Henkilötietojen käsittely Tekoälykäännöspalvelu HelloEspoo -verkkosivustolla

Henkilötietoja käytetään Espoossa yleisesti ottaen toiminnan ja palvelujen tuottamiseen, suunnitteluun ja arviontiin sekä tilastointiin. Tässä palvelussa käsittelyn tarkoituksena on tekoälykäännöspalvelun kokeileminen Espoon Hello Espoo -verkkosivustolla ajanjaksolla syyskuu 2025 - elokuu 2026. Sivustosta tuotetaan tekoälyä hyödyntävän ääni- ja käännösohjelmiston avulla kuunneltavat ja luettavat versiot useille kielille (13 kieltä). 

Espoon kaupunki vastaa HelloEspoon -sivujen suomen ja ruotsin kielen sisällöistä. Toimittaja Voice Intuitive vastaa kokeiltavana olevan tekoälykäännöspalvelun kielten tekstikäännöksistä ja äänitoiminnoista.

Palvelu on saavutettava ja edistää monikielistä viestintää, kotoutumista ja asiointia. Konekäännöksen käytön aikana tallennettavia tietoja, kuten teksti- ja äänitoiminnon käyttö, tarvitaan palvelun toteuttamiseen, testaamiseen, kehittämiseen ja käyttäjäkokemuksen parantamiseen. 

Kokeilun yhteydessä toteutetaan palaute- ja virheilmoituslomake Espoon kaupungin Webropol-työkalulla. Palaute-/ ja virheilmoituslomakkeen kautta kerättäviä tietoja käytetään palvelun kehittämiseen kokeilun aikana. 
 
Tietojasi käsitellään tässä palvelussa seuraavalla/seuraavilla oikeusperusteella:  

• Tekoälykäännöspalvelun osalta käsittelyn perusteena on kaupungin monikielisen viestinnän ja asioinnin kehittäminen. Espoon kaupunki toteuttaa Kotoutumisen edistämisen lain pykälää 10 § ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e-kohtaa.
• Palaute- ja virheilmoituslomakkeen kautta käyttäjät pystyvät antamaan palautetta mm. palvelun saavutettavuudesta. (Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta, https://finlex.fi/fi/lainsaadanto/2019/306(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan)) 

Verkkosivulla oleva Voice Intuitive Oy:n ohjelmisto käsittelee verkkosivulla olevaa tietoa mahdollistaen sivulla olevan tiedon kuuntelun tai lukemisen sivun alkuperäisten kielten lisäksi myös muilla palveluun valituilla kielillä. 

Ohjelmisto käsittelee seuraavia asioita: palvelun käytön ajankohta, käytetty sivu ja verkkotunnus (IP-osoite). Tallennettuja tietoja ei voida yhdistää yksittäisiin käyttäjiin. 

Saamme kokeilun aikana palvelun käyttöä koskevat tiedot toimittajalta (Voice Intuitive) ja palautteen antoon liittyvät tiedot tallentuvat suoraan Espoon järjestelmään. 

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on palvelun tuottamisen kannalta tarpeen tai lainsäädäntö sitä velvoittaa. Tämän palvelun kohdalla tietoja poistetaan seuraavasti: 
 
Palvelun käyttäjien kielikohtaiset käyttötiedot, mukaan lukien lokitiedot poistetaan ja tuhotaan, toimittajan teknisestä ympäristöstä kokeilun päätteeksi 31.8.2026 mennessä.  

Palaute- ja virheilmoituslomakkeen kautta kerättyjä tietoja säilytetään 30 päivää vastauksesta ja sen jälkeen ne tuhotaan. 

Henkilötietoja käsittelevät Espoon kaupungin virkamiehet ja työntekijät, sekä sellaiset Espoon kaupungin ulkopuoliset toimijat, joilta Espoo ostaa palveluja tai joiden kanssa Espoo toteuttaa erilaisia yhteistyöprojekteja. Valitsemme sopimuskumppaneiksemme vain sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka noudattavat hyvää henkilötietojen käsittelytapaa ja täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Tietosuojaan liittyvät vaatimusten täyttäminen varmistetaan kirjallisin sopimuksin. 

Tässä palvelussa käytämme seuraavanlaisia ulkopuolisia toimijoita: Voice Intuitive Oy 

Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tässä palvelussa tietoja ei luovuteta muille viranomaisille tai organisaatioille.   

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.   

EU:n yleinen tietosuoja-asetus takaa sinulle erilaisia oikeuksia liittyen henkilötietojesi käsittelyyn. Voit tutustua oikeuksiisi ja niiden käyttämiseen Espoon verkkosivuilla Tietosuoja | Espoon kaupunki. 

Rekisterinpitäjä on Espoon kaupunki. 

Mikäli sinulla on kysymyksiä tai toivot tarkennuksia henkilötiedon käsittelyyn, voit olla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöön:
Astrid Puumala-Thévenet, kehittämispäällikkö, Kansainvälisyys ja maahanmuutto  
astrid.puumala@espoo.fi