Behandling av personuppgifter inom undervisning som förbereder för grundläggande utbildning

Datum för publicering av dataskyddsbeskrivningen: 14.11.2023 (Uppdaterad: 6.8.2025 )

Elever som inte kan finska börjar skolgången i en grupp för förberedande undervisning. Om eleven kan finska i någon mån och behöver stöd i att stärka det finska språket kan hen få förberedande undervisning på sin egen klass i sin närskola. Eleverna hänvisas till förberedande undervisning inom den finska grundläggande utbildningen via stadens mångkulturella undervisningstjänster. 

Förberedande undervisning inom den svenska grundläggande utbildningen ordnas så att eleverna integreras i den övriga undervisningen. Platserna där förberedande undervisning erbjuds varierar från år till år. Eleverna hänvisas till förberedande undervisning inom den svenska utbildningen genom undervisningschefens beslut. 

Mer information om förberedande undervisning finns på Esbo stads webbplats på sidan Förberedande undervisning | Esbo stad. 

I denna dataskyddsbeskrivning berättas om behandlingen av personuppgifter i undervisning som förbereder för grundläggande utbildning. I dataskyddsbeskrivningen för elevregistret för den grundläggande utbildningen ges information om de datasystem och dataprogram som används i undervisningen och som också utnyttjas i undervisning som förbereder för grundläggande utbildning. [Länk till dataskyddsbeskrivningen]

Esbo stad är personuppgiftsansvarig.

Chef för mångkulturella undervisningstjänster Giedre Soinio

Undervisningschef för Svenska bildningstjänster Outi Saloranta-Eriksson

E-postadress: fornamn.efternamn@esbo.fi

E-postadress:

Telefon: +358 9 81621 (växel)

Koordinator för förberedande undervisning, valmistava@espoo.fi

Telefon: +358 9 81621 (växel)

Esbo stads dataskyddsombud

Helena Niemi

Adress: PB 12, 02070 Esbo stad

Telefon: +358 9 81621 (växel)

E-postadress: tietosuoja@espoo.fi

Det huvudsakliga syftet med behandlingen av personuppgifter är att ordna undervisning som förbereder för grundläggande utbildning och att sköta uppgifter i anslutning till elevförhållandet. (5 § i lagen om grundläggande utbildning)

Personuppgifter behandlas också för framställning av statistik för Esbo stads bruk. Vid statistikföring behandlas uppgifterna utan identifikationer. Dessutom lämnas de lagstadgade uppgifterna om de skolspecifika elevantalen ut till statens datainsamling (lagen om finansiering av undervisnings- och kulturverksamhet, lagen om statsandel för kommunal basservice). 

Inom den grundläggande utbildningen används följande system på stadsnivå och digitala miljöer där personuppgifter som gäller elever och eventuellt vårdnadshavare behandlas:

• skoladministrationssystemen Primus och Kurre (inklusive Wilma, som är ett webbaserat användargränssnitt för Primus och Kurre)
• arbetsmiljön Google Workspace for Education (inklusive bland annat Classroom, Meet, Forms)
• arbetsmiljön Microsoft M365 (inklusive bland annat Teams, OneDrive, Forms)
• skolbibliotekssystemet Axiell Aurora
• digitala läromedel Edustore
• ruttplaneringsprogrammet ReittiGIS
• det digitala bedömningsverktyget Digilukiseula
• Lösningar i anslutning till produktion av IKT-tjänster (såsom hantering av it-apparater)

I dataskyddsbeskrivningen för elevregistret för den grundläggande utbildningen anges närmare för vilka ändamål personuppgifter behandlas i systemen och miljöerna i fråga. [Länk till dataskyddsbeskrivningen]

Personuppgifter kan också behandlas i skolvisa applikationer som används i undervisningen. Den registrerade kan vända sig till rektorn/skolans föreståndare för att få närmare uppgifter om behandlingen av personuppgifter i applikationerna eller om sina rättigheter.

Det kan vara nödvändigt att behandla uppgifterna för ordnande av undervisning som förbereder för grundläggande utbildning även utanför systemen/miljöerna till exempel som stöd för bedömningen som läraren gör, för ordnande av skolmåltider (specialdieter), administrering av simundervisning i simhallar, ordnande av skolutflykter, genomförande av enkäter eller skötsel av uppgifter enligt läropliktslagen samt produktion av IKT-tjänster, såsom funktioner i anknytning till hantering av it-apparater.

Artikel 6 punkt 1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning: behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige, det vill säga för att ordna undervisning som förbereder för grundläggande utbildning enligt lagen om grundläggande utbildning och för att sköta uppgifter enligt läropliktslagen.

Särskilda kategorier av personuppgifter: Enligt 6 § 1 mom. 2 punkten i dataskyddslagen tillämpas artikel 9 punkt 1 i dataskyddsförordningen om behandling av särskilda kategorier av personuppgifter, inte på sådan behandling av uppgifter som regleras i lag eller som föranleds av en uppgift som direkt har ålagts den personuppgiftsansvarige i lag. Behandlingen av särskilda kategorier av personuppgifter grundar sig på uppgifter enligt lagen om grundläggande utbildning. Som särskilda kategorier av personuppgifter kan behandlas till exempel hälsouppgifter, om det är nödvändigt för att ordna undervisningen.

Uppgifter som ska behandlas vid ansökan om förberedande undervisning

• Elevens namn, personbeteckning eller födelsedatum och kön, kontaktuppgifter, modersmål
• Vårdnadshavarnas namn och kontaktuppgifter, vårdnadshavaruppgifter
• Ansökan till förberedande undervisning
• Uppgifter om elevens behov av undervisning som förbereder för grundläggande utbildning (födelseland, land som eleven kommit till Finland från, ankomsttid till Finland och medborgarskap) samt tidigare deltagande i småbarnspedagogik, förberedande undervisning eller annan undervisning
• Beslut om undervisning som förbereder för grundläggande utbildning och plats inom undervisningen
• Andra relevanta omständigheter som kan inverka på ordnandet av undervisning som förbereder för grundläggande utbildning 

De uppgifter som samlats in i samband med ansökan till undervisning som förbereder för grundläggande utbildning sparas i skoladministrationssystemet Primus. 

System som används och uppgifter som behandlas vid ordnandet av förberedande undervisning

I dataskyddsbeskrivningen för elevregistret inom den grundläggande utbildningen redogörs närmare för vilka personuppgifter som behandlas i de system och miljöer som används för ordnandet av undervisningen. [Länk till dataskyddsbeskrivningen]

Uppgifter som behandlas utanför systemen och de digitala miljöerna

Personuppgifterna kan innehålla till exempel elevens identifikations- och kontaktuppgifter, uppgifter om bedömning samt uppgifter om hälsa (skolskjutsar, skolmat, stödåtgärder, avvikande ordnande av undervisningen, frånvaro eller avbrytande av läroplikten).

Att söka till förberedande undervisning

• Barnets vårdnadshavare
• Anställda inom förskoleundervisningen
• Övriga anställda inom det multiprofessionella samarbetsnätverket
• Vid behandlingen av ansökan kan vid behov sökandens namn, personbeteckning och adress samt de barn som sökanden försörjer kontrolleras hos Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata.
• Elevens förra utbildningsanordnare får till elevens nya utbildningsanordnare överlåta de offentliga uppgifter som är nödvändiga för att ordna undervisning (16 § 3 mom. i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet).
• När en läropliktig övergår till en annan utbildningsanordnares utbildning ska den tidigare utbildningsanordnaren trots sekretessbestämmelserna utan dröjsmål lämna den nya utbildningsanordnaren de uppgifter som är nödvändiga för ordnandet av den läropliktiges utbildning. Motsvarande uppgifter ska lämnas också på begäran av den nya utbildningsanordnaren. (23 § 3 mom. i läropliktslagen)
• Utbildningsanordnaren har rätt att av en annan utbildningsanordnare eller kommun få de uppgifter om den läropliktiges ansökan till utbildning, antagning och mottagande av studieplats, inledande och avbrytande av studier och avbrytande av fullgörandet av läroplikten som är nödvändiga för att skolan ska kunna fullgöra sina uppgifter enligt läropliktslagen. (23 § 1 mom. i läropliktslagen)
• Utbildningsanordnaren har trots sekretessbestämmelserna rätt att av en annan utbildningsanordnare eller av den kommun som har handlednings- och tillsynsansvaret få de uppgifter om en studerandes läroplikt och tidigare studier och avbrytande av dem som är nödvändiga för att skolan ska kunna fullgöra sina uppgifter i anslutning till den utbildning som avses i läropliktslagen. (23 § 2 mom. i läropliktslagen)
• Oberoende av 40 § 1 mom. i lagen om grundläggande utbildning eller vad som särskilt bestäms om sekretess har de som deltar i elevvårdsarbetet för en elev rätt att av varandra få och att till varandra och elevens lärare, rektorn och den myndighet som ansvarar för undervisningen och verksamheten enligt denna lag ge ut information som är nödvändig för att ändamålsenligt ordna undervisningen för eleven.
• När ett barn som deltar i förskoleundervisning övergår till av en annan utbildningsanordnare anordnad förskoleundervisning enligt 26 a § eller grundläggande utbildning enligt 26 §, ska den tidigare utbildningsanordnaren trots bestämmelserna om sekretess utan dröjsmål till den nya utbildningsanordnaren lämna de uppgifter som är nödvändiga för anordnandet av undervisningen eller utbildningen. Motsvarande uppgifter kan lämnas också på begäran av den nya utbildningsanordnaren. (40 § 4 mom. i lagen om grundläggande utbildning).
• Trots bestämmelserna om sekretess har en utbildningsanordnare för att kunna ordna undervisningen för en elev rätt att avgiftsfritt få nödvändiga uppgifter av myndigheter inom småbarnspedagogiken eller social- och hälsovårdsmyndigheterna, andra tjänsteproducenter inom småbarnspedagogiken eller socialservicen och hälso- och sjukvården samt av yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården. (41 § 4 mom. i lagen om grundläggande utbildning).

Uppgifter och handlingar lämnas ut till myndigheter som begär dem i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Uppgifterna och handlingarna är offentliga, om det inte uttryckligen bestäms i lagen de ska vara sekretessbelagda.

Rätten att överlåta offentliga uppgifter ur en myndighets personregister bestäms i 16 § 3 mom. i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Enligt bestämmelsen ska mottagaren ha rätt att registrera och använda de utlämnade personuppgifterna. Personuppgifter får endast överlåtas på en specificerad begäran om uppgifter (13 § 2 mom. i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet).

Sekretessbelagda uppgifter får lämnas ut endast med vårdnadshavarens skriftliga tillstånd eller med stöd av en bestämmelse i lagen som berättigar till utlämnande av uppgifter.

• När en läropliktig övergår till en annan utbildningsanordnares utbildning ska den tidigare utbildningsanordnaren trots sekretessbestämmelserna utan dröjsmål lämna den nya utbildningsanordnaren de uppgifter som är nödvändiga för ordnandet av den läropliktiges utbildning. Motsvarande uppgifter ska lämnas också på begäran av den nya utbildningsanordnaren. (23 § 3 mom. i läropliktslagen)
• Utbildningsanordnaren har rätt att av en annan utbildningsanordnare eller kommun få de uppgifter om den läropliktiges ansökan till utbildning, antagning och mottagande av studieplats, inledande och avbrytande av studier och avbrytande av fullgörandet av läroplikten som är nödvändiga för att skolan ska kunna fullgöra sina uppgifter enligt läropliktslagen. (23 § 1 mom. i läropliktslagen)
• Utbildningsanordnaren har trots sekretessbestämmelserna rätt att av en annan utbildningsanordnare eller av den kommun som har handlednings- och tillsynsansvaret få de uppgifter om en studerandes läroplikt och tidigare studier och avbrytande av dem som är nödvändiga för att skolan ska kunna fullgöra sina uppgifter i anslutning till den utbildning som avses i läropliktslagen. (23 § 2 mom. i läropliktslagen)
• Oberoende av 40 § 1 mom. i lagen om grundläggande utbildning eller vad som särskilt bestäms om sekretess har de som deltar i elevvårdsarbetet för en elev rätt att av varandra få och att till varandra och elevens lärare, rektorn och den myndighet som ansvarar för undervisningen och verksamheten enligt denna lag ge ut information som är nödvändig för att ändamålsenligt ordna undervisningen för eleven.
• När ett barn som deltar i förskoleundervisning övergår till av en annan utbildningsanordnare anordnad förskoleundervisning enligt 26 a § eller grundläggande utbildning enligt 26 §, ska den tidigare utbildningsanordnaren trots bestämmelserna om sekretess utan dröjsmål till den nya utbildningsanordnaren lämna de uppgifter som är nödvändiga för anordnandet av undervisningen eller utbildningen. Motsvarande uppgifter kan lämnas också på begäran av den nya utbildningsanordnaren. (40 § 4 mom. i lagen om grundläggande utbildning).
• Trots bestämmelserna om sekretess har en utbildningsanordnare för att kunna ordna undervisningen för en elev rätt att avgiftsfritt få nödvändiga uppgifter av myndigheter inom småbarnspedagogiken eller social- och hälsovårdsmyndigheterna, andra tjänsteproducenter inom småbarnspedagogiken eller socialservicen och hälso- och sjukvården samt av yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården. (41 § 4 mom. i lagen om grundläggande utbildning).
• I den nationella informationsresursen för studierätter och prestationer (KOSKI) samlas uppgifter om varje elevs/studerandes studier, från enskilda studieprestationer till avlagda examina (lagen om nationella studie- och examensregister 884/2017).

Esbo stad kan anlita operativa eller tekniska tjänsteproducenter för att ordna tjänsten. Tjänsteproducenterna behandlar personuppgifter för Esbo stads räkning och enligt stadens anvisningar i den utsträckning det behövs för att ordna tjänsten.

I dataskyddsbeskrivningen för elevregistret inom den grundläggande utbildningen redogörs närmare för överföringen av uppgifter till tjänsteproducenter i de system och miljöer som används för ordnandet av undervisningen. [Länk till dataskyddsbeskrivningen]

Webropol Oy är den tekniska tjänsteproducenten för ansökningsblanketten. 

Personuppgifter behandlas i huvudsak i system och informationslager inom Europeiska unionens (EU) eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdets (EES) område. En del av personuppgiftsbiträdena eller de tjänster som de tillhandahåller förekommer utanför EU/EES, varvid personuppgifter också överförs utanför området. Uppgifterna i systemen överförs utanför EU/EES till exempel i situationer där det IT-system eller den molntjänst som används för behandlingen av personuppgifter finns utanför EU/EES, såsom en server som tillhandahålls av en amerikansk tjänsteleverantör.

I situationer där personuppgifter överförs utanför EU/EES ska skyddsåtgärder vidtas för att upprätthålla den höga skyddsnivå för personuppgifter som krävs enligt den europeiska dataskyddslagstiftningen även efter överföringen av personuppgifter. Åtgärderna är bland annat Europeiska kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå och att mottagaren av personuppgifterna har förbundit sig till de skyddsåtgärder som krävs, såsom dataskyddsramen mellan EU och USA (EU-US Data Privacy Framework). Som skyddsåtgärder kan det också krävas att standardavtalsklausuler, som godkänts av Europeiska kommissionen, används som en del av de avtal som är förpliktande för personuppgiftsbiträdena. Dessutom förutsätts att lämpliga tekniska och administrativa skyddsåtgärder iakttas.

Alla uppgifter som behandlas i Webropol-tjänsten har lagrats inom EU/EES och lämnas inte ut eller behandlas utanför EU/EES. I dataskyddsbeskrivningen för elevregistret inom den grundläggande utbildningen redogörs närmare för överföringen av personuppgifter utanför EU/EES i de system och miljöer som används för ordnandet av undervisningen. [Länk till dataskyddsbeskrivningen]

Vid lagring och förstöring av uppgifter iakttas Esbo stads informationsstyrningsplan samt Riksarkivets gällande bestämmelser och föreskrifter.

För undervisning som förbereder för grundläggande utbildning gäller till exempel följande förvaringstider:

• Ansökningar/beslut om undervisning som förbereder för grundläggande utbildning: läropliktstiden plus 10 år
• Studieprogram för förberedande undervisning: läropliktstiden plus 10 år
• Intyg över undervisning som förbereder för grundläggande utbildning: läropliktstiden
• Genomförande av studier som ingår i lärokursen för grundläggande utbildning under förberedande undervisning: förvaras permanent

I lagarna om dataskydd garanteras den registrerade olika rättigheter vid behandlingen av personuppgifter. En begäran som gäller den registrerades rättigheter kan skickas till stadens dataskyddsombud eller till kontaktpersonen för registret, se kontaktuppgifterna ovan.

Den personuppgiftsansvarige kan vid behov begära att den registrerade lämnar ytterligare uppgifter för genomförande av begäran.

Den personuppgiftsansvarige ska besvara begäran om den registrerades rättigheter utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad från mottagandet av begäran. Denna period kan vid behov förlängas med ytterligare två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och antalet inkomna begäranden.

Om den personuppgiftsansvarige inte vidtar åtgärder på den registrerades begäran, ska den personuppgiftsansvarige utan dröjsmål och senast en månad efter att ha mottagit begäran informera den registrerade om orsaken till att åtgärder inte vidtagits och om möjligheten att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet och begära rättslig prövning.

Begäranden av en registrerad och de åtgärder som hänför sig till dem är i regel avgiftsfria. Om begäranden av en registrerad dock är uppenbart ogrundade eller orimliga, särskilt på grund av deras repetitiva art, får den personuppgiftsansvarige antingen ta ut en rimlig avgift som täcker de administrativa kostnaderna för att tillhandahålla den information eller vidta den åtgärd som begärts, eller vägra att tillmötesgå begäran.

Den registrerade har rätt att få en bekräftelse av den personuppgiftsansvarige om att denne behandlar personuppgifter som gäller den registrerade, samt rätt att få tillgång till uppgifter och få en kopia av dem. Utlämnandet av uppgifter får dock inte inverka skadligt på andras friheter och rättigheter.

Den registrerade har rätt att kräva att den personuppgiftsansvarige utan onödigt dröjsmål korrigerar felaktiga personuppgifter som berör den registrerade. Dessutom har den registrerade rätt att få ofullständiga personuppgifter kompletterade med beaktande av de ändamål för vilka personuppgifterna behandlades.

Den registrerade har under vissa förutsättningar rätt att be den personuppgiftsansvarige radera personuppgifter som gäller den registrerade. Om till exempel behandlingen av personuppgifter har grundat sig på samtycke och den registrerade återkallar sitt samtycke och det inte finns någon annan laglig grund för behandlingen, har den registrerade rätt att få sina uppgifter raderade. Den registrerade har dock inte rätt att få uppgifter raderade om personuppgifterna måste behandlas för att uppfylla en rättslig förpliktelse, för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller för myndighetsutövning som hör till den personuppgiftsansvarige.

Den registrerade har rätt att begära att behandlingen av hens personuppgifter begränsas i vissa situationer. Rätten gäller till exempel om den registrerade bestrider att hens personuppgifter är korrekta, varvid behandlingen begränsas till en tid under vilken den personuppgiftsansvarige kan se till att uppgifterna är korrekta. Rätten är tillämplig också om den registrerade har motsatt sig behandlingen av personuppgifter i väntan på svar om huruvida den personuppgiftsansvariges legitima grunder åsidosätter den registrerades grunder.

Den registrerade har, av skäl som hänför sig till hens specifika situation, rätt att när som helst göra invändningar mot behandling av hens personuppgifter, då behandlingen grundar sig på utförandet av en uppgift som gäller ett allmänt intresse eller som är ett led i myndighetsutövning som utförs av den personuppgiftsansvarige. I detta fall får den personuppgiftsansvarige fortsätta behandlingen av personuppgifter endast om den personuppgiftsansvarige visar att det finns ett väsentligt och välgrundat skäl för behandlingen. Behandlingen får också fortsätta om behandlingen är nödvändig för att upprätta, framställa eller försvara ett rättsyrkande.

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, om hen anser att behandlingen av personuppgifter som gäller hen strider mot dataskyddslagstiftningen. Den registrerade kan lämna in ett klagomål till dataombudsmannens byrå: www.tietosuoja.fi(extern länk, öppnas i ett nytt fönster).

Ändringshistoria:

6.8.2025 Hanteringen av mobila enheter som behandlingssätt har ändrats och utvidgats till att gälla all produktion av IKT-tjänster. Reformen av stödet för lärande som trädde i kraft 1.8.2025 har beaktats.