Tietosuojaseloste: Kestävän kehityksen osaamiskeskuksen yhteystietorekisteri

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 3.2.2022

1. Rekisterinpitäjä

Espoon kaupunki 

PL 1, 02070 ESPOON KAUPUN

2. Rekisterin vastuuhenkilö

Kehittämispäällikkö, Espoon kaupungin Kestävän kehityksen osaamiskeskus.

3. Rekisterin yhteyshenkilö

kestava@espoo.fi

Yksikön yhteystiedot www.espoo.fi(ulkoinen linkki) sivuilla.

4. Tietosuojavastaava

Espoon kaupungin tietosuojavastaava

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. 09 816 21 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

5. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on välittää tietoa ja kutsuja Espoon kestävän kehityksen osaamiskeskuksen sidosryhmille sekä ylläpitää yhteystietorekisteriä. Lisäksi tietoja käytetään Espoon kestävän kehityksen osaamiskeskuksen hankkeiden ja työn koordinoimiseen ja edistämiseen. Rekisteriä voidaan käyttää myös Kestävän kehityksen uutiskirjeen jakelulistana.

6. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste?

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohta: Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e-kohta: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.

7. Mitä tietoja käsitellään?

Yhteystietorekisteri sisältää seuraavat tiedot:

Henkilötiedot: Nimi, tehtävä/titteli, sähköposti, puhelinnumero.

Lisäksi kerätään organisaatiokohtaista tietoa, kuten tietoa henkilön edustaman organisaation kestävän kehityksen ratkaisuista tai kiinnostuksenkohteista sekä missä Espoon kestävän kehityksen osaamiskeskuksen hankkeissa kumppani on mukana.

8. Mistä tiedot saadaan?

Tiedot saadaan rekisteröidyltä hänen ilmoittautuessaan Kestävän kehityksen osaamiskeskuksen toimintaan tai tapahtumaan mukaan erillisen ilmoittautumislomakkeen kautta tai muuten ilmaisemalla kiinnostuksensa henkilökohtaisten tapaamisten tai sähköpostin kautta.

Henkilötietojen antaminen on sopimukseen perustuvaa. Tietoja voidaan kerätä myös julkisilta organisaatioiden verkkosivuilta.

9. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle?

Yritysten tietoja voidaan jakaa muille kestävän kehityksen hankkeiden kumppaneille ja hyödyntää hankeraportoinnissa. Henkilötietoja ei luovuteta ilman suostumusta.

10. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.

11. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista Espoon kaupungin toiminnan kannalta tai kunnes henkilö itse kieltää tietojenkäsittelyn.

12. Miten tietoja suojataan?

Henkilötietorekisterit säilytetään sähköisesti Excel-tiedostoina Espoon kaupungin henkilöstön tietosuojatuilla työkoneilla ja sisäisessä tietoverkossa.

Tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy Espoon kaupungin tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen. Henkilöstö perehdytetään tietosuojaan ja henkilötietojen asianmukaiseen käsittelyyn. 

13. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta:

13.1. Miten voin tarkastaa tietoni?

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

13.2. Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

13.3. Milloin voin vaatia tietojeni poistamista

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

13.4. Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista?

Jos sinusta kerätyt tiedot eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

13.5. Valituksen tekeminen

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi.