Tietosuojaseloste Työpaikkojen turvallisuusviestinnän - ja pelastussuunnitelmien henkilöiden yhteystietorekisteri

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä:  24.8.2026

1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste

Henkilötietoja käytetään Espoossa yleisesti ottaen toiminnan ja palvelujen tuottamiseen, suunnitteluun ja arviontiin sekä tilastointiin. Näissä palveluissa tarkoituksena on nostaa henkilöstön valmiustasoa erilaisissa häiriötilanteissa kaupungin toimitiloissa sekä yhteistoimintaa toimitilojen muiden toimijoiden kanssa esim. kiinteistöhoito ja turvallisuusorganisaatio.

Henkilötietoja käytetään kohteen turvallisuus- ja kiinteistöhoitoon liittyvässä yhteydenpidossa sekä kriittisessä viestinnässä.

Tietojasi käsitellään tässä palvelussa seuraavalla/seuraavilla oikeusperusteella:

• Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvollisuuden toteuttamiseksi laatia pelastussuunnitelmat. 
• Pelastuslaki 379/2011.
• Sopimuksen täytäntöön panemiseksi. Sopimuksessa rekisteröity on osapuolena, tai kyse on rekisteröidyn pyynnöstä tehtävistä sopimuksen tekemistä valmistavista toimenpiteistä. 

2. Mitä tietoja käsitellään ja mistä ne saadaan?

Palvelun tuottamisen kannalta on tarpeellista käsitellä: Rekisteriin kerätään vastuu- ja yhteyshenkilöiden työhön liittyvät yhteystiedot: työpuhelinnumero, sähköposti ja nimi sekä käyttäjien sovelluksessa käymät keskustelut. Kyseessä voi olla sekä kaupungin omaa henkilöstöä eri toimialoilta sekä ulkopuolisia kumppaneita. 

Saamme tiedot kaupungin työntekijöistä kaupungin Intranetistä (Essi), muut saadaan ulkopuolisilta yhteistyökumppaneilta itseltään.

3. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on palvelun tuottamisen kannalta tarpeen tai lainsäädäntö sitä velvoittaa. Tämän palvelun kohdalla tietoja poistetaan seuraavasti:

Yhteystiedot päivitetään aina vastuuhenkilön tai palveluntuottajan yhteyshenkilön vaihtuessa. Henkilötiedot poistetaan palvelun päättyessä.

4. Tietoa käsittelevät tai vastaanottavat tahot 

4.1 Espoon lukuun käsittelevät tahot

Henkilötietoja käsittelevät Espoon kaupungin virkamiehet ja työntekijät, sekä sellaiset Espoon kaupungin ulkopuoliset toimijat, joilta Espoo ostaa palveluja tai joiden kanssa Espoo toteuttaa erilaisia yhteistyöprojekteja. Valitsemme sopimuskumppaneiksemme vain sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka noudattavat hyvää henkilötietojen käsittelytapaa ja täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Tietosuojaan liittyvät vaatimusten täyttäminen varmistetaan kirjallisin sopimuksin.

Tässä palvelussa käytämme seuraavanlaisia ulkopuolisia toimijoita: [Secrow Oy ja Secapp].  

4.2 Luovutus toisille organisaatioille

Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti.

5. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. 

6. Rekisteröidyn oikeudet 

EU:n yleinen tietosuoja-asetus takaa sinulle erilaisia oikeuksia liittyen henkilötietojesi käsittelyyn. Voit tutustua oikeuksiisi ja niiden käyttämiseen Espoon verkkosivuilla Tietosuoja | Espoon kaupunki.

7. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä on Espoon kaupunki.

7.1 Rekisterin yhteyshenkilö

Mikäli sinulla on kysymyksiä tai toivot tarkennuksia henkilötiedon käsittelyyn, voit olla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöön: 

Espoon kaupungin turvallisuuskoordinaattori

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. +358 9 81621 (vaihde)

7.2 Tietosuojavastaava

Espoon kaupungin tietosuojavastaava: tietosuoja@espoo.fi

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. +358 9 81621 (vaihde)

Muutoshistoria