Behandling av personuppgifter, AI-översättningstjänsten på webbplatsen Hello Espoo

Esbo stad använder allmänt taget personuppgifter för produktion, planering och utvärdering av verksamhet och tjänster samt för statistikföring. I denna tjänst är syftet med behandlingen av personuppgifter att testa en AI-översättningstjänst på Esbo stads webbplats Hello Espoo under perioden september 2025–augusti 2026. Av webbplatsen produceras versioner som användaren kan lyssna på och läsa på 13 olika språk med hjälp av ett ljud- och översättningsprogram som utnyttjar artificiell intelligens. 

Esbo stad ansvarar för det finsk- och svenskspråkiga innehållet på HelloEspoos webbplats. Tjänsteleverantör Voice Intuitive ansvarar för textöversättningar och röstfunktioner för språken i den artificiella intelligensens översättningstjänst som testas.

Tjänsten är tillgänglig och främjar flerspråkig kommunikation, integration och uträttande av ärenden. De uppgifter som sparas under användningen av maskinöversättningen, såsom användningen av text- och ljudfunktionen, behövs för att tjänsten ska kunna genomföras, testas och utvecklas samt för att användarupplevelsen ska kunna förbättras.

I samband med försöket genomförs en blankett för respons och felanmälan med Esbo stads Webropol-verktyg. De uppgifter som samlas in via blanketten för respons och felanmälan används för att utveckla tjänsten under försöket. Dina uppgifter behandlas i den här tjänsten på följande rättsliga grund/grunder:

• Grunden för behandlingen av personuppgifter i AI-översättningstjänsten är att utveckla stadens flerspråkiga kommunikation och uträttande av ärenden. Esbo stad följer 10 § i lagen om främjande av integration och artikel 6.1 e i EU: s allmänna dataskyddsförordning.
• Via blanketten för respons och felanmälan kan användarna ge respons bland annat på tjänstens tillgänglighet. (Lagen om tillhandahållande av digitala tjänster, https://finlex.fi/fi/lainsaadanto/2019/306?language=swe(extern länk, öppnas i ett nytt fönster))

Voice Intuitive Oy:s program behandlar informationen på webbplatsen och gör det möjligt att lyssna på eller läsa informationen på sidan, förutom på de ursprungliga språken som finns på sidan också på andra språk som valts ut för tjänsten.

Programmet behandlar följande uppgifter: tidpunkten för användningen av tjänsten, sidan som använts och domännamn (IP-adress). De sparade uppgifterna kan inte kopplas till en enskild användare.

Under försöket får vi uppgifter om användningen av tjänsten av leverantören (Voice Intuitive) och uppgifterna som anknyter till lämnande av respons sparas direkt i Esbo stads system.

Personuppgifterna lagras endast så länge det behövs med tanke på tjänsteproduktionen eller så länge lagstiftningen förpliktar till det. Uppgifter för den här tjänsten raderas enligt följande: Användarnas språkspecifika användaruppgifter, inklusive logguppgifter, raderas och förstörs i slutet av försöket från leverantörens tekniska miljö senast 31.8.2026.

Uppgifter som samlats in via blanketten för respons och felanmälan lagras i 30 dagar efter svaret och förstörs därefter.

Personuppgifterna behandlas av tjänsteinnehavare och andra anställda vid Esbo stad samt av aktörer som staden köper tjänster av eller med vilka staden genomför samarbetsprojekt. Till avtalsparter väljs endast sådana personuppgiftsbiträden som följer god praxis inom behandling av personuppgifter och som uppfyller kraven i dataskyddsförordningen. Kraven på att dataskyddet uppfylls säkerställs genom skriftliga avtal.

I denna tjänst anlitar staden följande utomstående aktörer: Voice Intuitive Oy

Uppgifter lämnas ut till myndigheter som begär dem i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. I denna tjänst lämnas uppgifter inte ut till andra myndigheter eller organisationer.

Uppgifter överförs inte utanför EU/EES-området.

EU:s allmänna dataskyddsförordning garanterar dina rättigheter i anslutning till behandlingen av dina personuppgifter. Du kan läsa mer om dina rättigheter och användningen av dem på Esbo stads webbplats.

Personuppgiftsansvarig är Esbo stad.

Om du har frågor eller önskar preciseringar om behandlingen av dina personuppgifter, kan du kontakta registrets kontaktperson:

Astrid Puumala-Thévenet, utvecklingschef, Internationella ärenden och invandring astrid.puumala@esbo.fi