Tietosuojaseloste Henkilötietojen käsittely: suostumusta edellyttävät kuvaus- ja julkaisuluvat kasvun ja oppimisen toimialalla

Julkaistu: 11.3.2025

Kun tietoja käytetään toimintayksikön omaan käyttöön, rekisterinpitäjä on Espoon kaupunki. Kun tietoja käytetään Espoon kaupungin viestinnän tarkoituksiin, rekisterinpitäjänä on Espoon kaupunki. Jos kuvia julkaistaan kaupungin sosiaalisen median kanavissa, rekisterinpitäjänä toimii myös kyseisen sosiaalisen median kanavan omistava organisaatio.

Tiedotusvälineiden osalta rekisterinpitäjä on ko. tiedotusväline.

Toimintayksikön omassa käytössä vastuuhenkilö on toimintayksikön johtaja.

Espoon kaupungin kasvun ja oppimisen toimialan opetuksen ja varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmistä sekä viestinnästä vastaa kasvun ja oppimisen toimialan johto.

Toimintayksikön omassa käytössä yhteyshenkilö on rehtori / koulunjohtaja / varhaiskasvatusyksikön johtaja / Alueellisten nuorisopalveluiden päällikkö.

Espoon kaupungin viestinnän osalta yhteyshenkilöt ovat

Suomenkielinen varhaiskasvatus, viestintäasiantuntija Mia-Marisa Ranta

Suomenkielinen perusopetus, viestintäasiantuntija Netta Huuskonen

Suomenkielinen lukio-opetus, viestintäasiantuntija Kirsi Suni

Svenska Bildningstjänster, viestintäasiantuntija Lena Hinkkanen

Nuorisopalvelut, viestintäasiantuntija Emil Jokipelto

etunimi.sukunimi@espoo.fi

Primus-ylläpito: primusyllapito@espoo.fi

eVaka-ylläpito: evaka@espoo.fi

Espoon kaupungin tietosuojavastaava

Helena Niemi

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. +358 9 81621 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

Kuvausluvalla lasten ja nuorten huoltajilta ja opiskelijoilta kysytään lupaa seuraaviin asioihin:

1. Toimintayksikön, kuten päiväkodin, koulun, oppilaitoksen tai nuorisotilan oma käyttö:
   1. Lapsesta / nuoresta otettujen kuvatallenteiden sekä töiden käyttämiseen toimintayksikön omassa käytössä, esimerkiksi laittaminen esille toimintayksikön suljettuun sähköiseen ympäristöön tai esittämiseen toimintayksikön järjestämissä tilaisuuksissa ja tiloissa. Kuvatallenteita ja lapsen/nuoren luomia töitä saatetaan käyttää osana henkilöstön opintojen arviointia.
   2. Lapsesta / nuoresta otettujen kuvatallenteiden sekä töiden käyttämiseen toimintayksikön omassa somenkanavassa
2. Espoon kaupungin viestintä:
   1. Lapsesta / nuoresta otettujen kuvatallenteiden sekä töiden käyttämiseen Espoon kaupungin viestinnässä: kaupungin verkkosivut espoo.fi, sosiaalisen median kanavat, painotuotteet ja sähköiset julkaisut. Työt voivat olla mm. kuvia lapsen/oppilaan/opiskelijan tekemistä töistä kuten piirustuksista ja askarteluista.
   2. Tiedotusvälineet/Media: Tiedotusvälineiden kuvaamiseen ja haastatteluihin lapsesta/nuoresta.
   3. Yhteiskumppanien kanssa toteutettavassa, Espoon kaupunkia koskevassa viestinnässä, kuten rekrytoinnissa.

Lapsen huoltajalta tai nuorelta voidaan kysyä lisäksi tarvittaessa tapauskohtaista kuvaus- tai julkaisulupaa, jolloin käsittelyn tarkoitus ja käsittelytavat selostetaan erikseen lupaa kysyttäessä. Luvan antaminen on vapaaehtoista, ja sen antamatta jättäminen ei vaikuta annettuun palveluun / opetukseen.

Käsittelyperusteena on huoltajan/opiskelijan suostumus (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta).

Huoltajalla/opiskelijalla on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruutusta luvallisesti suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Tiedotusvälineet

Huoltajan/opiskelijan suostumuksella tiedotusvälineet voivat kuvata ja haastatella lasta/oppilasta/opiskelijaa. Materiaalin rekisterinpitäjä on ko. tiedotusväline, ja käsittely perustuu tällöin journalistisiin tarkoituksiin (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 85 artikla ja tietosuojalain 27 §) Koska materiaali on tiedotusvälineen omistuksessa, kaupunki ei voi määrätä esimerkiksi, kuinka kauan tietoa säilytetään.

Kuvauslupa

Kuvauslupa itsessään sisältää lapsen/nuoren nimen ja huoltajan nimen.

Huoltaja tai opiskelija voi muokata antamaansa lupaa milloin tahansa, ja päivitetty lupa huomioidaan seuraavan kerran esimerkiksi, kun otetaan kuvia toimintayksikössä.

Varhaiskasvatuksen lupalomakkeissa käsitellään seuraavia tietoja:

Perusmuotoinen medialupa, joka pyydetään vain kerran sekä erityistilanteisiin tarkoitettu medialupa, joka pyydetään joka kerta erikseen. Käytössä on myös erillinen kuvaus- ja haastattelulupa, joka pyydetään erikseen joka kerta.

Lapsen nimi ja varhaiskasvatusyksikön nimi

Suostumusta pyydetään:

1. Lapsen itsensä tekemiin julkaisuihin ja tallenteisiin eri palveluissa
2. Lapsesta otettuihin mediatuotoksiin eri palveluissa
3. Suostumus varhaiskasvatusryhmän Teams-käyttöön

Muihin mahdollisiin käyttötarkoituksiin pyydetään lupa erikseen tapauskohtaisesti.

Koulujen lupalomakkeen sisältö:

Suostumusta pyydetään

1. Oppilaan kuvat ja työt koulun tiloissa ja tilaisuuksissa
2. Oppilaan kuvat ja työt koulun ja kaupungin verkkosivuilla tai sosiaalisessa mediassa
3. Oppilaan kuvaaminen tai haastattelu mediaan
4. Oppilaan koulukuvan käyttö Wilma/Primus-järjestelmässä

Nuorisopalvelujen lupalomakkeen sisältö:

Suostumusta pyydetään

1. Nuoren kuvat ja työt nuorisotilan tiloissa ja tilaisuuksissa
2. Nuoren kuvat ja työt nuorisotilan ja kaupungin verkkosivuilla tai sosiaalisessa mediassa
3. Nuoren kuvaaminen tai haastattelu mediaan

Julkaisuluvat saadaan huoltajalta tai nuorelta. Nuori voi antaa suostumuksen itse 15 vuotta täytettyään.

Tietoja voivat käsitellä Espoon kaupungin puolesta Espoon palveluntuottajat. Jos tiedot tallennetaan sähköiseen ympäristöön, palveluntuottajana on ympäristön tekninen palveluntuottaja. Jos tiedot laitetaan toimintayksikön omille tai kaupungin internet-sivuille, henkilötietojen käsittelijänä toimii ko. sivuston ylläpitäjä.

Espoon kaupungin viestintä tallentaa materiaalin kaupungin aineistopankkiin, jonka tiedot ovat Granon-palvelimella Suomessa.

Aineistopankista on olemassa erillinen tietosuojaseloste.

(Tietosuojaseloste Espoon kaupungin aineistopankki).

Jos tietoja julkaistaan sosiaalisen median palveluissa, tieto luovutetaan ko. sosiaalisen median palvelulle. Sosiaalisen median kanavat käsittelevät palvelun sisältöä, esim. kuvia ja videoita, omien ehtojensa mukaisesti. Palvelun ehdot löytyvät kunkin palvelun Internet-sivuilta. Esimerkiksi:

- Facebook https://fi-fi.facebook.com/privacy/explanation(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan)

- Instagram https://help.instagram.com/519522125107875(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan)

- Threads https://help.instagram.com/515230437301944(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan)

- YouTube https://policies.google.com/privacy?hl=fi(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan)

Jos tiedotusväline kuvaa tai haastattelee lasta/nuorta, tieto luovutetaan ko. Tiedotusvälineelle, joka huolehtii tietojen säilyttämisestä ja tallentamisesta.

Kaupungin kuvausluvat ovat Wilma-palvelussa, e-Vakassa, Sharepointissa tai paperisena lukitussa tilassa kyseisessä toimintayksikössä osana lapsen/nuoren muita paperisia asiakirjoja. 

Huomioi, että kaupungin viestintä ja tiedotusvälineet julkaisevat materiaaleja julkisesti nähtävillä olevissa lähteissä.

Kuvien ja tallenteiden käyttö toimintayksiköissä

Digitoituja materiaaleja jaetaan huoltajille eVakan pedagogisen dokumentoinnin osion kautta. Kuvia ja mediatuotoksia voidaan jakaa huoltajille myös ryhmän henkilökunnan Microsoft 365-tilin pilvipalvelun kautta. Huoltaja saa sähköpostiinsa linkin materiaaliin. Esiopetuksessa on käytössä lisäksi Google Workspace tili, jonka pilvipalvelun kautta voidaan jakaa tuotettuja materiaaleja huoltajille ja lapsille. Materiaalia, josta on tunnistettavissa myös muita lapsia, voidaan jakaa ainoastaan kyseessä olevien lasten huoltajien suostumuksella.

Oppilaitoksissa kuvamateriaalia käsitellään esim. oppilaitoksen suljetuissa sähköisissä ympäristöissä. Lisäksi omaa käyttöä on oppilaitoksen järjestämät tapahtumat, kuten vanhempainillat ja julkiset tapahtumat, joissa on esillä lapsen tekemiä töitä ja niiden tallenteita, kuten kuvaamataidon töitä tai kirjoituksia.

Kaupunki rekisterinpitäjänä käyttää toiminnassaan henkilötietojen käsittelijöitä (palveluntuottajat). Käsittelijät voivat siirtää rekisterin tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle vain, jos siirto täyttää sille lainsäädännössä asetetut vaatimukset ja jos siirrosta sekä asianmukaisista suojakeinoista on sovittu rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän välisessä sopimuksessa tietosuojalainsäädännössä edellytetyllä tavalla.

Sosiaalisen median palvelu rekisterinpitäjänä käsittelee tietoja omien ehtojensa mukaisesti.

Esimerkiksi Facebook, Instagram ja YouTube mainitsevat tiedon siirtymisestä EU-/ETAalueen ulkopuolelle. Tiedonsiirtoa sääntelee EU:n yleinen tietosuoja-asetus. Kun tiedot ovat medialla, kaupunki ei voi ottaa kantaa tietojen siirtoon.

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan Espoon kaupungin tiedonohjaussuunnitelmaa sekä Kansallisarkiston kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä.

Kaupungin viestinnän aineistopankissa valokuvia ja videoita käytetään noin viiden vuoden ajan. Tämän ajan jälkeen aineisto arkistoidaan aineistopankissa eikä sitä enää uudelleen julkaista. (lue lisää Aineistopankin tietosuojaselosteesta).

Kun tiedotusväline käsittelee tietoja, Espoo ei voi ottaa kantaa tietojen säilytykseen.

Tietosuojalainsäädäntö takaa rekisteröidylle erilaisia oikeuksia henkilötietojen käsittelyssä. Rekisteröidyn oikeuksia koskevan pyynnön voi esittää yllä mainittuja yhteystietoja käyttäen kaupungin tietosuojavastaavalle tai rekisterin yhteyshenkilölle.

Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä toimittamaan lisätietoja pyynnön toteuttamiseksi.

Rekisterinpitäjän on vastattava rekisteröidyn oikeuksia koskevaan pyyntöön ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat lähtökohtaisesti maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, sekä oikeus saada tutustua tietoihin ja saada jäljennös tiedoista. Tietojen antaminen ei kuitenkaan saa vaikuttaa haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat virheelliset henkilötiedot. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä ottaen huomioon tarkoitukset, joihin henkilötietoja käsiteltiin.

Rekisteröidyllä on tietyin edellytyksin oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan häntä koskevat henkilötiedot. Esimerkiksi jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen ja rekisteröity peruuttaa suostumuksensa, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta, on rekisteröidyllä oikeus saada tietonsa poistetuksi. Oikeutta tietojen poistamiseen ei kuitenkaan ole, jos henkilötietojen käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa. Oikeus tulee kyseeseen esimerkiksi, jos rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden. Oikeus tulee sovellettavaksi myös, jos rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, kun käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen. Tässä tapauksessa rekisterinpitäjä voi jatkaa henkilötietojen käsittelyä vain, jos rekisterinpitäjä osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy. Käsittelyä saa jatkaa myös, jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittely on tietosuojalainsäädännön vastaista. Rekisteröity voi tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan).

Muutoshistoria: -