Espoon kaupungin asiarekisteri ja tietovarannot

Oppilas- ja opiskelijahuollon tietovarantoa käytetään opiskeluhuoltolain edellyttämiin asioihin.

Kuvaukset oppilas- ja opiskelijahuollon tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:

• Opiskeluhuoltorekisteri

• Oppilashallintojärjestelmä

Henkilötunnus, etunimi ja sukunimi, asiakassuhteen ajankohtatiedot

Opetuksen ja koulutuksen tietovarantoa käytetään opetuksen järjestämiseen.

Kuvaukset opetuksen ja koulutuksen tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:

• Iltapäivätoiminnan järjestämisen henkilörekisteri
• Kehitysvammaisten ja autististen koululaisten aamu-, iltapäivä- ja lomahoidon henkilörekisteri
• Esiopetuksen oppilasrekisteri, suomenkielinen opetus
• Lukio-opetuksen opiskelijarekisteri, suomenkielinen opetus
• Perusopetuksen oppilasrekisteri, suomenkielinen opetus
• Tapiolan Lukio -mobiilisovellus
• Espoon ja Kauniaisten suomenkielisten lukioiden sähköinen ainevalintakortti
• Yhteiskehittäminen Espoon oppimisympäristöjen kanssa
• Oppivelvollisuuden ohjaus- ja valvontarekisteri​
• Espoon ruotsinkielisen työväenopiston kurssihallintajärjestelmän henkilötietokanta

• Oppilashallintojärjestelmä

Henkilötunnus, etunimi ja sukunimi, asiakassuhteen ajankohtatiedot

Varhaiskasvatuksen tietovarantoa käytetään varhaiskasvatuspalveluiden tuottamiseen.

Kuvaukset varhaiskasvatuksen tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:

• Suomen- ja ruotsinkielisen esiopetuksen ja perusopetukseen valmistavan opetuksen asiakasrekisteri
• Avoimen varhaiskasvatustoiminnan asiakasrekisteri
• Varhaiskasvatuspalveluiden asiakastietorekisteri
• Yksityisen varhaiskasvatuksen aloittaminen, hyväksyminen, ohjaus, neuvonta ja valvonta
• Yksityisen hoidon tuen kuntalisien henkilörekisteri
• Varhaiskasvatuksen henkilöstön tilaustutkintokoulutuksen toteutus

• Varhaiskasvatuksen tietojärjestelmä
• Henkilöstöhallintojärjestelmä

Henkilötunnus, etunimi ja sukunimi, varhaiskasvatusyksikön nimi, asiakassuhteen ajankohtatiedot

Rakennusvalvonnan tietovarantoa käytetään rakentamiseen liittyvien lupien, toimenpiteiden ja tarkastusten hoitamiseen sekä rakentamiseen liittyvän ohjauksen ja neuvonnan toteuttamiseen.

Rakennusvalvonnan keskeisiä tietoaineistoja ovat rakennusten pääpiirustukset, rakenne- ja erityissuunnitelmat, lupahakemukset ja -päätökset ja katselmuspöytäkirjat. Tietovarannon sisältämiä tietoaineistoja kuvataan tarkemmin oheisessa tietosuojaselosteessa:

• Rakennusvalvonnan sähköinen ajanvarausjärjestelmä
• Rakennuslupa- ja vastuuhenkilöjärjestelmä

• Paikkatietojärjestelmä
• Teknisen ja ympäristötoimen dokumentinhallintajärjestelmä

Lupatunnus, kohteen osoite, asiakkaan nimi

Maankäytön tietovarantoa käytetään maankäyttö- ja rakennuslaissa määriteltyjen tehtävien hoitamiseen. Näitä tehtäviä ovat mm. asema- ja yleiskaavoitukseen, liikennesuunnitteluun sekä yleiseen alueiden käytön suunnitteluun, rakentamisen ohjaukseen ja valvontaan sekä kuntien ja maakuntien väliseen yhteistyöhön liittyvät toimenpiteet, suunnittelu ja kehittäminen. Myös maaomaisuuden hallintaan ja ohjaamiseen liittyvät tehtävät, kuten maankäyttösopimukset ja -luvat sekä kartta- ja johtotiedot tallennetaan tietovarantoon.

Maankäytön tietoaineistoja ovat esimerkiksi yleiskaavat, osayleiskaavat ja asemakaavat, kartat, liikennesuunnitelmat ja ympäristövaikutusselvitykset. Tietovarannon sisältämiä tietoaineistoja kuvataan tarkemmin oheisissa tietosuojaselosteissa:

• Asiakasrekisteri – kaavavalmistelun osallisten yhteystiedot
• Kaavoituksen kyselyrekisteri – asukaskyselyjen ja kaavapalautejärjestelmän vastausaineisto
• Erikoiskarttatilaukset
• Johtokartoitusrekisteri
• Johtotiedot
• Espoon karttapalvelun käyttäjärekisteri
• Karttatilaukset
• Tilausrekisteri
• Lyhytaikainen maanvuokraus
• Maankäyttöluvat
• Maankäyttösopimusrekisteri
• Maanvuokrasopimusten siirto
• Maanhankintamääräraha
• Omakotitontin myyntitarjoukset
• Rajanaapurisuostumukset
• Mappipäätökset
• Täytäntöönpanon työluettelo
• Yritystonttien hakijat
• Maaomaisuussovellus
• Yleisten alueiden luparekisteri
• Maastomittausten tilausrekisteri

• Paikkatietojärjestelmä
• Teknisen ja ympäristötoimen dokumentinhallintajärjestelmä

Kiinteistötunnus, asiakkaan nimi

Kiinteistötietovarantoa käytetään kiinteistörekisterin ylläpitoon ja siihen liittyvien tehtävien, kuten kiinteistövero- ja kiinteistökauppatietojen hallintaan ja tallentamiseen.

Kiinteistötietovarannon tietoaineistoja ovat tiedot kiinteistöistä ja määräaloista sekä tiedot kiinteistöjen ja määräalojen omistajista ja haltijoista. Tietovarannon sisältämiä tietoaineistoja kuvataan tarkemmin oheisissa tietosuojaselosteissa:

• Kiinteistöveron kohteet
• Kauppahintarekisteri
• Tonttiyksikkö, pientalotontin hakijat
• Kiinteistörekisteri
• Katualueiden haltuunotto
• Hulevesilaskutus

• Paikkatietojärjestelmä
• Teknisen ja ympäristötoimen dokumentinhallintajärjestelmä
• Kuntatietojärjestelmä

Kiinteistötunnus, kiinteistön omistajan tai haltijan nimi

Asumisen tietovarantoa käytetään valtion tukemien vuokra-asuntojen asukasvalintojen valvontaan. Lisäksi tietovarantoon tallennetaan kaupungin palvelusuhdeasuntoihin ja kaupungin omistamiin pienkiinteistöihin tehdyt vuokrasopimukset.

Kuvaukset asumisen tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:

• Asukasvalintojen valvonnan rekisteri

• Dynasty-päätöksentekojärjestelmä
• Koki-kiinteistötietojärjestelmä
• Holwi

Asiakkaan nimi, asunnon osoite

Katujen ja yleisten alueiden tietovarantoa käytetään katujen ja yleisten alueiden rakentamiseen, kunnossa- ja puhtaanapitoon liittyvien tehtävien hoitamiseen. Tietovarantoon kirjataan puistojen, ulkoilualueiden ja kevyen liikenteen väylien hoitamiseen liittyvät toimenpiteet. Myös liikenteen ohjauslaitteiden, pysäköinnin järjestämiseen ja valvontaan liittyvät toimenpiteet kirjataan tietovarantoon.

Katujen ja yleisten alueiden tietovaranto keskeisiä tietoaineistoja ovat esimerkiksi katu- ja puistosuunnitelmat ja tiedot katujen rakentamishankkeista. Tietovarannon sisältämiä tietoaineistoja kuvataan tarkemmin oheisissa tietosuojaselosteissa:

• Pysäköintivirhemaksujen rekisteri
• Henkilötietojen käsittely Puistojumppavaraukset
• Siirto- ja romuajoneuvorekisteri
• Hansu hankerekisteri
• Viljelypalstojen vuokrauksen asiakasrekisteri
• Lumen- ja maanvastaanotto
• Meriläjitysmassojen vastaanotto

• Yleisten alueiden tapahtumatietojärjestelmä
• Infrahankkeiden hallintajärjestelmä
• Katualueiden haltuunottojärjestelmä
• Kaupunkiympäristön tuotannon- ja toiminnanohjausjärjestelmä
• Kuntatietojärjestelmä
• Siirrettävien ajoneuvojen hallintasovellus

Osoite, rekisterinumero, asiakkaan nimi, hankkeen nimi, hanketunnus

Toimitilojen tietovarantoa käytetään kaupungin omien toimitilojen hoitoon ja käyttöön, kuten kiinteistönpitoon, tilahallintaan ja vuokrasopimuksiin liittyvien tehtävien hoitamiseen.

Kuvaukset toimitilojen tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:

• Elektromekaanisen lukituksen tietosuojarekisteri
• Etälukutunnisteen käyttäjärekisteri rikosilmoitinlaitteen ohjauksessa
• Koki kiinteistöpidon tietojärjestelmä
• Kulunhallinnan tietosuojarekisteri
• Graafinen tilahallintajärjestelmä
• Toimitilojen tallentava kameravalvontajärjestelmä
• Vuokrasopimukset
• Henkilökuntaluettelo palveluyritysten työntekijöistä
• Voima -järjestelmä

• Kulunvalvontajärjestelmä
• Toimitilojen tilahallintajärjestelmä
• Sähköinen huoltokirja
• Kiinteistötietojärjestelmä
• Hankesalkku
• Tilapalveluiden projektipankki
• Kaupunkiympäristön tuotannon- ja toiminnanohjausjärjestelmä

Osoite, työntekijän nimi

Ympäristön suojelun tietovarantoa käytetään ympäristönsuojelulain velvoittamien tehtävien kuten ympäristölupien ja -tarkastusten hoitamiseen. Näitä tehtäviä ovat myös meluntorjuntaan, ilman- ja vesiensuojeluun liittyvät toimenpiteet. Ympäristön suojelun suunnitteluun, kehittämiseen ja valvontaan liittyvät tehtävät sekä luonnonsuojelun edistämisen tehtävät kootaan myös tietovarantoon.

Kuvaukset ympäristönsuojelun tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:

• Ympäristövalvonta
• Villa Elfvikin luontotalon asiakasrekisteri
• Villa Elfvikin luontotalon sähköpostilista
• Ympäristönsuojelun palvelualueen kysely
• Espoon kaupungin luontotietojärjestelmä

• Kuntatietojärjestelmä

Päätöstä hakeneen tai ympäristöhaitasta ilmoittaneen henkilön tai organisaation nimi, hankealueen nimi

Eläinlääkintähuollon tietovarantoa käytetään kunnan eläinlääkintähuollon lakisääteisten tehtävien järjestämiseen ja valvontaan.

Kuvaukset eläinlääkintähuollon tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:

• Espoon seudun ympäristöterveyden eläinlääkäripalvelut

• Kaupungineläinlääkärin potilastietojärjestelmä

Hetu, etunimi ja sukunimi, tiedot palveluista, asiakassuhteen ajankohtatiedot

Ympäristöterveydenhuollon tietovarantoa käytetään kunnan ympäristöterveydenhuollon lakisääteisten tehtävien järjestämiseen ja valvontaan.

Kuvaukset ympäristöterveydenhuollon tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:

• Ympäristöterveydenhuollon valvontarekisteri

• Vati

Henkilötunnus, etunimi ja sukunimi, tiedot palveluista, asiakassuhteen ajankohtatiedot

Kulttuuripalvelujen tietovarantoa käytetään mm. kirjasto-, museo-, orkesteri-, sekä kulttuuritapahtumapalveluiden järjestämiseen ja tuottamiseen.

Kuvaukset kulttuuripalvelujen tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:

• Helmet-kirjastojen asiakasrekisteri
• Espoon omatoimikirjastojen kulun- ja kameravalvonnan henkilörekisteri
• Espoon hakeutuvan palvelun henkilörekisteri
• Espoon kaupunginkirjastossa lapsille ja nuorille järjestettävän toiminnan yhteydessä
• Espoon kaupunginkirjaston asiakasvarausrekisteri Varaamo
• Espoon kaupunginkirjaston Lentävät laatikot palvelun yhteystietorekisteri
• Kaupunginmuseon kulttuuriperintötiedon henkilörekisteri
• Kaupunginmuseon asiakasrekisteri
• Saaristomuseo Pentalan tallentavan kameravalvontajärjestelmän henkilörekisteri
• Talomuseo Glimsin tallentavan kameravalvontajärjestelmän henkilörekisteri
• Kaupunginorkesterin Tapiola Sinfonietta asiakasrekisteri
• Kulttuurin tulosyksikön avustushakemukset
• Henkilötietojen käsittely kulttuurin tulosyksikön tapahtumailmoitukset ja kyselyt
• Valtakunnallisen kuntien kulttuuritoiminnan kehittämistehtävän, Kulttuuria yhteistuumin, viestintärekisteri
• Näyttelykeskus WeeGeen tila- ja turvallisuudenhallinnan henkilörekisteri
• Kannusalin, Sellosalin, Lasten kulttuurikeskus Auroran ja Espoon kulttuurikeskuksen uutiskirjeet
• Kulttuurin tulosyksikön uutiskirjeet
• KULPS-uutiskirjeen henkilörekisteri

• Kaupunginmuseon kulttuuriperinnön tietojärjestelmä
• Kaupunginorkesterin toiminnaohjausjärjestelmä
• Kulttuuriavustusten sähköinen järjestelmä
• Helmet-kirjastojärjestelmä

Henkilötunnus, etunimi ja sukunimi, asiakassuhteen ajankohtatiedot

Liikuntapalvelujen tietovarantoa käytetään liikuntapalvelujen tuottamiseen, mm. liikuntatilojen ja paikkojen ylläpitämiseen ja tarjoamiseen kuntalaisille, sekä liikuntaneuvonnan tuottamiseen.

Kuvaukset liikuntapalvelujen tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:

• Erityisryhmien uima- ja kuntosalikorttien henkilörekisteri
• Omavalvontasitoumuksiin liittyvä henkilörekisteri
• Avustuksiin ja käyttövuorohakemuksiin liittyvä henkilörekisteri
• Liikuntaneuvonnan asiakasrekisteri
• Leiki ja liiku -toiminta
• Liikunnan uutiskirjeen asiakasrekisteri
• Resurssivarausjärjestelmän sähköisen asiointipalvelun henkilörekisteri
• Liikunnan ja urheilun tulosyksikön tapahtumailmoitukset ja kyselyt
• Venepaikkavarausten hallinnointi

• Resurssivarausjärjestelmä
• Ulkoliikunta.fi
• Venepaikkavarausjärjestelmä

Henkilötunnus, etunimi ja sukunimi, seuran nimi, asiakassuhteen ajankohtatiedot

Työ- ja elinkeinopalvelujen tietovarantoa käytetään kaupungin elinkeino- ja innovaatiopolitiikan, työllisyysasioiden, yrityspalveluiden, maahanmuutto- ja kotouttamisasioiden, kaupunkipolitiikan, osallisuuden, kansainvälisten asioiden ja kaupunkimarkkinoinnin hoitamiseksi sekä näihin liittyvän yhteydenpidon ja asiakaskontaktien hoitamiseksi sekä tapahtumien järjestämiseksi.

Kuvaukset tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:

• Työllisyyspalvelujen asiakasrekisteri
• Espoon kaupungin markkinointirekisteri
• Espoo Talent Hubin markkinointirekisteri
• Alkuvaiheen kotoutumispalvelut (Koto-Espoo)
• Business Espoo
• Matalan kynnyksen neuvonta- ja ohjauspalvelut (Hello-Espoo -info)
• Työllisyyspalveluiden tapahtumat, kyselyt ja ryhmävalmennukset

Dynasty- päätöksentekojärjestelmä

KEHA:n ylläpitämät valtakunnalliset tietojärjestelmät

Elinkeinopalveluiden asiakashallintajärjestelmä

Holwi

Henkilötunnus, etunimi ja sukunimi, yrityksen nimi, asiakkuuden ajankohtatiedot

Nuorisopalvelujen tietovarantoa käytetään nuorisopalvelujen järjestämiseen, mm. nuorten tukemiseen, tiedottamiseen, tilastointiin, sekä nuorisovaltuuston toiminnan mahdollistamiseen.

Kuvaukset nuorisopalvelujen tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:

• Espoon nuorisotilojen jäsenrekisteri
• Etsivä nuorisotyö
• Ohjaamotalon ajanvaraukset​ ja Ohjaamotalon korttikoulutuksiin ilmoittautuminen
• Nuorisopalvelujen ja Ohjaamotalon tapahtumiin ilmoittautuminen
• Nuorisovaltuustovaalit ja nuorisovaltuutetut
• Espoon kesäseteleiden asiakasrekisteri
• Harjoittelupaikkahakemus Espoon nuorisopalveluille
• Leirivälinelainaamo
• Kohdennettu pienryhmätoiminta
• Harjoittelupaikkahakemus Espoon nuorisopalveluille

Espoon avustusjärjestelmä

Nuorisopalveluiden tilastointijärjestelmä

Nuorisovaltuustovaalien sähköinen äänestysalusta

Henkilötunnus, etunimi ja sukunimi, asiakassuhteen ajankohtatiedot

Yleishallinnon tietovarantoa käytetään hyvän hallinnon ja erilaisten hallinnollisten velvotteiden toteuttamiseen sekä johtamisen tukemiseen. Tietovarantoa käytetään kaupungin virallisen kirjeenvaihdon, päätöksenteon sekä kaupungin muiden keskeisten asioiden ja asiakirjojen rekisteröiminen seurantatarkoituksessa kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Tietovarantoon tallennetaan tietoa kaupungin sopimuksista, ohjelmista ja projekteista, luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden sidonnaisuuksista, kaupunginvaluuston työskentelystä ja poissaoloista, kaupungin turvallisuuden hallinnasta sekä viestinnässä käytettäviä aineistoja. Tietovarannossa säilytetään myös kaupungin toimintaan liittyvän tilastotuotanto- ja tutkimustoiminnan sekä verotuloseurannan tietoaineistoja.

Kuvaukset tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:

• Espoon kaupungin aineistopankki
• Espoon kaupungin päätöksentekojärjestelmä 
• Tilasto- ja tutkimustoiminnan tietosuojaseloste
• Valtuutettujen poissaolot
• Verotuloseurannan tietosuojaseloste
• Työpaikkojen turvallisuusviestinnän - ja pelastussuunnitelmien henkilöiden yhteystietorekisteri

Sidonnaisuusrekisteri

Dynasty-Päätöksentekojärjestelmä

Päätöspäivämäärä, päätöksentekijä, vireillepanija, päätöksen nimi,  asiakirjan päivämäärä, sopimusosapuolet, sopimuksen nimi, sopimuksen solmimisajankohtatiedot, luottamushenkilön nimi

Henkilöstötietovarantoa käytetään Espoon kaupunkiin työ- tai virkasuhteessa olevien tai muulla tavoin toimeksiantosuhteessa olevien henkilöiden ja heihin liittyvien tietojen tallentamiseen palvelus- tai toimeksiantosuhteen elinkaaren eri vaiheissa. Tietovarantoon tallennetaan myös tietoja kaupungin työnhakijoista ja kaunpungista työnantajana kiinnostuneista. Tietovarannon tietoja käytetään henkilöstöhallinnon toteuttamiseen, työhakemusten käsittelyyn, työnantajana toimimiseen, työajan seurantaan, käyttöoikeuksien hallintaan, työterveyshuollon järjestämiseen sekä mm. työsuojeluun ja työturvallisuuden seurantaan ja kehittämiseen.

Kuvaukset henkilöstötietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:

• Espoon kaupungin henkilöstörekisteri
• Espoon kaupungin rekrytoinnin asiakasrekisteri
• Espoon kaupungin työterveyspalvelut
• Työturvallisuusriskien hallintarekisteri
• Espoon henkilöstölle etuja tarjoavien yritysten / yhteisöjen yhteystiedoista

• Rekrytointijärjestelmä
• Henkilöstötietojärjestelmä
• Työturvallisuusjärjestelmä

Työntekijän tai työnhakijan nimi ja henkilötunnus

Talouden tietovarantoa käytetään kaupungin yhteisen taloushallinnon hoitamiseen sekä talouden suunnitteluun, ennustamiseen, raportointiin ja analytiikkaan. Tietovarantoa käytetään hankintojen toteuttamiseen, ostojen seurantaan ja hallintaan, myyntilaskutukseen, verkkomaksamisen ja kassapäätteiden hallintaan, käyttöomaisuuden hallintaan, kustannuslaskentaan, kuntien talouden raportointivelvollisuuksien täyttämiseen sekä tiedon tuottamiseksi johtamisen tueksi. Tietovarannossa hallintaan mm. tietoja Espoon henkilö- ja yhteisöasiakkaista sekä tavaroiden ja palveluiden toimittajista.

Kuvaukset talouden tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:

• Talouspalvelut
• Espoon verkkokauppa

Kassajärjestelmä

Maksuliikennejärjestelmä

Talouden hallinnan tietojärjestelmä

Maksutapahtumien ja kirjanpidon ajankohtatiedot, asiakastiedot

Vaalitietovarantoa käytetään vaalien järjestämiseen liittyvien tehtävien järjestämiseen sekä kuntavaalien äänestyslipukkeiden säilyttämiseen.

• Äänestysliput, vaaliluettelot (ketkä äänestäneet vaalipäivänä), ehdokaslistojen yhdistelmä.

Päätöksentekojärjestelmä

Nimi, henkilötunnus

Ruokapalvelujen tietovarantoa käytetään kaupungin järjestämien ateriapalvelujen tuottamiseen. Ateriapalveluja tuotetaan mm. varhaiskasvatukselle, peruskouluille ja lukioille, henkilöstölle sekä asukaspuistoille. Tietovarantoon tallennetaan tietoa mm. ruokapalvelujen toiminnan ohjaamiseksi, sopimussuhteiden hallintaan, erityisruokavalioiden toteuttamiseksi, palvelujen laskuttamiseksi ja asiakastyytyväisyyden mittaamiseksi.

Kuvaukset ruokapalvelujen tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:

• Erityisruokavaliotietojen rekisteri
• Ruokapalvelut asiakastyytyväisyyskyselyjen asiakasrekisteri
• Yksityisten asiakkaiden asiakasrekisteri

ICT-tietovarantoa käytetään kaupungin tietojärjestelmien ja tietoliikenneverkkojen elinkaaren hallintaan sekä tietojärjestelmien käyttöoikeuksien hallintaan, seurantaan ja raportointiin. Kaupungin tietojärjestelmiä käyttävät kaupungin henkilöstö ja luottamushenkilöt, koulujen ja lukioiden oppilaat ja opiskelijat sekä kaupungin yhteistyökumppanit. Tietovarantoa käytetään myös rajapintojen käyttöoikeuksien hallintaan sekä tietojärjestelmien käytön valvontaan. Tietovarannon tietojen käsittelyllä varmistetaan tietoturvan toteutuminen ja toiminnan jatkuvuus, sekä mahdollistetaan teknisten virheiden selvittäminen.

Kuvaukset ICT-tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:

• Espoon kaupungin keskitetty käyttövaltuuksien hallinta- ja lokirekisteri

Identiteetin- ja käyttäjähallinnan tietojärjestelmä

IT-palveluhallintajärjestelmä

Käyttäjien nimitiedot, Tietojärjestelmien nimitiedot

Yleisen asiakaspalvelun tietovarantoon tallennetaan kaupungin palveluista kiinnostuneiden ja palveluissa asioivien tietoja erilaista yhteydenpitoa varten. Tällainen yhteydenpito voi olla esimerkiksi uutiskirjeiden tai sähköpostijakeluiden tilaamista, asiakaspostitusten vastaanottamista, palautteiden jättämistä, erilaisten esim. verkossa, puhelimitse tai chatissa tapahtuvien yhteydenottojen hallintaa, tilavarausten tekemistä tai tilapäisten käyttölupien hakemista, asiakastyytyväisyyskyselyiden toteuttamista, kaupungin verkkosivustojen käyttöä kirjautuneena, tapahtumien järjestämistä ja niihin osallistumista, viestintää kaupungin ja sen sidosryhmien välillä tai kuntalaisten osallistumista kaupungin palveluiden kehittämiseen ja toteuttamiseen.

Kuvaukset yleisen asiakaspalvelun tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:

• Kannusalin ja Kannukinon uutiskirjeen henkilörekisteri
• Karatalon uutiskirjeen henkilörekisteri
• Lasten kulttuurikeskus Auroran uutiskirjeen henkilörekisteri
• Sellosalin uutiskirjeen henkilörekisteri
• Henkilötietojen käsittely kulttuurin tulosyksikön tapahtumailmoittautumiset ja kyselyt (Webropol)
• Liikunta- ja nuorisopalveluiden uutiskirjeen asiakasrekisteri
• Sivistystoimen resurssivarausjärjestelmän, sähköisen asiointipalvelun henkilörekisteri
• Ohjaamotalon uutiskirjeen vastaanottajarekisteri
• Teknisen keskuksen asiakaspalvelun toimeksiantorekisteri
• Asiakasrekisteri / Villa Elfvikin luontotalon tilapäisen käytön käyttöluvan saaneet
• Asiakasrekisteri/ Villa Elfvikin luontotalon kasvattajien kursseista ja muista tapahtumista tietoa haluavien sähköpostilista
• Asiointipalvelujen ja palvelutorien palaute- ja asiakastyytyväisyysrekisteri
• Chat-palveluiden rekisteri
• Espoo.fi-sivuston käyttäjärekisteri
• Sidosryhmärekisteri
• Kaikkien aikojen Espoo -kysely
• Kestävä kehitys tapahtumarekisteri
• Kulkukeskuksen markkinointirekisteri
• Puheluiden tallennusrekisteri
• Tapahtumarekisteri
• Espoon kaupungin palvelujen palaute- ja asiakaspalvelujen vapaaehtoisten kehittäjien rekisteri
• Verkkopalautejärjestelmä
• Palvelujen palaute- ja asiakastyytyväisyysrekisteri

Espoon palautepalvelu, toimipisterekisteri

Palvelun nimi, asiakkaan nimi

Kuvaukset kameravalvonnan tietovarannon keskeisistä tietoaineistoista löydät tietovarantoon sisältyvien palvelujen ja rekisterien tietosuojaselosteista:

• Espoon kaupungin toimitilojen tallentava kameravalvontajärjestelmä
• Talomuseo Glimsin tallentavan kameravalvontajärjestelmän henkilörekisteri
• Saaristomuseo Pentalan tallentavan kameravalvontajärjestelmän henkilörekisteri
• Näyttelykeskus WeeGeen tila- ja turvallisuudenhallinnan sekä työajanseurannan henkilörekisteri
• Henkilötietojen käsittely Espoon kaupunki/Lukutorin työmaan kameravalvonta

kameravalvonnan hallintajärjestelmä

Toimitilan nimi, ajankohtatieto