Behandling av personuppgifter i School Action Day 2023 evenemanget

Personuppgiftsansvariga är Esbo stad, Vanda stad och Helsingfors stad. Esbo stad fungerar som personuppgiftsbiträde på Vanda och Helsingfors vägnar.

Kirsti Blomqvist, motionsplanerare, Idrottstjänster. E-post: kirsti.blomqvist(at)espoo.fi

Lotta Salmi, idrottstjänstkoordinator, Idrottstjänster. E-post: lotta.salmi(at)espoo.fi

Paula Pernilä, dataskyddsombud

Adress: PB 12, 02070 Esbo stad

Tfn +358 9 81621 (växel)

E-post: tietosuoja(at) espoo.fi

Esbo stads Idrottstjänster arrangerar School Action Day i samarbete med städerna Helsingfors och Vanda. Lärarna på huvudstadsregionen skickas ett e-postmeddelande om anmälan.

Vid evenemanget rör sig skolklasserna på motionspunkter som genomförs av samarbetspartner.

Personuppgifterna behandlas för att möjliggöra anmälan till evenemanget och för att skicka en anmälningsbekräftelse samt en feedbackenkät. Syftet med behandlingen av personuppgifter är att möjliggöra ordnande och genomförande av motion som främjar välbefinnande och hälsa i enlighet med idrottslagen.

Lärarna är i ett anställningsförhållande med den personuppgiftsansvarige och pliktas av en sekretessförbindelse.

·       Artikel 6, punkt 1 a i EU:s allmänna dataskyddsförordning: Den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål.

·       Artikel 6, punkt 1 e i EU:s allmänna dataskyddsförordning: behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning.

Den personuppgiftsansvarige behandlar endast uppgifter som förmedlas av lärarna. Lärarna frågas följande frågor vid anmälan: lärarens namn, e-post, stad och telefonnummer, skolans namn och klass, antalet elever samt elevernas eventuella särskilda behov. Särskilda behov kan innefatta information om till exempel det språk som klassen ska ledas på eller om det finns barn med särskilda stödbehov i klassen. Elevernas personuppgifter frågas inte och elever med särskilda behov identifieras inte.

Personuppgiftskällan är den registrerade själv. Den registrerade ger sitt samtycke till behandling av personuppgifter i samband med ifyllandet av Webropol-blanketten. Webropol-blankettens adress är: https://link.webropolsurveys.com/S/6F41A8ACDFAD9235(extern länk, öppnas i ett nytt fönster)

Informatörer i varje stad skickar ett meddelande om anmälan till rektorernas arbetsmejl, som i sin tur vidarebefordrar meddelandet till de registrerade lärarnas arbetsmejl.

Den tekniska producenten av anmälningstjänsten är Webropol. Den tekniska producenten av e-posttjänsten är Microsoft.

Efter att anmälan stängs får motionspunkternas ledare e-post med skolans namn och klass samt uppgifter om eventuella särskilda behov, så att de kan leda aktiviteterna enligt tidtabellen. Elever med särskilda behov identifieras inte. Annan information, såsom personuppgifter, lämnas inte ut till andra parter.

All information som finns i Webropol- tjänsten lagras inom EU och lämnas ut eller behandlas utanför EU under inga omständigheter.

E-postmeddelandena i Microsofts e-posttjänst lagras inom EU. Microsoft driver och utvecklar Office 365-tjänster utanför Europa, och data anses överföras utanför EU om exempelvis en administratör i USA tar kontakt med en europeisk datasal via distansanslutning, t.ex. för att lösa en felsituation. Under dessa omständigheter används EU-modellavtalsklausuler.

Uppgifterna raderas efter att feedbackblanketten har skickats till lärarna, det vill säga senast 30.11.2023.

IT-utrustningen ligger i skyddade och övervakade lokaler. Anmälan görs på tjänsten Webropol, som är en verktyg för webbenkäter. Endast de som ansvarar för evenemangets anmälningar kan se svaren genom Webropol-blankettens administratorsvy. Uppgifterna behandlas endast genom en skyddad anslutning och uppgiftsmottagaren identifieras på två sätt: med datorns och e-postens lösenord.

Varje användare godkänner en användnings- och sekretessförbindelse för uppgifterna och datasystemen.

Noggrannare anvisningar om hur uppgiftsbegäranden enligt dataskyddsförordningen ska riktas: https://www.espoo.fi/sv/esbo-stad/dataskydd#section-7317

Du har rätt att av den personuppgiftsansvarige få en kopia av de personuppgifter som behandlas. Den personuppgiftsansvarige ska lämna uppgifterna utan onödigt dröjsmål och under alla omständigheter senast en månad efter att ha mottagit begäran. Denna period får vid behov förlängas med ytterligare två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och antalet inkomna begäranden.

Om den personuppgiftsansvarige inte vidtar åtgärder på den registrerades begäran, ska den personuppgiftsansvarige utan dröjsmål och senast en månad efter att ha mottagit begäran informera den registrerade om orsaken till att åtgärder inte vidtagits och om möjligheten att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet och begära rättslig prövning.

Begäranden av en registrerad och de åtgärder som hänför sig till dem är avgiftsfria. Om begäranden av en registrerad dock är uppenbart ogrundade eller orimliga, särskilt på grund av deras repetitiva art, får den personuppgiftsansvarige antingen ta ut en rimlig avgift som täcker de administrativa kostnaderna för att tillhandahålla den information eller vidta den åtgärd som begärts, eller vägra att tillmötesgå begäran.             

Du har rätt att få felaktiga, inexakta, ofullständiga, föråldrade eller onödiga personuppgifter som vi lagrar, rättade eller kompletterade av oss.

Du har rätt att under vissa förutsättningar få den personuppgiftsansvarige att radera personuppgifter som gäller dig utan onödigt dröjsmål. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke genom att skicka e-post till lotta.salmi(at)espoo.fi.

Den registrerade har inte rätt att få uppgifter raderade om uppgifterna måste behandlas för att uppfylla en rättslig förpliktelse, för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller för myndighetsutövning som hör till den personuppgiftsansvarige. I dessa fall raderas personuppgifterna först efter den tidsfrist som anges i lagen.

Om de uppgifter som samlats in om dig inte stämmer, kan du kräva att behandlingen av dina kunduppgifter begränsas tills det har kontrollerats om uppgifterna är korrekta.

Du har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, om du upplever att behandlingen av personuppgifter strider mot dataskyddslagstiftningen. Du kan lämna in ett klagomål till dataombudsmannens byrå: www.tietosuoja.fi.