Henkilötietojen käsittely School Action Day 2023 -tapahtumassa

Rekisterinpitäjiä ovat Espoon kaupunki, Vantaan kaupunki ja Helsingin kaupunki. Espoon kaupunki toimii henkilötietojen käsittelijänä Vantaan ja Helsingin kaupunkien puolesta.

Kirsti Blomqvist, liikuntasuunnittelija, Liikunta ja urheilu. Sähköposti: kirsti.blomqvist(at)espoo.fi

Lotta Salmi, liikuntapalvelukoordinaattori, Liikunta ja urheilu. Sähköposti: lotta.salmi(at)espoo.fi

Paula Pernilä, tietosuojavastaava

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. +358 9 81621 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja(at)espoo.fi

Espoon kaupungin Liikunta ja urheilu järjestää yhteystyössä Helsingin ja Vantaan kaupunkien kanssa School Action Day -tapahtuman. Viesti ilmoittautumisesta lähetetään pääkaupunkiseudun opettajille sähköpostitse.

Tapahtumassa luokat liikkuvat kumppanien toteuttamilla liikuntapisteillä.

Henkilötietoja käsitellään tapahtumaan ilmoittautumisen mahdollistamiseksi ja ilmoittautumisen vahvistusviestin sekä palautekyselyn lähettämiseksi. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa liikuntalain mukaisen hyvinvointia ja terveyttä edistävän liikunnan järjestäminen ja toteuttaminen.

Opettajat ovat työsuhteessa rekisterinpitäjiin ja vaitiolositoumuksen alaisia.

·       EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohta: Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten

·       EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e-kohta: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi

Rekisterinpitäjä käsittelee ainoastaan opettajien välittämiä tietoja. Tapahtuman ilmoittautumisen yhteydessä opettajilta kysytään seuraavia tietoja: opettajan nimi, sähköpostiosoite, kaupunki ja puhelinnumero, koulun nimi ja luokka, oppilasmäärä sekä mahdolliset oppilaiden erityistarpeet. Erityistarpeet voivat sisältää tietoja esimerkiksi siitä, millä kielellä luokkaa tulisi ohjata tai onko luokassa lapsia, joilla on erityisen tuen tarve. Oppilaiden henkilötietoja ei kysytä eikä erityistarpeita yksilöidä.

Henkilötietojen tietolähde on rekisteröity itse. Rekisteröity antaa suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn Webropol-lomakkeen täytön yhteydessä. Webropol-lomakkeen osoite on: https://link.webropolsurveys.com/S/6F41A8ACDFAD9235(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan)

Kunkin kaupungin tiedottajat lähettävät viestin ilmoittautumisesta rehtoreiden työsähköpostiin, jotka puolestaan välittävät viestin rekisteröidyille opettajien työsähköposteihin.

Ilmoittautumispalvelun tekninen tuottaja on Webropol. Sähköpostipalvelun tekninen tuottaja on Microsoft.

Liikuntapisteiden ohjaajille annetaan koulujen ilmoittautumisen päätyttyä sähköpostitse koulun nimi ja luokka sekä tiedot mahdollisista erityistarpeista, jotta he pystyvät toimintaa paikan päällä ohjaamaan aikataulun mukaisesti. Erityistarpeita ei yksilöidä. Muita tietoja, kuten henkilötietoja, ei luovuteta muille osapuolille.

Kaikki Webropol-palvelun sisältämä tieto on tallennettu EU:n sisällä, eikä sitä missään tilanteissa luovuteta tai käsitellä EU:n ulkopuolella.

Microsoftin tuottaman sähköpostipalvelun sähköpostien tallennuspaikka on EU:n alueella. Microsoft operoi ja kehittää Office 365 -palveluita muualta kuin Euroopasta ja datan katsotaan siirtyvän EU-alueen ulkopuolelle, jos esim. ylläpitäjä ottaa etäyhteyden Yhdysvalloista Eurooppalaiseen konesaliin esim. vikatilanteen selvittämiseksi. Näissä olosuhteissa sovelletaan EU-mallisopimuslausekkeita.

Tiedot poistetaan sen jälkeen, kun opettajille on lähetetty palautelomake, eli 30.11.2023 mennessä.

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Ilmoittautumisen pohjana on web-pohjainen Webropol-kyselytyökalu. Web-lomakkeen kautta lähetettyjä vastauksia pääsevät Webropol-lomakkeen ylläpitonäkymän kautta katsomaan vain ne, joiden tehtäviin tapahtuman ilmoittautumisten hallinta kuuluu. Tietoja käsitellään vain suojatun yhteyden kautta ja tietojen vastaanottaja tunnistetaan kahdella tavalla: tietokoneen ja sähköpostin salasanan avulla.

Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen. 

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: https://www.espoo.fi/fi/espoon-kaupunki/tietosuoja#section-7317

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Suostumuksen voit peruuttaa milloin tahansa laittamalla sähköpostia osoitteeseen lotta.salmi(at)espoo.fi.

Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole, jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

Jos sinusta kerätyt tiedot eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi.