Tietosuojaseloste, henkilötietojen käsittely, yksityisen hoidon tuen kuntalisien ja työsopimussuhteisten hoitajien hyväksyminen​

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 29.7.2024

Espoon kaupunki

Suomenkielinen varhaiskasvatus:

Erityissuunnittelija Maija Koiso-Kanttila

PL 302, 02070 ESPOON KAUPUNKI 

Sähköpostiosoite: etunimi.sukunimi@espoo.fi

Ruotsinkieliset sivistyspalvelut:

Hallintopäällikkö Mia Reimars

PL32, 02070 ESPOON KAUPUNKI

Sähköpostiosoite: etunimi.sukunimi@espoo.fi

Puhelin: +358 9 81621 (vaihde) 

Minna Mustonen, talouskoordinaattori 

Puhelin +358 9 81627401, ark. ma, ke ja to klo. 9–12

Sähköpostiosoite: etunimi.sukunimi@espoo.fi

varhaiskasvatuksen asiantuntijat Sanna Malmström ja Miia Mynttinen

Sähköpostiosoite: vaka.yksityinen@espoo.fi.

Ruotsinkieliset sivistyspalvelut: Mia Reimars

Sähköpostiosoite: etunimi.sukunimi@espoo.fi

Puhelin: +358 9 81621 (vaihde) 

Espoon kaupungin tietosuojavastaava Helena Niemi

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. +358 9 81621 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

Rekisterin tarkoituksena on yksityisen hoidon tuen sisaruslisän ja viisivuotiaiden maksuttoman 20 viikkotunnin varhaiskasvatuksen -kuntalisän hakemusten käsittely, siihen liittyvä päätösten teko, maksumääräyksien käsittely sekä maksujen hyväksyminen. Yksityisen hoidon tuen sisaruslisää hakee lapsen huoltaja. Viisivuotiaiden maksuttoman 20 viikkotunnin varhaiskasvatuksen -kuntalisää hakee palveluntuottaja. Lisät maksetaan yksityisen varhaiskasvatuksen palveluntuottajalle.

Lisäksi rekisterin tarkoituksena on perheiden palkkaamien työsopimussuhteisten hoitajien hyväksyminen. Huoltajat hakevat hyväksynnän jälkeen Kelasta yksityisen hoidon tukea ja kuntalisää.  

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohta: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.

Henkilötunnuksen käsittely perustuu tietosuojalain 29 §:n 1 momenttiin. Henkilötunnuksen käsittely rekisteröidyn yksiselitteiseksi erottamiseksi muista rekisteröidyistä ja heidän henkilötiedoistaan on tärkeää rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 679/2016)
• Tietosuojalaki (1050/2018)
• Laki lasten kotihoidon ja yksityisen hoidon tuesta (1128/1996) 

• hakijan nimi, syntymäaika, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja allekirjoitus
• kaikkien perheen lasten tiedot, jotka ovat kunnallisessa, ostopalvelu-, palveluseteli- tai yksityisessä varhaiskasvatuksessa (nimi, syntymäaika, varhaiskasvatuspaikka)
• päiväkodin, perhepäivähoitajan tai ryhmäperhepäiväkodin nimi, osoite, yhteyshenkilön nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero

• hakijan henkilötunnus, nimi, osoite, ammatti ja yhteyshenkilöt
• lapsen henkilötunnus, nimi ja osoite

• hakijan nimi, osoite ja syntymäaika sekä lasten nimet

• hakijan nimi ja varhaiskasvatuspaikka
• lapsen nimi ja syntymäaika

• lapsen sukunimi, mille ajanjaksolle tuki myönnetty ja millä kuukausisummalla

• päiväkodin, perhepäivähoitajan tai ryhmäperhepäiväkodin nimi, osoite, tilinumero, vastuuhenkilön nimi, sähköposti, puhelinnumero, allekirjoitus ja nimenselvennys
• lasten nimet, syntymäajat ja osoitteet

• palveluntuottaja ja yksikkö
• lasten sukunimet

Rekisterin käsittely, hakemusten vastaanotto, niiden käsittely ja päätöksenteko tapahtuu paikallisesti yhdyshenkilön toimesta (käyttö ja tallennus paikallisesti omalla kryptatulla kovalevyllä).

Talousseuranta tapahtuu rekisterin yhdyshenkilön henkilökohtaisessa työasemassa. Henkilötietojen käsittelyä suoritetaan Excel-ohjelmassa.

• hoitajan nimi, Y-tunnus tai henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
• työnantajan (huoltajien) nimi, syntymäaika ja osoite
• lapsen nimi ja syntymäaika, varhaiskasvatusaika, hoitomaksu
• hoitajan ja työnantajan välinen työsopimus
• muut viranomaisen yllä mainittujen tehtävien hoitoon tarvitsemat tarpeelliset tiedot

Tiedot saadaan huoltajalta erillisellä lomakkeella. Lomakkeen täyttää ja allekirjoittaa huoltaja. Lomake saapuu pääasiassa kirjeenä tai sähköpostilla rekisterin yhteyshenkilölle. Lomake rekisteröidään sähköiseen rekisteriin ja manuaalinen asiakirja säilytetään lukollisessa kaapissa.

Tiedot saadaan palveluntuottajalta erillisellä lomakkeella. Lomakkeen täyttää ja allekirjoittaa palveluntuottaja. Lomake saapuu kirjeenä tai sähköpostilla rekisterin yhteyshenkilölle. Lomake rekisteröidään sähköiseen rekisteriin ja manuaalinen asiakirja säilytetään lukollisessa kaapissa.

Tiedot saadaan huoltajien palkkaamien työsopimussuhteisten hoitajien ja perheiden välisestä työsopimuksesta sekä Kelan lomakkeesta WH2. 

Henkilötiedoista sukunimi ja etunimestä etukirjain tarvittaessa luovutetaan yksityisen hoidon tuen palveluntuottajille kuntalisien maksamisen toteuttamiseksi. 

Tietoja ja asiakirjoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Espoon palveluntuottajana taulukkolaskentaohjelma Excelin ja sähköpostin Outlookin osalta on Microsoft. 

Henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Microsoftin työtilojen tallennuspaikka on EU:n alueella. Microsoft operoi ja kehittää Office 365 -palveluita muualta kuin Euroopasta ja datan katsotaan siirtyvän EU-alueen ulkopuolelle, jos esim. ylläpitäjä ottaa etäyhteyden Yhdysvalloista eurooppalaiseen konesaliin esim. vikatilanteen selvittämiseksi. Siirtoperuste on Euroopan komission Yhdysvaltojen tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös. Henkilötietojen vastaanottaja on sitoutunut EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (EU-US Data Privacy Framework).   

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan Espoon kaupungin tiedonohjaussuunnitelmaa sekä Kansallisarkiston kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä.

Sisaruslisäpäätös ja päätös viisivuotiaan lapsen maksuttomasta varhaiskasvatuksesta säilytetään 10 vuotta.

Työsopimussuhteisten hoitajien työsopimukset ja WH 2 -lomakkeet säilytetään toiminnassa olon jälkeen 10 vuotta. 

Tietosuojalainsäädäntö takaa rekisteröidylle erilaisia oikeuksia henkilötietojen käsittelyssä. Rekisteröidyn oikeuksia koskevan pyynnön voi esittää yllä mainittuja yhteystietoja käyttäen kaupungin tietosuojavastaavalle tai rekisterin yhteyshenkilölle. 

Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä toimittamaan lisätietoja pyynnön toteuttamiseksi. 

Rekisterinpitäjän on vastattava rekisteröidyn oikeuksia koskevaan pyyntöön ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. 

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat lähtökohtaisesti maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, sekä oikeus saada tutustua tietoihin ja saada jäljennös tiedoista. Tietojen antaminen ei kuitenkaan saa vaikuttaa haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin.  

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat virheelliset henkilötiedot. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä ottaen huomioon tarkoitukset, joihin henkilötietoja käsiteltiin. 

Rekisteröidyllä on tietyin edellytyksin oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan häntä koskevat henkilötiedot. Esimerkiksi jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen ja rekisteröity peruuttaa suostumuksensa, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta, on rekisteröidyllä oikeus saada tietonsa poistetuksi. Oikeutta tietojen poistamiseen ei kuitenkaan ole, jos henkilötietojen käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. 

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa. Oikeus tulee kyseeseen esimerkiksi, jos rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden. Oikeus tulee sovellettavaksi myös, jos rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, kun käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen. Tässä tapauksessa rekisterinpitäjä voi jatkaa henkilötietojen käsittelyä vain, jos rekisterinpitäjä osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy. Käsittelyä saa jatkaa myös, jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittely on tietosuojalainsäädännön vastaista. Rekisteröity voi tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan).

Muutoshistoria: -