AI-assistent testas i stadens intranät
På den digitala agendan i Esbo står i höst att testa en AI-assistent i stadens intranät Essi. Syftet är bland annat att förbättra informationssökningen. Samtidigt utreds om arbetet blir effektivare med hjälp av artificiell intelligens och organisationen förbereds för att utnyttja generativ AI i framtiden.
I Essi görs årligen över 210 000 sökningar för att söka information och anvisningar som stöd för arbetet. Många användare anser dock att det är långsamt och svårt att hitta information. Syftet med försöket är att ta reda på om AI-assistenten lyckas bättre med att söka information och handleda användaren än den traditionella sökningen.
Tre olika lösningar testas
Försöket genomförs i en testmiljö. I försöket testas det nuvarande sökverktyget i intranätet, en skräddarsydd GPT-baserad AI-assistent och MS Copilot.
Verktygen testas av cirka 30 anställda från enheten som ansvarar för digital utveckling och informationsledning, kommunikationsavdelningen, ekonomitjänsterna, HR och projektbyrån. Deltagarna är närmaste chefer, utvecklare och experter.
”Vi har valt olika användningsfall för försöket. Med hjälp av dem försöker vi förstå i vilka roller, uppgifter och delar av processer AI-assistenten är till störst nytta. Samtidigt får vi jämförelseinformation om GPT:s och Copilots styrkor och svagheter”, säger utvecklingschef Valia Wistuba, som leder försöket.
Testmiljön, som planeras och byggs i samarbete med stadens IT-avdelning, färdigställs i september och testningen genomförs under oktober–december. Därefter analyseras resultaten och lärdomarna från försöket delas i december–januari.
Gör artificiell intelligens arbetet effektivare och informationssökningen lättare?
“Syftet med försöket är att lära sig hur generativ AI kan användas, synliggöra betydelsen av tillförlitliga källor och undersöka hur den påverkar arbetets effektivitet. Samtidigt jämförs fördelarna och kostnaderna för olika lösningar”, konstaterar Marko Piippo, IT-utvecklingschef inom informationsförvaltningen.
I bästa fall sparar AI-assistenter arbetstid och gör det enklare att till exempel utarbeta introduktions- eller kommunikationsplaner, eftersom det går snabbare att hitta information och att utföra administrativa uppgifter. Smidigare åtkomst till anvisningar minskar också arbetsbördan för chefer och behovet av arbetsintroduktion. Genom att granska källinformationen strävar man efter att förbättra kvaliteten på olika innehåll.
”Försöken ger också alltid en möjlighet att utveckla personalens kompetens. Det här försöket hjälper oss att bedöma vilken kompetens vi behöver i framtiden om vi vill använda generativ AI till exempel i administrativa uppgifter i intranätet”, berättar Piia Wollsten, utvecklingschef för digitala tjänster.