Grundlig introduktion lönar sig

Enligt upphandlingschef Victoria Merivirta är en ordentlig introduktion grunden för allt. Under de första månaderna får den nya arbetstagaren stöd av hela enheten och de mer erfarna arbetskamraterna. Ingen behöver leda krävande projekt direkt.

”Det är inte lätt att hitta färdiga upphandlingsexperter – det råder kronisk brist på erfarna experter inom offentlig upphandling. De här jobben lär man sig genom att arbeta och av arbetskamrater. Introduktionen pågår i cirka fyra månader. Under denna tid följer den nya arbetstagaren med de mer erfarna kollegornas arbete och bekantar sig med alla våra processer. Samtidigt blir arbetskamraterna bekanta och nykomlingen får lära sig om vår verksamhetskultur”, berättar Victoria.

”Vi på upphandlingscentralen har tydligt utarbetade processer. En noggrann introduktion garanterar att saker och ting alltid görs på samma sätt och att upphandlingarnas kvalitet förblir god. De olika faserna och ämnena i introduktionen planeras enligt en enhetlig introduktionsplan. På så sätt ser vi till att alla nya arbetskamrater får samma grundläggande kunskaper och färdigheter”, fortsätter upphandlingskoordinator Susanna Lähdesmäki.

Introduktionsprocessen vid upphandlingen har finslipats i flera år, och kan inledas redan i rekryteringsskedet. I platsannonsen anges basuppgifter om arbetsuppgiften och om organisationen, som kompletteras vid arbetsintervjun.

”Före den första arbetsdagen skickar vi ett välkomstbrev där vi berättar om programmet för de första dagarna och om vår enhet. Vi vill att den nya arbetskamraten redan från början ska känna sig som en del av gruppen”, säger Victoria.

”Välkomstbrevet gör att det känns lättare att börja arbeta på ett nytt ställe. Ofta nämns viktiga saker snabbt via telefon eller i ett samtal. När jag i lugn och ro på förhand fick läsa om vad som händer under de första dagarna och vilka som arbetar inom enheten, kände jag mig mindre nervös inför att börja på det nya jobbet”, berättar upphandlingskoordinator Heli Mahlanen om sina erfarenheter från i fjol.

Under de första månaderna lär de nya anställda mer om arbetet, och samtidigt ökar kravnivån för uppgiften.

”Till en början deltar den nya anställda i upphandlingsprojekt med ett arbetspar. När den anställda har tillräcklig erfarenhet och säkerhet kan hen börja arbeta självständigt. Regelbundna diskussioner om hur arbetet framskrider är väsentliga i synnerhet under introduktionsfasen, men också senare. Ju mer den nya anställda ställer frågor och till och med ifrågasätter saker, desto större blir det ömsesidiga förtroendet”, säger Victoria.

”Informationsmängden i det nya arbetet är enorm under de första dagarna, och det går inte att lära sig eller komma ihåg allt genast. Därför tar vi oss tid till introduktionen, det lönar sig i slutändan”, säger Susanna.

”En bra introduktion engagerar redan i början till det nya arbetet. Jag upplevde själv efter min grundliga introduktion att arbetsgivaren har satsat på mig, och att jag därför också vill satsa på mitt arbete. Nu har jag arbetat i ett års tid, och det är fortfarande trevligt att komma till jobbet varje dag”, säger Heli.

Utöver det egna introduktionspaketet för upphandlingen genomför nya arbetstagare inom staden en gemensam introduktionskurs på webben. Genom kursen får alla nya anställda i Esbo grundläggande information om bland annat beslutsfattande, stadens historia, personal- och ekonomifrågor, hållbar utveckling samt informationssäkerhet och dataskydd. Dessutom bjuder Esbo stadsdirektör årligen in de nya arbetstagarna till ett välkomstmöte där man får aktuell information om stadens mål och utveckling – och bekantar sig med andra nya arbetskamrater från olika enheter.

Vi ordnar också ett introduktionsevenemang på stadsnivå för sommarjobbare.