Dataskyddsbeskrivning, Esbo stads digitala signeringstjänst

Datum för publicering av dataskyddsbeskrivningen: 28.9.2026

Med hjälp av Esbo stads digitala signeringstjänst signeras handlingar som hänför sig till stadens verksamhet, såsom besluts- och avtalshandlingar. Vi behandlar dina personuppgifter i vårt system för att genomföra digital signering av handlingar. I samband med signeringen lagras personuppgifter i tjänstens register, i handlingen som ska signeras och i loggarna för att verifiera signeringens autenticitet och oföränderlighet. De logguppgifter som samlas i tjänsten används dessutom för uppföljning av användningen och utlämnande av uppgifter som finns i informationssystemet samt för utredning av tekniska fel i informationssystemet.

Dina uppgifter behandlas i den här tjänsten på följande rättsliga grund/grunder:

• För att fullgöra den personuppgiftsansvariges lagstadgade skyldigheter
  • 17 § i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen 907/2019
• Staden utför en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i sin myndighetsutövning.
  • Lag om stark autentisering 617/2009
  • eIDAS-förordningen (EU) 910/2014
  • Lag om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet 13/2003

I signeringstjänsten behandlas handlingar som innehåller uppgifter som hänför sig till flera olika lagstadgade uppgifter som sköts av Esbo stad och om vars behandling det har informerats skilt i andra dataskyddsbeskrivningar.

• Undertecknarnas namn och e-postadress
• Namn- och e-postadress för Esbo stads anställda som hanterar signeringsarbeten
• Undertecknarnas personbeteckningar
• Signeringstjänstens logguppgifter. Innehåller information om användarnas visningar, nedladdningar, ändringar, borttagningar och signeringsåtgärder.
• Undertecknarnas IP-adresser

I signeringstjänsten behandlas dessutom handlingar som innehåller information som anknyter till flera olika lagstadgade uppgifter som sköts av Esbo stad. Dessa personuppgifter beskrivs i följande Esbo stads dataskyddsbeskrivningar: Dataskyddsbeskrivning, beslutssystemet Dynasty 10.

Vi får uppgifterna beroende på uppgiften av de registrerade eller av en annan instans. Namnen och personbeteckningarna för Esbo stads tjänsteinnehavare fås med stark autentisering ur befolkningsdataregistret som upprätthålls av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata. E-postadresserna fås från Esbo stads e-postuppgifter.

Namn och personbeteckningar för undertecknare utanför Esbo stad fås från Suomi.fi-identifieringstjänsten. E-postadresserna och namnuppgifterna fås av undertecknarna.

Personuppgifterna lagras endast så länge det behövs med tanke på tjänsteproduktionen eller så länge lagen förpliktar till det. Uppgifter i den här tjänsten raderas enligt följande:

Uppgifter och handlingar som ingår i signeringsåtgärderna lagras i signeringstjänsten i 45 dygn. De signerade handlingarna överförs från signeringstjänsten till de informationssystem som är avsedda för behandling av handlingarna. I systemen lagras handlingarna i enlighet med Esbo stads informationsstyrningsplan och dataskyddsbeskrivningarna för tjänsterna i fråga.  
Logguppgifter om åtgärder som vidtas i signeringstjänsten lagras i fem år.

Personuppgifterna behandlas av tjänsteinnehavare och andra anställda vid Esbo stad samt av aktörer som staden köper tjänster av eller med vilka staden genomför samarbetsprojekt. Till avtalsparter väljs endast sådana personuppgiftsbiträden som följer god praxis inom behandling av personuppgifter och som uppfyller kraven i dataskyddsförordningen. Kraven på att dataskyddet uppfylls säkerställs genom skriftliga avtal.

I denna tjänst anlitar vi följande utomstående aktörer: signeringstjänstens systemleverantör.

I den här tjänsten lämnas uppgifter inte ut.

Uppgifter överförs inte utanför EU/EES-området.

EU:s allmänna dataskyddsförordning garanterar dina rättigheter i anslutning till behandlingen av dina personuppgifter. Du kan läsa mer om dina rättigheter och användningen av dem på Esbo stads webbplats under dataskydd.

Personuppgiftsansvarig är Esbo stad.

Om du har frågor eller önskar preciseringar om behandlingen av dina personuppgifter, kan du kontakta registrets kontaktperson:

Dokumentförvaltningschef Otto Tuomaala

PB 1, 02070 ESBO

Tfn +358 9 81621 (växel)

kirjaamo@espoo.fi

Esbo stads dataskyddsombud: tietosuoja@espoo.fi

PB 12, 02070 ESBO

Tfn +358 9 81621 (växel)

1.0. publiceringsdatum