Henkilötietojen käsittely Espoon kaupungin sähköinen allekirjoituspalvelu

Espoon kaupungin sähköisen allekirjoituspalvelun avulla allekirjoitetaan kaupungin toimintaan liittyviä asiakirjoja, kuten päätös- ja sopimusasiakirjoja. Käsittelemme allekirjoitusjärjestelmässämme henkilötietojasi asiakirjojen sähköisen allekirjoituksen toteuttamiseksi. Allekirjoituksen yhteydessä henkilötietoja tallennetaan allekirjoituspalvelun rekisteriin, allekirjoitettavaan asiakirjaan ja lokeille, jotta allekirjoituksen alkuperäisyys ja muuttumattomuus voidaan todentaa. Allekirjoituspalvelussa kerättäviä lokitietoja käytetään lisäksi tietojärjestelmässä olevien tietojen käytön ja luovutuksen seurantaan sekä tietojärjestelmän teknisten virheiden selvittämiseksi.

Tietojasi käsitellään tässä palvelussa seuraavalla/seuraavilla oikeusperusteella: 

• Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvollisuuden toteuttamiseksi
  • Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 907/2019 17 §
• Yleisen edun tehtävän suorittamiseen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi
  • Laki vahvasta sähköisestä tunnistamisesta 617/2009
  • eIDAS-asetus (EU) 910/2014
  • Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 13/2003

Allekirjoituspalvelussa käsitellään asiakirjoja, jotka sisältävät useampiin eri lakisääteisiin Espoon hoitamiin tehtäviin liittyviä tietoja, joiden käsittelystä on informoitu erikseen muissa tietosuojaselosteissa. 

• Allekirjoittajien nimi- ja sähköpostitiedot
• Allekirjoitustöitä hallinnoivien Espoon työntekijöiden nimi- ja sähköpostitiedot
• Allekirjoittajien henkilötunnukset 
• Allekirjoituspalvelun lokitiedot. Sisältää tietoja käyttäjien tekemistä katselu-, lataus-, muutos-, poisto- ja allekirjoitustoimenpiteistä.
• Allekirjoittajien ip-osoitteet

Allekirjoituspalvelussa käsitellään lisäksi asiakirjoja, jotka sisältävät useampiin eri lakisääteisiin Espoon hoitamiin tehtäviin liittyviä tietoja. Näitä henkilötietoja on kuvattu seuraavissa Espoon kaupungin tietosuojaselosteissa: Tietosuojaseloste Päätöksentekojärjestelmä Dynasty 10.

Saamme tiedot tehtävästä riippuen rekisteröidyiltä tai luovutuksena muualta. Espoon kaupungin viranhaltijaorganisaatioon kuuluvien allekirjoittajien nimet ja henkilötunnukset saadaan vahvan tunnistautumisen yhteydessä DVV:n väestötietorekisteristä. Sähköpostiosoitteet saadaan Espoon sähköpostitietojen hallinnasta.

Espoon kaupungin ulkopuolisten allekirjoittajien nimet ja henkilötunnukset saadaan Suomi.fi-tunnistuspalvelusta. Sähköpostiosoitteet ja nimitiedot saadaan allekirjoittajilta.

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on palvelun tuottamisen kannalta tarpeen tai lainsäädäntö sitä velvoittaa. Tämän palvelun kohdalla tietoja poistetaan seuraavasti:

Allekirjoitustoimenpiteisiin sisältyviä tietoja ja asiakirjoja säilytetään allekirjoituspalvelussa 45 vuorokautta. Allekirjoitetut asiakirjat siirretään allekirjoituspalvelusta niiden käsittelyyn tarkoitettuihin tietojärjestelmiin, joissa asiakirjoja säilytetään Espoon tiedonohjaussuunnitelmaan sekä ao. palvelujen tietosuojaselosteisiin kirjatun mukaisesti. Allekirjoituspalvelussa tehtäviä toimenpiteitä koskevia lokitietoja säilytetään 5 vuotta.

Henkilötietoja käsittelevät Espoon kaupungin virkamiehet ja työntekijät, sekä sellaiset Espoon kaupungin ulkopuoliset toimijat, joilta Espoo ostaa palveluja tai joiden kanssa Espoo toteuttaa erilaisia yhteistyöprojekteja. Valitsemme sopimuskumppaneiksemme vain sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka noudattavat hyvää henkilötietojen käsittelytapaa ja täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Tietosuojaan liittyvät vaatimusten täyttäminen varmistetaan kirjallisin sopimuksin.

Tässä palvelussa käytämme seuraavanlaisia ulkopuolisia toimijoita: allekirjoituspalvelun järjestelmä toimittaja.  

Tässä palvelussa tietoja ei luovuteta. 

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. 

EU:n yleinen tietosuoja-asetus takaa sinulle erilaisia oikeuksia liittyen henkilötietojesi käsittelyyn. Voit tutustua oikeuksiisi ja niiden käyttämiseen Espoon verkkosivuilla Tietosuoja | Espoon kaupunki.

Rekisterinpitäjä on Espoon kaupunki.

Mikäli sinulla on kysymyksiä tai toivot tarkennuksia henkilötiedon käsittelyyn, voit olla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöön: 

Asiakirjahallintopäällikkö: Otto Tuomaala

PL 1, 02070 ESPOO

Puh. +358 9 81621 (vaihde)

kirjaamo@espoo.fi

Espoon kaupungin tietosuojavastaava: tietosuoja@espoo.fi

PL 12, 02070 ESPOO

Puh. +358 9 81621 (vaihde)

1. versio. 28.9.2026, julkaisupäivä.