Dataskyddsbeskrivning, behandling av personuppgifter, godkännande av kommuntillägget för stöd för privat vård av barn och vårdare i arbetsavtalsförhållande

Datum för publicering av dataskyddsbeskrivningen: 29.7.2024

Esbo stad är personuppgiftsansvarig. 

Finsk småbarnspedagogik:

Specialplanerare Maija Koiso-Kanttila

PB 302, 02070 ESBO STAD

E-postadress: fornamn.efternamn@esbo.fi

Svenska bildningstjänster:

Förvaltningschef Mia Reimars

PB 32, 02070 ESBO STAD

E-postadress: fornamn.efternamn@esbo.fi

Telefon: +358 9 81621 (växel)Esbo stad är personuppgiftsansvarig. 

Kommuntillägg:

Minna Mustonen, ekonomikoordinator

Telefon +358 9 81627401, vardagar mån, ons och tors kl. 9–12

E-postadress: fornamn.efternamn@esbo.fi

Vårdare i arbetsavtalsförhållande:

experterna inom småbarnspedagogik Sanna Malmström och Miia Mynttinen

E-postadress: vaka.yksityinen@espoo.fi.

Svenska bildningstjänster: Mia Reimars

E-postadress: fornamn.efternamn@esbo.fi

Telefon: +358 9 81621 (växel)

Esbo stads dataskyddsombud Helena Niemi

Adress: PB 12, 02070 Esbo stad

Tfn +358 9 81621 (växel)

E-postadress: tietosuoja@espoo.fi

Syftet med registret är att behandla ansökningar om syskontillägg för stöd fSyftet med registret är att behandla ansökningar om syskontillägg för stöd för privat vård och kommuntillägg för 20 veckotimmar avgiftsfri småbarnspedagogik för femåringar, beslutsfattande i anslutning till dessa, behandling av betalningsorder samt godkännande av avgifter. Syskontillägget för stöd för privat vård söks av barnets vårdnadshavare. Kommuntillägget för 20 veckotimmar avgiftsfri småbarnspedagogik för femåringar söks av tjänsteproducenten. Tilläggen betalas till tjänsteproducenten inom privat småbarnspedagogik.

Dessutom är syftet med registret godkännande av vårdare i arbetsavtalsförhållande som anlitats av familjer. Efter godkännandet ansöker vårdnadshavarna om stöd för privat vård av barn och kommuntillägg hos FPA.

Artikel 6.1 e i EU:s allmänna dataskyddsförordning: behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning.

Behandlingen av personbeteckningar grundar sig på 29 § 1 mom. i dataskyddslagen. Behandlingen av personbeteckningen för att entydigt särskilja den registrerade från andra registrerade och deras personuppgifter är viktig för att den registrerades eller den personuppgiftsansvariges rättigheter och skyldigheter ska kunna tillgodoses.

Central lagstiftning:

• EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU 679/2016)
• Dataskyddslagen (1050/2018)
• Lagen om stöd för hemvård och privat vård av barn (1128/1996)

Blanketten för syskontillägget för stöd för privat vård:

• sökandens namn, födelsedatum, adress, telefonnummer, e-postadress och underskrift
• uppgifter om alla barn i familjen som deltar i kommunal småbarnspedagogik eller tar del av köpta tjänster, servicesedlar eller privat småbarnspedagogik (namn, födelsedatum, plats för småbarnspedagogik)
• daghemmets, familjedagvårdarens eller gruppfamiljedaghemmets namn, adress, kontaktpersonens namn, e-postadress och telefonnummer

Kopior av tjänsteproducenternas vårdavtal:

• sökandens personbeteckning, namn, adress, yrke och kontaktpersoner
• barnets personbeteckning, namn och adress

Kopia av FPA:s beslut om stöd för privat vård:

• sökandens namn, adress och födelsedatum samt barnens namn

Beslutsblanketten för syskontillägg:

• sökandens namn och plats för småbarnspedagogik
• barnets namn och födelsedatum

Delgivningsblankett:

• barnets efternamn, för vilken tidsperiod stödet beviljats och till vilket månadsbelopp

Blanketten för 20 veckotimmar avgiftsfri småbarnspedagogik för femåringar:

• daghemmets, familjedagvårdarens eller gruppdaghemmets namn, adress, kontonummer, ansvarspersonens namn, e-postadress, telefonnummer, underskrift och namnförtydligande
• barnens namn, födelsedatum och adresser

Beslutet om 20 veckotimmar avgiftsfri småbarnspedagogik för femåringar:

• tjänsteproducent och enhet
• barnens efternamn

Behandlingen av registret, mottagandet av ansökningarna, behandlingen av dem och beslutsfattandet sker lokalt av kontaktpersonen (lokal användning och lagring på en krypterad hårddisk).

Den ekonomiska uppföljningen sker på kontaktpersonens individuella arbetsstation. Behandlingen av personuppgifter sker i programmet Excel.

Godkännande av vårdare som familjer anställt i arbetsavtalsförhållande:

• vårdarens namn, FO-nummer eller personbeteckning, adress, telefonnummer, e-postadress
• arbetsgivarens (vårdnadshavarnas) namn, födelsedatum och adress
• barnets namn och födelsedatum, tid för småbarnspedagogik, vårdavgift
• arbetsavtal mellan skötaren och arbetsgivaren
• andra behövliga uppgifter som myndigheten behöver för skötseln av ovan nämnda uppgifter

I fråga om syskontillägget:

Uppgifterna fås av vårdnadshavaren på en separat blankett. Blanketten fylls i och undertecknas av vårdnadshavaren. Blanketten anländer huvudsakligen per post eller e-post till registrets kontaktperson. Blanketten registreras i ett digitalt register och det manuella dokumentet förvaras i ett låst skåp.

I fråga om 20 veckotimmar avgiftsfri småbarnspedagogik för femåringar:

Uppgifterna fås av tjänsteproducenten på en separat blankett. Blanketten fylls i och undertecknas av tjänsteproducenten. Blanketten kommer per post eller e-post till registrets kontaktperson. Blanketten registreras i ett elektroniskt register och det manuella dokumentet förvaras i ett låst skåp.

Uppgifter om vårdare i arbetsavtalsförhållande som anställts av familjer:

Uppgifterna fås från arbetsavtalet mellan vårdarna i arbetsavtalsförhållande och familjerna samt från FPA:s blankett WH2.

Av personuppgifterna lämnas efternamnet och vid behov första bokstaven av förnamnet ut till tjänsteproducenterna inom stödet för privat vård för betalning av kommuntillägg.

Uppgifter och handlingar lämnas ut till myndigheter som begär dem i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Uppgifterna och handlingarna är offentliga, om det inte uttryckligen bestäms i lagen de ska vara sekretessbelagda.

Tjänsteproducenten som förser Esbo stad med kalkylprogrammet Excel och e-postprogrammet Outlook är Microsoft.

Personuppgifter kan lämnas ut utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Lagringsplatsen för Microsofts plattformar ligger inom EU. Microsoft opererar och utvecklar Office 365-tjänster utanför Europa och data anses överföras utanför EU-området om till exempel administratören etablerar en distansförbindelse från USA till en serversal i Europa till exempel för att utreda ett fel. Grunden för överföringen är Europeiska kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå i USA. Mottagaren av personuppgifter har förbundit sig till dataskyddsramen mellan EU och USA (EU–US Data Privacy Framework).  

Vid lagring och förstöring av uppgifter iakttas Esbo stads informationsstyrningsplan samt Riksarkivets gällande bestämmelser och föreskrifter.

Beslutet om syskontillägg och beslutet om avgiftsfri småbarnspedagogik för femåringar förvaras i 10 år.

Arbetsavtalen med vårdarna i arbetsavtalsförhållande och WH2-blanketterna förvaras i 10 år efter att vårdarna varit verksamma. 

I lagarna om dataskydd garanteras den registrerade olika rättigheter vid behandlingen av personuppgifter. En begäran som gäller den registrerades rättigheter kan skickas till stadens dataskyddsombud eller till kontaktpersonen för registret, se kontaktuppgifterna ovan.

Den personuppgiftsansvarige kan vid behov begära att den registrerade lämnar ytterligare uppgifter för genomförande av begäran.

Den personuppgiftsansvarige ska besvara begäran om den registrerades rättigheter utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad från mottagandet av begäran. Denna period kan vid behov förlängas med ytterligare två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och antalet inkomna begäranden.

Om den personuppgiftsansvarige inte vidtar åtgärder på den registrerades begäran, ska den personuppgiftsansvarige utan dröjsmål och senast en månad efter att ha mottagit begäran informera den registrerade om orsaken till att åtgärder inte vidtagits och om möjligheten att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet och begära rättslig prövning.

Begäranden av en registrerad och de åtgärder som hänför sig till dem är i regel avgiftsfria. Om begäranden av en registrerad dock är uppenbart ogrundade eller orimliga, särskilt på grund av deras repetitiva art, får den personuppgiftsansvarige antingen ta ut en rimlig avgift som täcker de administrativa kostnaderna för att tillhandahålla den information eller vidta den åtgärd som begärts, eller vägra att tillmötesgå begäran.

Den registrerade har rätt att få en bekräftelse av den personuppgiftsansvarige om att denne behandlar personuppgifter som gäller den registrerade, samt rätt att få tillgång till uppgifter och få en kopia av dem. Utlämnandet av uppgifter får dock inte inverka skadligt på andras friheter och rättigheter.

Den registrerade har rätt att kräva att den personuppgiftsansvarige utan onödigt dröjsmål korrigerar felaktiga personuppgifter som berör den registrerade. Dessutom har den registrerade rätt att få ofullständiga personuppgifter kompletterade med beaktande av de ändamål för vilka personuppgifterna behandlades.

Den registrerade har under vissa förutsättningar rätt att be den personuppgiftsansvarige radera personuppgifter som gäller den registrerade. Om till exempel behandlingen av personuppgifter har grundat sig på samtycke och den registrerade återkallar sitt samtycke och det inte finns någon annan laglig grund för behandlingen, har den registrerade rätt att få sina uppgifter raderade. Den registrerade har dock inte rätt att få uppgifter raderade om personuppgifterna måste behandlas för att uppfylla en rättslig förpliktelse, för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller för myndighetsutövning som hör till den personuppgiftsansvarige.

Den registrerade har rätt att begära att behandlingen av hens personuppgifter begränsas i vissa situationer. Rätten gäller till exempel om den registrerade bestrider att hens personuppgifter är korrekta, varvid behandlingen begränsas till en tid under vilken den personuppgiftsansvarige kan se till att uppgifterna är korrekta. Rätten är tillämplig också om den registrerade har motsatt sig behandlingen av personuppgifter i väntan på svar om huruvida den personuppgiftsansvariges legitima grunder åsidosätter den registrerades grunder.

Den registrerade har, av skäl som hänför sig till hens specifika situation, rätt att när som helst göra invändningar mot behandling av hens personuppgifter, då behandlingen grundar sig på utförandet av en uppgift som gäller ett allmänt intresse eller som är ett led i myndighetsutövning som utförs av den personuppgiftsansvarige. I detta fall får den personuppgiftsansvarige fortsätta behandlingen av personuppgifter endast om den personuppgiftsansvarige visar att det finns ett väsentligt och välgrundat skäl för behandlingen. Behandlingen får också fortsätta om behandlingen är nödvändig för att upprätta, framställa eller försvara ett rättsyrkande.

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, om hen anser att behandlingen av personuppgifter som gäller hen strider mot dataskyddslagstiftningen. Den registrerade kan lämna in ett klagomål till dataombudsmannens byrå: www.tietosuoja.fi(extern länk, öppnas i ett nytt fönster).

Ändringshistoria: -