Anvisning för privat bruk av lokaler i Naturens hus Villa Elfvik

Sätta dig in i anvisningen före evenemanget.

Lokaler som får användas

Husets nedre våning med kök får användas. Utställningsrummen är öppna vid behov. Det är inte tillåtet att äta i utställningslokalerna. Nedre våningens infodisk, biblioteket och övre våningen får inte användas. Glasverandan intill salen är reserverad för vandringsutställningar. Utställningarna får inte flyttas. Om man kommer överens om saken på förhand kan videokanonen, högtalaren och info-tv:n i nedre våningen användas. I salen finns ett piano av märket Bechstein från år 1907. Pianonyckeln hänger på köksväggen. Byggnaden är skyddad, så det är viktigt att anvisningarna följs. Adressen är Elfviksvägen 4, Esbo.

Användarens ansvar

Användaren ska utse en myndig person till ansvarig person för arrangemangen. Den ansvariga personen ska vara närvarande under hela evenemanget.

Användaren är skyldig att se till att lokalerna och möblerna inte skadas. Användaren ansvarar för all skada som förorsakas fast eller lös egendom i Villa Elfvik. Om ersättningarna avtalas separat. Användaren ansvarar själv för den apparatur och annan egendom som hen har med sig till Villa Elfvik.

Den ansvariga personen ska se till att lokalerna används endast under den överenskomna tiden och att inga obehöriga personer är närvarande. Evenemanget får inte orsaka buller eller andra olägenheter. Det får inte höras höga ljud från huset efter kl. 23. Den ansvariga personen ska se till att någon är på plats tills väktaren stänger huset. Om vaktbolaget måste göra ett extra besök debiteras användaren för det. Användaren förbinder sig att följa de anvisningar Villa Elfviks personal ger för användningen av lokalerna, möblerna och apparaturen.

Kontakta den jourhavande fastighetsskötaren vid problem som gäller fastigheten, till exempel om det uppstår vattenskada: tfn 09 816 28699.

Förberedelser före evenemanget

För tiden för förberedelserna debiteras ingen ersättning. På vardagarna kan man börja förberedelserna efter att huset stängt och de dagar då kaféet är öppet ungefär en timme efter att huset stängt. Förberedelserna får inte störa den normala verksamheten i huset. Tillfälliga konstruktioner får ställas upp endast med tillstånd av husets personal. Det är förbjudet att tejpa eller hänga något med nålar på väggar eller golv. Skyltar och affischer får sättas upp endast på reserverade platser.

Servering

Användaren kan anlita ett cateringföretag efter eget önskemål. Företagets kontaktuppgifter ska meddelas Naturens hus före festen. Köket är ett serveringskök och kan inte användas för matlagning. Köket har kylskåp, frys, spis, kaffekokare och vattenkokare. I köket finns kärl för 50 personer. Det är förbjudet att använda engångskärl i Naturens hus.

Städning

Lokalerna överlåts åt användaren i det skick som de är efter verksamheten i Naturens hus. Användaren ansvarar för att lokalerna sätts i skick före evenemanget och städas efter användningen.

Användaren ansvarar för städningen så att bland annat de möbler, golv och arbetsbänkar som använts rengörs. Se anvisningarna i bilaga 2. Möblerna och kärlen som använts ställs tillbaka på sina ursprungliga platser. Soporna sorteras och lämnas i sopskjulet. Städningstiden är gratis. Användaren förbinder sig att städa huset efter evenemanget före kl. 7.00 följande morgon. Även gårdsplanen ska städas. Om användaren inte har städat efter sig, tar vi ut kostnaderna för extra städning. Städningen kan också beställas mot ersättning via Naturens hus.

Överföring och ändring av avtalet

Användaren har inte rätt att överföra användningstillståndet eller upplåta lokalerna till tredje part utan tillstånd av chefen för Naturens hus. Ändringar som gäller användningstillståndet ska göras skriftligen. När en fastställd bokning avbokas 7–0 dagar före evenemanget tar vi ut 50 procent av användningsavgiften som bokningskostnader. 

Överlämnande av nyckeln

Husets nyckel ges till en anställd eller förtroendevald vid Esbo stad för ett arbetsevenemang eller ett privat evenemang. I fall av missbruk hyrs lokalen inte längre ut till personen i fråga.

Brand- och personsäkerhet

Rökning och användning av rökmaskin är förbjudet. På grund av brandfara är det förbjudet att elda i ugnar och bränna ljus. Marschaller ska brännas på eldfasta underlag på de platser som personalen i Naturens hus anvisar på gården och de ska släckas efter användningen. Användaren svarar för kostnaderna för onödiga brandlarm, om larmet beror på användarens verksamhet.