Vi ses på evenemangen

  • Esbo stad
  • Kultur
  • Kulturevenemang
  • Entreprenörskap
  • Motion
20.8.2022 5.59

Denna text har ursprungligen publicerats i Esbotidningen 3/2022.
Läs övriga artiklar i Esbotidningen 3/2022
--

Evenemangens stora värde har noterats och evenemangen har lyfts fram som ett utvecklingsobjekt i Esbo. Man vill göra det både lätt och roligt att anordna såväl mindre stadsevenemang som stora massevenemang. 

Evenemangen behövs. Det bevisades under de senaste åren då anordnandet av evenemang upphörde nästan helt. 

”Evenemangen är en plattform för interaktion och möten, så det är ingen överdrift att säga att avsaknaden av evenemang påverkade vårt välbefinnande, ökade ensamhet och förstärkte känslan av brist på innehåll”, säger programchef Lea Rintala

Evenemang ger välbefinnande och upplevelser till stadens invånare, men skapar också jobb, ger inkomst och gör positiv reklam för staden. 

I Esbo har man nu tagit evenemangen som ett förvaltningsövergripande utvecklingsobjekt under den innevarande mandatperioden. 

”Det finns redan ett stort antal motions-, idrotts- och kulturevenemang samt mindre, invånarorienterade evenemang i Esbo. Vi har potential att fungera som värdstad för nationella och internationella storevenemang och därför har vi tillsammans börjat utveckla verksamhetsmodellen Evenemangsstaden Esbo, som ska hjälpa oss att forma Esbo till en funktionell plattform och möjliggörare även för storevenemang”, säger Rintala. 

”Vi har i Esbo konstaterat att vi lyckas bäst om vi jobbar tillsammans. Evenemangsarbete, med allt vad det innebär, handlar framför allt om samarbete. I synnerhet storevenemang förutsätter smidigt samarbete mellan olika myndigheter, såsom polisen, räddningsverket och miljöinspektörerna, och till exempel mellan aktörerna och de olika enheterna som förvaltar evenemangsområdena. Genom att sammanföra olika aktörer i gemensamma frågor och genom att utveckla gemensamma verksamhetsmodeller underlättar och effektiviserar vi evenemangssektorns verksamhet i Esbo och får fler nya evenemang”, fortsätter Rintala. 

Det har vi den här sommaren fått se bland annat i form av tre stora festivaler. En av dem är Tapiola Festivaali, som pågår just nu då tidningen utkommer. 

”Evenemanget har planerats sedan 2017. Kivenlahti Rock har inte anordnats sedan 2015 och vi började planera ett ersättande evenemang. Evenemanget som till en början gick under arbetsnamnet Metro Festivaali försenades först på grund av att metrobygget försenades och sedan på grund av coronanedstängningen. Nu förverkligas evenemanget äntligen”, säger Petri Bakker, som ansvarar för samarbetspartnerskap på Loud n 'Live Promotions, som anordnar evenemanget. 

Tillgängligheten avgör. Man gick in för att anordna festivalen i Hagalunds idrottspark främst på grund av de goda transportförbindelserna till området. 

”Det är lätt att ta sig hit med tåg eller metro. Vi vill självklart uppmuntra människor att komma hit med kollektiva transportmedel”, säger Bakker. 

Anordnandet av evenemanget har krävt nära samarbete med olika enheter i staden. Eftersom det är fråga om en idrottspark har Nina Grönmark, kontaktchef för motion och idrott, varit kontaktperson. 

”Vi håller gemensamma möten och sammanför evenemangets arrangörer med olika aktörer. Till exempel är tillståndsärenden självklart arrangörens ansvar, men vi påminner om dem i samband med mötena”, säger Grönmark. 

Hon har hand om alla samarbetsevenemang som anordnas på idrottsområden, såsom VM i ringette, Esbo Strandmaraton, Davis Cup i tennis, Susijengis matcher och Finlandia Trophy i Esbo. 

Tapiola Festivaali är det största icke-idrottsrelaterade evenemanget i idrottsparken. Det har varit många saker att kolla upp. 

”När vi börjar förhandla om samarbete har vi alltid en planchef eller idrottschef som känner till området som sina egna fickor med på mötena. De vet om man till exempel kan bygga upp en scen av en viss vikt på planen”, säger Grönmark. 

Under evenemangsarrangörens möten med Idrottscentralen diskuteras det huruvida arrangörens planer går att förverkliga i praktiken. 

”Ofta är också ansvarspersoner för tomtenheten och miljöcentralen med i diskussionerna för att till exempel miljöperspektiv ska kunna tas i beaktande.” 

Allt beaktas. Esbo stad förutsätter också att evenemangsarrangörerna tar hänsyn till regionens aktörer och invånare. Då vi gjorde intervjun i juni hade Loud n´ Live just hållit ett informationstillfälle för klubbar som använder idrottsparken om hur anordnandet av festivaler i praktiken påverkar andra aktörer. 

”Platsen är reserverad åt oss i en vecka. Vi börjar bygga på festivalveckans måndag och redan följande måndag spelas FC Honkas och HIFK:s Veikkausliiga-match här på kvällen”, avslöjar Bakker. 

Också människor som bor eller annars rör sig i området måste tas i beaktande. 

”I Hagalund är det till exempel många cyklister som rör sig nära området. Vi måste sträva till att garantera deras säkerhet”, säger Grönmark. 

Evenemangsområdets säkerhet har alltid varit en del av arrangörsansvaret. Coronatiden medförde att hygien och hälsosäkerhet idag beaktas mer än förr och kommer garanterat att beaktas även i framtiden. 

”När man så småningom fick börja anordna evenemang igen tog det sin tid innan folk vågade börja röra på sig. Kunderna gladdes över att evenemangsbranschen öppnade, men många stannade fortfarande hemma och väntade. Under sommaren har publiksiffrorna ökat och till exempel gick festivalbiljetterna i Esbo bra åt”, säger Lea Rintala. 

Räddningsplanen görs alltid i samarbete med räddningsverket genast i början av evenemangsplaneringen. 

”Räddningsvägar, folkmängder, körvägar och parkering”, räknar Grönmark upp. 

Fler kunder och mera arbete. Det finns en bra, stabil grund för partnersamarbete i Esbo. Många idrotts- och kulturevenemang anordnas redan genom samarbetspartnerskap. Staden spelar en självfallen roll i att möjliggöra evenemang, bland annat genom att erbjuda platser för dem.  

”Vi känner till Esbo, vi hjälper och ger råd till arrangörerna. Stadens uppgift är att forma Esbo till en så fungerande och intressant hemstad som möjligt även för evenemangsarrangörer, så att de kan hämta sitt kunnande och ett evenemangsutbud som intresserar invånarna till Esbo”, förklarar Rintala. 

I linje med Berättelsen om Esbo producerar hela stadssamhället tjänster. 

”Vi uppmuntrar alltid evenemangsarrangörer att utnyttja lokala företagare och organisationer”, säger Grönmark. 

Till exempel på Tapiola Festivaali sköter lokala aktörer matserveringen och idrottsföreningar i området deltar i att bygga upp och montera ned festivalen och hjälper till med städningen. 

”Och säkert kommer ett evenemang av den här kalibern att öka efterfrågan på hotell- och restaurangtjänster och hämta kunder till företagen. För många är festivaler sommarens höjdpunkt, som man köper nya kläder till och besöker med hela gänget”, tror Bakker. 

Stadens uppgift är att erbjuda evenemang som alla har möjlighet att delta i, till exempel gratis barn- och seniorevenemang, samt att göra det möjligt att anordna mindre regionala evenemang, som invånar- och samhällsevenemang.  

”De är av stor betydelse såväl ur samhälls- och identitetsperspektiv som för välbefinnandet”, påminner Rintala. 

Utvecklingsarbetet fortsätter. Det långsiktiga målet med det utvecklingsprogram som leds av Lea Rintala är att forma Esbo till en invånar- och besökarorienterad, hållbar och levande evenemangsstad.  Huvudmålsättningen i år har varit att möjliggöra genomförandet av programhelheten Esbo 50 år som stad tillsammans med invånare och partnersamhällen. Jubileumsåret kulminerar i Esboveckan som firas nästa vecka. Veckans händelser och evenemang behandlas mera på artikeln Esbo firar. 

”Under programarbetet som pågår hela mandatperioden strävar vi till att i samarbete med stadsorganisationen, invånarna och samarbetspartnerna bland annat utarbeta gemensamma processer för anordnande av evenemang, undanröja hinder för anordnandet och utveckla en modell för att utöka antalet stora nationella och internationella evenemang i Esbo”, säger Rintala. 

Arbetet med att utveckla verksamhetsmodellen Evenemangsstaden Esbo är däremot en längre process, vars resultat vi får se senare. Det är den här delen av programarbetet som kommer att göra det lättare att anordna evenemang, både små och stora. 

”Vårt mål är att samla ihop all information som underlättar anordnandet av evenemang och att skapa förutsättningar för centraliserad evenemangsrådgivning. Jag tror att det kommer att medföra fler evenemang i Esbo, invånarna har bättre förutsättningar för att delta i och själva anordna evenemang och även antalet kommersiella evenemang kommer att öka”, säger Rintala. 

Små stadsevenemang ger liv åt stadslandskapet. Esbo har en stark raptradition och lokala artister lockar en stor publik.Bild: Eemeli Sarka

Övergripande kulturupplevelser 

SOMMAREN rymmer en handfull massevenemang, men sommaren i Esbo har också varit full av mindre evenemang och upplevelser. En av arrangörerna är Olarin Panimo som fört samman ölkultur och bland annat musik, skateboard och graffitikonst. 

”Genom att kombinera olika kulturgrenar skapar man en övergripande upplevelse”, säger VD Tommi Koistinen, som har sina rötter djupt i Olars subkulturer. 

Under sommaren har man fått höra live-musik på bryggeriets terrass varje vecka, övriga dagar har en DJ underhållit kunderna. 

”Vi anordnar många popup-evenemang som alla har fritt tillträde till”, säger Koistinen. 

Han är väldigt tacksam för ett lyckat samarbete med Esbo stad. 

”Jag har varit med och anordnat evenemang också på andra orter och jag känner aktörer inom branschen. Det smidiga samarbetet och Esbo stads vilja att hjälpa till med anordnandet är inte något man kan ta för givet. Stadsevenemang gav oss idéer till förverkligande av tekniken och val av tidpunkt för helgens Block Party-evenemang. Då man har en erfaren evenemangsarrangör som Esbo bakom sig stiger även de egna ambitionerna beträffade genomförande till en högre nivå än man tänkt sig.”