Esbo stads ärenderegister och informationslager

Elev- och studerandevårdens informationslager används för de ärenden som lagen om elev- och studerandevård förutsätter.

Beskrivningar av de centrala informationsmaterialen i elev- och studerandevårdens informationslager finns i dataskyddsbeskrivningarna för de tjänster och register som ingår i informationslagret:

• Klientregister för kuratorerna inom elevhälsan
• Klientregister för psykologerna inom elevhälsan
• Elevhälsoregister
• Klientregister för terapeuterna inom elevhälsan

Elev- och studerandevårdens informationssystem

Personbeteckning, förnamn och efternamn, uppgifter om tidpunkten för klientförhållandet

Undervisningens och utbildningens informationslager används för att ordna undervisning.

Beskrivningar av de centrala informationsmaterialen i undervisningens och utbildningens informationslager finns i dataskyddsbeskrivningarna för de tjänster och register som ingår i informationslagret:

• Personregister för ordnande av eftermiddagsverksamhet
• Personregister för morgon-, eftermiddags- och semestervård för skolelever med intellektuell funktionsnedsättning och autism
• Förskoleundervisningens elevregister, finsk utbildning
• Gymnasieundervisningens studeranderegister, finsk utbildning
• Den grundläggande utbildningens elevregister, finsk utbildning
• Mobilapplikationen Tapiolan Lukio
• Elektroniskt ämnesvalskort för Esbos och Grankullas finskspråkiga gymnasier
• Samutveckling med Esbos inlärningsmiljöer

Undervisningens informationssystem 

Personbeteckning, förnamn och efternamn, uppgifter om tidpunkten för klientförhållandet

Småbarnspedagogikens informationslager används för produktion av småbarnspedagogiska tjänster.

beskrivningar av de centrala informationsmaterialen i småbarnspedagogikens informationslager finns i dataskyddsbeskrivningarna för de tjänster och register som ingår i informationslagret:

• Klientregister för förskoleundervisning och för förberedande undervisning för den grundläggande utbildningen på finska och svenska
• Klientregister för klubbverksamheten inom småbarnspedagogiken
• Den finska och svenska småbarnspedagogikens klientuppgiftsregister
• Den privata småbarnspedagogikens personregister
• Personregister över vårdare som familjer anställt i arbetsavtalsförhållande
• Esbo stads register över ansökningar om syskontillägg

Småbarnspedagogikens informationssystem

Personbeteckning, förnamn och efternamn, namn på enheten för småbarnspedagogik, uppgifter om tidpunkten för klientförhållandet

Ungdomstjänsternas informationslager används för ordnande av ungdomstjänster, bland annat stödjande av unga, information, statistikföring samt möjliggörande av ungdomsfullmäktiges verksamhet.

Beskrivningar av de centrala informationsmaterialen i ungdomstjänsternas informationslager finns i dataskyddsbeskrivningarna för de tjänster och register som ingår i informationslagret:

• Bildningssektorns register över ansökningar om understöd
• Medlemsregister för Esbo stads ungdomslokaler
• Personregister för uppsökande ungdomsarbete
• Personregister för tjänsten Fatta mej!-kontaktbegäran
• Utbildningsmaterial för arbetslivet i Navigatorhuset
• Anmälan till Navigatorhusets kortutbildning
• Anmälan till Navigatorhusets NuortenRekry
• Ungdomsfullmäktigevalet och ledamöterna i ungdomsfullmäktige
• Kundregister för Esbo stads sommarsedlar
• Ansökan om praktikplats till Esbo ungdomstjänster

System för ungdomsunderstöd

Personbeteckning, förnamn och efternamn, uppgifter om tidpunkten för klientförhållandet

Byggnadstillsynens informationslager används för att sköta tillstånd, åtgärder och syner i anslutning till byggande samt för att genomföra handledning och rådgivning i anslutning till byggande.

Centrala informationsmaterial inom byggnadstillsynen är byggnaders huvudritningar, konstruktions- och specialplaner, tillståndsansökningar och tillståndsbeslut samt besiktningsprotokoll. Informationsmaterialen i informationslagret beskrivs närmare i denna dataskyddsbeskrivning:

• Trimble Locus, system för bygglov och ansvariga personer

System för geografisk information, teknik- och miljösektorns dokumenthanteringssystem

Tillståndsbeteckning, objektets adress, klientens namn

Markanvändningens informationslager används för skötseln av de uppgifter som anges i markanvändnings- och bygglagen. Till dessa uppgifter hör bland annat åtgärder, planering och utveckling i anslutning till detalj- och generalplaneringen, trafikplaneringen och den allmänna planeringen av områdesanvändningen, styrningen och övervakningen av byggandet samt samarbetet mellan kommunerna och landskapen. Även uppgifter i anslutning till förvaltning och styrning av jordegendom, såsom markanvändningsavtal och markanvändningstillstånd samt kart- och ledningsuppgifter, lagras i informationslagret.

Informationsmaterial inom markanvändningen är till exempel generalplaner, delgeneralplaner och detaljplaner, kartor, trafikplaner och miljökonsekvensutredningar. Informationsmaterialen i informationslagret beskrivs närmare i dessa dataskyddsbeskrivningar:

• Kundregister – kontaktuppgifter för intressenterna inom planberedningen
• Enkätundersökningsregister för planläggning – svarsmaterial för invånarenkäter och planresponssystem
• Beställningar av specialkartor
• Register över kartläggningar av ledningar
• Ledningarnas läge
• Användarregister för Esbo stads karttjänst
• Kartbeställningar
• Beställningsregister
• Kortvarig arrendering
• Markanvändningstillstånd
• Register över markanvändningsavtal
• Överföring av arrendeavtal
• Anslag för markförvärv
• Erbjudanden om försäljning av egnahemstomter
• Samtycken av rågrannar
• Mappbeslut
• Arbetsförteckning för verkställighet
• Sökande av företagstomter
• Trimble Locus/Markegendomsapplikationen
• Trimble Locus, tillståndsregister för allmänna områden

System för geografisk information, teknik- och miljösektorns dokumenthanteringssystem

Fastighetsbeteckning, kundens namn

Informationslagret över fastigheter används för att föra fastighetsregistret och för att hantera och lagra uppgifter i anslutning till det, såsom fastighetsskatteuppgifter och uppgifter om fastighetsköp.

Informationsmaterial i fastighetsdatalagret är uppgifter om fastigheter och outbrutna områden samt uppgifter om ägare och innehavare av fastigheter och outbrutna områden. Informationsmaterialen i informationslagret beskrivs närmare i dessa dataskyddsbeskrivningar:

• Fastighetsskatteobjekt, Excel-tabell
• Register över köpeskillingar
• Tomtenheten, sökande av småhustomt
• Trimble Locus-fastighetsregister

System för geografisk information, teknik- och miljösektorns dokumenthanteringssystem

Fastighetsbeteckning, fastighetsägarens eller fastighetsinnehavarens namn

Informationslagret för boende används för tillsynen över valet av boende till statligt stödda hyresbostäder, behandlingen av ansökningar om ordningsnummer för bostadsrättsbostäder samt skötseln av uppgifter i anslutning till hiss- och reparationsunderstöd. I informationslagret lagras dessutom hyresavtal som ingåtts för stadens personalbostäder, servicehusbostäder för äldre, andrahandsuthyrda bostäder och småfastigheter som ägs av staden.

Beskrivningar av de centrala informationsmaterialen i informationslagret för boende finns i dataskyddsbeskrivningarna för de tjänster och register som ingår i informationslagret:

• Kundregister över bostadsrättsnummer och bostadsrättsbostäder
• Bostadsenhetens register över boende, lägenheter och hyresavtal
• Register över tillsynen över val av boende

Kompletteras under 2021

Den boendes namn, bostadens adress

Informationslagret för gator och allmänna områden används för att sköta uppgifter i anslutning till byggande, underhåll och renhållning av gator och allmänna områden. I informationslagret registreras åtgärder som hänför sig till skötseln av parker, friluftsområden och gång- och cykelvägar. Även åtgärder som hänför sig till trafikanordningar samt ordnande och övervakning av parkering registreras i informationslagret.

Centrala informationsmaterial i informationslagret för gator och allmänna områden är till exempel gatu- och parkplaner och uppgifter om gatubyggnadsprojekt. Informationsmaterialen i informationslagret beskrivs närmare i dessa dataskyddsbeskrivningar:

• Register över beslut om felparkeringsavgift
• Behandling av personuppgifter Bokning av parkgymnastik
• Register över flyttning av fordon
• Systemet Winkki, evenemangsregister för allmänna områden (Winkki-gatuevenemang)
• Projektregistret Hansu

System för information om evenemang inom de allmänna områdena

Adress, registernummer, kundens namn

Informationslagret för lokaler används för skötsel och användning av stadens egna lokaler, såsom skötsel av uppgifter i anslutning till fastighetshållning, lokalhantering och hyresavtal.

Beskrivningar av de centrala informationsmaterialen i informationslagret för lokaler finns i dataskyddsbeskrivningarna för de tjänster och register som ingår i informationslagret:

• Dataskyddsregister för elektromekanisk låsning
• Användarregister för fjärravläsningskod vid styrning av en brottslarmanläggning
• Informationssystemet för fastighetshållning Koki
• Dataskyddsregister för passerkontroll
• Fastighetsinformationssystemet RambollFM
• Hyresavtal, lokaler som hyrts ut till Esbo stad och lokaler som Esbo stad hyrt ut (manuell)
• Personalförteckning över anställda vid serviceföretag

Informationssystem

Informationssystem för fastighetshållning, fastighetsdatasystem

Adress, arbetstagarens namn

Informationslagret för miljövård används för skötseln av de uppgifter som miljöskyddslagen ålägger, såsom miljötillstånd och miljöinspektioner. Till dessa uppgifter hör också åtgärder som hänför sig till bullerbekämpning, luft- och vattenvård. Uppgifter som hänför sig till planering, utveckling och övervakning av miljöskyddet samt uppgifter som främjar naturvården samlas också i informationslagret.

Beskrivningar av de centrala informationsmaterialen i informationslagret för miljövård finns i dataskyddsbeskrivningarna för de tjänster och register som ingår i informationslagret:

• Miljötillsynsregistret Trimble Locus

System för geografisk information, teknik- och miljösektorns dokumenthanteringssystem

Namnet på den person eller organisation som ansökt om beslut eller anmält miljöolägenheter, projektområdets namn

Informationslagret för veterinärvård används för att ordna och övervaka kommunens lagstadgade uppgifter inom veterinärvården.

Beskrivningar av de centrala informationsmaterialen i informationslagret för veterinärvård finns i dataskyddsbeskrivningarna för de tjänster och register som ingår i informationslagret:

• Register över klienter hos kommunens veterinärer

Kompletteras under 2021

Personbeteckning, förnamn och efternamn, uppgifter om tjänster, uppgifter om tidpunkten för klientförhållandet

Informationslagret för livsmedelstillsyn används för att ordna och övervaka kommunens lagstadgade uppgifter inom livsmedelstillsynen.

Beskrivningar av de centrala informationsmaterialen i informationslagret för livsmedelstillsyn finns i dataskyddsbeskrivningarna för de tjänster och register som ingår i informationslagret:

• Miljö- och hälsoskyddets tillsynsregister

Kompletteras under 2021

Personbeteckning, förnamn och efternamn, uppgifter om tjänster, uppgifter om tidpunkten för klientförhållandet

Informationslagret för miljö- och hälsoskydd används för att ordna och övervaka kommunens lagstadgade uppgifter inom miljö- och hälsoskyddet och djurskyddet.

Beskrivningar av de centrala informationsmaterialen i informationslagret för miljö- och hälsoskydd och djurskydd finns i dataskyddsbeskrivningarna för de tjänster och register som ingår i informationslagret:

• Miljö- och hälsoskyddets tillsynsregister
• Register över klienter hos kommunens veterinärer

Kompletteras under 2021

Personbeteckning, förnamn och efternamn, uppgifter om tjänster, uppgifter om tidpunkten för klientförhållandet

Kulturtjänsternas informationslager används bland annat för att ordna och producera biblioteks-, musei-, orkester- och kulturevenemangstjänster.

Beskrivningar av de centrala informationsmaterialen i kulturtjänsternas informationslager finns i dataskyddsbeskrivningarna för de tjänster och register som ingår i informationslagret:

• Helmet-bibliotekens kundregister
• Personregister för passerkontroll och kameraövervakning vid Esbo stads meröppna bibliotek
• Bokningsregister för guidningarna Boka en bibliotekarie
• Personregister för den uppsökande tjänsten i Esbo
• Stadsmuseets personregister över kulturarvsinformation
• Esbo kulturcentrums marknadsföringsregister
• Lottning i anslutning till kundnöjdhetsenkäten
• Bildningssektorns register över ansökningar om understöd
• Dataskyddsbeskrivning Esbo arbis nyhetsbrev
• Dataskyddsbeskrivning Esbo arbis
• Dataskyddsbeskrivningen för det elektroniska webbinstitutet Moodle
• Dataskyddsbeskrivning Bokningsregister för guidningarna

Museernas samlingshanteringssystem, bibliotekens samlingshanterings- och kundinformationssystem (Helmet), Kulturunderstödssystem

Personbeteckning, förnamn och efternamn, uppgifter om tidpunkten för klientförhållandet

Informationslagret för idrottstjänster används för att producera idrottstjänster, bland annat för att underhålla och erbjuda idrottslokaler och idrottsplatser för kommuninvånarna samt för att producera motionsrådgivning.

Beskrivningar av de centrala informationsmaterialen i informationslagret för idrottstjänster finns i dataskyddsbeskrivningarna för de tjänster och register som ingår i informationslagret:

• Personregister för sim- och gymarmband för specialgrupper
• Personregister som hänför sig till förbindelser om egen övervakning
• Personregister som hänför sig till understöd och ansökningar om användningsturer
• Kundregister för motionsrådgivning
• Bildningssektorns register över ansökningar om understöd

System för kursanmälan, Tävlingssystemet Taso, Ljusstyrningssystem, resursbokningssystem, Ulkoliikunta.fi

Personbeteckning, förnamn och efternamn, föreningens namn, uppgifter om tidpunkten för klientförhållandet

Informationslagret för arbets- och näringstjänster används för skötseln av stadens närings- och innovationspolitik, sysselsättningsärenden, företagstjänster, migrations- och integrationsfrågor, stadspolitik, delaktighet, internationella ärenden och stadsmarknadsföring samt för skötseln av kontakter och kundkontakter i anslutning till dessa samt för ordnande av evenemang.

Informationsmaterial

Beskrivningar av de centrala informationsmaterialen i informationslagret finns i dataskyddsbeskrivningarna för de tjänster och register som ingår i informationslagret:

• Serviceutvecklingsenhetens intressentgruppsregister
• Register över klienter hos sysselsättningstjänsterna
• Esbo stads marknadsföringsregister

Kompletteras under 2021

Personbeteckning, förnamn och efternamn, företagets namn, uppgifter om tidpunkten för klientförhållandet

Den allmänna förvaltningens informationslager används för att genomföra god förvaltning och olika administrativa skyldigheter samt för att stödja ledningen. Informationslagret används för att i uppföljningssyfte registrera Esbo stads officiella korrespondens och beslutsfattande samt stadens övriga centrala ärenden och dokument i enlighet med stadens informationsstyrningsplan. I informationslagret lagras information om stadens avtal, program och projekt, de förtroendevaldas och tjänsteinnehavarnas bindningar, stadsfullmäktiges arbete och frånvaro, hanteringen av stadens säkerhet samt material som används i kommunikationen. I informationslagret förvaras också informationsmaterial om statistikproduktions- och forskningsverksamhet som hänför sig till stadens verksamhet samt uppföljning av skatteinkomsterna.

Beskrivningar av de centrala informationsmaterialen i informationslagret finns i dataskyddsbeskrivningarna för de tjänster och register som ingår i informationslagret:

• Esbo stads materialbank
• Esbo stads beslutssystem D10
• Dataskyddsbeskrivning för projektportföljen
• Dataskyddsbeskrivning för registret över bindningar
• Dataskyddsbeskrivning för statistikföring och forskning
• Fullmäktigeledamöternas frånvaro
• Dataskyddsbeskrivning för uppföljningen av skatteinkomsterna
• Dataskyddsbeskrivning för Notecrow

Projektportfölj, register över bindningar, beslutssystem (Dynasty 10)

Beslutsdatum, beslutsfattare, den som inlett ärendet, beslutets namn, dokumentets datum, avtalsparter, avtalets namn, tidpunkt för ingående av avtalet, den förtroendevaldas namn

Informationslagret för personal används till att registrera personer som står i arbetsavtals- eller tjänsteförhållande eller på något annat sätt står i uppdragsförhållande med Esbo stad och uppgifter om dem i olika skeden av anställnings- eller uppdragsförhållandets livscykel. I informationslagret lagras också uppgifter om personer som söker arbete hos staden och personer som är intresserade av staden som arbetsgivare. Uppgifterna i informationslagret används för personaladministration, behandling av arbetsansökningar, verksamhet som arbetsgivare, tidregistrering, förvaltning av användarrättigheter, ordnande av personalhälsovård samt bland annat för arbetarskydd och uppföljning och utveckling av arbetssäkerheten.

Beskrivningar av de centrala informationsmaterialen i informationslagret för personal finns i dataskyddsbeskrivningarna för de tjänster och register som ingår i informationslagret:

• Esbo stads personalregister
• Esbo stads tidregistrering
• Kundregister för Esbo stads rekrytering
• Patientregister för Esbo stads personalhälsovård
• Register för hantering av arbetarskyddsrisker

Rekryteringssystem, personalinformationssystem, arbetarskyddssystem (Hessu)

arbetstagarens eller arbetssökandens namn och personbeteckning

Informationslagret för ekonomi används för skötseln av stadens gemensamma ekonomiförvaltning samt för planering, prognostisering, rapportering och analys av ekonomin. Informationslagret används för genomförande av upphandlingar, uppföljning och hantering av inköp, kundfakturering, hantering av nätbetalningar och kassaterminaler, hantering av anläggningstillgångar, kostnadsredovisning, fullgörande av kommunernas rapporteringsskyldigheter i fråga om ekonomin samt produktion av information till stöd för ledningen. I informationslagret hanteras bland annat uppgifter om Esbo stads person- och samfundskunder samt leverantörer av varor och tjänster.

Beskrivningar av de centrala informationsmaterialen i informationslagret för ekonomi finns i dataskyddsbeskrivningarna för de tjänster och register som ingår i informationslagret:

• Kassasystem
• Community
• Dataskyddsbeskrivning för betalningsrörelse och kassaprognostisering

Kassasystem, betalningstrafiksystem

Kompletteras under 2021

Informationslagret för val används för att ordna uppgifter i anslutning till ordnandet av val och för att förvara röstsedlarna i kommunalvalet.

• Röstsedlar, vallängder (vilka som har röstat på valdagen), sammanställning av kandidatlistorna.

Kompletteras under 2021

Kompletteras under 2021

Informationslagret för måltidstjänster används för att producera måltidstjänster som ordnas av staden. Måltidstjänster produceras bland annat för småbarnspedagogik, grundskolor och gymnasier, personal samt aktivitetsparker. I informationslagret lagras information bland annat för styrning av måltidstjänsternas verksamhet, hantering av avtalsförhållanden, specialkost, fakturering av tjänster och mätning av kundnöjdheten.

Beskrivningar av de centrala informationsmaterialen i informationslagret för måltidstjänster finns i dataskyddsbeskrivningarna för de tjänster och register som ingår i informationslagret:

• Register över uppgifter om specialkost
• Kundregister för måltidstjänsternas kundregister
• Kundregister över privata kunder

Informationssystem

Kompletteras under 2021

Kompletteras under 2021

Informationslagret för IKT används för hantering av stadens informationssystems och datakommunikationsnäts livscykel samt för förvaltning, uppföljning och rapportering av användarrättigheterna till informationssystemen. Stadens informationssystem används av stadens personal och förtroendevalda, elever och studerande vid skolor och gymnasier samt stadens samarbetspartner. Informationslagret används också för att administrera användarrättigheterna till gränssnitt och för att övervaka användningen av datasystem. Genom behandlingen av uppgifterna i informationslagret säkerställs informationssäkerheten och kontinuiteten i verksamheten samt möjliggörs utredning av tekniska fel.

Beskrivningar av de centrala informationsmaterialen i informationslagret för IKT finns i dataskyddsbeskrivningarna för de tjänster och register som ingår i informationslagret:

• Trimble Locus, register över användarrättigheter
• Trimble Locus, register över användarrättigheter till gränssnitt
• Trimble Locus, Webmap-användarrättighetsregister
• Azure AD förvaltnings- och loggregister
• Förvaltningens O365-register
• Utöver de informationsmaterial som beskrivs i dataskyddsbeskrivningarna innehåller informationslagret för IKT också informationsmaterial ur IKT-apparatregistret.

Microsoft O365

Kompletteras under 2021

I informationslagret för allmän kundservice lagras uppgifter om dem som är intresserade av stadens tjänster och dem som uträttar ärenden i tjänsterna för olika kontakter. Sådana kontakter kan vara till exempel beställning av nyhetsbrev eller e-postutdelningar, mottagande av kundpost, inlämning av respons, hantering av olika slags kontakter till exempel på webben, per telefon eller chatt, bokning av lokaler eller ansökan om tillfälliga användningstillstånd, genomförande av kundnöjdhetsenkäter, användning av stadens webbplatser som inloggad, ordnande av evenemang och deltagande i dem, kommunikation mellan staden och dess intressentgrupper eller kommuninvånarnas deltagande i utvecklingen och genomförandet av stadens tjänster.

Beskrivningar av de centrala informationsmaterialen i informationslagret för allmän kundservice finns i dataskyddsbeskrivningarna för de tjänster och register som ingår i informationslagret:

• Personregister för Kannusalens och Kannukinos nyhetsbrev
• Personregister för Karahusets nyhetsbrev
• Personregister för Barnkulturcentret Auroras nyhetsbrev
• Stadsmuseets kundregister
• Stadsorkestern Tapiola Sinfoniettas kundregister
• Personregister för Sellosalens nyhetsbrev
• Behandling av personuppgifter – anmälningar till evenemang och enkäter vid resultatenheten för kultur (Webropol)
• Kundregister för idrotts- och ungdomstjänsternas nyhetsbrev
• Personregister för bildningssektorns resursbokningssystem, e-tjänster
• Register över mottagare av Navigatorhusets nyhetsbrev
• Register över uppdrag vid tekniska centralens kundtjänst
• Kundregister / de som fått tillstånd till tillfällig användning av Naturens hus Villa Elfvik
• Kundregister / e-postlista för dem som önskar ha information om kurser för miljöpedagoger och andra evenemang i Naturens hus Villa Elfvik
• Kundtjänsternas och servicetorgens respons- och kundnöjdhetsregister
• Chattjänsternas register
• Användarregister för webbplatsen Espoo.fi, uppdaterat 24.3.2020
• Register över intressentgrupper
• Enkäten Alla tiders Esbo
• Evenemangsregister för hållbar utveckling
• Färdcentralens marknadsföringsregister
• Register för registrering av telefonsamtal
• Evenemangsregister
• Register över frivilliga utvecklare av Esbo stads respons- och kundtjänster.
• Webbaserat responssystem
• Register över respons och kundnöjdhet för tjänster

Kompletteras under 2021

Tjänstens namn, kundens namn

Beskrivningar av de centrala informationsmaterialen i informationslagret för kameraövervakning finns i dataskyddsbeskrivningarna för de tjänster och register som ingår i informationslagret:

• Kameraövervakningssystem med inspelning i Esbo stads lokaler
• Personregister för kameraövervakningssystemet med inspelning vid Glims gårdsmuseum
• Personregister för kameraövervakningssystemet med inspelning vid Pentala skärgårdsmuseum
• Personregister för Utställningscentret WeeGees lokal- och säkerhetshantering samt tidregistrering
• Behandling av personuppgifter – Esbo stad/kameraövervakning på Lukutorgets byggplats

Kompletteras under 2021

Lokalens namn, tidpunkt