Tietosuojaseloste: Henkilötietojen käsittely Elinkeino-tulosyksikköön kuuluvissa alkuvaiheen kotoutumispalveluissa (Koto-Espoo)

Tietosuojaseloste on laadittu 24.2.2025.

Alkuvaiheen kotoutumisen palveluiden (Koto-Espoo) asiakasrekisterit:

• Koto-Aj
• Koto-CRM

Espoon kaupunki

puh. +358 9 81621

PL 1, 02070 Espoon kaupunki

Koto-Aj:n osalta Espoon kaupunki toimii yhteisrekisterinpitäjänä yhdessä KEHA-keskuksen kanssa.

Teemu Haapalehto, vs. elinkeinojohtaja

PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. +358 9 81621 (vaihde)

Alkuvaiheen kotoutumispalveluiden (Koto-Espoo) palveluesihenkilö

PL 23102, 02070 Espoon kaupunki

Puh. +358 9 81621 (vaihde)

Espoon kaupungin tietosuojavastaava

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. +358 9 81621 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

Espoon alkuvaiheen kotoutumispalvelut käsittelee asiakasta koskevia henkilötietoja kunnalle asetettujen lakisääteisten tehtävien hoitamiseksi.

Espoo käsittelee asiakkaiden henkilötietoja seuraaviin käyttötarkoituksiin:

• kiintiöpakolaisten vastaanotto ja muiden kuntapaikalle osoitettavien kansainvälistä suojelua saavien henkilöiden vastaanotto
• asiakkaan tilanteen kartoittaminen, osaamisen ja kotoutumisen palvelutarpeen arviointi ja kotoutumissuunnitelman laatiminen
• asiakkaan kotoutumista edistävien ja tukevien palveluiden järjestäminen ja seuranta
• palveluohjaus muihin palveluihin
• pakolaisten vastaanotosta aiheutuvien kustannusten korvausten hakeminen
• työvoiman ulkopuolella olevien kotoutujien palveluiden suunnittelu, tilastointi, seuranta ja arviointi sekä tiedolla johtaminen

Espoolla on velvollisuus tarjota kotoutumispalveluita espoolaisille maahanmuuttajille sekä vastata kiintiöpakolaisten ja muiden kuntapaikalle otettavien kansainvälistä suojelua saavien vastaanotosta. Kotoutumislain mukaisten palveluiden järjestäminen edellyttää asiakkaiden henkilötietojen käsittelyä. Käsittely on tarpeen Espoon lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi.

Kotoutumisajan ylittäneiden asiakkaiden osalta tietoja käsitellään asiakkaan luvalla.

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (etenkin 6 artiklan 1 kohdan c alakohta ja 9 artiklan 2 kohdan h alakohta)
• Tietosuojalaki (1050/2018)
• Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
• Asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 2 luku (1030/1999)
• Laki kotoutumisen edistämisestä (681/2023)
• Laki kansainvälistä suojelua hakevan vastaanotosta sekä ihmiskaupan uhrin tunnistamisesta ja auttamisesta (746/2011)
• Hallintolaki (434/2003)

Alkuvaiheen kotoutumisen asiakasrekisterissä ovat kotoutumislain toimeenpanoon liittyvät asiakastiedot.

Espoo tallentaa rekisteriin:

• asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot (henkilötunnus, nimi, sukupuoli, osoite, puhelinnumerot, kotikunta, äidinkieli, asiointikieli, tieto tulkkitarpeesta, siviilisääty, sähköposti ja muut tarpeelliset yhteystiedot)
• asiakkaan maahantulontuloajankohdan, oleskeluluvan myöntämisajankohdan, oleskeluluvan perusteen ja keston, 1. kotikuntamerkinnän ajankohdan sekä työluvan tiedot
• henkilön perhetiedot (puoliso, huollettava, alle 18-vuotiaiden lasten lukumäärä ja iät, perhetilanne, asumistiedot, talouden koko)
• asiakkaan koulutukseen, osaamiseen ja kielitaitoon liittyvät tiedot
• palvelun tarvetta koskevat tiedot, yhteydenotot, ajanvaraus- ja käyntitiedot, yhteenvedot, lausunnot, asiakastyöhön liittyvät muistiinpanot ja asiakaskontaktit, asiakkaan palvelutarpeen arvioinnit sekä kotoutumissuunnitelmat
• asiakkaan hyvinvointialueen työntekijän tai työntekijöiden nimen ja yhteystiedot
• ohjaukset kotoutumista tukeviin tai edistäviin palveluihin
• sellaiset terveydentilaa sekä työ- ja toimintakykyä koskevat tiedot ja arviot, joilla on vaikutusta henkilön kotoutumiseen ja jotka ovat välttämättömiä palvelujen tarjoamiseksi hänelle
• asiakkaan itse itsestään tuottama tieto tai tarjoama tieto
• alaikäisen huoltajaan tai edunvalvojaan liittyvät tiedot ja
• suostumukset tietojen vaihtoon sekä suostumuksen peruutukset ja muut valintoja koskevat tiedot.

Kotoutumispalveluiden asiakkuutta koskevat tiedot ovat salassa pidettäviä viranomaisten toiminnasta julkisuudesta annetun lain (621/1999) 24 §:n nojalla.

Espoolla on mahdollisuus pyytää asiakkaan suostumuksesta riippumatta välttämättömiä tietoja asiakkaasta kotoutumisen edistämisestä annetun lain kohdissa 80 § - 94 §:ssä mainituilla edellytyksillä Kansaneläkelaitokselta, työvoimaviranomaiselta, hyvinvointialueelta, ELY-keskukselta, Digi- ja väestötietovirastolta, Maahanmuuttovirastolta, vastaanotto- ja järjestelykeskukselta, kotoutumista tukevien palveluiden tuottajalta sekä Aluehallintovirastolta. Espoon pyytämien tietojen ja selvitysten tulee olla kotoutumisen asiakassuhteeseen olennaisesti vaikuttavia sekä Espoolle laissa säädetyn tehtävän vuoksi välttämättömiä.

Säännönmukaisia tietolähteitä ovat:

• asiakas tai tämän laillinen edustaja
• työntekijän havaintoihin perustuvat asiakkaan asian käsittelyyn liittyvät tiedot
• väestörekisterikeskuksen tiedot alueen väestöstä
• Kansaneläkelaitos
• ulkomaalaisrekisterin tietojärjestelmä
• työvoimaviranomainen
• asiakkaan tai tämän laillisen edustajan suostumuksella tai lainsäädännön perusteella saadut tiedot.

Kun rekisteriin tallentuva henkilötieto on saatu muualta kuin rekisteröidyltä itseltään, rekisteriin merkitään, mistä tieto on saatu ja kuka tiedon on merkinnyt.

Espoo voi luovuttaa asiakasta koskevia tietoja asiakkaan tai tämän laillisen edustajan nimenomaisella suostumuksella. Espoolla on velvollisuus lainsäädännön perusteella luovuttaa asiakasta koskevia tietoja mm. toisille viranomaisille. Espoossa varmistetaan ennen tietojen luovuttamista, että tietojen pyytäjällä on oikeus saada lainsäädännön perusteella pyytämänsä tiedot.

Espoo ei pääsääntöisesti siirrä asiakasta koskevia tietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Esimerkiksi Espoon käyttämien asiakastietojärjestelmien konesalit sijaitsevat EU- tai ETA-maissa.

Espoo siirtää asiakasta koskevia tietoja EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle mm. lain perusteella käytävässä viranomaisten välisessä tietojenvaihdossa.

Espoo siirtää asiakasta koskevia tietoja EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle vain, jos vastaanottavan maan on komission päätöksellä katsottu varmistavan riittävän tietosuojan tason tai siirto toteutetaan EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (2016/679) mainittuja muita asianmukaisia suojatoimia soveltaen.

Asiakastiedot poistetaan järjestelmästä, kun asiakkuuden päättymisestä on kulunut neljä vuotta. (Laki kotoutumisen edistämisestä 681/2023, 77§)

Asiakasta koskevat henkilötiedot tallennetaan Kotoutumisen asiakastietojärjestelmään (Koto-AJ). Lisäksi ennen Koto-AJ:n käyttöönottoa asiakkaiden tiedot on tallennettu Koto-CRM-asiakastietojärjestelmään, joka säilyy passiivisena arkistona, kunnes sinne tallennettujen asiakkaiden asiakkuuden päättymisestä on kulunut neljä vuotta. Asiakasta koskevia tietoja on myös paperisena aineistona.

Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostussuunnitelmilla ja tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Asiakasta koskevia tietoja käsittelevillä työntekijöillä on lakisääteinen vaitiolovelvollisuus. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelussuhteen päättymisen jälkeenkin.

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Espoon kaupungin käyttämät laitteet ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu kaupungin tietoturvaperiaatteiden mukaisesti.

Työntekijöiden asiakasta koskevien henkilötietojen käsittely perustuu asiakassuhteeseen tai muuhun asialliseen yhteyteen. Työntekijöiden käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin, ja Espoo valvoo niiden käyttöä mm. lokitietojen kautta. Jokainen työntekijä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen. Espoon järjestelmät vaativat salasanan vaihdettavaksi määräajoin. Esihenkilöt päättävät käyttöoikeuksien myöntämisestä ja poistamisesta. Espoo passivoi käyttöoikeudet työntekijän työsuhteen päättyessä.

Espoo toimintayksiköissä säilytetään asiakirjat valvotuissa tiloissa ja/ tai lukittavissa kaapeissa. Espoo siirtää arkistoidut asiakirjat Espoon kaupunginarkistoon.

Rekisteröidyllä, eli asiakkaalla, tai tämän laillisella edustajalla on oikeus saada tieto siitä, käsitteleekö Espoo asiakasta koskevia henkilötietoja. Jos Espoo käsittelee asiakasta koskevia henkilötietoja, on asiakkaalla tai tämän laillisella edustajalla oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.

Edunvalvoja voi tarkistaa päämiehensä tiedot, jos tarkastusoikeuden käyttö sisältyy edunvalvonnasta annettuun päätökseen. Edunvalvojan tulee toimittaa rekisteritietojen tarkastuspyynnön yhteydessä kopio edunvalvontapäätöksestä.

Myös edunvalvontavaltuutetulla on oikeus tarkistaa edunvalvottavan tiedot, jos tarkastusoikeuden käyttö sisältyy edunvalvontavaltuutukseen. Digi- ja väestötietoviraston tai maistraatin on tullut vahvistaa edunvalvontavaltuutus. Edunvalvontavaltuutetun tulee toimittaa rekisteritietojen tarkastuspyynnön yhteydessä kopio edunvalvontavaltuutuksesta sekä Digi- ja väestötietoviraston tai maistraatin edunvalvontavaltuutuksen vahvistamispäätöksestä.

Ulkopuolisella (eli muilla kuin asiakkaalla, tämän laillisella edustajalla tai henkilöllä, jolla on lasta koskeviin tietoihin sopimukseen tai tuomioistuimen päätökseen perustuva tiedonsaantioikeus) ei ole tarkastusoikeutta, vaikka häntä koskevia henkilötietoja voi olla tallennettuna asiakasta koskeviin henkilötietoihin.

Asiakas tai tämän laillinen edustaja voi tehdä tarkastuspyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postin kautta lähetettävällä asiakirjalla tai käymällä kirjaamossa tai asiointipisteessä. Espoo on laatinut pyyntöä varten lomakkeen, jota asiakas tai tämän laillinen edustaja voi käyttää pyytäessään tietoja. Lomakkeen saa alkuvaiheen kotoutumisen eli Koto-Espoon toimintayksiköistä, ja se löytyy Espoon internet-sivuilta Tarkastuspyyntö(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan). Mikäli asiakas tai tämän laillinen edustaja haluaa tehdä rekisteritietojen tarkastuspyynnön vapaamuotoisella asiakirjalla, tulee asiakkaan tai tämän laillisen edustajan kirjata pyyntöön, mitkä henkilötiedot halutaan tarkastaa, halutaanko tarkastaa kaikki henkilötiedot vai tiedot tietyltä ajanjaksolta, pyytäjän nimi ja henkilötunnus sekä pyytäjän yhteystiedot. Mikäli pyytäjä pyytää muita kuin omia henkilötietojaan tarkastettavaksi, tulee pyyntöön kirjata sen henkilön nimi ja henkilötunnus, jonka tietoja pyydetään. Mikäli asiakas tai tämän laillinen edustaja lähettää pyynnön postitse, pyyntö osoitetaan: Alkuvaiheen kotoutumispalvelut (Koto-Espoo), Palveluesihenkilö, PL 23102, 02070 Espoon kaupunki. Espoo tarkastaa pyytäjän henkilöllisyyden kuvallisesta henkilöllisyystodistuksesta, jos asiakas tai tämän laillinen edustaja toimittaa rekisteritietojen tarkastuspyynnön henkilökohtaisesti toimintayksikköön, kirjaamoon tai asiointipisteeseen.

Espoo toimittaa tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Espoo voi tarvittaessa jatkaa määräaikaa enintään kahdella kuukaudella. Espoo ottaa huomioon määräajan jatkamisessa pyyntöjen monimutkaisuuden ja määrän. Espoo ilmoittaa tietojen pyytäjälle määräajan pidentämisestä ja määräajan pidentämisen syyt kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Espoo ilmoittaa kieltäytymisestä viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön saapumisesta. Espoo luovuttaa pääsääntöisesti pyydetyt tiedot asiakkaan tai tämän laillisen edustajan väestötietojärjestelmän mukaiseen osoitteeseen.

EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa, tietosuojalaissa ja kansallisessa erityislainsäädännössä on säädetty niistä tilanteista, jolloin rekisterinpitäjä voi jättää luovuttamatta asiakkaan tai tämän laillisen edustajan pyytämät tiedot. Jos Espoo ei luovuta asiakkaalle tai tämän lailliselle edustajalle pyydettyjä tietoja, Espoo ilmoittaa viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta tietojen pyytäjälle syyt tietojen luovuttamatta jättämiselle ja kertoo asiakkaan tai tämän laillisen edustajan mahdollisuudesta tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Omien tietojen pyytäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Jos asiakkaan tai tämän laillisen edustajan pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, Espoo voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä luovuttamasta pyydettyjä tietoja.

Rekisteröidyllä, eli asiakkaalla, tai tämän laillisella edustajalla on oikeus vaatia, että Espoo oikaisee ilman aiheetonta viivytystä asiakasta koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Asiakkaalla tai tämän laillisella edustajalla on oikeus saada täydennetyiksi puutteelliset tiedot. Espoo tekee muutokset siten, että rekistereihin jää näkyviin tiedot tehdystä korjauksesta, tekijästä ja korjauspäivämäärästä ja niin, että alkuperäinen merkintä on mahdollista nähdä jälkikäteen. Espoolla on velvollisuus ilmoittaa tietojen oikaisusta niille vastaanottajille, joille Espoo on luovuttanut asiakasta koskevia tietoja. Espoolla ei ole ilmoittamisvelvollisuutta, jos ilmoittaminen on mahdotonta taikka vaatii kohtuutonta vaivaa.

Espoo toteuttaa pyynnön ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Espoo voi tarvittaessa jatkaa määräaikaa enintään kahdella kuukaudella. Espoo ottaa huomioon määräajan jatkamisessa pyyntöjen monimutkaisuuden ja määrän. Espoo ilmoittaa tietojen pyytäjälle määräajan pidentämisestä ja määräajan pidentämisen syyt kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Espoo ilmoittaa kieltäytymisestä viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön saapumisesta.

Asiakas tai tämän laillinen edustaja voi tehdä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postin kautta lähetettävällä asiakirjalla. Pyyntöön tulee kirjata oikaistavat tiedot sanatarkasti, ehdotettavat muutokset sanatarkasti, perustelut ehdotetuille muutoksille, pyytäjän nimi ja henkilötunnus sekä pyytäjän yhteystiedot. Mikäli pyytäjä pyytää muiden kuin omien henkilötietojen oikaisua, tulee pyyntöön kirjata sen henkilön nimi ja henkilötunnus, jonka tietoja pyydetään oikaistavaksi. Mikäli asiakas tai tämän laillinen edustaja lähettää pyynnön postitse, pyyntö osoitetaan: Alkuvaiheen kotoutumispalvelut (Koto-Espoo), Palveluesihenkilö, PL 23102, 02070 Espoon kaupunki. Espoo tarkastaa pyytäjän henkilöllisyyden kuvallisesta henkilöllisyystodistuksesta, jos asiakas tai tämän laillinen edustaja toimittaa pyynnön henkilökohtaisesti toimintayksikköön, kirjaamoon tai asiointipisteeseen.

Jollei Espoo hyväksy asiakkaan tai tämän laillisen edustajan vaatimusta tiedon oikaisemista, Espoo ilmoittaa asiasta kirjallisesti asiakkaalle tai tämän lailliselle edustajalle. Espoo kertoo samalla ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja ohjeistaa asiakkaan tai tämän laillisen edustajan mahdollisuudesta tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Espoo voi korjata asiakastietoja myös täydentämällä niitä asiakkaan tai tämän laillisen edustajan näkemyksellä asiasta.

Asiakkaalla tai tämän laillisella edustajalla on oikeus saada poistettua asiakasta koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 17 artiklassa säädetyt edellytykset täyttyvät. Asiakkaalla tai tämän laillisella edustajalla ei ole pääsääntöisesti oikeutta saada asiakasta koskevia henkilötietoja poistettua sosiaalihuollossa, koska Espoolla on lakisääteinen velvollisuus käsitellä tietoja (mm. kirjaamisvelvollisuus ja arkistointivelvollisuus). Asiakkaan tai tämän laillisen edustajan oikeus saada poistettua asiakasta koskevia henkilötietoja on lähinnä silloin, kun tiedot ovat jo alun perin olleet tarpeettomia niiden käyttötarkoituksen kannalta. Espoolla on velvollisuus ilmoittaa tietojen poistosta niille vastaanottajille, joille Espoo on luovuttanut asiakasta koskevia tietoja. Espoolla ei ole ilmoittamisvelvollisuutta, jos ilmoittaminen on mahdotonta taikka vaatii kohtuutonta vaivaa.

Asiakas tai tämän laillinen edustaja voi lähettää vaatimukset tietojen poistamisesta osoitteeseen: Alkuvaiheen kotoutumispalvelut (Koto-Espoo), Palveluesihenkilö, PL 23102, 02070 Espoon kaupunki.

Asiakkaalla tai tämän laillisella edustajalla on oikeus vaatia Espoota rajoittamaan asiakasta koskevien henkilötietojen käsittelyä, jos asiakas tai tämän laillinen edustaja kiistää asiakasta koskevien henkilötietojen paikkansapitävyyden. Tällöin Espoon on pääsääntöisesti rajoitettava asiakasta koskevien henkilötietojen käsittelyä siihen saakka, kunnes Espoo on varmistanut henkilötietojen paikkansapitävyyden. Rajoittamisvelvollisuuteen on säädetty tietosuoja-asetuksessa tiettyjä poikkeuksia, joiden perusteella Espoo voi käsitellä asiakkaan rajoituksen alaisia henkilötietoja tietyissä tilanteissa. Espoon on ilmoitettava asiakkaalle tai tämän lailliselle edustajalle rajoituksen poistamisesta ennen rajoituksen poistamista.

Asiakas tai tämän laillinen edustaja voi lähettää vaatimukset tietojen käsittelyn rajoittamisesta osoitteeseen Alkuvaiheen kotoutumispalvelut (Koto-Espoo), Palveluesihenkilö, PL 23102, 02070 Espoon kaupunki.

Espoon asiakasta koskevien henkilötietojen käsittely kotoutumispalveluissa perustuu lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseen. Tämän vuoksi asiakkaalla tai tämän laillisella edustajalla ei ole vastustamisoikeutta.

Espoon asiakasta koskevien henkilötietojen käsittely alkuvaiheen kotoutumispalveluissa perustuu lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseen. Tämän vuoksi asiakkaalla tai tämän laillisella edustajalla ei ole oikeutta siirtää tietoja järjestelmästä toiseen.

Asiakkaalla on lähtökohtaisesti oikeus olla joutumatta sellaisten päätösten kohteeksi, jotka perustuvat pelkästään automaattiseen käsittelyyn ja joilla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai jotka vaikuttavat häneen vastaavalla tavalla merkittävästi. Espoo ei käytä kotoutumispalveluiden järjestämisessä automaattista päätöksentekoa.

Asiakkaalla tai tämän laillisella edustajalla on oikeus tehdä Suomessa valitus tietosuojavaltuutetulle, jos asiakas tai tämän laillinen edustaja katsoo, että Espoo ei noudata tietosuojalainsäädäntöä käsitellessään asiakasta koskevia henkilötietoja. Tarkempi ohjeistus valituksen tekemiseen löytyy tietosuojavaltuutetun toimiston internet-sivuilta(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan).

Valitusoikeus tietosuojavaltuutetulle ei rajoita muita asiakkaan tai tämän laillisen edustajan käytössä olevia hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.