Hur kan alla vinna i offentliga IKT-upphandlingar?

9.5.2023 8.05
Vid upphandlingsseminariet som Business Espoo ordnade 15.3.2023 i Innopoli i Otnäs hölls intressanta anföranden och diskuterades offentliga IKT-upphandlingar.

I en god offentlig upphandling möjliggör samarbetet beställaren och leverantören emellan framgång för båda avtalsparterna. Målet är att tillsammans komma fram till hur målet med upphandlingen löses på nästa möjliga sätt.

IKT-upphandlingar i strålkastarljuset

Vid upphandlingsseminariet som Business Espoo ordnade 15.3.2023 i Innopoli i Otnäs hölls intressanta anföranden och diskuterades ur effektmålen i synnerhet för IKT-upphandlingar skulle bäst kunna uppnås.

IKT-upphandlingar har under de senaste åren väckt en del känslor och de har inte tilltalat endast i Esbo eller huvudstadsregionen, utan i hela landet. Positivt är att man har reagerat på diskussionen på statlig nivå och man funderar på lösningar på utmaningarna med IKT-upphandlingar också på axeln finansministeriet–Kommunförbundet, vilket Kommunförbundets specialsakkunnige Olli Jylhä berättade mer ingående om på seminariet.

Problemet med upphandlingarna ur perspektivet för upphandlingsenheterna resumerades väl av yrkeshögskolan Laureas sakkunniga Raija Kaljunen, som berättade om modellen för upphandlingars effektfullhet. För den som ska upphandla är det svårt att känna till den tidpunktens bästa sätt att närma sig upphandlingens bakomliggande utmaning. Denna vishet finns på marknaden.

Även i Esbo är man medvetna om detta och i alla konkurrensutsättningar är det till exempel obligatoriskt med marknadsdialog. Om marknadsdialog inte ordnas, måste man få tillstånd till den av upphandlingsdirektör Pihla Hynynen. Esbo uppmuntrar företag att redan före upphandlingen kontakta enheterna som använder produkterna och tjänsterna. Vid evenemanget belyste Hynynen storleksklassen och verksamhetssätten för stadens upphandlingar samt hur avtal förnyas. I sina upphandlingar lägger Esbo vikt vid inledningen, det vill säga betydelsen av beredningen.

I sitt anförande värdesatte Gofore Leads ledande konsult Jarmo Pitkänen Esbo som avtalspartner väldigt högt: stram, men rättvis. Esbo är en bra avtalspartner.

Stegmärken i IKT-utvecklingen mellan staden och leverantören

”Förberedelserna av IKT-upphandlingar är ett oerhört krävande och tidskrävande arbete. Trots att den förbereds väl och grundligt, kan upphandlingen halta halvvägs från målet”, konstaterade Esbo stads IT-chef Pauli Sinivuori i paneldiskussionen. ”Verksamheten utvecklas efter varje upphandling.”

Upphandlingar har inte bara funktionella effektivitetsmål, utan de måste även förverkliga stadens värden och mål. Ansvarsfullhetsmålen är ofta utmanande för upphandlingsenheterna att genomföra. Vad gäller IKT-upphandlingar kan ansvarsfullheten påverkas på flera sätt, såsom med anordningarnas återvinningsbarhet efter att livscykeln har löpt ut, miljövänligheten gällande maskinsalarnas energiförbrukning och till och med hur applikationens kod har skrivits.

”Kompetenscentret KEINO publicerar under innevarande år en kriteriebank, med hjälp av vilken det blir enklare att uppnå hållbarhetsmålen”, berättade Pentti Komssi från Företagarna i Esbo.

I paneldiskussionen betonades vikten av marknadsdialoger. I dem ges leverantören möjlighet att påverka innehållet i anbudsförfrågan på ett sätt som gynnar båda parterna. Från vänster till höger på bilden: IT-chef Pauli Sinivuori från Esbo stad, Senior Consultant Veera Lavikkala från SC Software, upphandlingsombud Pentti Komssi från Företagarna i Esbo och direktör Marko Silen från Helsingforsregionens handelskammare.

SC Softwares Senior Consultant Veera Lavikkala framhöll vikten av kontakt med företaget. För leverantören är det viktigt att identifiera i vilket skede den ska kontakta upphandlingsenheten. Om man vill marknadsföra sin produkt/sina tjänster, måste man inom upphandlingsenheten ta kontakt med den instans som skulle använda produkten/tjänsten inom stadens sektor.

”Med marknadsföring kan man åstadkomma ett behov av konkurrensutsättning och påverka det att behovet uppmärksammas i budgeten och planeringen av upphandlingen inleds”, betonade Lavikkala.

Detta är ett viktigt skede i synnerhet beträffande nya produkter/tjänster. Vanligen sköts den faktiska konkurrensutsättningen och till den hörande marknadsdialogen av upphandlingsenhetens centraliserade upphandlingsenhet. I marknadsdialogskedet kontaktar man även experter på upphandlingar, varvid det blir viktigt att påverka innehållet i anbudsförfrågan i stället för marknadsföringen. Marknadsdialogen är stunden då man bör lyfta fram vilka planerade krav som skulle vara ett hinder för ens eget anbud. När flera anbudsgivare tydligt lyfter fram dessa saker och framför förslag på krav som är rättvisa ur anbudsgivarens perspektiv, kan upphandlingsenheten skapa en fungerande anbudsförfrågan. Tiden som används till marknadsdialog är ur företagets synvinkel en satsning på marknadsföring, som i bästa fall påverkar den potentiella försäljningen.

Att svara på en anbudsförfrågan, det vill säga att utarbeta ett anbud kan vara betungande för företagaren. Är hen redo att lägga ned flera tiotals timmar på att utarbeta ett anbud utan att veta om det leder till en affär? Tröskeln kan sänkas genom att på förhand bekanta sig med köpvillkor som ofta tillämpas på upphandlingar och fundera över hur den egna produkten eller tjänsten skulle fungera med dem.

”Det lönar sig även att färdigt utarbeta en pitch för den egna produkten. Om man har blivit tvåa i anbudsrundan, kan man av upphandlingsenheten beställa anbudshandlingarna för den som vunnit upphandlingen och utvärdera det egna anbudet mot den”, rådde direktör Marko Vilen från Helsingforsregionens handelskammare.

Business Espoos upphandlingsseminarium leddes av Riku Heino, Esbo stads chef för företagsservicen (till vänster på bilden) och Pentti Komssi, upphandlingsombud vid Företagarna i Esbo. I mitten ser vi sakkunniga Raija Kaljunen från yrkeshögskolan Laurea.

Missade du evenemanget? Oroa dig inte, du kan titta på en inspelning av seminariet på Business Espoos YouTube-kanal(extern länk, öppnas i ett nytt fönster).

Mer information om offentliga upphandlingar:

Upphandlingsbesluten finns tillgängliga i två veckor på Esbo stads webbplats också för andra än dem som deltagit i konkurrensutsättningen. Även därefter är det möjligt att få tag på upphandlingsbeslut genom att begära dem via e-post från Upphandlingscentralen: hankinta@espoo.fi

Tjänsteinnehavarbeslut på stadens webbplats.

Mer information samlat om stadens upphandlingar och förfarande för konkurrensutsättning.

Programmet för verkningsfull offentlig upphandling är finansministeriets och Finlands Kommunförbunds gemensamma åtgärdsprogram. Programmet koncentrerar utförandet och utvecklandet av offentliga upphandlingar under ett paraply. Läs mer om ämnet på finansministeriets webbplats(extern länk, öppnas i ett nytt fönster).

Ta kontakt gällande vilka frågor som helst med anknytning till offentliga upphandlingar:

Pentti Komssi, upphandlingsombud | KEINO-förändringsagent, Företagarna i Esbo
Tfn +358 44 3532045, pentti.komssi@yrittajat.fi

_ _ _

Text: Pentti Komssi
Bilder: Sari Mäkisalo
_ _ _

Business Espoo är ett servicenätverk för företag och företagare i Esbo och grannkommunerna. Nätverket består av sju aktörer: Esbo stad, Enter Espoo, Espoon yrittäjät, Helsingforsregionens handelskammare, Omnia, Nylands arbets- och näringsbyrå och FöretagsEsbo. Målet är att få fler arbetstillfällen och mer livskraft till Esbo genom att producera kundcentrerade, högklassiga och kostnadseffektiva företags- och företagartjänster. Mera information: BusinessEspoo.com

  • Företagande