Dataskyddsbeskrivnig, veterinärmedicinska tjänster

Behandling av personuppgifter, Esboregionens miljö- och hälsoskydd/ veterinärmedicinska tjänster

Publicerad: 8.3.2021

1. Registrets namn

Register över klienter hos kommunens veterinärer

2. Personuppgiftsansvarig

Esbo social- och hälsovårdsnämnd

PB 202 (Teknikvägen 15)

02070 Esbo stad

3. Ansvarig person för registret

Hälsovårdsdirektören

Esbo stads social- och hälsovårdssektor

PB 202, 02070 Esbo stad

tfn +358 9 81621 (växel)

4. Kontaktperson för registret

I stadsveterinären

Esboregionens miljö- och hälsoskydd

PB 210, 02070 Esbo stad

tfn +358 9 81621 (växel)

5. Dataskyddsombud

Stadens dataskyddsombud

PB 12, 02070 Esbo stad

tietosuoja@espoo.fi

6. För vilket ändamål behandlas personuppgifter?

Ändamålet med behandlingen av personuppgifterna i registret är ordnandet av kommunens veterinärmedicinska tjänster enligt lagstiftningen. Esboregionens miljö- och hälsoskydd omfattar Esbo, Grankulla och Kyrkslätt.

Personuppgifterna får behandlas för följande ändamål:

  • registrering och bedömning av ett djurs behov av hjälp samt planering av hjälpen,
  • genomförande av stödtjänster (bland annat fakturering, applikationsstöd) och
  • planering, statistikföring, uppföljning och utvärdering av verksamheten samt eventuell forskningsverksamhet baserad på ett särskilt tillstånd.

7. Vilken är grunden för behandlingen av personuppgifter?

Esboregionens miljö- och hälsoskydd har skyldighet att erbjuda veterinärmedicinska tjänster. Ordnandet av veterinärmedicinska tjänster förutsätter behandling av personuppgifter.

Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar Esboregionens miljö- och hälsoskydd.

Central lagstiftning

  • Artikel 6.1 b och c i EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679),
  • Dataskyddslagen (1050/2018)
  • Veterinärvårdslagen (765/2009),
  • Djurskyddslagen (247/1996),
  • Lagen om djursjukdomar (441/2013),
  • Arkivlagen (831/1994)
  • Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999),
  • 2 kap. i förordningen om offentlighet och god informationshantering i myndigheternas verksamhet (1030/1999) och
  • Förvaltningslagen (434/2003).

8. Vilka uppgifter behandlas?

Registrets datainnehåll:

  • uppgifter om ägaren (namn, adress, telefonnummer, eventuell e-postadress),
  • uppgifter om djur (art, ras, namn, födelsetid),
  • uppgifter om vård av djur (datum för vårdbesök, bakgrundsuppgifter, diagnos, undersökningar, åtgärder, laboratorieresultat, medicineringar, recept, fortsatt vård, utlåtanden, remisser) och
  • klinikavgifter och faktureringsuppgifter.

I registret ingår också uppgifter som gäller Esboregionens miljö- och hälsoskydds köpta tjänster.

Uppgifternas offentlighet och konfidentialitet

Uppgifterna är sekretessbelagda enligt 16 § i lagen om utövning av veterinäryrketlagen (29/2000).

9. Varifrån fås uppgifterna?

Huvudsakliga uppgiftskällor:

  • uppgifter från klienten,
  • uppgifter som gäller personalens observationer samt prover och undersökningar och
  • resultat av laboratorieundersökningar från tjänsteproducenterna.

10. Lämnas uppgifter ut eller överförs de utanför staden?

Esboregionens miljö- och hälsoskydd kan lämna ut uppgifter om klienten med uttryckligt samtycke av klienten eller dennes lagliga företrädare. Esboregionens miljö- och hälsoskydd är med stöd av lagstiftningen skyldigt att lämna ut uppgifter bland annat till andra myndigheter. I Esboregionens miljö- och hälsoskydd säkerställs innan uppgifter lämnas ut att den som begär uppgifter har rätt att få de uppgifter som hen begärt med stöd av lagstiftningen.

Esboregionens miljö- och hälsoskydd lämnar ut uppgifter till serviceproducenter (bland annat i fråga om köpta tjänster), om det är nödvändigt för att producera veterinärtjänster för klienten.

Esboregionens miljö- och hälsoskydd lämnar ut uppgifter med stöd av lagstiftningen till tillsynsmyndigheten (bland annat regionförvaltningsverket, riksdagens justitieombudsman).

Esboregionens miljö- och hälsoskydd lämnar ut uppgifter för vetenskaplig forskning med klientens tillstånd eller på grundval av ett forskningstillstånd som beviljats av Esbo stad. Uppgifterna i registret används som hjälp vid produktion av statistik- och rapportuppgifter med stöd av lag.

11. Överförs uppgifter utanför EU/EES-området?

Esboregionens miljö- och hälsoskydd överför i regel inte uppgifter om klienter till länder utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Esboregionens miljö- och hälsoskydd överför uppgifter om klienter till länder utanför EU- eller EES-området bland annat vid utbyte av information mellan myndigheter med stöd av lag. Esbo överför uppgifter om klienter utanför EU och EES endast om det mottagande landet enligt kommissionens beslut har ansetts säkerställa en adekvat skyddsnivå eller om överföringen omfattas av lämpliga skyddsåtgärder som avses i EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679).

12. Hur länge kommer uppgifterna att lagras?

Material om hälso- och sjukvård av djur:

  • registrering av tidsbokningar, veterinärdagböcker och läkemedelsregister: 2 år efter den sista anteckningen och
  • veterinärernas intygskopior och anmälningar om djur: 2 år (10 år, om de är rättsligt betydelsefulla).

Material om djurskydd:

  • anmälningar om djurskydd: den tid då anmälan gäller (gäller tills objektet har tagits ur bruk eller ett nytt tillstånd finns),
  • handlingar som gäller inspektioner av djurhållning och åtgärdsanvisningar: giltighetstid + personalens eget behov,
  • den kommunala myndighetens åtgärdsförelägganden och beslut: varaktigt,
  • anmälningar till andra myndigheter: 2 år (10 år, om de är rättsligt betydelsefulla),
  • handlingar som gäller det kommunala djurstallet och dess verksamhet: efter personalens eget behov och
  • handlingar som gäller ordnandet av omhändertagandet av herrelösa djur i kommunen: den tid objektet existerar + 2 år.

Grunder för lagringstiderna:

  • Arkistolaitoksen päätös 10.2.2003 (KA 346/43/02): Pysyvästi säilytettävät kunnalliset ympäristöterveydenhuollon asiakirjat,
  • Valtionarkiston päätös kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä osa 2. Terveydenhuollon asiakirjat. 14.4.1989 ISBN 951-861-419-9 och
  • Kuntaliitto: Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat. Määräykset ja suositukset. Ympäristöterveydenhuolto 16. ISBN 978-952-293-291-4, Helsinki 2002.

13. Hur skyddas uppgifterna?

Varje anställd som behandlar uppgifterna har tystnadsplikt. För att få användarrättigheter krävs en skriftlig förbindelse till tystnadsplikt och datasäkerhet. Tystnadsplikten fortsätter även efter att anställningsförhållandet upphört.

Digitalt material

IT-utrustningen ligger i skyddade och övervakade lokaler. De apparater och program som Esboregionens miljö- och hälsoskydd använder är skyddade och säkrade enligt stadens datasäkerhetsprinciper.

Arbetstagarnas användarrättigheter baserar sig på personliga användarrättigheter, och Esbo övervakar användningen av dem bland annat via logguppgifter. Esbos datasystem kräver att lösenordet regelbundet byts. Cheferna beslutar om beviljande och indragning av användarrättigheter. Esbo inaktiverar användarrättigheterna när den anställdas anställningsförhållande upphör.

Manuellt material

I Esbos verksamhetsenheter förvaras handlingarna i övervakade lokaler och/eller i låsbara skåp. Esbo överför de arkiverade handlingarna via Esbo social- och hälsovårdssektors slutarkiv till stadsarkivet.

14. Den registrerades rättigheter

14.1 Hur kan jag kontrollera mina uppgifter?

Den registrerade, det vill säga klienten, eller dennes lagliga företrädare har rätt att få veta om Esboregionens miljö- och hälsoskydd behandlar personuppgifter som gäller klienten. Om Esboregionens miljö- och hälsoskydd behandlar personuppgifter som gäller klienten, har klienten eller dennes lagliga företrädare rätt att få en kopia av de personuppgifter som behandlas.

Klienten eller dennes lagliga företrädare kan göra en begäran om kontroll i samband med ett personligt besök eller genom en handling som sänds per post eller genom att besöka registraturen eller en servicepunkt. Esbo har för begäran utarbetat en blankett som klienten eller dennes lagliga företrädare kan använda när de begär uppgifter. Blanketten fås vid Esboregionens miljö- och hälsoskydd och den finns också på Esbo stads webbplats Klienters och patienters rätt till information. Om klienten eller dennes lagliga företrädare skickar en begäran per post, riktas begäran till: Esboregionens miljö- och hälsoskydd, Begäranden om uppgifter, PB 210, 02070 Esbo stad.

Esboregionens miljö- och hälsoskydd lämnar uppgifterna utan onödigt dröjsmål och under alla omständigheter senast en månad efter att ha mottagit begäran. Esboregionens miljö- och hälsoskydd kan vid behov förlänga tidsfristen med högst två månader. Vid förlängningen av tidsfristen beaktar Esbo hur komplicerade begärandena är och hur många de är. Esboregionens miljö- och hälsoskydd ska underrätta den som begär om uppgifterna om förlängningen av tidsfristen och orsakerna till förlängningen inom en månad från mottagandet av begäran. Esboregionens miljö- och hälsoskydd meddelar om vägran senast inom en månad från det att begäran inkommit.

I EU:s allmänna dataskyddsförordning, dataskyddslagen och den nationella speciallagstiftningen finns bestämmelser om situationer där den personuppgiftsansvarige kan låta bli att lämna ut de uppgifter som klienten eller dennes lagliga företrädare begär. Om Esboregionens miljö- och hälsoskydd inte lämnar ut de begärda uppgifterna till klienten eller dennes lagliga företrädare, ska Esboregionens miljö- och hälsoskydd utan dröjsmål och senast inom en månad från mottagandet av begäran underrätta den som begär uppgifterna om orsakerna till att uppgifterna inte lämnas ut och informera om klientens eller dennes lagliga företrädares möjlighet att inge klagomål hos dataombudsmannen och använda andra rättsmedel.

Begäran om egna uppgifter är i princip avgiftsfri. Om begärandena från klienten eller dennes lagliga företrädare är uppenbart ogrundade eller orimliga, särskilt på grund av deras repetitiva art, får Esboregionens miljö- och hälsoskydd antingen ta ut en rimlig avgift som täcker de administrativa kostnaderna för att tillhandahålla uppgifterna eller meddelandena eller vidta den åtgärd som begärts; eller vägra att lämna ut de begärda uppgifterna.

14.2 När kan jag kräva att mina uppgifter rättas?

Den registrerade, det vill säga klienten eller dennes lagliga företrädare har rätt att kräva att Esboregionens miljö- och hälsoskydd utan onödigt dröjsmål rättar inexakta eller felaktiga personuppgifter som rör klienten. Klienten eller dennes lagliga företrädare har rätt att få bristfälliga uppgifter kompletterade. Esboregionens miljö- och hälsoskydd gör ändringarna så att uppgifterna om rättelsen, den som rättar och datumet för rättelsen framgår av registren och så att den ursprungliga anteckningen kan läsas efteråt. Esboregionens miljö- och hälsoskydd är skyldigt att underrätta de mottagare till vilka Esboregionens miljö- och hälsoskydd har lämnat ut uppgifter om klienten om att uppgifterna har rättats. Esboregionens miljö- och hälsoskydd har ingen anmälningsskyldighet, om anmälandet är omöjligt eller orsakar oskäligt besvär.

Esboregionens miljö- och hälsoskydd utför begäran utan onödigt dröjsmål och under alla omständigheter senast en månad efter att ha mottagit begäran. Esboregionens miljö- och hälsoskydd kan vid behov förlänga tidsfristen med högst två månader. Vid förlängningen av tidsfristen beaktar Esboregionens miljö- och hälsoskydd hur komplicerade begärandena är och hur många de är. Esboregionens miljö- och hälsoskydd ska underrätta den som begär uppgifterna om förlängningen av tidsfristen och orsakerna till förlängningen inom en månad från mottagandet av begäran. Esboregionens miljö- och hälsoskydd meddelar om vägran senast inom en månad från det att begäran inkommit.

Klienten eller dennes lagliga företrädare kan göra en begäran i samband med ett personligt besök eller genom en handling som sänds per post eller genom att besöka registraturen eller en servicepunkt. För begäran har det tagits fram en blankett som klienten eller dennes lagliga företrädare kan använda när de begär rättelse av personuppgifter om klienten. Blanketten fås av Esboregionens miljö- och hälsoskydd, och den finns också på Esbo stads webbplats Klienters och patienters rätt till information Om klienten eller dennes lagliga företrädare skickar en begäran per post, riktas begäran till Esboregionens miljö- och hälsoskydd, Begäranden om uppgifter, PB 210, 02070 Esbo stad. I begäran ska klienten eller dennes lagliga företrädare noggrant specificera och motivera vilka uppgifter han eller hon kräver att rättas, vilka uppgifter klienten eller dennes lagliga företrädare anser vara rätta samt hur rättelsen ska genomföras.

Om Esboregionens miljö- och hälsoskydd inte godkänner klientens eller dennes lagliga företrädares begäran om rättelse av uppgifterna, ska Esboregionens miljö- och hälsoskydd skriftligen underrätta klienten eller dennes lagliga företrädare om detta. Esboregionens miljö- och hälsoskydd berättar samtidigt varför kravet inte har godkänts och ger anvisningar om klientens eller dennes lagliga företrädares möjlighet att inge klagomål hos dataombudsmannen och använda andra rättsmedel.

14.3 När kan jag kräva att mina uppgifter raderas?

Klienten eller dennes lagliga företrädare har rätt att utan onödigt dröjsmål få personuppgifter om klienten raderade, om de förutsättningar som anges i artikel 17 i EU:s allmänna dataskyddsförordning uppfylls. Klienten eller dennes lagliga företrädare har inte rätt att få uppgifter raderade om uppgifterna måste behandlas för att uppfylla en rättslig förpliktelse, för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller för myndighetsutövning som hör till den personuppgiftsansvarige. I dessa fall raderas personuppgifterna först efter den tidsfrist som anges i lagen.

Begärandena riktas till: Esboregionens miljö- och hälsoskydd, Begäranden om uppgifter, PB 210, 02070 Esbo stad.

14.4 När kan jag kräva att behandlingen av mina uppgifter begränsas?

Klien ten eller dennes lagliga företrädare har rätt att kräva att Esboregionens miljö- och hälsoskydd begränsar behandlingen av personuppgifter som gäller klienten, om klienten eller dennes lagliga företrädare bestrider att de personuppgifter som gäller klienten är korrekta. Esboregionens miljö- och hälsoskydd ska då i regel begränsa behandlingen av personuppgifter som gäller klienten till dess att Esboregionens miljö- och hälsoskydd har säkerställt att personuppgifterna är korrekta. I dataskyddsförordningen föreskrivs det om vissa undantag från begränsningsskyldigheten, med stöd av vilka Esboregionens miljö- och hälsoskydd i vissa situationer kan behandla klientens personuppgifter som har begränsats. Esboregionens miljö- och hälsoskydd ska underrätta klienten eller dennes lagliga företrädare om att begränsningen upphävs innan begränsningen upphävs.

Begärandena riktas till: Esboregionens miljö- och hälsoskydd, Begäranden om uppgifter, PB 210, 02070 Esbo stad.

14.5 Rätt att göra invändningar

Att Esboregionens miljö- och hälsoskydd behandlar klientens personuppgifter grundar sig på iakttagandet av lagstadgade skyldigheter. Därför har klienten eller dennes lagliga företrädare inte rätt att göra invändningar.

14.6 Rätt till dataportabilitet

Att Esboregionens miljö- och hälsoskydd behandlar klientens personuppgifter grundar sig på iakttagandet av lagstadgade skyldigheter. Därför har klienten eller dennes lagliga företrädare inte rätt att överföra uppgifter från ett system till ett annat.

14.7 Rätt att inte bli föremål för automatiserat beslutsfattande

En klient har i princip rätt att inte bli föremål för sådana beslut som enbart grundar sig på automatiserad behandling och som har rättsverkningar för klienten eller som på motsvarande sätt har betydande konsekvenser för klienten. Esboregionens miljö- och hälsoskydd använder inte automatiserat beslutsfattande vid ordnandet av veterinärtjänster.

14.8 Inlämning av klagomål

Klienten eller dennes lagliga företrädare har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, om klienten eller dennes lagliga företrädare upplever att behandlingen av personuppgifter strider mot dataskyddslagstiftningen. Klienten eller dennes lagliga företrädare kan lämna in ett klagomål till dataombudsmannens byrå: www.tietosuoja.fi(extern länk, öppnas i ett nytt fönster).

Rätten att inge klagomål hos dataombudsmannen begränsar inte andra administrativa prövningsförfaranden eller rättsmedel som klienten eller dennes lagliga företrädare har till sitt förfogande.