Dataskyddsbeskrivning, behandling av personuppgifter, personregister för ordnande av eftermiddagsverksamhet

Datum för publicering av dataskyddsbeskrivningen: 9.8.2024 (uppdaterad 15.8.2025)

Esbo stad är personuppgiftsansvarig.

Vid resultatenheten för finsk grundläggande utbildning:

Direktören för grundläggande utbildning Juha Nurmi

Vid Svenska bildningstjänster:

Direktören för Svenska bildningstjänster Barbro Högström

E-postadress: fornamn.efternamn@esbo.fi

Telefon: +358 9 81621 (växel)

Chefen för undervisningsstöd Miia Loisa-Turunen

Utvecklingschef Ida Stolt-Haglund

E-postadress: fornamn.efternamn@esbo.fi

Telefon: +358 9 81621 (växel)

Esbo stads dataskyddsombud Helena Niemi

Adress: PB 12, 02070 Esbo stad

Telefon: +358 9 81621 (växel)

E-postadress: tietosuoja@espoo.fi

Eftermiddagsverksamhet ordnas både inom resultatenheten för finsk grundläggande utbildning i Esbo och inom Svenska bildningstjänster i Esbo. Tjänsten ordnas som stadens egen verksamhet eller som köpt tjänst eller genom att bevilja understöd till tjänsteproducenter.

Staden beslutar om intagning av en elev till eftermiddagsverksamhet. Staden tar ut en kundavgift för verksamheten. Staden beslutar om sänkning och efterskänkning av avgiften för eftermiddagsverksamheten.

Enligt artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning är behandlingen nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige. Eftermiddagsverksamhet ordnas enligt 8 a kap. i lagen om grundläggande utbildning.

Behandlingen av personbeteckningar grundar sig på 29 § 1 och 2 mom. i dataskyddslagen. För skötseln av de lagstadgade uppgifterna är det viktigt att den registrerade och hens personuppgifter på ett entydigt sätt skiljs åt från de andra registrerade och deras personuppgifter.

Skolan ser via elevadministrationssystemet Primus om skolans elever deltar i eftermiddagsverksamhet samt tjänsteproducenten och verksamhetstiden. Personalen använder registeruppgifterna för sina arbetsuppgifter. Största delen av ansökningarna till eftermiddagsverksamhet lämnas in via Wilma. I ansökan kan vårdnadshavaren bestämma om beslutet skickas via Wilma eller per brev.

Uppgifter som eftermiddagsverksamheten fått från ansökan:

• uppgifter om barnet: namn, personbeteckning, adress
• uppgifter om vårdnadshavaren: namn, personbeteckning, adress, telefonnummer, e-postadress
• skola eller tjänsteproducent som ordnar eftermiddagsverksamheten
• skolans namn och årskurs
• verksamhetstid

Personbeteckningen behövs för faktureringen.

Vid behov uppgift om ett beslut om stöd för lärande och skolgång (48 b § 1 mom. i lagen om grundläggande utbildning).

Beslut om intagning till eftermiddagsverksamhet:

• intagning till verksamheten och platsen där eftermiddagsverksamheten ordnas
• verksamhetstid (heltid/deltid)

Blanketten Tietoja lapsesta (uppgifter om barnet), som finns tillgänglig för tjänsteproducenter inom eftermiddagsverksamheten på Esbo stads webbplats:

• barnets namn, adress
• vårdnadshavarnas kontaktuppgifter
• verksamhetstid
• uppgifter om hur barnet tar sig till och från eftermiddagsverksamheten
• barnets eventuella allergier, specialdieter eller medicinering under eftermiddagsverksamheten
• andra uppgifter om barnet som ska beaktas i eftermiddagsverksamheten
• samtycke till förmedling av information

Länk till webbplatsen för finsk grundläggande utbildning, välj blanketten Tietoja lapsesta: Opetuksen lomakkeet. I eftermiddagsverksamhet som ordnas av Svenska bildningstjänster fås blanketten av eftermiddagsverksamhetens tjänsteproducent.

Sänkning eller efterskänkning av kundavgiften:

Från ansökan om sänkning eller efterskänkning av eftermiddagsverksamhetens kundavgift fås de inkomst- och familjerelaterade uppgifter som inverkar på sänkningen eller efterskänkningen (48 f § 2 mom. i lagen om grundläggande utbildning). Vid beredningen av beslut om kundens avgift för eftermiddagsverksamhet kan en tjänsteinnehavare i Folkpensionsanstaltens system kontrollera uppgifter om Folkpensionsanstaltens förmåner som kunden meddelat och som inverkar på beslutet. I registret antecknas också om kunden har rätt till efterskänkning på någon annan grund. Vid behov kontrolleras uppgifterna hos Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata eller i Trimble Locus Cloud.

Vårdnadshavarna skickar uppgifterna via Wilma eller på en pappersblankett. Vårdnadshavarna meddelar om eventuella ändringar antingen via Wilma eller per e-post.

Ur elevregistret i elevadministrationssystemet Primus fås basuppgifter om eleven och vårdnadshavaren samt vid behov uppgifter om ett beslut om stöd för lärande och skolgång.

Vårdnadshavarna fyller i blanketten för uppgifter om barnet, som skickas direkt till eftermiddagsverksamhetens tjänsteproducent. Tjänsteproducenten förvarar och arkiverar blanketterna i enlighet med stadens anvisningar. Om tjänsteproducenten lägger ner sin verksamhet, överförs blanketterna till stadens arkiv.

Uppgifter och handlingar lämnas ut till myndigheter som begär dem i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Uppgifterna och handlingarna är offentliga, om det inte uttryckligen bestäms i lagen att de ska vara sekretessbelagda.

Rätten att överlåta offentliga uppgifter ur en myndighets personregister bestäms i 16 § 3 mom. i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Enligt bestämmelsen ska mottagaren ha rätt att registrera och använda de utlämnade personuppgifterna. Personuppgifter får lämnas ut endast på en specificerad begäran om uppgifter. (13 § 2 mom. i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet).

• Offentliga uppgifter kan lämnas ut för direktmarknadsföring och opinions- och marknadsundersökning endast med samtycke av den registrerade/den minderåriges vårdnadshavare.

• Offentliga uppgifter kan lämnas ut för vetenskaplig eller historisk forskning av allmänt intresse. Sekretessbelagda uppgifter kan lämnas ut endast med samtycke av den registrerade/den minderåriges vårdnadshavare eller i enskilda fall med särskilt tillstånd. (28 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet).

Sekretessbelagda uppgifter kan lämnas ut endast med uttryckligt samtycke av den registrerade/den minderåriges vårdnadshavare eller om det i lag särskilt föreskrivs om utlämnande av uppgifter eller rätt att få uppgifter. (7 kap. i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet)

Utgående från registret lämnas uppgifter om eftermiddagsverksamheten ut med stöd av 58 § i lagen om finansiering av undervisnings- och kulturverksamhet.

Esbo stad anlitar operativa eller tekniska tjänsteproducenter för att ordna tjänsten. Tjänsteproducenterna behandlar personuppgifter för Esbo stads räkning och enligt stadens anvisningar i den utsträckning det behövs för att ordna tjänsten. I de avtal som ingås med tjänsteproducenterna beaktas bestämmelserna i EU:s dataskyddsförordning.

Till tjänsteproducenten överförs uppgifter (namn, adress, årskurs, skolans namn, verksamhetstid, vid behov uppgifter om beslut om stöd för lärande och skolgång) om de barn som deltar i verksamheten samt vårdnadshavarnas kontaktuppgifter. Barnets personbeteckning ges till tjänsteproducenten vid behov, till exempel för barnskydds- eller olycksfallsanmälan.

Microsoft är tjänsteproducent för Office-produktfamiljen.

Faktureringsuppgifterna överförs via Digias abonnemang till Esbo stads datasystem för ledning och ekonomistyrning (JoTo).

Elevadministrationssystemet Primus-Wilma produceras av Visma. Plats- och befolkningsdatasystemet Trimble Locus Cloud produceras av Trimble.

I egenskap av personuppgiftsansvarig använder staden i sin verksamhet personuppgiftsbiträden (tjänsteproducenter). Personuppgiftsbiträdena får överföra registeruppgifter till länder utanför EU eller EES-området endast om överföringen uppfyller de krav som ställs på den i lagstiftningen och om överföringen och de lämpliga skyddsåtgärderna har avtalats om i ett avtal mellan den personuppgiftsansvarige och personuppgiftsbiträdet på det sätt som förutsätts i dataskyddslagstiftningen.

Lagringsplatsen för Microsofts plattformar ligger inom EU. Microsoft opererar och utvecklar Office 365-tjänster utanför Europa och data anses överföras utanför EU-området om till exempel administratören etablerar en distansförbindelse från USA till en serversal i Europa till exempel för att utreda ett fel. Under dessa omständigheter tillämpas grunden för överföring som godkänts av EU-kommissionen. Grunden för överföringen är Europeiska kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå i USA. Mottagaren av personuppgifter har förbundit sig till dataskyddsramen mellan EU och USA (EU–US Data Privacy Framework).  

Vid lagring och förstöring av uppgifter iakttas Esbo stads informationsstyrningsplan samt Riksarkivets gällande bestämmelser och föreskrifter.

Ansökningar, beslut, närvarolistor samt ansökningar och beslut om sänkning eller efterskänkning av kundavgifter förvaras i tio år. Blanketten för uppgifter om barnet förvaras av tjänsteproducenterna i två år och under den tid de är i kraft. Om tjänsteproducenten lägger ner sin verksamhet, ska hen lämna blanketterna till stadens arkiv.

I lagarna om dataskydd garanteras den registrerade olika rättigheter vid behandlingen av personuppgifter. En begäran som gäller den registrerades rättigheter kan skickas till stadens dataskyddsombud eller till kontaktpersonen för registret, se kontaktuppgifterna ovan.

Den personuppgiftsansvarige kan vid behov begära att den registrerade lämnar ytterligare uppgifter för genomförande av begäran.

Den personuppgiftsansvarige ska besvara begäran om den registrerades rättigheter utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad från mottagandet av begäran. Denna period kan vid behov förlängas med ytterligare två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och antalet inkomna begäranden.

Om den personuppgiftsansvarige inte vidtar åtgärder på den registrerades begäran, ska den personuppgiftsansvarige utan dröjsmål och senast en månad efter att ha mottagit begäran informera den registrerade om orsaken till att åtgärder inte vidtagits och om möjligheten att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet samt begära rättslig prövning.

Begäranden av en registrerad och de åtgärder som hänför sig till dem är i regel avgiftsfria. Om begäranden av en registrerad dock är uppenbart ogrundade eller orimliga, särskilt på grund av deras repetitiva art, får den personuppgiftsansvarige antingen ta ut en rimlig avgift som täcker de administrativa kostnaderna för att tillhandahålla den information eller vidta den åtgärd som begärts, eller vägra att tillmötesgå begäran.

Den registrerade har rätt att få en bekräftelse av den personuppgiftsansvarige om att denne behandlar personuppgifter som gäller den registrerade, samt rätt att få tillgång till uppgifter och få en kopia av dem. Utlämnandet av uppgifter får dock inte inverka skadligt på andras friheter och rättigheter.

Den registrerade har rätt att kräva att den personuppgiftsansvarige utan onödigt dröjsmål korrigerar felaktiga personuppgifter som berör den registrerade. Dessutom har den registrerade rätt att få ofullständiga personuppgifter kompletterade med beaktande av de ändamål för vilka personuppgifterna behandlades.

Den registrerade har under vissa förutsättningar rätt att be den personuppgiftsansvarige radera personuppgifter som gäller den registrerade. Om till exempel behandlingen av personuppgifter har grundat sig på samtycke och den registrerade återkallar sitt samtycke och det inte finns någon annan laglig grund för behandlingen, har den registrerade rätt att få sina uppgifter raderade. Den registrerade har dock inte rätt att få uppgifter raderade om personuppgifterna måste behandlas för att uppfylla en rättslig förpliktelse, för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller för myndighetsutövning som hör till den personuppgiftsansvarige.

Den registrerade har rätt att begära att behandlingen av hens personuppgifter begränsas i vissa situationer. Rätten gäller till exempel om den registrerade bestrider att hens personuppgifter är korrekta, varvid behandlingen begränsas till en tid under vilken den personuppgiftsansvarige kan se till att uppgifterna är korrekta. Rätten är tillämplig också om den registrerade har motsatt sig behandlingen av personuppgifter i väntan på svar om huruvida den personuppgiftsansvariges legitima grunder åsidosätter den registrerades grunder.

Den registrerade har, av skäl som hänför sig till hens specifika situation, rätt att när som helst göra invändningar mot behandling av hens personuppgifter, då behandlingen grundar sig på utförandet av en uppgift som gäller ett allmänt intresse eller som är ett led i myndighetsutövning som utförs av den personuppgiftsansvarige. I detta fall får den personuppgiftsansvarige fortsätta behandlingen av personuppgifter endast om den personuppgiftsansvarige visar att det finns ett väsentligt och välgrundat skäl för behandlingen. Behandlingen får också fortsätta om behandlingen är nödvändig för att upprätta, framställa eller försvara ett rättsyrkande.

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, om hen anser att behandlingen av personuppgifter som gäller hen strider mot dataskyddslagstiftningen. Den registrerade kan lämna in ett klagomål till dataombudsmannens byrå: www.tietosuoja.fi(extern länk, öppnas i ett nytt fönster).

Ändringshistoria: 

2.6.2025 Titel "Sänkning eller efterskänkning av kundavgiften" texten uppdaterad

15.8.2025 Reformen av stödet för lärande som trädde i kraft 1.8.2025 har beaktats.