Perusteellinen perehdytys kannattaa
Kaupungin hankintakeskuksessa uusi työntekijä perehdytetään huolellisesti. Näin varmistetaan, että uusi kollega pystyy mahdollisimman pian aloittamaan työt itsenäisesti, hankinnan prosessit ovat tasalaatuisia ja ennen kaikkea tulokas tuntee itsensä tervetulleeksi.
Hankintapäällikkö Victoria Merivirran mielestä kunnollinen perehdytys on kaiken perusta. Ensimmäisinä kuukausina uuden työntekijän tukena on koko yksikkö ja kokeneemmat työkaverit. Ketään ei laiteta kylmiltään vetämään vaativia projekteja.
”Valmiita hankinta-asiantuntijoita ei ole helppo löytää, kokeneista julkisen hankinnan ammattilaisista on krooninen pula. Nämä työt opitaan tekemällä ja työkavereilta. Perehdytys kestää nelisen kuukautta, jonka aikana uusi työntekijä seuraa kokeneempien kollegojen työtä ja tutustuu kaikkiin prosesseihimme. Samalla työkaverit tulevat tutuiksi ja tulokas pääsee kiinni meidän toimintakulttuuriimme”, Victoria kertoo.
”Meillä on hankinnassa pitkälle viedyt prosessit. Huolellinen perehdytys takaa sen, että asiat tehdään aina samalla kaavalla ja hankintojen laatu pysyy hyvänä. Perehdytyksen eri vaiheet ja aiheet aikataulutetaan yhtenäisen perehdytyssuunnitelman mukaisesti. Näin varmistamme, että kaikki uudet työkaverit saavat samat perustiedot ja -taidot”, hankintakoordinaattori Susanna Lähdesmäki jatkaa.
Perehdytys alkaa jo työhaastattelussa
Hankinnassa perehdytysprosessia on hiottu useamman vuoden ajan ja se alkaa jo rekrytointivaiheessa. Työpaikkailmoituksessa kerrotaan tehtävän ja organisaation perustiedot, joita täydennetään työhaastattelussa.
”Ennen ensimmäistä työpäivää lähetämme tervetulokirjeen, jossa kerromme ensimmäisten päivien ohjelmasta ja yksiköstämme. Haluamme, että uusi työkaveri tuntee heti alusta alkaen kuuluvansa porukkaan”, Victoria painottaa.
”Tervetulokirje madaltaa uuden työn aloittamisen kynnystä. Monesti asiat mainitaan nopeasti puhelimessa tai jutellessa. Kun sain rauhassa lukea etukäteen, mitä ensimmäisinä päivinä tapahtuu ja keitä yksikössä työskentelee, uuden työn aloittamisen jännitys väheni”, hankintakoordinaattori Heli Mahlanen muistelee omia kokemuksiaan vuoden takaa.
Osaaminen kasvaa vähitellen
Ensimmäisten kuukausien aikana tietoa karttuu pikkuhiljaa ja samalla tehtävän vaatimustaso kasvaa.
”Aluksi uusi työkaveri osallistuu hankintaprojekteihin työparin kanssa. Itsenäinen työskentely alkaa, kun kokemusta ja varmuutta on riittävästi. Säännöllinen keskustelu töiden sujumisesta on olennaista varsinkin perehdytysvaiheessa, toki myöhemminkin. Mitä enemmän uusi työntekijä kyselee ja jopa kyseenalaistaa asioita, sitä enemmän syntyy keskinäistä luottamusta”, Victoria miettii.
”Uudessa työssä ensimmäisten päivien tietomäärä on valtava eikä kaikkea voi omaksua kerralla. Tämän takia käytämme perehdytykseen aikaa, se maksaa itsensä takaisin”, Susanna toteaa.
”Kunnon perehdytys sitouttaa heti alusta alkaen uuteen työhön. Itse koin perusteellisen perehdytyksen jälkeen, että minuun on panostettu ja siksi haluan itsekin panostaa työhöni. Vuoden työskentelyn jälkeen on edelleen kiva aloittaa työt joka päivä”, Heli kertoo.
Kaupungin yhteinen verkkokurssi tukee perehdytystä
Hankinnan oman perehdytyspaketin lisäksi Espoon uudet työntekijät käyvät läpi kaupungin yhteisen verkkoperehdytyskurssin. Sen kautta kaikki Espoon uudet työntekijät saavat perustiedot muun muassa päätöksenteosta, kaupungin historiasta, henkilöstö- ja talousasioista, kestävästä kehityksestä sekä tietoturvasta ja tietosuojasta. Lisäksi Espoon kaupunginjohtaja kutsuu vuosittain uudet työntekijät tervetulotilaisuuteen, jossa kuullaan ajankohtaista tietoa kaupungin tavoitteista ja kehityksestä – sekä tutustutaan muihin uusiin työkavereihin eri yksiköistä.
Myös kesätyöntekijöille järjestetään kaupunkitasoinen perehdytystilaisuus.