Tietosuojaseloste: Kestävän kehityksen osaamiskeskuksen yhteystietorekisteri

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 3.2.2022. Päivitetty 11.8.2026.

1. Rekisterinpitäjä

Espoon kaupunki

PL 1, 02070 ESPOON KAUPUNKI

2. Rekisterin vastuuhenkilö

Kestävän kehityksen johtaja, Espoon kaupungin kestävän kehityksen osaamiskeskus.

3. Rekisterin yhteyshenkilö

kestava@espoo.fi
Yksikön yhteystiedot www.espoo.fi sivuilla.

4. Tietosuojavastaava

Espoon kaupungin tietosuojavastaava
Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki
Puh. +358 9 81621 (vaihde)
Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

5. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on välittää tietoa ja kutsuja Espoon kestävän kehityksen osaamiskeskuksen sidosryhmille sekä ylläpitää yhteystietorekisteriä. Tietoja voidaan käyttää yhteistyön koordinointiin, kumppanuuksien kehittämiseen, tapahtumaviestintään, uutiskirjeisiin, hanketoimintaan, markkinointiin sekä yhteydenpitoon liittyen kaupungin kestävän kehityksen osaamiskeskuksen toimintaan. Rekisteriä käytetään myös yhteistyöverkostojen, hankekumppaneiden, tapahtumaosallistujien ja muiden sidosryhmien yhteystietojen hallintaan kaupungin CRM-järjestelmässä.

6. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste?

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohta: Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e-kohta: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.

7. Mitä tietoja käsitellään?

Rekisterissä voidaan käsitellä Espoon kaupungin yhteistyökumppanien, sidosryhmien, hankekumppaneiden, tapahtumaosallistujien, verkostojen jäsenten, uutiskirjeen tilaajien sekä muiden toiminnasta kiinnostuneiden henkilöiden tietoja.

Rekisteri sisältää seuraavat henkilötiedot:

nimi
tehtävä tai titteli
organisaatio
sähköpostiosoite
puhelinnumero
osallistuminen tapahtumiin, verkostoihin ja hankkeisiin
yhteydenpitoon liittyvät merkinnät
kiinnostuksen kohteet ja yhteistyöalueet
uutiskirjetilauksen tiedot

Tapahtumien yhteydessä voidaan käsitellä myös tapahtuman järjestämisen kannalta välttämättömiä tietoja, kuten erityisruokavaliotietoja. Erityisruokavaliotietoja käsitellään vain tapahtuman järjestämisen ajan ja ne poistetaan tapahtuman jälkeen.

8. Mistä tiedot saadaan?

Tietoja voidaan kerätä rekisteröidyltä itseltään tapahtumien ilmoittautumisten, yhteydenottojen, uutiskirjeen tilausten, tapaamisten ja muun yhteistyön yhteydessä. Tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä, kuten organisaatioiden verkkosivuilta sekä muista julkisesti saatavilla olevista lähteistä.

9. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle?

Henkilötietoja voidaan luovuttaa hankkeiden yhteistyökumppaneille silloin, kun se on tarpeen tapahtuman, verkoston tai hankkeen toteuttamiseksi. Tietoja voidaan käyttää myös hankeraportoinnissa rahoittajille siinä laajuudessa kuin raportointivelvollisuudet edellyttävät. Muutoin henkilötietoja ei luovuteta kaupungin ulkopuolelle.

10. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.

11. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista Espoon kaupungin toiminnan kannalta tai kunnes henkilö itse kieltää tietojenkäsittelyn.

12. Miten tietoja suojataan?

Henkilötietoja säilytetään Espoon kaupungin hyväksymissä tietojärjestelmissä sekä kaupungin CRM-järjestelmässä.

Tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy Espoon kaupungin tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen. Henkilöstö perehdytetään tietosuojaan ja henkilötietojen asianmukaiseen käsittelyyn.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: https://www.espoo.fi/fi/espoon-kaupunki/tietosuoja#section-7317

13.1. Miten voin tarkastaa tietoni?

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

13.2. Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

13.3. Milloin voin vaatia tietojeni poistamista

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

13.4. Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista?

Jos sinusta kerätyt tiedot eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

13.5. Valituksen tekeminen

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi.