Dataskyddsbeskrivning: Kontaktuppgiftsregister över personer som förekommer i säkerhetskommunikations- och räddningsplaner för arbetsplatser

Datum för publicering av dataskyddsbeskrivningen:  11.9.2026

1. Ändamålet med och grunden för behandlingen av personuppgifter

Esbo stad använder allmänt taget personuppgifter för produktion, planering och utvärdering av verksamhet och tjänster samt för statistikföring. I dessa tjänster är syftet att höja personalens beredskapsnivå i olika störningssituationer i stadens lokaler samt att samarbeta med andra aktörer i lokalerna, till exempel fastighetsskötseln och säkerhetsorganisationen.

Personuppgifterna används för att hålla kontakt i anslutning till objektets säkerhet och fastighetsskötsel samt för kritisk kommunikation.

Dina uppgifter behandlas i den här tjänsten på följande rättsliga grund/grunder:

• För att fullgöra den personuppgiftsansvariges lagstadgade skyldighet att göra upp räddningsplaner.
• Räddningslagen 379/2011.
• För genomförande av ett avtal. Den registrerade är part i avtalet eller staden vidtar på hens begäran förberedande åtgärder för att ingå ett avtal.

2. Vilka uppgifter behandlas och varifrån kommer de?

För produktionen av tjänsten är det nödvändigt att behandla: I registret samlas kontaktinformation om ansvars- och kontaktpersonernas arbete: arbetstelefonnummer, e-post och namn samt användarnas diskussioner i applikationen. Det kan vara frågan om både stadens egen personal i olika sektorer och utomstående partner.

Vi får uppgifterna om stadens anställda på stadens intranät (Essi), övriga uppgifter fås av de utomstående samarbetspartnerna själva.

3. Hur länge lagras uppgifterna?

Personuppgifterna lagras endast så länge det behövs med tanke på tjänsteproduktionen eller så länge lagen förpliktar till det. Uppgifter i den här tjänsten raderas enligt följande:

Kontaktuppgifterna uppdateras alltid när ansvarspersonen eller tjänsteproducentens kontaktperson byts ut. Personuppgifterna raderas när tjänsten avslutas.

4. Aktörer som behandlar eller tar emot uppgifter

4.1 Aktörer som behandlar uppgifter för Esbo stads räkning

Personuppgifterna behandlas av tjänsteinnehavare och andra anställda vid Esbo stad samt av aktörer som staden köper tjänster av eller med vilka staden genomför samarbetsprojekt. Till avtalsparter väljs endast sådana personuppgiftsbiträden som följer god praxis inom behandling av personuppgifter och som uppfyller kraven i dataskyddsförordningen. Kraven på att dataskyddet uppfylls säkerställs genom skriftliga avtal.

I denna tjänst anlitar staden följande utomstående aktörer: [Secrow Oy och Secapp].

4.2 Överlåtelse till andra organisationer

Uppgifter lämnas ut till myndigheter som begär dem i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet.

5. Överförs uppgifter utanför EU/EES-området?

Uppgifter överförs inte utanför EU/EES-området.

6. Den registrerades rättigheter

EU:s allmänna dataskyddsförordning garanterar dina rättigheter i anslutning till behandlingen av dina personuppgifter. Du kan läsa mer om dina rättigheter och användningen av dem på Esbo stads webbplats under dataskydd.

7. Personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig är Esbo stad.

7.1 Kontaktperson för registret

Om du har frågor eller önskar preciseringar om behandlingen av dina personuppgifter, kan du kontakta registrets kontaktperson:

Esbo stads säkerhetskoordinator

Adress: PB 12, 02070 Esbo stad

Tfn +358 9 81621 (växel)

7.2 Dataskyddsombud

Esbo stads dataskyddsombud: tietosuoja@espoo.fi

Adress: PB 12, 02070 Esbo stad

Tfn +358 9 81621 (växel)

Ändringshistoria

6.0 14.8.2026