Espoon rakennusvalvonnan ulkoinen tarkastus suosittaa organisaation uudistamista
Kaupunki teetti rakennusvalvonnan toimintatapoja koskevan erityistarkastuksen, koska Espoon rakennusvalvontaan on kohdistunut runsaasti kritiikkiä. Tarkastuksen toteuttivat kaupungin ulkoisen tarkastuksen yksikkö ja ulkopuolinen asiantuntijapalvelu BDO Audiator Oy. Maaliskuussa aloitetussa tarkastuksessa kuultiin henkilöstöä, asiakkaita ja sidosryhmiä. Lisäksi toteutettiin kysely rakennusluvan saaneille asiakkaille.
“Otamme vakavasti selvityksen havainnot ja ryhdymme toimiin, joilla parannetaan rakennusvalvonnan asiakaskokemusta. Tarkastus on suorasanainen ja antaa konkreettisia suosituksia. Teemme virkajohdon päätöksin tarvittavat toimenpiteet tarkastuksen pohjalta. Ensimmäiset muutokset tehdään ennen kesälomakautta ja organisaation laajempi kehittäminen tapahtuu syksyn aikana”, kertoo kaupunginjohtaja Kai Mykkänen.
Tarkastuksen loppuraportissa suositellaan, että ympäristö- ja rakennusvalvontakeskuksen toiminta organisoidaan uusiksi madaltamalla esihenkilötasoja. Tämä tarkoittaisi esimerkiksi sitä, että lupayksikkö ja tekninen yksikkö toimisivat keskuksen johtajan suorassa alaisuudessa.
Loppuraportissa suositellaan myös, että rakennusvalvonnan päällikkö ryhtyy mahdollisimman pian kehittämään teknisen yksikön asiakaspalveluun painottuvaa toimintaa sekä siirtyy yksikön esihenkilöksi rakennusvalvonnan viranomaiseksi, jolle on delegoitu päätösvalta valvontatehtävissä.
Asiakaspalvelua suositellaan kehitettävän
Selvityksessä tuli esiin kehittämistarpeita rakennusvalvonnan asiakaskohtaamisissa ja viestinnässä. Rakennusvalvonnan prosessien, asiakaskohtaamisten ja viestinnän laadun on koettu vaihtelevan. Suosituksena on, että asiakaspalvelun roolia vahvistetaan esimerkiksi perustamalla neuvontatiimi, ja henkilöstölle järjestetään koulutusta asiakaspalveluun ja haastavien asiakaspalvelutilanteiden hoitamiseen.
Suosituksiin kuuluu myös, että lupayksikköön perustetaan neuvontatiimi, johon siirretään henkilöitä lupayksiköistä ja teknisestä yksiköstä sekä yksi juristi. Neuvontatiimi pitäisi uusille rakennusluvan hakijoille suunnattua neuvontapistettä auki kerran viikossa. Neuvontatiimin tehtäviin kuuluisi myös perehdytystilaisuuksien järjestäminen rakennushankkeeseen ryhtyville.
Raportissa suositellaan lupakäsittelyn prosessin päivittämisen jatkamista, jotta se vastaa uuden lainsäädännön vaatimuksia. Samoin suositellaan päivittämään jatkuvan valvonnan prosessia uuden lainsäädännön tarpeisiin.
“Espoon rakennusvalvonnassa tehdään jo nyt paljon hyvää työtä. Neutraali tarkastus antaa meille hyvät työkalut puutteiden korjaamiseen”, sanoo kaupunkiympäristön toimialajohtaja Olli Isotalo.
“Espoo haluaa olla hyvä kumppani rakentajille. Rakennusvalvonnassa on jo tehty paljon töitä esimerkiksi lupakäsittelyn nopeuttamiseksi. Tarkastuksen tulokset antavat meille selkeät suuntaviivat asioiden edelleen kehittämiseen ja epäkohtien korjaamiseen”, toteaa Mykkänen.