Dataskyddsbeskrivning, behandling av personuppgifter, personregister för ordnande av eftermiddagsverksamhet

Datum för publicering av dataskyddsbeskrivningen: 9.8.2024 (uppdaterad 25.5.2026)

Esbo stad använder allmänt taget personuppgifter för produktion, planering och utvärdering av verksamhet och tjänster samt för statistikföring. I denna tjänst ordnas eftermiddagsverksamhet både inom resultatenheten för finsk grundläggande utbildning och inom Svenska bildningstjänster i Esbo. För att producera tjänsten är det nödvändigt att behandla personuppgifter. Tjänsten ordnas som stadens egen verksamhet, som köpt tjänst eller genom att bevilja understöd till tjänsteproducenter.

Staden beslutar om intagning av en elev i eftermiddagsverksamhet och tar ut en kundavgift för verksamheten samt beslutar om avgiftslättnader för eftermiddagsverksamheten. 

Dina uppgifter behandlas i den här tjänsten på följande rättsliga grund/grunder:

För att fullgöra den personuppgiftsansvariges lagstadgade skyldigheter. Eftermiddagsverksamhet ordnas enligt 8 a kap. i lagen om grundläggande utbildning (628/1998).

Behandlingen av personbeteckningar grundar sig på 29 § 1 och 2 mom. i dataskyddslagen (1050/2018). För skötseln av de lagstadgade uppgifterna är det viktigt att den registrerade och hens personuppgifter på ett entydigt sätt skiljs åt från de andra registrerade och deras personuppgifter. 

Skolans personal ser via elevadministrationssystemet Primus om skolans elever deltar i eftermiddagsverksamhet samt tjänsteproducenten och verksamhetstiden. Personalen behandlar personuppgifter endast på basis av sina arbetsuppgifter. Största delen av platsansökningarna för eftermiddagsverksamhet lämnas in digitalt via Wilma, men ansökan kan också lämnas in på papper. I ansökan kan vårdnadshavaren bestämma om beslutet skickas via Wilma eller per brev.

Vårdnadshavarna skickar uppgifterna för ansökan till eftermiddagsverksamhet via Wilma eller på en pappersblankett. Vårdnadshavarna meddelar om eventuella ändringar antingen via Wilma eller per e-post.

Uppgifterna för efterskänkning eller sänkning av kundavgiften fås i första hand från en digital ansökan via portalen OmaEspoo. En separat pappersblankett finns på Esbo stads webbplats eller fås på begäran.

Ur elevregistret i elevadministrationssystemet Primus fås basuppgifter om eleven och vårdnadshavaren samt vid behov uppgifter om beslut om stöd för lärande och skolgång (20 f § i lagen om grundläggande utbildning (628/1998)), när platsbeslut bereds i fråga om ansökningar som gäller elever i årskurserna 3–9.

Vårdnadshavarna fyller i blanketten för uppgifter om barnet, som skickas direkt till eftermiddagsverksamhetens tjänsteproducent. Tjänsteproducenten förvarar och arkiverar blanketterna i enlighet med stadens anvisningar. Om tjänsteproducenten lägger ner sin verksamhet, överförs blanketterna till stadens arkiv. 

För produktionen av tjänsten är det nödvändigt att behandla följande uppgifter som beskrivs noggrannare nedan.

Uppgifter som eftermiddagsverksamheten fått från ansökan:

• uppgifter om barnet: namn, personbeteckning, adress
• uppgifter om vårdnadshavaren: namn, personbeteckning, adress, telefonnummer, e-postadress
• skola eller tjänsteproducent som ordnar eftermiddagsverksamheten
• skolans namn och årskurs
• verksamhetstid

Personbeteckningen behövs för faktureringen. 

Beslut om intagning till eftermiddagsverksamhet:

• intagning till verksamheten och platsen där eftermiddagsverksamheten ordnas
• verksamhetstid (heltid/deltid)
• kundavgiftens storlek

Blanketten Tietoja lapsesta (uppgifter om barnet), som finns tillgänglig för tjänsteproducenter inom eftermiddagsverksamheten på Esbo stads webbplats:

• barnets namn, adress
• vårdnadshavarnas kontaktuppgifter
• verksamhetstid
• uppgifter om hur barnet tar sig till och från eftermiddagsverksamheten
• barnets eventuella allergier, specialdieter eller medicinering under eftermiddagsverksamheten
• andra uppgifter om barnet som ska beaktas i eftermiddagsverksamheten
• samtycke till förmedling av information

Länk till webbplatsen för finsk grundläggande utbildning, välj blanketten Tietoja lapsesta: Opetuksen lomakkeet. I eftermiddagsverksamhet som ordnas av Svenska bildningstjänster fås blanketten av eftermiddagsverksamhetens tjänsteproducent.

Efterskänkning eller sänkning av kundavgiften:

Relevanta inkomst- och familjerelaterade uppgifter fås från kundens ansökan om efterskänkning eller sänkning av avgiften för eftermiddagsverksamhet (48 f § 2 mom. i lagen om grundläggande utbildning (628/1998)). 

Ansökan om efterskänkning eller sänkning av kundavgiften görs genom en digital ansökan, i första hand via Esbo stads portal OmaEspoo. En separat pappersblankett finns på Esbo stads webbplats eller fås på begäran.

Vid beredningen av beslut om efterskänkning eller sänkning av avgiften för eftermiddagsverksamheten kan Esbo stads tjänsteinnehavare i Folkpensionsanstaltens system Kelmu kontrollera uppgifter om Folkpensionsanstaltens förmåner som kunden meddelat och som inverkar på beslutet. I registret antecknas också om kunden har rätt till efterskänkning på någon annan grund. Vid behov kontrolleras uppgifterna hos Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata eller i Trimble Locus Cloud.  

Ansökningsblankettens innehåll:

• vårdnadshavarnas personuppgifter, arbets- och/eller studiesituation.
• personuppgifter om barn som bor i samma hushåll som vårdnadshavaren; barnets namn, personbeteckning, adress, skola, årskurs. På blanketten frågas dessutom när man önskar att förmånen börjar och slutar samt antalet övriga barn under 18 år i familjen.
• personuppgifter om maken/makan som bor i samma hushåll som vårdnadshavaren; namn, adress, e-postadress, telefonnummer, uppgift om huruvida personen arbetar, är företagare eller arbetslös, personens studiesituation. På blanketten frågas dessutom om den andra vårdnadshavarens/makens/makans inkomster för utredning av beviljande av efterskänkning/sänkning av avgiften. 

Beslut om efterskänkning eller sänkning av kundavgiften:

• barnets namn, adress, plats för eftermiddagsverksamhet
• kundavgiftens storlek

I ansökningen på webben kan besluten läsas i portalen OmaEspoo. Kunden kan utöver det digitala beslutet också begära att få beslutet per post.

Vi får identifieringsuppgifter, namn och personbeteckningar via tjänsten Suomi.fi, som förvaltas av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata.  

Personuppgifterna lagras endast så länge det behövs med tanke på tjänsteproduktionen eller så länge lagen förpliktar till det.

Vid lagring och förstöring av uppgifter iakttas Esbo stads informationsstyrningsplan samt Riksarkivets gällande bestämmelser och föreskrifter. 

Uppgifter i den här tjänsten raderas enligt följande:

Ansökningar, beslut, närvarolistor samt ansökningar och beslut om sänkning eller efterskänkning av kundavgifter lagras i tio år. Blanketten för uppgifter om barnet lagras av tjänsteproducenterna under den tid den är i kraft och två år efter det. Om tjänsteproducenten lägger ner sin verksamhet, ska hen lämna blanketterna till stadens arkiv. 

Personuppgifterna behandlas av tjänsteinnehavare och andra anställda vid Esbo stad samt av aktörer som staden köper tjänster av eller med vilka staden genomför samarbetsprojekt. Till avtalsparter väljs endast sådana personuppgiftsbiträden som följer god praxis inom behandling av personuppgifter och som uppfyller kraven i dataskyddsförordningen. Kraven på att dataskyddet uppfylls säkerställs genom skriftliga avtal.

I denna tjänst anlitar staden följande utomstående aktörer:

Tjänsteproducenter som genomför eftermiddagsverksamhet som köpta tjänster.

Microsoft är tjänsteproducent för Office-produktfamiljen.

Faktureringsuppgifterna överförs via Digias abonnemang till Esbo stads datasystem för ledning och ekonomistyrning (JoTo).

Elevadministrationssystemet Primus-Wilma produceras av Visma. Plats- och befolkningsdatasystemet Trimble Locus Cloud produceras av Trimble. 

Producenten av Hertta-systemet i Esbo stads serviceportal OmaEspoo är Sofigate.

Uppgifter och handlingar lämnas ut till myndigheter som begär dem i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Uppgifterna och handlingarna är offentliga, om det inte uttryckligen bestäms i lagen att de ska vara sekretessbelagda.

Rätten att överlåta offentliga uppgifter ur en myndighets personregister bestäms i 16 § 3 mom. i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Enligt bestämmelsen ska mottagaren ha rätt att registrera och använda de utlämnade personuppgifterna. Personuppgifter får lämnas ut endast på en specificerad begäran om uppgifter. (13 § 2 mom. i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet).

Esbo stad strävar som standard efter att säkerställa att dina personuppgifter behandlas inom EU/EES-området. Stadens tjänster och funktioner kan dock i vissa fall också tillhandahållas med hjälp av tjänsteleverantörer, tjänster eller servrar som är belägna någon annanstans. I samband med produktionen av denna tjänst överförs information till USA.

Esbo stad har förbundit sig att iaktta de kriterier för överföring av personuppgifter som anges i dataskyddsförordningen, och har säkerställt en tillräcklig skyddsnivå för de personuppgifter som används i denna tjänst i enlighet med dataskyddslagstiftningen.

Lagringsplatsen för Microsofts plattformar ligger inom EU. Microsoft opererar och utvecklar Office 365-tjänster utanför Europa och data anses överföras utanför EU-området om till exempel administratören etablerar en distansförbindelse från USA till en serversal i Europa till exempel för att utreda ett fel. Under dessa omständigheter tillämpas grunden för överföring som godkänts av EU-kommissionen. Grunden för överföringen är Europeiska kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå i USA. Mottagaren av personuppgifter har förbundit sig till dataskyddsramen mellan EU och USA (EU–US Data Privacy Framework).    

EU:s allmänna dataskyddsförordning garanterar dina rättigheter i anslutning till behandlingen av dina personuppgifter. Du kan läsa mer om dina rättigheter och användningen av dem på Esbo stads webbplats under dataskydd.

Personuppgiftsansvarig är Esbo stad.

Om du har frågor eller önskar preciseringar om behandlingen av dina personuppgifter, kan du kontakta registrets kontaktperson:

Chefen för undervisningsstöd Miia Loisa-Turunen

Utvecklingschef Ida Stolt-Haglund

E-post: fornamn.efternamn@esbo.fi

Telefon: +358 9 81621 (växel) 
 

Esbo stads dataskyddsombud

Adress: PB 12, 02070 Esbo stad

Tfn +358 9 81621 (växel)

E-postadress: tietosuoja@espoo.fi

Ändringshistoria

2.6.2025 Texten under rubriken ”Efterskänkning eller sänkning av kundavgiften” har uppdaterats.

15.8.2025 Reformen av stödet för lärande som trädde i kraft 1.8.2025 har beaktats.

25.5.2026 Dataskyddsbeskrivningen har överförts till stadens nya botten samt uppdaterats och preciserats i huvudsak gällande innehållet i registret.