Tietosuojaseloste: Digitukipyyntö-lomakkeella tilattujen opastusten tilausrekisteri

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 3.10.2022

1. Rekisterinpitäjä

Espoon kaupunki

2. Rekisterin vastuuhenkilö

Asioinnin johtaja

info@espoo.fi

3. Rekisterin yhteyshenkilö

Asioinnin johtaja

info@espoo.fi

Puh. +358 9 81621 (vaihde)

4. Tietosuojavastaava

Espoon kaupungin tietosuojavastaava

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. +358 9 81621 (vaihde)

tietosuoja@espoo.fi

5. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on digituen opastuksen tilaamisen mahdollistaminen sähköpostitse sitä tarvitseville kuntalaisille. Henkilötiedot kerätään lomakkeelta ja niitä käytetään, kun otetaan yhteyttä digitukea toivoviin henkilöihin. 

Tilauksista ei kerätä pysyvää asiakasrekisteriä, vaan varaustiedot poistuvat rekisteristä sitä mukaa, kun opastusvaraus asiakkaan ja opastajan välillä on toteutunut tai viimeistään 3 kuukauden sisällä tästä. Henkilötietoja ei käytetä tilastointiin tai vastausten analysointiin.

6. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste?

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a -kohta: Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.

7. Mitä tietoja käsitellään?

Web-lomakkeessa vaaditaan henkilön nimi ja puhelinnumero jatkoyhteydenottoa varten. Vapaaehtoisesti voi myös lisätä oman sähköpostiosoitteen helpottamaan yhteydenottoa.

Toivotun opastuksen osalta tarvitaan myös tieto, missä kanavassa opastusta toivotaan ja onko oma laite käytössä.

8. Mistä tiedot saadaan?

Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään. Nimi ja puhelinnumero, opastuksen aihe sekä asiointikanava ovat weblomakkeessa pakollisia täytettäviä kenttiä.

9. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle?

Rekisterin henkilötietoja voidaan luovuttaa Espoo-infon suorille yhteistyökumppaneille asiakkaan luvalla digituen jatko-ohjausta varten.

Web-lomakkeen sekä sähköpostipalvelun tekninen tuottaja on Microsoft.

10. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Microsoftin tuottaman sähköpostipalvelun sähköpostien sekä Forms-kyselytyökalun tallennuspaikka on EU:n alueella. Microsoft operoi ja kehittää Office 365 -palveluita muualta kuin Euroopasta ja datan katsotaan siirtyvän EU-alueen ulkopuolelle, jos esimerkiksi ylläpitäjä ottaa etäyhteyden Yhdysvalloista Eurooppalaiseen konesaliin esimerkiksi vikatilanteen selvittämiseksi. Näissä olosuhteissa sovelletaan EU-mallilausekkeita.

11. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Tietoja on tarve säilyttää vain siihen asti, että tilattu opastus saadaan toteutettua opastajan ja opastettavan välillä. Rekisteriin kertyneet vanhat opastustilaukset poistetaan rekisteristä viimeistään kolmen kuukauden välein.

12. Miten tietoja suojataan?

Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä, kuten hävittämiseltä, muuttamiselta tai luovuttamiselta.

Lomakkeen ylläpitäjien käyttöoikeudet myönnetään vain varauksia käsitteleville henkilöille.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta

13.1 Miten voin tarkastaa tietoni?

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

13.2. Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

13.3 Milloin voin vaatia tietojeni poistamista

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole, jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

13.4 Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista?

Jos sinusta kerätyt tiedot eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

13.5 Valituksen tekeminen

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi.