Dataskyddsbeskrivning: Kompetenscentret för hållbar utveckling, kontaktuppgiftsregister

Esbo stad

PL 1, 002070 Esbo stad

Direktör för hållbar utveckling, Esbo stads kompetenscentrum för hållbar utveckling.

kestava@espoo.fi

Enhetens kontaktuppgifter finns på webbplatsen www.esbo.fi

tietosuoja@espoo.fi

Syftet med behandlingen av personuppgifterna i registret är att förmedla information och inbjudningar till intressentgrupperna för Esbo stads kompetenscenter för hållbar utveckling samt att upprätthålla ett kontaktuppgiftsregister. Uppgifterna kan användas till koordinering av samarbetet, utveckling av partnerskap, evenemangskommunikation, nyhetsbrev, projektverksamhet, marknadsföring och för att hålla kontakt i anslutning till verksamheten vid stadens kompetenscenter för hållbar utveckling. Registret används också för att hantera kontaktuppgifter som gäller samarbetsnätverk, projektpartner, evenemangsdeltagare och andra intressentgrupper i stadens CRM-system.

Artikel 6.1 a i EU:s allmänna dataskyddsförordning: Den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål.

Artikel 6.1 e i EU:s allmänna dataskyddsförordning: behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning.

I registret kan man behandla uppgifter som gäller Esbo stads samarbetspartner, intressentgrupper, projektpartner, evenemangsdeltagare, nätverksmedlemmar, prenumeranter på nyhetsbrev samt andra personer som är intresserade av verksamheten.

Registret innehåller följande personuppgifter:

• namn
• uppgift eller titel
• organisation
• e-postadress
• telefonnummer
• deltagande i evenemang, nätverk och projekt
• anteckningar som hänför sig till kontakter
• intressen och samarbetsområden
• uppgifter om prenumeration på nyhetsbrev

I samband med evenemang kan man också behandla uppgifter som är nödvändiga med tanke på ordnandet av evenemanget, såsom uppgifter om specialdieter. Uppgifter om specialdieter behandlas endast under tiden då evenemanget ordnas och de raderas efter evenemanget.

Uppgifter kan samlas av den registrerade i samband med anmälningar till evenemang, kontakter, prenumerationer på nyhetsbrev, möten och annat samarbete. Uppgifter kan också samlas in från offentliga källor, såsom organisationernas webbplatser och andra offentligt tillgängliga källor.

Personuppgifter får lämnas ut till samarbetspartner inom olika projekt när det behövs för att ett evenemang, ett nätverk eller ett projekt ska kunna genomföras. Uppgifterna kan också användas inom projektrapportering till finansiärer i den omfattning som rapporteringsskyldigheterna förutsätter. Annars lämnas uppgifter inte ut utanför Esbo stad.

Uppgifter överförs inte till länder utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES).

Personuppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för Esbo stads verksamhet eller tills personen själv förbjuder behandling av uppgifterna.

Personuppgifter lagras i informationssystem som godkänts av Esbo stad samt i stadens CRM-system.

Rätten att använda filerna baserar sig på personliga användarrättigheter och användningen övervakas. Användarrättigheter beviljas enligt uppgift. Varje användare godkänner en användnings- och sekretessförbindelse för Esbo stads uppgifter och datasystem. De anställda utbildas i dataskydd och ändamålsenlig behandling av personuppgifter.

Noggrannare anvisningar om hur uppgiftsbegäranden enligt dataskyddsförordningen ska riktas: https://www.espoo.fi/sv/esbo-stad/dataskydd#section-7317

Du har rätt att av den personuppgiftsansvarige få en kopia av de personuppgifter som behandlas. Den personuppgiftsansvarige ska lämna uppgifterna utan onödigt dröjsmål och under alla omständigheter senast en månad efter att ha mottagit begäran. Denna period får vid behov förlängas med ytterligare två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och antalet inkomna begäranden.

Om den personuppgiftsansvarige inte vidtar åtgärder på den registrerades begäran, ska den personuppgiftsansvarige utan dröjsmål och senast en månad efter att ha mottagit begäran informera den registrerade om orsaken till att åtgärder inte vidtagits och om möjligheten att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet och begära rättslig prövning.

Begäranden av en registrerad och de åtgärder som hänför sig till dem är avgiftsfria. Om begäranden av en registrerad dock är uppenbart ogrundade eller orimliga, särskilt på grund av deras repetitiva art, får den personuppgiftsansvarige antingen ta ut en rimlig avgift som täcker de administrativa kostnaderna för att tillhandahålla den information eller vidta den åtgärd som begärts, eller vägra att tillmötesgå begäran.

Du har rätt att få felaktiga, inexakta, ofullständiga, föråldrade eller onödiga personuppgifter som vi lagrar, rättade eller kompletterade av oss.

Du har rätt att under vissa förutsättningar få den personuppgiftsansvarige att radera personuppgifter som gäller dig utan onödigt dröjsmål. Den registrerade har inte rätt att få uppgifter raderade om uppgifterna måste behandlas för att uppfylla en rättslig förpliktelse, för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller för myndighetsutövning som hör till den personuppgiftsansvarige. I dessa fall raderas personuppgifterna först efter den tidsfrist som anges i lagen.

Om de uppgifter som samlats in om dig inte stämmer, kan du kräva att behandlingen av dina kunduppgifter begränsas tills det har kontrollerats om uppgifterna är korrekta.

Du har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, om du upplever att behandlingen av personuppgifter strider mot dataskyddslagstiftningen. Du kan lämna in ett klagomål till dataombudsmannens byrå: www.tietosuoja.fi.