Tietosuojaseloste Espoon seudun ympäristöterveyden eläinlääkäripalvelut

Henkilötietojen käsittely Espoon seudun ympäristöterveyden eläinlääkäripalveluissa

1. Tietosuojaselosteen ajantasaisuus

Tietosuojaseloste on päivitetty 21.6.2022.

2. Rekisterin nimi

Kunnan eläinlääkärien asiakasrekisteri

3. Rekisterinpitäjä

Espoon kaupunki

4. Henkilötietojen vastuuhenkilö

Johtava kaupungineläinlääkäri

5. Henkilötietojen yhteyshenkilö

Johtava kaupungineläinlääkäri

Osoite: Espoon seudun ympäristöterveys, Ympäristö- ja rakennusvalvontakeskus, PL 210, 02070 Espoon kaupunki

Puh. 09 816 21 (vaihde)

6. Tietosuojavastaava

Espoon kaupungin tietosuojavastaava

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. 09 816 21 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

7. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Espoon seudun ympäristöterveys käsittelee asiakkaita koskevia henkilötietoja kaupungin lakisääteisten eläinlääkäripalvelujen järjestämiseksi. Espoon seudun ympäristöterveys järjestää lakisääteiset kunnan eläinlääkäripalvelut Espoon kaupungin, Kauniaisten kaupungin ja Kirkkonummen kunnan osalta.

Espoo käsittelee asiakkaiden henkilötietoja seuraaviin käyttötarkoituksiin:

  • eläimen avun tarpeen kirjaus, arviointi ja suunnittelu
  • tukipalvelujen toteuttaminen (mm. laskutus, sovellustuki) ja
  • toiminnan suunnittelu, tilastointi, seuranta ja arviointi sekä mahdollinen tutkimustoiminta erillisen tutkimusluvan perusteella.

8. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste?

Espoon seudun ympäristöterveydellä on velvollisuus tarjota kunnan eläinlääkäripalveluja. Näiden palvelujen järjestäminen edellyttää asiakkaiden henkilötietojen käsittelyä. Käsittely on tarpeen Espoon seudun ympäristöterveyden lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Keskeinen lainsäädäntö:

  • EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan b ja c alakohta
  • Tietosuojalaki (1050/2018)
  • Eläinlääkintähuoltolaki (765/2009)
  • Eläinsuojelulaki (247/1996)
  • Eläintautilaki (441/2013)
  • Arkistolaki (831/1994)
  • Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
  • Asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 2 luku (1030/1999) ja
  • Hallintolaki (434/2003).

9. Mitä tietoja käsitellään?

Espoon seudun ympäristöterveys tallentaa kunnan eläinlääkärien asiakasrekisteriin seuraavia tietoja:

  • omistajaa koskevat tiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, mahdollinen sähköpostiosoite)
  • eläimiä koskevat tiedot (laji, rotu, nimi, syntymäaika)
  • eläinten hoitoa koskevat tiedot (hoitokäynnin päivämäärä, taustatiedot, diagnoosi, tutkimukset, toimenpiteet, laboratoriotulokset, lääkitykset, reseptit, jatkohoito, lausunnot, lähetteet) ja
  • klinikkamaksut ja laskutustiedot.

Espoon seudun ympäristöterveyden ostopalveluissa käsiteltävät henkilötiedot kuuluvat kunnan eläinlääkärien asiakasrekisteriin.

Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys

Eläinlääkärinammatin harjoittamisesta annetun lain 16 §:n nojalla tiedot ovat salassa pidettäviä.

10. Mistä tiedot saadaan?

Säännönmukaisia tietolähteitä ovat:

  • asiakas
  • työntekijän havaintoihin sekä näytteisiin ja tutkimuksiin liittyvät tiedot ja
  • palveluntuottajilta saatavat laboratoriotutkimusten tulokset.

11. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle?

Espoon seudun ympäristöterveys voi luovuttaa tietoja asiakkaan tai tämän laillisen edustajan nimenomaisella suostumuksella. Espoon seudun ympäristöterveydellä on velvollisuus lainsäädännön perusteella luovuttaa tietoja mm. toisille viranomaisille. Espoon seudun ympäristöterveydessä varmistetaan ennen tietojen luovuttamista, että tietojen pyytäjällä on oikeus saada lainsäädännön perusteella pyytämänsä tiedot.

Lisäksi Espoon seudun ympäristöterveys luovuttaa palveluntuottajille (mm. ostopalveluissa) tietoja, jos se on välttämätöntä palvelun tuottamiseksi. Espoon seudun ympäristöterveys luovuttaa tietoja lainsäädännön perusteella myös valvontaviranomaiselle (mm. AVI, EOA).

Espoon seudun ympäristöterveys luovuttaa tietoja tieteelliseen tutkimukseen asiakkaan luvalla tai ministeriön tai Espoon myöntämän tutkimusluvan perusteella. Espoon seudun ympäristöterveys luovuttaa viranomaisen suunnittelu- ja selvitystyöhön tietoja asiakkaan luvalla tai lain perusteella.

12. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Espoon seudun ympäristöterveys ei pääsääntöisesti siirrä asiakasta koskevia tietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Espoon seudun ympäristöterveys siirtää asiakasta koskevia tietoja EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle mm. lain perusteella käytävässä viranomaisten välisessä tietojenvaihdossa. Espoon seudun ympäristöterveys siirtää asiakasta koskevia tietoja EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle vain, jos vastaanottavan maan on komission päätöksellä katsottu varmistavan riittävän tietosuojan tason tai siirto toteutetaan EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (2016/679) mainittuja muita asianmukaisia suojatoimia soveltaen.

13. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Eläinten terveyden- ja sairaudenhoitoon liittyvä tietoaineisto:

  • ajanvarausten kirjaaminen, eläinlääkäripäiväkirjat ja lääkerekisterit: 2 vuotta viimeisestä merkinnästä ja
  • eläinlääkärin todistusjäljennökset ja eläimiä koskevat ilmoitukset: 2 vuotta (oikeudellista merkitystä omaavat: 10 vuotta).

Eläinsuojeluun liittyvä tietoaineisto:

  • eläinsuojelua koskevat ilmoitukset: ilmoitusta koskevan voimassa olon ajan (voimassa siihen asti, että kohde poistettu käytöstä tai uusi lupa olemassa)
  • eläintenpidon tarkastuksiin ja toimenpideohjeisiin liittyvät asiakirjat: voimassaoloaika + työntekijän oma tarve
  • kunnallisen viranomaisen toimenpidemääräykset ja päätökset: pysyvästi
  • ilmoitukset muille viranomaisille: 2 vuotta (oikeudellista merkitystä omaavat: 10 vuotta)
  • kunnallista eläinsuojaa ja sen toimintaa koskevat asiakirjat: työntekijän oman tarpeen mukaan ja
  • kunnan löytöeläinten talteenoton järjestämiseen liittyvät asiakirjat: kohteen olemassaoloaika + 2 vuotta.

Perusteet säilytysajoille:

  • Arkistolaitoksen päätös 10.2.2003 (KA 346/43/02): Pysyvästi säilytettävät kunnalliset ympäristöterveydenhuollon asiakirjat.
  • Valtionarkiston päätös kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä osa 2. Terveydenhuollon asiakirjat. 14.4.1989 ISBN 951-861-419-9.
  • Kuntaliitto: Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat. Määräykset ja suositukset. Ympäristöterveydenhuolto 16. ISBN 978-952-293-291-4, Helsinki 2002.

14. Miten tietoja suojataan?

Tietoja käsittelevillä työntekijöillä on vaitiolovelvollisuus ja käyttöoikeuden saaminen edellyttää kirjallista vaitiolositoumusta sekä tietoturvasitoumusta. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelussuhteen päättymisen jälkeenkin.

Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Espoon seudun ympäristöterveyden käyttämät laitteet ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu kaupungin tietoturvaperiaatteiden mukaisesti.

Työntekijöiden käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin, ja niiden käyttöä valvotaan mm. lokitietojen kautta. Espoon seudun ympäristöterveyden järjestelmät vaativat salasanan vaihdettavaksi määräajoin. Esimiehet päättävät käyttöoikeuksien myöntämisestä ja poistamisesta. Espoon seudun ympäristöterveys passivoi käyttöoikeudet työntekijän työsuhteen päättyessä.

Manuaalinen aineisto

Espoon seudun ympäristöterveyden toimintayksiköissä säilytetään asiakirjat valvotuissa tiloissa ja/ tai lukittavissa kaapeissa. Espoon seudun ympäristöterveys siirtää arkistoidut asiakirjat Espoon sosiaali- ja terveystoimen päätearkiston kautta Espoon kaupunginarkistoon.

15. Rekisteröidyn oikeudet

15.1. Miten voin tarkastaa tietoni?

Rekisteröidyllä, eli asiakkaalla, tai tämän laillisella edustajalla on oikeus saada tieto siitä, käsitteleekö Espoon seudun ympäristöterveys asiakasta koskevia henkilötietoja. Jos Espoon seudun ympäristöterveys käsittelee asiakasta koskevia henkilötietoja, on asiakkaalla tai tämän laillisella edustajalla oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.

Asiakas tai tämän laillinen edustaja voi tehdä tarkastuspyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postin kautta lähetettävällä asiakirjalla tai käymällä kirjaamossa tai asiointipisteessä. Espoo on laatinut pyyntöä varten lomakkeen, jota asiakas tai tämän laillinen edustaja voi käyttää tietoja pyytäessään. Lomakkeen saa Espoon seudun ympäristöterveydeltä, ja se löytyy Espoon internet-sivuilta https://www.espoo.fi/fi-FI/Sosiaali_ja_terveyspalvelut/Asiakkaan_ja_potilaan_oikeudet/Asiakkaan_ja_potilaan_tiedonsaantioikeudet. Mikäli asiakas tai tämän laillinen edustaja haluaa tehdä rekisteritietojen tarkastuspyynnön vapaamuotoisella asiakirjalla, tulee asiakkaan tai tämän laillisen edustajan kirjata pyyntöön, mitkä henkilötiedot halutaan tarkastaa, halutaanko tarkastaa kaikki henkilötiedot vai tiedot tietyltä ajanjaksolta, pyytäjän nimi ja henkilötunnus sekä pyytäjän yhteystiedot. Mikäli pyytäjä pyytää muita kuin omia henkilötietojaan tarkastettavaksi, tulee pyyntöön kirjata sen henkilön nimi ja henkilötunnus, jonka tietoja pyydetään. Mikäli asiakas tai tämän laillinen edustaja lähettää pyynnön postitse, pyyntö osoitetaan: Espoon seudun ympäristöterveys, Tietopyynnöt, PL 210, 02070 Espoon kaupunki. Espoo tarkastaa pyytäjän henkilöllisyyden kuvallisesta henkilöllisyystodistuksesta, jos asiakas tai tämän laillinen edustaja toimittaa rekisteritietojen tarkastuspyynnön henkilökohtaisesti toimintayksikköön, kirjaamoon tai asiointipisteeseen.

Espoon seudun ympäristöterveys toimittaa tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Espoon seudun ympäristöterveys voi tarvittaessa jatkaa määräaikaa enintään kahdella kuukaudella. Espoon seudun ympäristöterveys ottaa huomioon määräajan jatkamisessa pyyntöjen monimutkaisuuden ja määrän. Espoon seudun ympäristöterveys ilmoittaa tietojen pyytäjälle määräajan pidentämisestä ja määräajan pidentämisen syyt kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Espoon seudun ympäristöterveys ilmoittaa kieltäytymisestä viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön saapumisesta. Espoon seudun ympäristöterveys luovuttaa pääsääntöisesti pyydetyt tiedot asiakkaan tai tämän laillisen edustajan väestötietojärjestelmän mukaiseen osoitteeseen.

EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa, tietosuojalaissa ja kansallisessa erityislainsäädännössä on säädetty niistä tilanteista, jolloin rekisterinpitäjä voi jättää luovuttamatta asiakkaan tai tämän laillisen edustajan pyytämät tiedot. Jos Espoon seudun ympäristöterveys ei luovuta asiakkaalle tai tämän lailliselle edustajalle pyydettyjä tietoja, Espoon seudun ympäristöterveys ilmoittaa viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta tietojen pyytäjälle syyt tietojen luovuttamatta jättämiselle ja kertoo asiakkaan tai tämän laillisen edustajan mahdollisuudesta tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Omien tietojen pyytäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Jos asiakkaan tai tämän laillisen edustajan pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, Espoon seudun ympäristöterveys voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä luovuttamasta pyydettyjä tietoja.

15.2. Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?

Rekisteröidyllä, eli asiakkaalla, tai tämän laillisella edustajalla on oikeus vaatia, että Espoon seudun ympäristöterveys oikaisee ilman aiheetonta viivytystä asiakasta koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Asiakkaalla tai tämän laillisella edustajalla on oikeus saada täydennetyiksi puutteelliset tiedot. Espoon seudun ympäristöterveys tekee muutokset siten, että rekistereihin jää näkyviin tiedot tehdystä korjauksesta, tekijästä ja korjauspäivämäärästä ja niin, että alkuperäinen merkintä on mahdollista nähdä jälkikäteen. Espoon seudun ympäristöterveydellä on velvollisuus ilmoittaa tietojen oikaisusta niille vastaanottajille, joille Espoon seudun ympäristöterveys on luovuttanut asiakasta koskevia tietoja. Espoon seudun ympäristöterveydellä ei ole ilmoittamisvelvollisuutta, jos ilmoittaminen on mahdotonta taikka vaatii kohtuutonta vaivaa.

Espoon seudun ympäristöterveys toteuttaa pyynnön ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Espoon seudun ympäristöterveys voi tarvittaessa jatkaa määräaikaa enintään kahdella kuukaudella. Espoon seudun ympäristöterveys ottaa huomioon määräajan jatkamisessa pyyntöjen monimutkaisuuden ja määrän. Espoon seudun ympäristöterveys ilmoittaa tietojen pyytäjälle määräajan pidentämisestä ja määräajan pidentämisen syyt kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Espoon seudun ympäristöterveys ilmoittaa kieltäytymisestä viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön saapumisesta.

Asiakas tai tämän laillinen edustaja voi tehdä pyynnön henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai postin kautta lähetettävällä asiakirjalla tai käymällä kirjaamossa tai asiointipisteessä. Pyyntöä varten on laadittu lomake, jota asiakas tai tämän laillinen edustaja voi käyttää pyytäessään asiakasta koskevien henkilötietojen oikaisua. Lomakkeen saa Espoon seudun ympäristöterveydestä, ja se löytyy Espoon internet-sivuilta https://www.espoo.fi/fi-FI/Sosiaali_ja_terveyspalvelut/Asiakkaan_ja_potilaan_oikeudet/Asiakkaan_ja_potilaan_tiedonsaantioikeudet. Mikäli asiakas tai tämän laillinen edustaja haluaa tehdä pyynnön vapaamuotoisella asiakirjalla, tulee asiakkaan tai tämän laillisen edustajan kirjata pyyntöön oikaistavat tiedot sanatarkasti, ehdotettavat muutokset sanatarkasti, perustelut ehdotetuille muutoksille, pyytäjän nimi ja henkilötunnus sekä pyytäjän yhteystiedot. Mikäli pyytäjä pyytää muiden kuin omien henkilötietojen oikaisua, tulee pyyntöön kirjata sen henkilön nimi ja henkilötunnus, jonka tietoja pyydetään oikaistavaksi. Mikäli asiakas tai tämän laillinen edustaja lähettää pyynnön postitse, pyyntö osoitetaan: Espoon seudun ympäristöterveys, Tietopyynnöt, PL 210, 02070 Espoon kaupunki. Espoo tarkastaa pyytäjän henkilöllisyyden kuvallisesta henkilöllisyystodistuksesta, jos asiakas tai tämän laillinen edustaja toimittaa pyynnön henkilökohtaisesti toimintayksikköön, kirjaamoon tai asiointipisteeseen.

Jollei Espoon seudun ympäristöterveys hyväksy asiakkaan tai tämän laillisen edustajan vaatimusta tiedon oikaisemista, Espoon seudun ympäristöterveys ilmoittaa asiasta kirjallisesti asiakkaalle tai tämän lailliselle edustajalle. Espoon seudun ympäristöterveys kertoo samalla ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja ohjeistaa asiakkaan tai tämän laillisen edustajan mahdollisuudesta tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

15.3. Milloin voin vaatia tietojeni poistamista?

Asiakkaalla tai tämän laillisella edustajalla on oikeus saada poistettua asiakasta koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 17 artiklassa säädetyt edellytykset täyttyvät. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole, jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

Asiakas tai tämän laillinen edustaja voi lähettää vaatimukset tietojen poistamisesta osoitteeseen Espoon seudun ympäristöterveys, Tietopyynnöt, PL 210, 02070 Espoon kaupunki.

15.4. Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista?

Asiakkaalla tai tämän laillisella edustajalla on oikeus vaatia Espoon seudun ympäristöterveyttä rajoittamaan asiakasta koskevien henkilötietojen käsittelyä, jos asiakas tai tämän laillinen edustaja kiistää asiakasta koskevien henkilötietojen paikkansapitävyyden. Tällöin Espoon seudun ympäristöterveyden on pääsääntöisesti rajoitettava asiakasta koskevien henkilötietojen käsittelyä siihen saakka, kunnes Espoon seudun ympäristöterveys on varmistanut henkilötietojen paikkansapitävyyden. Rajoittamisvelvollisuuteen on säädetty tietosuoja-asetuksessa tiettyjä poikkeuksia, joiden perusteella Espoon seudun ympäristöterveys voi käsitellä asiakkaan rajoituksen alaisia henkilötietoja tietyissä tilanteissa. Espoon seudun ympäristöterveyden on ilmoitettava asiakkaalle tai tämän lailliselle edustajalle rajoituksen poistamisesta ennen rajoituksen poistamista.

Asiakas tai tämän laillinen edustaja voi lähettää vaatimukset tietojen käsittelyn rajoittamisesta osoitteeseen Espoon seudun ympäristöterveys, Tietopyynnöt, PL 210, 02070 Espoon kaupunki.

15.5. Voinko käyttää vastustamisoikeutta?

Espoon seudun ympäristöterveyden asiakasta koskevien henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseen. Tämän vuoksi asiakkaalla tai tämän laillisella edustajalla ei ole vastustamisoikeutta.

15.6. Voinko saada tietoni siirrettyä järjestelmästä toiseen?

Espoon seudun ympäristöterveyden asiakasta koskevien henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseen. Tämän vuoksi asiakkaalla tai tämän laillisella edustajalla ei ole oikeutta siirtää tietoja järjestelmästä toiseen.

15.7. Käyttääkö Espoo automaattista päätöksentekoa?

Asiakkaalla on lähtökohtaisesti oikeus olla joutumatta sellaisten päätösten kohteeksi, jotka perustuvat pelkästään automaattiseen käsittelyyn ja joilla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai jotka vaikuttavat häneen vastaavalla tavalla merkittävästi. Espoon seudun ympäristöterveys ei käytä kaupungin eläinlääkäripalvelujen järjestämisessä automaattista päätöksentekoa.

15.8. Valituksen tekeminen

Asiakkaalla tai tämän laillisella edustajalla on oikeus tehdä Suomessa valitus tietosuojavaltuutetulle, jos asiakas tai tämän laillinen edustaja katsoo, että Espoon seudun ympäristöterveys ei noudata tietosuojalainsäädäntöä käsitellessään asiakasta koskevia henkilötietoja. Tarkempi ohjeistus valituksen tekemiseen löytyy tietosuojavaltuutetun toimiston internet-sivuilta https://tietosuoja.fi/etusivu(ulkoinen linkki).

Valitusoikeus tietosuojavaltuutetulle ei rajoita muita asiakkaan tai tämän laillisen edustajan käytössä olevia hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.