Dataskyddsbeskrivning, behandling av personuppgifter: tillstånd för fotografering och publicering som kräver samtycke inom sektorn för fostran och lärande

Publicerad: 11.3.2025

När uppgifterna används för verksamhetsenhetens eget bruk är Esbo stad personuppgiftsansvarig. När uppgifterna används för Esbo stads kommunikation är Esbo stad personuppgiftsansvarig. Om bilder publiceras i stadens kanaler i sociala medier, är också organisationen som äger kanalen i fråga personuppgiftsansvarig.

När det gäller medierna är den personuppgiftsansvarige medierna i fråga.

Den ansvariga personen inom verksamhetsenhetens egen användning är ledaren för verksamhetsenheten.

Sektorns ledning ansvarar för verksamhetsstyrningssystemen inom undervisningen och småbarnspedagogiken samt för kommunikationen inom Esbo stads sektor för fostran och lärande.

I verksamhetsenhetens eget bruk är kontaktpersonen rektorn/skolföreståndaren/ledaren inom småbarnspedagogik/chefen för lokala ungdomstjänster.

I fråga om Esbo stads kommunikation är kontaktpersonerna:

Finsk småbarnspedagogik, kommunikationsexpert Mia-Marisa Ranta

Finsk grundläggande utbildning, kommunikationsexpert Netta Huuskonen

Finsk gymnasieutbildning, kommunikationsexpert Kirsi Suni

Svenska bildningstjänster, kommunikationsexpert Lena Hinkkanen

Ungdomstjänster, kommunikationsexpert Emil Jokipelto

fornamn.efternamn@esbo.fi

Primus-administration: primusyllapito@espoo.fi

eVaka-administration: evaka@espoo.fi

Esbo stads dataskyddsombud

Helena Niemi

Adress: PB 12, 02070 Esbo stad

Tfn +358 9 816 21 (växel)

E-post: tietosuoja@espoo.fi

Med tillstånd för fotografering tillfrågas studerande och elevernas vårdnadshavare om tillstånd till följande:

1. Egen användning inom verksamhetsenheten, såsom daghem, skola, läroanstalt eller ungdomslokal:
   1. Användning av bildinspelningar och arbeten av barn eller unga för verksamhetsenhetens eget bruk, de ställs till exempel fram i verksamhetsenheten, i en sluten digital miljö eller vid evenemang som enheten ordnar. Användning av bildinspelningar och arbeten som skapats av barn eller unga som en del av personalens studiebedömning.
   2. Användning av bildinspelningar och arbeten av barn eller unga i verksamhetsenhetens egna kanaler i sociala medier.
2. Esbo stads kommunikation:
   1. Användning av bildinspelningar och arbeten av barn eller unga i Esbo stads kommunikation: på stadens webbplats esbo.fi, i sociala medier, i trycksaker och i digitala publikationer. Arbetena kan vara till exempel bilder på arbeten som gjorts av barnet, eleven eller den studerande, såsom teckningar och pysselverk.
   2. Medier: Fotografering och intervjuer av barn eller unga.
   3. I kommunikation som utförs tillsammans med partner och som berör Esbo stad, till exempel inom rekrytering.

Av barnets vårdnadshavare eller den unga kan dessutom vid behov begäras tillstånd till fotografering/inspelning eller publicering från fall till fall, varvid syftet med behandlingen och behandlingssätten beskrivs separat vid begäran om tillstånd. Det är frivilligt att ge tillstånd, och att tillstånd inte ges påverkar inte tjänsten eller undervisningen.

Behandlingsgrunden är en vårdnadshavares/studerandes samtycke (artikel 6.1 a i EU:s allmänna dataskyddsförordning).

En vårdnadshavare/studerande har rätt att när som helst återkalla sitt samtycke. Återkallandet av samtycket påverkar inte lagenligheten av den behandling som lovligen har utförts före återkallelsen.

Medier

Med en vårdnadshavares/studerandes samtycke kan medier fotografera, spela in och intervjua ett barn/en elev/en studerande. Den personuppgiftsansvarige för materialet är medierna i fråga, och behandlingen grundar sig då på journalistiska ändamål (artikel 85 i EU:s allmänna dataskyddsförordning och 27 § i dataskyddslagen). Eftersom materialet ägs av medierna kan staden till exempel inte bestämma hur länge uppgifterna lagras.

Fotograferingstillstånd

I själva fotograferingstillståndet ingår namnet på barnet/den unga och vårdnadshavaren.

Vårdnadshavaren eller den studerande kan när som helst ändra sitt tillstånd, och det uppdaterade tillståndet beaktas nästa gång när det till exempel tas bilder vid verksamhetsenheten.

I tillståndsblanketterna inom småbarnspedagogiken behandlas följande uppgifter:

Standardmedietillstånd som begärs endast en gång och medietillstånd för särskilda situationer som begärs skilt varje gång. Det finns också ett separat fotograferings- och intervjutillstånd som begärs skilt varje gång.

Barnets namn och namnet på enheten för småbarnspedagogik

Samtycke begärs till:

1. Användning av publikationer och inspelningar som barnet själv gjort i olika tjänster
2. Användning av mediealster som föreställer barnet i olika tjänster
3. Samtycke till användning av Teams inom gruppen inom småbarnspedagogik

Tillstånd för andra möjliga användningsändamål begärs separat från fall till fall.

Innehållet i tillståndsblanketten för skolor:

Samtycke begärs till

1. Bilder på eleven och elevens arbeten i skolans lokaler och evenemang
2. Bilder på eleven och elevens arbeten på skolans och stadens webbplats eller kanaler i sociala medier
3. Fotografering eller intervju av eleven för medier
4. Användning av elevens skolbild i Wilma/Primus

Innehållet i tillståndsblanketten för ungdomstjänster:

Samtycke begärs till

1. Bilder på den unga och den ungas arbeten i ungdomslokalen och på ungdomslokalens evenemang
2. Bilder på den unga och den ungas arbeten på skolans och stadens webbplats eller kanaler i sociala medier
3. Fotografering eller intervju av den unga för medier

Publiceringstillstånd fås av vårdnadshavaren eller den unga. Den unga kan själv ge sitt samtycke efter att hen fyllt 15 år.

Uppgifterna kan behandlas av Esbo stads tjänsteproducenter på Esbo stads vägnar. Om uppgifterna lagras i en digital miljö, är tjänsteproducenten den tekniska tjänsteproducenten i miljön. Om uppgifterna läggs ut på verksamhetsenhetens webbplats eller på stadens webbplats, är personuppgiftsbiträdet den som ansvarar för webbplatsen i fråga.

Esbo stads kommunikation lagrar materialet i stadens materialbank, vars uppgifter finns på Granos server i Finland.

Det finns en separat dataskyddsbeskrivning för databanken.

(Dataskyddsbeskrivning, Esbo stads databank).

Om uppgifter publiceras i sociala medier, lämnas uppgifterna ut till tjänsten i fråga. Kanalerna i sociala medier behandlar tjänstens innehåll, till exempel bilder och videor, i enlighet med sina egna villkor. Villkoren för tjänsten finns på webbplatsen för varje tjänst. Till exempel:

– Facebook https://fi-fi.facebook.com/privacy/explanation(extern länk, öppnas i ett nytt fönster)

– Instagram https://help.instagram.com/519522125107875(extern länk, öppnas i ett nytt fönster)

– Threads https://help.instagram.com/515230437301944(extern länk, öppnas i ett nytt fönster)

– YouTube https://policies.google.com/privacy?hl=fi(extern länk, öppnas i ett nytt fönster)

Om medierna fotograferar eller intervjuar ett barn eller en ung person, lämnas uppgiften ut till medierna i fråga, som ser till att uppgifterna förvaras och lagras.

Stadens fotograferingstillstånd finns i tjänsten Wilma, eVaka, SharePoint eller på papper i ett låst utrymme vid verksamhetsenheten i fråga bland övriga pappershandlingar som gäller barnet/den unga.

Observera att stadens kommunikation och medier publicerar material i källor som är offentligt tillgängliga.

Användning av bilder och inspelningar vid verksamhetsenheterna

Digitaliserat material delas ut till vårdnadshavarna via eVakas sida för pedagogisk dokumentation. Bilder och mediealster kan också delas till vårdnadshavare via personalens Microsoft 365-konto i en molntjänst. Vårdnadshavaren får en länk till materialet till sin e-post. I förskoleundervisningen används dessutom ett Google Workspace-konto. Via molntjänsten kan man dela producerat material till vårdnadshavare och barn. Material där även andra barn kan identifieras får delas ut endast med samtycke av vårdnadshavarna för barnen i fråga.

Vid läroanstalterna behandlas bildmaterial till exempel i läroanstaltens slutna digitala miljöer. Till eget bruk hör dessutom evenemang som ordnas av läroanstalten, såsom föräldramöten och offentliga evenemang, där man presenterar barnens arbeten och inspelningar av dem, såsom verk inom bildkonst och texter.

I egenskap av personuppgiftsansvarig använder staden i sin verksamhet personuppgiftsbiträden (tjänsteproducenter). Personuppgiftsbiträdena får överföra registeruppgifter till länder utanför EU eller EES-området endast om överföringen uppfyller de krav som ställs på den i lagstiftningen och om överföringen och de lämpliga skyddsåtgärderna har avtalats om i ett avtal mellan den personuppgiftsansvarige och personuppgiftsbiträdet på det sätt som förutsätts i dataskyddslagstiftningen.

En tjänst i sociala medier i egenskap av personuppgiftsansvarig behandlar uppgifterna i enlighet med sina egna villkor.

Till exempel Facebook, Instagram och Youtube nämner att uppgifter överförs till länder utanför EU/EES-området. Dataöverföringen regleras av EU:s allmänna dataskyddsförordning. När uppgifterna finns hos medierna, kan staden inte ta ställning till överföringen av uppgifterna.

Vid lagring och förstöring av uppgifter iakttas Esbo stads informationsstyrningsplan samt Riksarkivets gällande bestämmelser och föreskrifter.

I kommunikationens databank används fotografier och videor i cirka fem år. Efter detta arkiveras materialet i databanken och publiceras inte på nytt. (Läs mer i dataskyddsbeskrivningen för databanken).

När medierna behandlar uppgifterna kan Esbo stad inte ta ställning till lagringen av uppgifterna.

I dataskyddslagstiftningen garanteras den registrerade olika rättigheter vid behandlingen av personuppgifter. En begäran som gäller den registrerades rättigheter kan skickas till stadens dataskyddsombud eller till kontaktpersonen för registret, se kontaktuppgifterna ovan.

Den personuppgiftsansvarige kan vid behov begära att den registrerade lämnar ytterligare uppgifter för genomförande av begäran.

Den personuppgiftsansvarige ska besvara begäran om den registrerades rättigheter utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad från mottagandet av begäran. Denna period kan vid behov förlängas med ytterligare två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och antalet inkomna begäranden.

Om den personuppgiftsansvarige inte vidtar åtgärder på den registrerades begäran, ska den personuppgiftsansvarige utan dröjsmål och senast en månad efter att ha mottagit begäran informera den registrerade om orsaken till att åtgärder inte vidtagits och om möjligheten att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet samt begära rättslig prövning.

Begäranden av en registrerad och de åtgärder som hänför sig till dem är i regel avgiftsfria. Om begäranden av en registrerad dock är uppenbart ogrundade eller orimliga, särskilt på grund av deras repetitiva art, får den personuppgiftsansvarige antingen ta ut en rimlig avgift som täcker de administrativa kostnaderna för att tillhandahålla den information eller vidta den åtgärd som begärts, eller vägra att tillmötesgå begäran.

Den registrerade har rätt att få en bekräftelse av den personuppgiftsansvarige om att denne behandlar personuppgifter som gäller den registrerade, samt rätt att få tillgång till uppgifter och få en kopia av dem. Utlämnandet av uppgifter får dock inte inverka skadligt på andras friheter och rättigheter.

Den registrerade har rätt att kräva att den personuppgiftsansvarige utan onödigt dröjsmål korrigerar felaktiga personuppgifter som berör den registrerade. Dessutom har den registrerade rätt att få ofullständiga personuppgifter kompletterade med beaktande av de ändamål för vilka personuppgifterna behandlades.

Den registrerade har under vissa förutsättningar rätt att be den personuppgiftsansvarige radera personuppgifter som gäller den registrerade. Om till exempel behandlingen av personuppgifter har grundat sig på samtycke och den registrerade återkallar sitt samtycke och det inte finns någon annan laglig grund för behandlingen, har den registrerade rätt att få sina uppgifter raderade. Den registrerade har dock inte rätt att få uppgifter raderade om personuppgifterna måste behandlas för att uppfylla en rättslig förpliktelse, för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller för myndighetsutövning som hör till den personuppgiftsansvarige.

Den registrerade har rätt att begära att behandlingen av hens personuppgifter begränsas i vissa situationer. Rätten gäller till exempel om den registrerade bestrider att hens personuppgifter är korrekta, varvid behandlingen begränsas till en tid under vilken den personuppgiftsansvarige kan se till att uppgifterna är korrekta. Rätten är tillämplig också om den registrerade har motsatt sig behandlingen av personuppgifter i väntan på svar om huruvida den personuppgiftsansvariges legitima grunder åsidosätter den registrerades grunder.

Den registrerade har, av skäl som hänför sig till hens specifika situation, rätt att när som helst göra invändningar mot behandling av hens personuppgifter, då behandlingen grundar sig på utförandet av en uppgift som gäller ett allmänt intresse eller som är ett led i myndighetsutövning som utförs av den personuppgiftsansvarige. I detta fall får den personuppgiftsansvarige fortsätta behandlingen av personuppgifter endast om den personuppgiftsansvarige visar att det finns ett väsentligt och välgrundat skäl för behandlingen. Behandlingen får också fortsätta om behandlingen är nödvändig för att upprätta, framställa eller försvara ett rättsyrkande.

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, om hen anser att behandlingen av personuppgifter som gäller hen strider mot dataskyddslagstiftningen. Den registrerade kan lämna in ett klagomål till dataombudsmannens byrå: www.tietosuoja.fi(extern länk, öppnas i ett nytt fönster).