Gå direkt till innehållet
Sök på webbplatsenTjänster

Dataskyddsbeskrivning: register över bokningar som inkommit med formuläret för bokning av digitalt stöd

Datum för publicering av dataskyddsbeskrivningen: 03.10.2022

  1. Personuppgiftsansvarig

Esbo stad

  1. Ansvarig person för registret

Kundtjänstdirektören

info@espoo.fi

  1. Kontaktperson för registret

Kundtjänstdirektören

info@espoo.fi

Telefon +358 9 81621 (växel)

  1. Dataskyddsombud

Esbo stads dataskyddsombud

Adress: PB 12, 02070 Esbo stad

Telefon +358 9 81621 (växel)

E-postadress: tietosuoja@espoo.fi

  1. För vilket ändamål behandlas personuppgifter?

Syftet med behandlingen av personuppgifter i registret är att göra det möjligt för kommuninvånare att boka den handledning de behöver inom digitalt stöd per e-post. Personuppgifterna samlas in från en blankett och används när man kontaktar personer som önskar digitalt stöd. 

Inget bestående kundregister samlas av bokningarna, utan bokningsuppgifterna avlägsnas ur registret allt efter att kunden och handledaren mötts eller senast inom tre månader från det. Personuppgifterna används inte för statistik eller för analys av svaren.

  1. Vilken är grunden för behandlingen av personuppgifter?

Artikel 6.1 a i EU:s allmänna dataskyddsförordning: Den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål.

  1. Vilka uppgifter behandlas?

På webblanketten krävs personens namn och telefonnummer för fortsatt kontakt. Man kan också frivilligt lägga till sin e-postadress för att underlätta kontakten.

När det gäller önskad handledning behövs också information om i vilken kanal och vid vilken tidpunkt kunden önskar handledning, om kunden använder egen apparat samt en närmare beskrivning av behovet av handledning.

  1. Varifrån fås uppgifterna?

Uppgifterna fås av klienten själv. Namn och telefonnummer, vad kunden behöver hjälp med och kontaktkanal är obligatoriska fält som ska fyllas i på webbformuläret.

  1. Lämnas uppgifter ut eller överförs de utanför staden?

Registrets personuppgifter kan med kundens tillstånd lämnas ut till Esbo-infos direkta samarbetspartner för fortsatt handledning inom digitalt stöd.

Den tekniska producenten av webbformuläret och e-posttjänsten är Microsoft.

  1. Överförs uppgifter utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet?

Lagringsplatsen för e-post i e-posttjänsten samt frågeformulärsverktyget Forms som Microsoft producerar ligger inom EU. Microsoft opererar och utvecklar Office 365-tjänster utanför Europa och data anses överföras utanför EU-området om till exempel administratören etablerar en distansförbindelse från USA till en serversal i Europa till exempel för att utreda ett fel. Under dessa omständigheter tillämpas EU:s standardklausuler.

  1. Hur länge kommer uppgifterna att lagras?

Uppgifterna behöver inte lagras längre än tills den bokade handledningen genomförts mellan handledaren och kunden. Gamla bokningar raderas ur registret senast efter tre månader.

  1. Hur skyddas uppgifterna?

Personuppgifterna skyddas mot obehörig åtkomst och mot olaglig behandling, till exempel förstöring, ändring eller utlämning.

Rättigheter för att administrera blanketten beviljas endast personer som behandlar bokningar.

  1. Den registrerades rättigheter

Noggrannare anvisningar om hur uppgiftsbegäranden enligt dataskyddsförordningen

13.1 Hur kan jag kontrollera mina uppgifter?

Du har rätt att av den personuppgiftsansvarige få en kopia av de personuppgifter som behandlas. Den personuppgiftsansvarige ska lämna uppgifterna utan onödigt dröjsmål och under alla omständigheter senast en månad efter att ha mottagit begäran. Denna period får vid behov förlängas med ytterligare två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och antalet inkomna begäranden.

Om den personuppgiftsansvarige inte vidtar åtgärder på den registrerades begäran, ska den personuppgiftsansvarige utan dröjsmål och senast en månad efter att ha mottagit begäran informera den registrerade om orsaken till att åtgärder inte vidtagits och om möjligheten att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet och begära rättslig prövning.

Begäranden av en registrerad och de åtgärder som hänför sig till dem är avgiftsfria. Om begäranden av en registrerad dock är uppenbart ogrundade eller orimliga, särskilt på grund av deras repetitiva art, får den personuppgiftsansvarige antingen ta ut en rimlig avgift som täcker de administrativa kostnaderna för att tillhandahålla den information eller vidta den åtgärd som begärts, eller vägra att tillmötesgå begäran.

13.2 När kan jag kräva att mina uppgifter rättas?

Du har rätt att få felaktiga, inexakta, ofullständiga, föråldrade eller onödiga personuppgifter som vi lagrar, rättade eller kompletterade av oss.

13.3 När kan jag kräva att mina uppgifter raderas?

Du har rätt att under vissa förutsättningar få den personuppgiftsansvarige att radera personuppgifter som gäller dig utan onödigt dröjsmål. Den registrerade har inte rätt att få uppgifter raderade om uppgifterna måste behandlas för att uppfylla en rättslig förpliktelse, för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller för myndighetsutövning som hör till den personuppgiftsansvarige. I dessa fall raderas personuppgifterna först efter den tidsfrist som anges i lagen.

13.4 När kan jag kräva att behandlingen av mina uppgifter begränsas?

Om de uppgifter som samlats in om dig inte stämmer, kan du kräva att behandlingen av dina kunduppgifter begränsas tills det har kontrollerats om uppgifterna är korrekta.

13.5 Inlämning av klagomål

Du har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, om du upplever att behandlingen av personuppgifter strider mot dataskyddslagstiftningen. Du kan lämna in ett klagomål till dataombudsmannens byrå: www.tietosuoja.fi.