Tietosuojaseloste Espoon työllisyyspalvelut

Täältä löydät tietoa Espoon työllisyyspalvelujen yksityisyydensuojasta, henkilötietojen käsittelystä sekä omista oikeuksistasi.

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 24.6.2021

1. Rekisterinpitäjä

Espoon kaupunki.

2. Rekisterin vastuuhenkilö

Espoon kaupungin elinkeinojohtaja, vs. Harri Paananen

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki 

Puh. 09 816 21 (vaihde) 

Sähköpostiosoite: harri.paananen@espoo.fi

3. Rekisterin yhteyshenkilö

Espoon kaupungin työllisyyspalvelujen päällikkö Hilla-Maaria Sipilä  

Osoite: PL 2125, 02070 ESPOON KAUPUNKI 

Puh. 09 816 21 (vaihde) 

Sähköpostiosoite: hilla-maaria.sipila@espoo.fi  

4. Tietosuojavastaava

Espoon kaupungin tietosuojavastaava

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. 09 816 21 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

5. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on työllisyyspalveluiden järjestäminen ja toteuttaminen sekä työ- ja elinkeinoviranomaiselle laissa säädettyjen tehtävien hoitaminen.

Toimintaa ohjaava lainsäädäntö

  • Laki julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta 916/2021
  • Työttömyysturvalaki 1290/2002
  • Vuorotteluvapaalaki 1305/2002
  • Laki kotoutumisen edistämisestä 1386/2010
  • Laki kuntouttavasta työtoiminnasta 189/2001
  •  Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)
  • Laki työllistymistä edistävästä monialaisesta yhteispalvelusta 1369/2014
  • Laki sosiaaliturvajärjestelmien yhteensovittamista koskevan Euroopan unionin lakisäädännön soveltamisesta 352/2010
  • Laki työllisyyden edistämisen kuntakokeilusta 1269/2020.

6. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste?

  • EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohta: Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten
  • EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
  • EU:n yleisen tietoja-asetuksen 9 artiklan 2. mom. a-kohta: Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa kyseisten henkilötietojen käsittelyyn yhtä tai useampaa tiettyä tarkoitusta varten.

7. Mitä tietoja käsitellään?

Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot  

  • henkilötunnus, nimi, kutsumanimi, sukupuoli, osoite, puhelinnumerot, kotikunta, äidinkieli, asiointikieli, siviilisääty, osoitteen turvakielto, sähköposti ja muut tarpeelliset yhteystiedot  
  • henkilön perhetiedot (huoltaja, huollettava, alle 18-vuotiaiden lasten lukumäärä ja iät, asumistiedot, talouden koko)  
  • palvelun tarve  
  • työ- ja toimintakykyyn liittyvät tiedot
  • asiakastyöhön liittyvät muistiinpanot ja asiakaskontaktit sekä yhteydenotot  
  • asiakaskohtaiset suunnitelmat  
  • palvelu- ja maksupäätökset ja niiden tiedoksianto  
  • asiakkaan itse tuottama tai tarjoama tieto  
  • suostumuksia ja muita valintoja  
  • koulutukseen, työhistoriaan ja ammattiin liittyviä tietoja 
  • tiedot työtarjouksista ja esittelyistä työnantajille.

Neuvontaa ja palvelua koskevat tiedot  

  • ajanvaraus- ja käyntitiedot  
  • palvelun järjestämiseen liittyvät tiedot  
  • yhteenvedot  
  • lausunnot  
  • annetut todistukset. 

Muita rekisteriin muodostuvia tietoja  

  • palvelun tilastotapahtumat  
  • palvelun laskutustiedot  
  • palvelun maksajaa ja maksun määräytymistä koskevat tiedot  
  • järjestelmän käytöstä syntyvät lokitiedot.

Rekisteritietojen ylläpitojärjestelmät

  • URA (Työ- ja elinkeinotoimiston henkilöasiakasrekisteri, yhteisrekisterin pitäjinä KEHA-keskus sekä TE-toimistot)
  • Typpi (Työvoimapalvelukeskuksien järjestelmä, yhteisrekisterin pitäjinä KEHA-keskus sekä TE-toimistot)
  • Koulutusportti (Rekisterinpitäjä KEHA-keskus)
  • Kykyviisari (Työterveyslaitoksen verkkopalvelu)
  • Wilma-järjestelmä (Rekisterinpitäjänä Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnia)
  • SosiaaliEffica (Aikuissosiaalityön sekä toimeentulotuen asiakasrekisteri)
  • Dynasty 10 (Espoon kaupungin päätöksentekojärjestelmä)
  • EkaCRM (Elinkeino- ja kaupunkikehitysyksikön asiakkuuden hallinnan järjestelmä)
  • Espoon kaupungin suojattu/käyttöoikeuksin rajoitettu verkkolevy.

8. Mistä tiedot saadaan?

  • Asiakkaan itse antamat selvitykset 
  • Asiakkaan yksilöidyllä suostumuksella tietoja ja asiakirjoja voidaan tarvittaessa kerätä ja saada mm. seuraavista tietolähteistä:  
  • kunnan sosiaali- ja terveystoimi  
  • työ- ja elinkeinohallinto  
  • Kela  
  • asiakkaan nimeämät yksityishenkilöt  
  • työnantaja, työkokeilu- tai kuntouttavan työtoiminnan paikka, työhönvalmentaja, 
  • ostopalvelujen tuottaja  
  • kuntoutuslaitos  
  • eläkelaitos  
  • terveydenhuollon ammattihenkilöstö  
  • päihdehuolto  
  • Eläketurvakeskuksen työsuhderekisteri  
  • koulutusta järjestävät eri tahot  
  • Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä (YTJ). 

9. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle?

Tietoja luovutetaan yhteistyökumppaneille, jotka ovat osallisina rekisteröidylle tarjottavan palvelun suunnittelussa ja/tai toteuttamisessa. Tietoja voidaan luovuttaa eteenpäin eri viranomaisille, jos siihen on lainsäädännöllinen peruste. Asiakasta koskevia tietoja voidaan luovuttaa salassapitosäännösten ja muiden tiedon saantia koskevien rajoitusten estämättä laissa tarkoitettujen tehtävien hoitamiseen. Mikäli tietojen luovutukselle ei ole lakisääteistä perustetta, luovutetaan tietoja eteenpäin vain asiakkaan suostumuksella. Palkkatuetun työsuhteen tietoja luovutetaan Uudenmaan TE-toimistolle sekä KEHA-keskukselle näiden edellyttämässä laajuudessa. Määräaikaisten työllisyyshankkeiden asiakastietoja luovutetaan hankerahoittajille näiden edellyttämässä laajuudessa.

10. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.

11. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan 10 vuoden määräaikaa.

12. Miten tietoja suojataan?

Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsittelevät työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä.  

Manuaalinen aineisto

Toimintayksiköissä asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa. Arkistoidut asiakirjat siirretään toimialan päätearkiston kautta kaupunginarkistoon.  

Tietojärjestelmiin tallennetut tiedot

Rekisterin järjestelmiin tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti niin, että niitä pääsee katsomaan vain niihin oikeutettu työntekijä. Tietojen käyttö perustuu asiakassuhteeseen tai muuhun asialliseen yhteyteen. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsee vain käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Järjestelmät vaativat salasanan vaihdettavaksi määräajoin. 

Järjestelmän palvelin, työasemat ja tulostimet säilytetään lukituissa tiloissa.  

Tietoja käsittelevillä työntekijöillä on vaitiolovelvollisuus ja käyttöoikeuden saaminen edellyttää kirjallista vaitiolositoumusta sekä tietoturvasitoumusta. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu  palvelusuhteen päättymisen jälkeen. Esimiehet päättävät käyttöoikeuksien myöntämisestä ja poistamisesta. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan.  

Rekisteritietojen käsittelyä ja katselua seurataan ja valvotaan käyttölokitietojen avulla tietosuojan  seuranta- ja valvontasuunnitelman mukaisesti.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Miten voin tarkastaa tietoni?

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toime

Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

Milloin voin vaatia tietojeni poistamista?

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista?

Jos sinusta kerätyt tiedot eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

Valituksen tekeminen

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki).