Dataskyddsbeskrivning: Behandling av personuppgifter inom integrationstjänster i den inledande fasen (Koto-Espoo) inom resultatenheten för näringar

Dataskyddsbeskrivningen har utarbetats 24.2.2025.

Kundregistren för integrationstjänster i den inledande fasen (Koto-Espoo):

• Koto-Aj
• Koto-CRM

Esbo stad

tfn +358 9 81621

PB 1, 02070 Esbo stad

I fråga om Koto-Aj fungerar Esbo stad som personuppgiftsansvarig tillsammans med UF-centret.

Teemu Haapalehto, stf. näringsdirektör

PB 12, 02070 Esbo stad

Tfn +358 9 816 21 (växel)

Servicearbetsledare för integrationstjänster i den inledande fasen (Koto-Espoo)

PB 23102, 02070 Esbo stad

Tfn +358 9 816 21 (växel)

Esbo stads dataskyddsombud

Adress: PB 12, 02070 Esbo stad

Tfn +358 9 81621 (växel)

E-postadress: tietosuoja@espoo.fi

Esbo stads integrationstjänster i den inledande fasen behandlar kundens personuppgifter för att kunna sköta kommunens lagstadgade uppgifter.

Esbo stad behandlar kundernas personuppgifter för följande användningsändamål:

• mottagande av kvotflyktingar och andra personer som får internationellt skydd och som anvisas kommunplats
• kartläggning av kundens situation, bedömning av servicebehovet gällande kompetens och integration samt utarbetande av en integrationsplan
• ordnande och uppföljning av tjänster som främjar och stöder kundens integration
• servicehänvisning till andra tjänster
• ansökan om ersättning för kostnader för mottagande av flyktingar
• planering, statistikföring, uppföljning och utvärdering samt kunskapsbaserad ledning av tjänster för invandrare som står utanför arbetskraften

Esbo har skyldighet att erbjuda integrationstjänster för invandrare som bor i Esbo samt att svara för mottagandet av kvotflyktingar och andra personer som får internationellt skydd och som anvisas kommunplats. Ordnandet av tjänster enligt lagen om främjande av integration förutsätter behandling av kundernas personuppgifter. Behandlingen behövs för att Esbo stad ska kunna fullgöra sina lagstadgade skyldigheter.

I fråga om kunder vars integrationstid löpt ut behandlas uppgifterna med kundens tillstånd.

• EU:s allmänna dataskyddsförordning (särskilt artikel 6.1 c och artikel 9.2 h)
• Dataskyddslagen (1050/2018)
• Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet  (621/1999)
• 2 kap. i förordningen om offentlighet och god informationshantering i myndigheternas verksamhet (1030/1999)
• Lag om främjande av integration (681/2023)
• Lagen om mottagande av personer som söker internationellt skydd och om identifiering av och hjälp till offer för människohandel (746/2011)
• Förvaltningslagen (434/2003)

I kundregistret för integrationstjänster i den inledande fasen finns kunduppgifter som anknyter till verkställandet av lagen om främjande av integration.

Esbo stad sparar i registret:

• kundens identifierings- och kontaktuppgifter (personbeteckning, namn, kön, adress, telefonnummer, hemkommun, modersmål, kontaktspråk, uppgifter om tolkbehov, civilstånd, e-post och andra nödvändiga kontaktuppgifter)
• uppgifter om tidpunkten för när kunden kommit till landet, tidpunkten för beviljande av uppehållstillstånd, grunden för och längden på uppehållstillståndet, tidpunkten för den första anteckningen av hemkommun samt arbetstillståndet
• uppgifter om kundens familj (make eller maka, barn som står under vårdnad, antal barn under 18 år samt deras åldrar, familjesituation, boendeuppgifter, hushållets storlek)
• uppgifter om kundens utbildning, kompetenser och språkkunskaper
• uppgifter om servicebehovet, kontakter, tidboknings- och besöksuppgifter, sammandrag, utlåtanden, anteckningar och kontakter i anslutning till kundarbetet, bedömningar av kundens servicebehov samt integrationsplaner
• namn på och kontaktuppgifter till den/de anställda på välfärdsområdet som sköter kundens ärenden
• hänvisningar till tjänster som stöder eller främjar integration
• sådana uppgifter och bedömningar om personens hälsotillstånd samt arbets- och funktionsförmåga som inverkar på personens integration och som är nödvändiga för att staden ska kunna erbjuda tjänster
• uppgifter om kunden som kunden själv producerar eller erbjuder
• uppgifter om en vårdnadshavare eller intressebevakare för en minderårig och
• samtycke till informationsutbyte, återkallande av samtycke och andra uppgifter om val.

Uppgifternas offentlighet och konfidentialitet

Uppgifterna om kundrelationen vid integrationstjänsterna är sekretessbelagda enligt 24 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999).

Esbo stad har möjlighet att oberoende av kundens samtycke begära nödvändiga uppgifter om kunden under de förutsättningar som anges i 80 §–94 § i lagen om främjande av integration av Folkpensionsanstalten, arbetskraftsmyndigheten, välfärdsområdet, närings-, trafik- och miljöcentralen, Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata, Migrationsverket, förläggningar och flyktingslussar, producenter av tjänster som stöder integration samt regionförvaltningsverket. De uppgifter och utredningar som Esbo stad begär ska vara sådana som väsentligt påverkar kundrelationen inom integrationstjänsterna och de ska vara nödvändiga för staden på grund av en lagstadgad uppgift.

De vanliga informationskällorna är:

• kunden eller dennes lagliga företrädare
• uppgifter om behandlingen av kundens ärende som baserar sig på iakttagelser av en anställd
• befolkningsregistercentralens uppgifter om befolkningen i området
• Folkpensionsanstalten
• utlänningsregistrets datasystem
• arbetskraftsmyndigheten
• uppgifter som erhållits med kundens eller dennes lagliga företrädares samtycke eller med stöd av lagstiftningen.

När de personuppgifter som införs i registret har fåtts från någon annan än den registrerade själv, antecknas det i registret var uppgifterna har fåtts och vem som har antecknat dem.

Esbo stad kan lämna ut uppgifter om en kund med uttryckligt samtycke av kunden eller dennes lagliga företrädare. Esbo stad är med stöd av lagstiftningen skyldig att lämna ut uppgifter om kunden bland annat till andra myndigheter. I Esbo stad säkerställs innan uppgifter lämnas ut att den som begär uppgifter har rätt att få de uppgifter som hen begärt med stöd av lagstiftningen.

Esbo stad överför i regel inte uppgifter om kunden till länder utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Exempelvis serversalarna för de kunddatasystem som Esbo stad använder är belägna i EU- eller EES-länder.

Esbo stad överför uppgifter om kunder till länder utanför EU- eller EES-området bland annat vid utbyte av information mellan myndigheter med stöd av lag.

Esbo stad överför uppgifter om kunden utanför EU och EES endast om det mottagande landet enligt kommissionens beslut har ansetts säkerställa en adekvat skyddsnivå eller om överföringen omfattas av andra lämpliga skyddsåtgärder som avses i EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679).

Kunduppgifterna raderas ur systemet när det har gått fyra år sedan kundrelationen har upphört. (Lag om främjande av integration 681/2023, 77 §)

Personuppgifterna om kunden sparas i kundinformationssystemet för integration (Koto-AJ). Innan Koto-AJ togs i bruk sparades kunduppgifterna dessutom i kundinformationssystemet Koto-CRM. Systemet finns kvar som ett passivt arkiv tills det har gått fyra år från att kundrelationen för de kunder som förts in i systemet har upphört. Uppgifter om kunden finns också i pappersform.

Lagring, arkivering, förstöring och annan behandling av uppgifter styrs genom arkivbildningsplaner och anvisningar om datasäkerhet och dataskydd. Uppgifterna som lagrats elektroniskt i registret skyddas så att endast sådana personer som har rätt till uppgifterna kan ta del av dem. Varje användare godkänner en användnings- och sekretessförbindelse för uppgifterna och datasystemen vid erhållandet av användarrättigheterna.

De anställda som behandlar uppgifter om kunden har lagstadgad tystnadsplikt. Sekretess- och tystnadsplikten fortsätter även efter att anställningsförhållandet upphört.

IT-utrustningen ligger i skyddade och övervakade lokaler. De apparater och program som Esbo stad använder är skyddade och säkrade enligt stadens dataskyddsprinciper.

Behandlingen av kundens personuppgifter bygger på en kundrelation eller ett annat sakligt samband. Arbetstagarnas användarrättigheter baserar sig på personliga användarrättigheter, och Esbo stad övervakar användningen av dem bland annat via logguppgifter. Varje anställd godkänner en användnings- och sekretessförbindelse för uppgifterna och datasystemen. Esbo stads datasystem kräver att lösenordet regelbundet byts. Cheferna beslutar om beviljande och indragning av användarrättigheter. Esbo stad inaktiverar användarrättigheterna när den anställdas anställningsförhållande upphör.

I Esbo stads verksamhetsenheter förvaras handlingarna i övervakade lokaler och/eller i låsbara skåp. Staden överför de arkiverade handlingarna till Esbo stadsarkiv.

Den registrerade, det vill säga kunden, eller dennes lagliga företrädare har rätt att få veta om Esbo stad behandlar personuppgifter som gäller kunden. Om Esbo stad behandlar personuppgifter som gäller kunden, har kunden eller dennes lagliga företrädare rätt att få en kopia av de personuppgifter som behandlas.

En intressebevakare kan kontrollera uppgifter om sin huvudman, om kontrollrätten ingår i beslutet om intressebevakning. Intressebevakaren ska i samband med begäran om kontroll av registeruppgifter lämna in en kopia av intressebevakningsbeslutet.

Även den som har intressebevakningsfullmakt har rätt att kontrollera uppgifter om fullmaktsgivaren, om utövning av kontrollrätt ingår i intressebevakningsfullmakten. Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata eller magistraten ska ha fastställt intressebevakningsfullmakten. Den som har intressebevakningsfullmakt ska vid begäran lämna in en kopia av denna samt Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas eller magistratens fastställelse av fullmakten.

En utomstående (det vill säga någon annan än kunden, dennes lagliga företrädare eller en person som enligt avtal eller domstolsbeslut har rätt att få uppgifter om ett barn) har inte rätt att kontrollera uppgifterna, även om personuppgifter om hen kan vara sparade i de personuppgifter som gäller kunden.

Kunden eller dennes lagliga företrädare kan göra en begäran om kontroll i samband med ett personligt besök eller genom en handling som sänds per post eller genom att besöka registraturen eller en servicepunkt. Esbo stad har för begäran utarbetat en blankett som kunden eller dennes lagliga företrädare kan använda när de begär uppgifter. Blanketten fås från enheterna för integrationstjänster i den inledande fasen (Koto-Espoo) och på stadens webbplats: Tarkastuspyyntö(extern länk, öppnas i ett nytt fönster). Om kunden eller dennes lagliga företrädare vill göra en begäran om kontroll av registeruppgifterna med en fritt formulerad handling, ska kunden eller dennes lagliga företrädare i begäran anteckna vilka personuppgifter de vill kontrollera, huruvida de vill kontrollera alla personuppgifter eller uppgifter för en viss tidsperiod, namn och personbeteckning för den som lämnar begäran samt hens kontaktuppgifter. Om den som begär kontroll ber om andra än sina egna personuppgifter för kontroll, ska i begäran antecknas namnet på och personbeteckningen för den person vars uppgifter begärs. Om kunden eller dennes lagliga företrädare skickar en begäran per post, riktas begäran till: Integrationstjänster i den inledande fasen (Koto-Espoo), servicearbetsledaren, PB 23102, 02070 Esbo stad. Esbo stad kontrollerar identiteten hos den som begär kontroll genom ett bildförsett identitetsbevis, om kunden eller dennes lagliga företrädare lämnar in en begäran om kontroll av registeruppgifterna personligen till en verksamhetsenhet, registraturen eller en servicepunkt.

Esbo stad lämnar uppgifterna utan onödigt dröjsmål och under alla omständigheter senast en månad efter att ha mottagit begäran. Esbo stad kan vid behov förlänga tidsfristen med högst två månader. Vid förlängningen av tidsfristen beaktar Esbo stad hur komplicerade begärandena är och hur många de är. Esbo stad ska underrätta den som begär uppgifterna om förlängningen av tidsfristen och orsakerna till förlängningen inom en månad från mottagandet av begäran. Esbo stad meddelar om vägran senast inom en månad från det att begäran inkommit. Esbo stad lämnar i regel ut de begärda uppgifterna till den adress som kunden eller dennes lagliga företrädare har enligt befolkningsdatasystemet.

I EU:s allmänna dataskyddsförordning, dataskyddslagen och den nationella speciallagstiftningen finns bestämmelser om situationer där den personuppgiftsansvarige kan låta bli att lämna ut de uppgifter som kunden eller dennes lagliga företrädare begär. Om Esbo stad inte lämnar ut de begärda uppgifterna till kunden eller dennes lagliga företrädare, ska Esbo stad utan dröjsmål och senast inom en månad från mottagandet av begäran underrätta den som begär uppgifterna om orsakerna till att uppgifterna inte lämnas ut och informera om kundens eller dennes lagliga företrädares möjlighet att inge klagomål hos dataombudsmannen och använda andra rättsmedel.

Begäran om egna uppgifter är i princip avgiftsfri. Om begärandena från kunden eller dennes lagliga företrädare är uppenbart ogrundade eller orimliga, särskilt på grund av deras repetitiva art, får Esbo stad antingen ta ut en rimlig avgift som täcker de administrativa kostnaderna för att tillhandahålla uppgifterna eller meddelandena eller vidta den åtgärd som begärts; eller vägra att lämna ut de begärda uppgifterna.

Den registrerade, det vill säga kunden eller dennes lagliga företrädare har rätt att kräva att Esbo stad utan onödigt dröjsmål rättar inexakta eller felaktiga personuppgifter som rör kunden. Kunden eller dennes lagliga företrädare har rätt att få bristfälliga uppgifter kompletterade. Esbo stad gör ändringarna så att uppgifterna om rättelsen, den som rättar och datumet för rättelsen framgår av registren och så att den ursprungliga anteckningen kan läsas efteråt. Esbo stad är skyldigt att underrätta de mottagare till vilka Esbo stad har lämnat ut uppgifter om kunden om att uppgifterna har rättats. Esbo stad har ingen anmälningsskyldighet, om anmälandet är omöjligt eller orsakar oskäligt besvär.

Esbo stad utför begäran utan onödigt dröjsmål och under alla omständigheter senast en månad efter att ha mottagit begäran. Esbo stad kan vid behov förlänga tidsfristen med högst två månader. Vid förlängningen av tidsfristen beaktar Esbo stad hur komplicerade begärandena är och hur många de är. Esbo stad ska underrätta den som begär uppgifterna om förlängningen av tidsfristen och orsakerna till förlängningen inom en månad från mottagandet av begäran. Esbo stad meddelar om vägran senast inom en månad från det att begäran inkommit.

Kunden eller dennes lagliga företrädare kan göra en begäran i samband med ett personligt besök eller genom en handling som sänds per post. I begäran ska antecknas ordagrant vilka uppgifter som ska rättas, de föreslagna ändringarna ordagrant, motiveringarna till de föreslagna ändringarna, namn och personbeteckning för den som begär rättelse samt hens kontaktuppgifter. Om den som begär rättelse ber om andra än sina egna personuppgifter för rättelse, ska i begäran antecknas namnet på och personbeteckningen för den person vars uppgifter begärs för rättelse. Om kunden eller dennes lagliga företrädare skickar en begäran per post, riktas begäran till: Integrationstjänster i den inledande fasen (Koto-Espoo), servicearbetsledaren, PB 23102, 02070 Esbo stad. Esbo stad kontrollerar identiteten hos den som begär om rättelse i ett bildförsett identitetsbevis, om kunden eller dennes lagliga företrädare lämnar in begäran personligen till en verksamhetsenhet, registraturen eller en servicepunkt.

Om Esbo stad inte godkänner kundens eller dennes lagliga företrädares begäran om rättelse av uppgifterna, ska Esbo stad skriftligen underrätta kunden eller dennes lagliga företrädare om detta. Esbo stad berättar samtidigt varför kravet inte har godkänts och ger anvisningar om kundens eller dennes lagliga företrädares möjlighet att inge klagomål hos dataombudsmannen och använda andra rättsmedel.

Esbo stad kan rätta kunduppgifterna också genom att komplettera dem med kundens eller dennes lagliga företrädares syn på saken.

Kunden eller dennes lagliga företrädare har rätt att utan onödigt dröjsmål få personuppgifter om kunden raderade, om de förutsättningar som anges i artikel 17 i EU:s allmänna dataskyddsförordning uppfylls. Kunden eller dennes lagliga företrädare har i regel inte rätt att få personuppgifter om kunden raderade inom socialvården, eftersom Esbo stad har en lagstadgad skyldighet att behandla uppgifterna (bland annat registreringsskyldighet och arkiveringsskyldighet). Kunden eller dennes lagliga företrädare har rätt att få personuppgifter om kunden raderade närmast när uppgifterna redan från början har varit onödiga med tanke på deras användningsändamål. Esbo stad är skyldigt att underrätta de mottagare till vilka Esbo stad har lämnat ut uppgifter om kunden om att uppgifterna har raderats. Esbo stad har ingen anmälningsskyldighet, om anmälandet är omöjligt eller orsakar oskäligt besvär.

Kunden eller dennes lagliga företrädare kan sända begäran om att radera uppgifter till adressen Integrationstjänster i den inledande fasen (Koto-Espoo), servicearbetsledaren, PB 23102, 02070 Esbo stad.

Kunden eller dennes lagliga företrädare har rätt att kräva att Esbo stad begränsar behandlingen av personuppgifter som gäller kunden, om kunden eller dennes lagliga företrädare bestrider att de personuppgifter som gäller kunden är korrekta. Esbo stad ska då i regel begränsa behandlingen av personuppgifter som gäller kunden till dess att Esbo stad har säkerställt att personuppgifterna är korrekta. I dataskyddsförordningen föreskrivs det om vissa undantag från begränsningsskyldigheten, med stöd av vilka Esbo stad i vissa situationer kan behandla kundens personuppgifter som har begränsats. Esbo stad ska underrätta kunden eller dennes lagliga företrädare om att begränsningen upphävs innan den upphävs.

Kunden eller dennes lagliga företrädare kan sända begäran om begränsning av behandling av uppgifter till adressen Integrationstjänster i den inledande fasen (Koto-Espoo), servicearbetsledaren, PB 23102, 02070 Esbo stad.

Att Esbo stad behandlar kundens personuppgifter inom integrationstjänsterna grundar sig på iakttagandet av lagstadgade skyldigheter. Därför har kunden eller dennes lagliga företrädare inte rätt att göra invändningar.

Att Esbo stad behandlar kundens personuppgifter inom integrationstjänster i den inledande fasen grundar sig på iakttagandet av lagstadgade skyldigheter. Därför har kunden eller dennes lagliga företrädare inte rätt att överföra uppgifter från ett system till ett annat.

En kund har i princip rätt att inte bli föremål för sådana beslut som enbart grundar sig på automatiserad behandling och som har rättsverkningar för kunden eller som på motsvarande sätt har betydande konsekvenser för kunden. Esbo stad använder inte automatiserat beslutsfattande vid ordnandet av integrationstjänster.

15.8 Inlämning av klagomål

En kund eller dennes lagliga företrädare har rätt att inge klagomål hos dataombudsmannen i Finland, om kunden eller dennes lagliga företrädare anser att Esbo stad inte följer dataskyddslagstiftningen i sin behandling av personuppgifter som gäller kunden. Närmare anvisningar om hur klagomål kan inlämnas finns på dataombudsmannens byrås webbplats.(extern länk, öppnas i ett nytt fönster)

Rätten att inge klagomål hos dataombudsmannen begränsar inte andra administrativa prövningsförfaranden eller rättsmedel som kunden eller dennes lagliga företrädare har till sitt förfogande.