Tietosuojaseloste Henkilötietojen käsittely Iltapäivätoiminnan järjestämisessä

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 9.8.2024 (päivitetty 25.5.2026)

Henkilötietoja käytetään Espoossa yleisesti ottaen toiminnan ja palvelujen tuottamiseen, suunnitteluun ja arviontiin sekä tilastointiin. Tässä palvelussa iltapäivätoimintaa järjestetään sekä Espoon suomenkielisen perusopetuksen tulosyksikössä että ruotsinkielisissä sivistyspalveluissa. Palvelun tuottamiseksi on välttämätöntä käsitellä henkilötietoja. Palvelua järjestetään kaupungin omana toimintana, hankkimalla palvelut ostopalveluna tai antamalla avustusta palveluntuottajille.

Kaupunki päättää oppilaan ottamisesta iltapäivätoimintaan ja perii toiminnasta asiakasmaksun sekä päättää iltapäivätoiminnan maksuhuojennuksista. 

Tietojasi käsitellään tässä palvelussa seuraavalla/seuraavilla oikeusperusteella:

Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvollisuuden toteuttamiseksi. Iltapäivätoimintaa järjestetään perusopetuslain (628/1998) 8a luvun mukaan.

Henkilötunnuksen käsittely perustuu tietosuojalain (1050/2018) 29 §:n 1 ja 2 momenttiin. Rekisteröidyn ja hänen henkilötietojensa yksiselitteinen erottaminen muista rekisteröidyistä ja heidän henkilötiedoistaan on tärkeää laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi. 

Koulun työntekijät näkevät oppilashallintojärjestelmä Primuksen kautta omien oppilaiden osalta, osallistuuko koulun oppilas iltapäivätoimintaan, palveluntuottajan ja toiminta-ajan. Työntekijät käsittelevät henkilötietoja vain työtehtäviensä perusteella. Suurin osa iltapäivätoiminnan paikkahakemuksista toimitetaan sähköisesti Wilman kautta, mutta hakemuksen voi toimittaa myös paperisena. Huoltaja voi hakemusta tehdessään päättää, haluaako hän päätöksen sähköisesti vai kirjepostilla toimitettuna.

Huoltajat ilmoittavat hakemuksessa iltapäivätoimintaan tiedot Wilmassa tai paperilomakkeella. Mahdollisista muutoksista huoltajat ilmoittavat kirjallisesti joko Wilmassa tai sähköpostitse.

Asiakasmaksun perimättä jättämiseen tai alentamiseen liittyvät tiedot saadaan ensisijaisesti OmaEspoo asiointiportaalin kautta sähköisestä hakemuksesta. Paperinen hakemuslomake on erikseen saatavilla Espoon kaupungin verkkosivujen kautta tai pyydettäessä.

Primus -oppilashallintojärjestelmän opiskelijarekisteristä saadaan oppilaan ja huoltajan perustiedot sekä tarvittaessa tieto oppimisen ja koulunkäynnin tuen päätöksestä (perusopetuslaki (628/1998) 20 f §), kun paikkapäätöksiä valmistellaan 3.–9. luokan oppilaiden hakemusten kohdalla.

Huoltajat täyttävät “Tietoja lapsesta” -lomakkeen, joka palautetaan suoraan iltapäivätoiminnan palveluntuottajalle. Iltapäivätoiminnan palveluntuottaja säilyttää ja arkistoi lomakkeet kaupungin antaman ohjeistuksen mukaisesti. Jos palveluntuottaja lopettaa toimintansa, lomakkeet siirtyvät kaupungille arkistoon. 

Palvelun tuottamisen kannalta on tarpeellista käsitellä seuraavia, tarkemmin alla kuvattuja tietoja.

Hakemuksesta iltapäivätoimintaan saadut tiedot:

• lapsen tiedot: nimi, henkilötunnus, osoite
• huoltajan tiedot: nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
• Iltapäivätoimintaa järjestävä koulu tai palveluntuottaja
• koulun nimi ja luokka-aste
• toiminta-aika

Henkilötunnus tarvitaan laskutusta varten. 

Päätös iltapäivätoimintaan ottamisesta:

• toimintaan ottaminen ja iltapäivätoiminnan järjestämispaikka
• toiminta-aika (kokoaikainen/ osa-aikainen)
• asiakasmaksun suuruus

Tietoja lapsesta -lomake, joka on saatavilla iltapäivätoiminnan palveluntuottajille Espoo.fi sivustolla:

• lapsen nimi, osoite
• huoltajien yhteystiedot
• toiminta-aika
• lapsen kulkemiseen liittyvät asiat
• lapsen mahdolliset allergiat, erityisruokavaliot, lääkitys iltapäivätoiminnan aikana
• muut lapseen liittyvät huomioitavat asiat iltapäivätoiminnassa
• suostumus tiedonvälittämiseen

Linkki suomenkielisen perusopetuksen sivustoon, valitse Tietoja lapsesta -lomake: Opetuksen lomakkeet. Ruotsinkielisten sivistyspalvelujen järjestämässä iltapäivätoiminnassa lomake on saatavissa iltapäivätoiminnan palveluntuottajalta.

Asiakasmaksun perimättä jättäminen tai alentaminen:

Iltapäivätoiminnan asiakasmaksun perimättä jättämisen tai alentamisen hakemuksesta saadaan huojennukseen vaikuttavat tulo- ja perhetiedot (perusopetuslaki (628/1998) 48 f § 2 mom.). 

Asiakasmaksun perimättä jättämiseen tai alentamiseen haetaan sähköisellä hakemuksella ensisijaisesti Espoon kaupungin OmaEspoo asiointiportaalin kautta. Paperinen hakemuslomake on erikseen saatavilla Espoon kaupungin verkkosivujen kautta tai pyydettäessä.

Iltapäivätoiminnan asiakasmaksun perimättä jättämisen tai alentamisen maksupäätösvalmistelussa asiakkaiden ilmoittamia, päätökseen vaikuttavia tietoja Kelan myöntämistä etuisuuksista voidaan Espoon kaupungin viranhaltijoiden toimesta tarkistaa Kelan Kelmu- järjestelmästä. Rekisteriin merkitään myös, jos asiakkaalla on oikeus maksuvapautukseen muulla perusteella. Tarvittaessa tiedot tarkistetaan Digi- ja väestötietovirastosta tai Trimble Locus Cloudista.  

Hakemuslomakkeen sisältö:

• huoltajien henkilötiedot, työ- ja/tai opiskelutilanne
• huoltajan samassa taloudessa asuvan lapsen henkilötiedot; lapsen nimi, henkilötunnus, osoite, koulutieto, luokka-aste. Lisäksi lomakkeella kysytään etuisuuden toivottu alkamis- ja päättymisajankohdat sekä lukumäärä perheen muista alle 18-vuotiaista lapsista.
• huoltajan samassa taloudessa mahdollisesti asuvan puolison henkilötiedot; nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, tieto siitä, onko henkilö töissä, yrittäjä vai ilman töitä, henkilön opiskelutilanne. Lisäksi lomakkeella kysytään toisen huoltajan/puolison tuloista maksuvapautuksen/alennuksen myöntämisen selvittämistä varten. 

Päätös asiakasmaksun perimättä jättämisestä tai alentamisesta:

• lapsen nimi, osoite, iltapäivätoiminnan järjestämispaikka
• asiakasmaksun suuruus

Sähköisessä hakemusmenettelyssä päätökset ovat nähtävillä OmaEspoo asiointiportaalissa. Asiakas voi pyytää sähköisen päätösasiakirjan lisäksi postitse päätösasiakirjaa.

Saamme tunnistautumistietoja, nimi ja henkilötunnus DVV:n hallinnoimasta Suomi.fi -palvelusta.  

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on palvelun tuottamisen kannalta tarpeen tai lainsäädäntö sitä velvoittaa.

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan Espoon kaupungin tiedonohjaussuunnitelmaa sekä Kansallisarkiston kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä. 

Tämän palvelun kohdalla tietoja poistetaan seuraavasti:

Iltapäivätoiminnan hakemukset, päätökset, läsnäololistat, asiakasmaksuhuojennushakemukset ja -päätökset säilytetään kymmenen vuotta. Tietoja lapsesta -lomaketta palveluntuottajat säilyttävät voimassaoloajan ja kaksi vuotta. Jos palveluntuottaja lopettaa toimintansa, on hän velvollinen toimittamaan lomakkeet kaupungille arkistoitavaksi. 

Henkilötietoja käsittelevät Espoon kaupungin virkamiehet ja työntekijät, sekä sellaiset Espoon kaupungin ulkopuoliset toimijat, joilta Espoo ostaa palveluja tai joiden kanssa Espoo toteuttaa erilaisia yhteistyöprojekteja. Valitsemme sopimuskumppaneiksemme vain sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka noudattavat hyvää henkilötietojen käsittelytapaa ja täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Tietosuojaan liittyvät vaatimusten täyttäminen varmistetaan kirjallisin sopimuksin.

Tässä palvelussa käytämme seuraavanlaisia ulkopuolisia toimijoita:

Ostopalveluna iltapäivätoimintaa toteuttavat palveluntuottajat.

Microsoft on Office -tuoteperheen palveluntuottaja.

Laskutustiedot siirretään Digian liittymän kautta Espoon kaupungin JoTo -johtamisen ja talousohjauksen tietojärjestelmiin.

Oppilashallintojärjestelmä Primus-Wilman tuottaja on Visma. Paikka ja väestötietojärjestelmä Trimble Locus Cloudin tuottaja on Trimble. 

Espoon kaupungin OmaEspoo asiointiportaalin Hertta-järjestelmän tuottaja on Sofigate.

Tietoja ja asiakirjoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Julkisten tietojen luovutus viranomaisen henkilörekisteristä määräytyy viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 16 §:n 3 momentin perusteella. Sen mukaan luovutuksensaajalla tulee olla oikeus tallettaa ja käyttää luovutettavia henkilötietoja. Henkilötietoja voidaan luovuttaa vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella. (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 13 § 2 mom.).

Espoo pyrkii oletusarvoisesti varmistamaan, että henkilötietojasi käsitellään EU/ETA-alueella. Kaupunkimme palveluita ja toimintoja voidaan kuitenkin joissain tapauksissa toteuttaa myös muualla sijaitsevien palveluntarjoajien, palvelujen tai palvelimien käyttäen. Tämän palvelun tuottamisen yhteydessä tietoa siirtyy Yhdysvaltoihin.

Espoo on sitoutunut noudattamaan tietosuoja-asetuksen asettamia kriteerejä henkilötietojen siirroille, ja on tässä palvelussa varmistanut henkilötietojesi riittävän suojaustason tietosuojalainsäädännön mukaisella tavalla.

Microsoftin työtilojen tallennuspaikka on EU:n alueella. Microsoft operoi ja kehittää Office 365 -palveluita muualta kuin Euroopasta ja datan katsotaan siirtyvän EU-alueen ulkopuolelle, jos esim. ylläpitäjä ottaa etäyhteyden Yhdysvalloista Eurooppalaiseen konesaliin esim. vikatilanteen selvittämiseksi. Näissä olosuhteissa sovelletaan EU komission hyväksymää siirtoperustetta. Siirtoperuste on Euroopan komission Yhdysvaltojen tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös. Henkilötietojen vastaanottaja on sitoutunut EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (EU-US Data Privacy Framework).    

EU:n yleinen tietosuoja-asetus takaa sinulle erilaisia oikeuksia liittyen henkilötietojesi käsittelyyn. Voit tutustua oikeuksiisi ja niiden käyttämiseen Espoon verkkosivuilla Tietosuoja | Espoon kaupunki.

Rekisterinpitäjä on Espoon kaupunki.

Mikäli sinulla on kysymyksiä tai toivot tarkennuksia henkilötiedon käsittelyyn, voit olla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöön: 

Opetuksen tuen päällikkö Miia Loisa-Turunen

Kehityspäällikkö Ida Stolt-Haglund

Sähköpostiosoite: etunimi.sukunimi@espoo.fi

Puhelin: +358 9 81621 (vaihde) 
 

Espoon kaupungin tietosuojavastaava

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. +358 9 81621 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi 

Muutoshistoria

2.6.2025 Otsikon "Asiakasmaksun perimättä jättäminen tai alentaminen" tekstiä päivitetty.

15.8.2025 Huomioitu oppimisen tuen uudistus, joka astui voimaan 1.8.2025.

25.5.2026 Siirretty kaupungin uudelle selostepohjalle ja päivitetty ja tarkennettu pääosin rekisterin sisältöä.