrityksen puhelinnumero, yrityksen sähköpostiosoite, yhteydenoton aihe ja ajankohta, yrityssektori, toimiala, yrityksen suuruusluokka, avoimet julkiset työpaikat sekä mahdolliset palkkatuki-, esittely- ja työkokeilupaikat, yritys- tai työnantaja-asiakkaan kanssa pidetty yhteydenpito.
• Yleinen avustusjärjestelmä YA-TE (KEHA-keskus)
  • Henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumero, kotikunta, päätös- ja maksatustiedot sekä muut tarpeelliset yhteystiedot.
• Ajanvarausjärjestelmä
  • Pseudonyymi asiakastunnus.
• Typpi (Työvoiman palvelukeskuksien järjestelmä, KEHA-keskus)
  • Henkilötunnus, nimi, kutsumanimi, sukupuoli, osoite, puhelinnumerot, kotikunta, äidinkieli, asiointikieli, siviilisääty, osoitteen mahdollinen turvakielto, sähköposti, pseudonyymi asiakastunnus, palvelutarve, työ- ja toimintakykyyn liittyvät tiedot, asiakaspalveluun liittyvät asiakirjat ja asiointitiedot, suunnitelmat, asiakkaan itse tuottama tai tarjoama tieto, suostumukset ja muut valinnat ja koulutus-, työhistoria ja ammattitiedot sekä muut tarpeelliset yhteystiedot.
• Koulutusportti (KEHA-keskus)
  • Integraatio URA-järjestelmään. Henkilötunnus, nimi, kutsumanimi, sukupuoli, osoite, puhelinnumerot, kotikunta, äidinkieli, asiointikieli, koulutus-, työhistoria ja ammattitiedot sekä muut tarpeelliset yhteystiedot.
• UMA-järjestelmä (Maahanmuuttovirasto) – vain tietojen katseluoikeus
  • henkilötunnus, nimi, syntymäaika, syntymäpaikka, kansalaisuus, oleskeluluvan voimassaolo, oleskeluluvan tyyppi, oleskeluluvan peruste, oleskeluluvan jatkohakemuksen tilanne.
• VTJ-kysely (Digi- ja väestötietovirasto) – vain tietojen katseluoikeus
  • henkilötunnus, nimi, syntymäaika, puhelinnumero, sähköposti, kotikunta, viimeisin osoite, kuolinpäivä.
• Webropol
  • 55+ muutosturvakoulutuksen hankintaa varten käsitellään seuraavia tietoja: etunimi, sukunimi, puhelinnumero, sähköposti, pseudonyymi asiakastunnus, työsuhteen päättymispäivämäärät, muutosturvakoulutuksen toivottu aloitusajankohta, suunnitelma muutosturvakoulutuksen sisällöstä
  • yritys- ja työnantaja-asiakkaiden palveluntarvetta selvitettäessä käsitellään seuraavia tietoja: yritys- ja työnantaja-asiakkaan yrityksen nimi, yrityksen yhteyshenkilö, yrityksen sähköposti, yritykseltä tiedusteltu ja yrityksen työllisyyspalveluille kertoma mahdollinen palvelutarve.
  • Kortti – ja ammattipätevyyskoulutukseen ilmoittautuessa on tarpeen käsitellä seuraavia tietoja: henkilön etu- ja sukunimi ja henkilötunnus, äidinkieli, osoitetiedot, matkapuhelinnumero- ja sähköpostiosoite, palvelun tiedot, johon asiakas on ilmoitettu sekä suostumustiedot. Lomakkeella, jolla asiakas ilmoitetaan kortti tai ammattipätevyyskoulutukseen, asiakkaan tulee antaa suostumus lomakkeen käyttöön ja lomakkeella annettavien tietojen siirtoon palveluntuottajalle. Jos asiakas ei halua antaa suostumustaan, ohjataan olemaan yhteydessä koulutuspalveluihin sähköpostilla korttikoulutukset@espoo.fi. Asiakkaalla on oikeus peruuttaa suostumus lomakkeen käyttöön milloin tahansa. Suostumuksen voi peruuttaa lähettämällä sähköpostiviesti yllä olevaan osoitteeseen. Lomakkeella ilmoitetaan myös asiakkaan valitseman kortti tai ammattipätevyyskoulutuksen tiedot, koulutuksen nimi, ajankohta ja toteutuspaikka sekä ilmoittautumisen tehneen viranomaisen työsähköpostiosoite. Tieto asiakkaan ilmoittautumisesta välitetään palveluntuottajalle Webropol-järjestelmän kautta tai turvapostilla.

  • Valmennuspalveluihin liittyen asiakas voi ilmoittaa kiinnostuksensa osallistua valmennukseen ja hänelle voidaan tilata valmennus. Pakollisina tietoina molemmissa lomakkeissa on nimi ja henkilötunnus. Lisäksi pakollisena kohtana asiakkaan tulee antaa suostumus lomakkeen käyttöön. Jos asiakas ei halua antaa suostumustaan, ohjataan olemaan yhteydessä valmennuspalveluihin sähköpostilla valmennuspalvelut@espoo.fi.  Lomakkeella, jolla asiakas voi ilmoittaa kiinnostuksensa osallistua valmennukseen, kysytään pakollisena myös tieto asiakkaan kotikunnasta (Espoo tai Kauniainen), ja työllisyyspalveluiden asiakkuudesta. Lisäksi vastaaja valitsee lomakkeen kielen (suomi/ruotsi/englanti). Vastaajalla on halutessaan mahdollisuus antaa lisätietoa valmennukseen liittyvistä toiveistaan (valmennustyyppi) ja antaa muita haluamiaan lisätietoja avoimeen kohtaan. Mikäli vastaaja ei asu Espoossa tai Kauniaisissa ja/tai ei ole kyseisen alueen työllisyyspalveluiden asiakas, jää kysely anonyymiksi eikä vastaajalla ole mahdollisuutta jättää tietoja itsestään. 

    Lomakkeella, jolla asiakkaalle tilataan valmennus, on pakollisina kysymyksinä myös puhelinnumero ja palvelussa käytetty kieli sekä valmennus ajankohtineen, johon asiakas ilmoitetaan. Lisäksi lomakkeelle täytetään ilmoittautumisen tehneen viranomaisen työsähköpostiosoite ja mahdolliset asiakkaan kertomat lisätiedot. Vapaaehtoisia tietoja lomakkeella ovat sähköposti, työttömyysetuuden maksaja ja lisätiedot asiakkaan tilanteesta tai tarpeista sekä toive mahdollisen osaamispassin suorittamisesta. 

• Wilma-järjestelmä (Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnia)
  • Henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumero, kotikunta sekä muut tarpeelliset yhteystiedot.
• Dynasty 10 (Espoon kaupungin päätöksentekojärjestelmä)
  • Nimi, syntymäaika, henkilötunnus, ammatti, osoite- ja muut yhteystiedot sekä käsiteltävän asian vaatimat muut yksilöivät tiedot, asian ja asiakirjojen kuvaus ja kuvailutiedot sekä asian käsittely- ja päätöstiedot
• Espoon PowerBI -järjestelmä
  • Pseudonyymi asiakastunnus.
• Espoon kaupungin suojattu/käyttöoikeuksin rajoitettu tietoverkko, jossa hyödynnetään Microsoftin O365-pilvipalveluita.

Asiakkaan itse antamat asiakirjat ja muut tiedot 

Lakiin perustuen tai asiakkaan yksilöidyllä suostumuksella tietoja ja asiakirjoja voidaan tarvittaessa kerätä ja saada mm. seuraavista tietolähteistä:

• hyvinvointialue
• työ- ja elinkeinohallinto
• Kela
• asiakkaan nimeämät yksityishenkilöt
• työnantaja
• työ- ja koulutuskokeilupaikka
• kuntouttavan työtoiminnan paikka
• työhönvalmentaja
• ostopalvelun tuottaja
• kuntoutuslaitos
• eläkelaitos
• eläketurvakeskuksen työsuhderekisteri
• koulutusorganisaatiot
• Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä (YTJ) ja Y-ATV
• Työttömyyskassat.

Tietoja luovutetaan yhteistyökumppaneille, jotka ovat osallisina rekisteröidylle tarjottavan palvelun suunnittelussa ja/tai toteuttamisessa. Tietoja voidaan luovuttaa eteenpäin eri viranomaisille, jos siihen on lainsäädännöllinen peruste. Asiakasta koskevia tietoja voidaan luovuttaa salassapitosäännösten ja muiden tiedon saantia koskevien rajoitusten estämättä laissa tarkoitettujen tehtävien hoitamiseen. Mikäli tietojen luovutukselle ei ole lakisääteistä perustetta, luovutetaan tietoja eteenpäin vain asiakkaan suostumuksella. 

Palkkatuetun työsuhteen tietoja luovutetaan KEHA-keskukselle näiden edellyttämässä laajuudessa. Määräaikaisten työllisyyshankkeiden asiakastietoja luovutetaan hankerahoittajille näiden edellyttämässä laajuudessa.

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan laissa säädettyä säilytysaikaa. Espoo säilyttää tiedot asiakassuhteen ajan sekä neljä (4) vuotta tämän päätyttyä poissulkien poikkeustapaukset, kuten kirjanpitovelvoitteisiin liittyvät velvoitteet sekä perintätoimiin liittyvät tarpeet. Jos tietoja sisältävät asiakirjat on syytä sisällyttää osaksi kirjanpitoa tai ovat maksuliikenteen perusteena, säilytetään tietoja vähintään 6 vuotta kirjanpitokauden päättymisestä. Jos asiakirjoja tarvitaan perintätoimiin säilytysaika voi olla pisimmillään 20 vuotta.

Seuraavien palveluiden kohdalla tiedot poistetaan vuosittain: 

• 55+muutosturvakoulutus (Webropol)
• Korttikoulutus (Webropol)
• Valmennuspalvelut (Webropol)

Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsittelevät työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä.

Manuaalinen aineisto

Toimintayksiköissä asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa. Arkistoidut asiakirjat siirretään toimialan päätearkiston kautta kaupunginarkistoon.

Tietojärjestelmiin tallennetut tiedot

Rekisterin järjestelmiin tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti niin, että niitä pääsee katsomaan vain niihin oikeutettu työntekijä. Tietojen käyttö perustuu asiakassuhteeseen tai muuhun asialliseen yhteyteen. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsee vain käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Järjestelmät vaativat salasanan vaihdettavaksi määräajoin. 

Järjestelmän palvelin, työasemat ja tulostimet säilytetään lukituissa tiloissa.

Tietoja käsittelevillä työntekijöillä on vaitiolovelvollisuus ja käyttöoikeuden saaminen edellyttää kirjallista vaitiolositoumusta sekä tietoturvasitoumusta. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelusuhteen päättymisen jälkeen. Esihenkilöt päättävät käyttöoikeuksien myöntämisestä ja poistamisesta. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan.

Rekisteritietojen käsittelyä ja katselua seurataan ja valvotaan käyttölokitietojen avulla tietosuojan seuranta- ja valvontasuunnitelman mukaisesti.

Miten teen tietopyynnön Espoon kaupungille

Miten teen tietopyynnön työ- ja elinkeinoministeriön palveluihin tallennetuista henkilötiedoista.(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan) (tem.fi)

Miten voin tarkastaa tietoni?

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä.

Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

Milloin voin vaatia tietojeni poistamista?

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole, jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista?

Jos sinusta kerätyt tiedot eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

Valituksen tekeminen

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan) (tietosuoja.fi).