Externa revisionen vid Esbo byggnadstillsyn rekommenderar förnyelse av organisationen
Staden lät utföra en specialgranskning av verksamhetssättet vid Esbo byggnadstillsyn då den har utsatts för mycket kritik. Granskningen genomfördes av stadens enhet för extern revision och den utomstående experttjänsten BDO Audiator Oy. Personal, kunder och intressentgrupper hördes vid granskningen som inleddes i mars. Dessutom utförde man en enkät bland de kunder som beviljats bygglov.
”Vi tar observationerna i utredningen på allvar och vidtar åtgärder för att förbättra kundupplevelsen vid byggnadstillsynen. Granskningen är rättfram och ger konkreta rekommendationer. Utifrån granskningen vidtar vi nödvändiga åtgärder genom tjänsteledningens beslut. Vi utför de första förändringarna innan semesterperioden. En mer omfattande utveckling av organisationen sker under hösten”, berättar stadsdirektör Kai Mykkänen.
Granskningens slutrapport rekommenderar att verksamheten vid miljö- och byggnadstillsynscentralen omorganiseras genom att sänka chefsnivåerna. Detta innebär till exempel att tillståndsenheten och den tekniska enheten är direkt underställda centralens direktör.
I slutrapporten rekommenderar man också att chefen för byggnadstillsynen så snart som möjligt börjar utveckla verksamheten för kundservicen vid den tekniska enheten samt övergår till att vara enhetschef delegerad till beslutanderätt i tillsynsuppgifter.
Rekommendation att kundservicen utvecklas
I utredningen framkom utvecklingsbehov i byggnadstillsynens kundmöten och kommunikation. Man har upplevt att kvaliteten på byggnadstillsynens processer, kundmöten och kommunikation har varierat. Rekommendationen är att stärka kundservicen, till exempel genom att man inrättar ett rådgivningsteam och ordna utbildning för personalen i kundservice och hantering av utmanande kundservicesituationer.
Rekommendationerna omfattar även att man inrättar ett rådgivningsteam vid tillståndsenheten. Till teamet överförs personal från tillståndsenheterna och tekniska enheten samt en jurist. Rådgivningsteamet skulle upprätthålla en rådgivningspunkt för nya sökande av byggnadslov som skulle vara öppen en gång i veckan. Till rådgivningsteamets uppgifter hör också att ordna introduktionstillfällen för dem som inleder byggprojekt.
Rapporten rekommenderar att man fortsätter uppdatera processen för tillståndsbehandling så att den motsvarar kraven i den nya lagstiftningen. Likaså rekommenderas att man uppdaterar processen för kontinuerlig tillsyn för den nya lagstiftningens behov.
”Det utförs redan nu mycket bra arbete i Esbo byggnadstillsyn. Den neutrala granskningen ger oss bra verktyg för att åtgärda bristerna”, säger stadsmiljödirektör Olli Isotalo.
”Esbo vill vara en bra partner för byggarna. Man har redan utfört mycket arbete inom byggnadstillsynen, till exempel för att påskynda tillståndsbehandlingen. Resultaten av granskningen ger oss tydliga riktlinjer för att vidareutveckla ärendena och korrigera missförhållandena”, konstaterar Mykkänen.