En ny, smidigare metod för behandling av tillståndsansökningar på byggtillsynen i Esbo
Byggnadstillsynen i Esbo har tagit i bruk ett kommunikationsdokument där kunden lätt själv kan kontrollera hur behandlingen av tillståndsansökan fortskrider. Syftet är att göra behandlingen smidigare, mer transparent och förutsägbar.
Kommunikationsdokumentet används till en början vid handläggningen av ansökningar om tillstånd för nybyggnad. Den nya metoden tas i bruk vid handläggningen av alla nya ansökningar om tillstånd för nybyggnad
”I kundresponsen framhävs transparens och förutsägbarhet vid handläggningen av ansökningar om tillstånd. Vi skapade ett särskilt kommunikationsdokument. Det gör det möjligt för både kunden och tillståndshandläggaren att gestalta handläggningen och den aktuella situationen”, berättar byggnadstillsynschef Jari Saajo om bakgrunden till den nya metoden.
Kunden kan studera dokumentet i Esbos elektroniska service för byggande och markanvändning. Handläggaren antecknar tillsammans med sökanden och huvudplaneraren datum då ansökan torde vara färdigt behandlad samt etappmålen för handläggningen. Handläggaren antecknar i dokumentet vilka bilagor man avtalat om. Handläggaren antecknar eventuella brister i ansökan i dokumentet.
”Dokumentet kompletteras under handläggningens gång. Kunden hålls hela tiden uppdaterad om situationen och om huruvida tidsplanen håller. Även om dokumentet till en början ger oss lite extra arbete, tror vi att det ger stort utbyte när tillståndsbehandlingen är smidigare och kundupplevelsen förbättras”, säger Saajo.
Målet är att förbättra kundernas upplevelse
Dokumentet som tas i bruk är en del av byggnadstillsynens projekt för utveckling av handläggningen av tillståndsansökningar. I projektet deltar en stor del av byggnadstillsynens personal. Deras insats i utvecklingsprojektet är mycket betydande.
Syftet med projektet är att förbättra kundupplevelsen på grundval av analyser av tillståndsprocessen, kundrespons och tillståndshandläggarnas erfarenheter. Centrala teman är att handläggningen av tillståndsansökningar ska vara transparent, förutsägbar och ansvarsfull samt att handläggningen ska ske i rätt tid och vara ändamålsenlig.
”Vårt mål är att på ett övergripande sätt stödja en smidig handläggning av kundens tillståndsansökan. Smidig handläggning är grunden för vår smidiga vardag”, säger Saajo.