Tietosuojaseloste Espoon seudun ympäristöterveyden eläinlääkäripalvelut

Henkilötietojen käsittely kaupungineläinlääkärin asiakasrekisterissä

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 20.4.2026

Henkilötietoja käytetään Espoossa yleisesti ottaen toiminnan ja palvelujen tuottamiseen, suunnitteluun ja arviontiin sekä tilastointiin. Tässä palvelussa Espoon seudun ympäristöterveys käsittelee asiakkaita koskevia henkilötietoja kaupungin lakisääteisten eläinlääkäripalvelujen järjestämiseksi. 

Espoon seudun ympäristöterveydellä on velvollisuus tarjota kunnallisia eläinlääkäripalveluja Espoon Kauniaisten ja Kirkkonummen alueella. Näiden palvelujen järjestäminen edellyttää asiakkaiden henkilötietojen käsittelyä seuraaviin käyttötarkoituksiin:

- eläimen avun tarpeen kirjaus, arviointi ja suunnittelu

- tukipalvelujen toteuttaminen (laskutus, sovellustuki, ajanvarausviestintä)

- toiminnan suunnittelu, tilastointi, seuranta ja arviointi sekä mahdollinen tutkimustoiminta erillisen tutkimusluvan perusteella.

Keskeinen lainsäädäntö:

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan c alakohta
Tietosuojalaki (1050/2018)
Eläinlääkintähuoltolaki (285/2023)
Laki eläinten hyvinvoinnista (693/2023)
Eläintautilaki (76/2021)
Arkistolaki (831/1994)
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
Asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 2 luku (1030/1999)
Hallintolaki (434/2003).

Palvelun tuottamisen kannalta on tarpeellista käsitellä seuraavia tietoja:

- eläimen omistajaa tai haltijaa koskevat tiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, mahdollinen sähköpostiosoite)

- omistajaan liitettävissä olevat, eläimen tiedot (laji, rotu, nimi, syntymäaika)

- omistajaan liitettävissä olevat eläimen hoitoa koskevat tiedot (hoitokäynnin päivämäärä, taustatiedot, diagnoosi, tutkimukset, toimenpiteet, laboratoriotulokset, lääkitykset, reseptit, jatkohoito, lausunnot, lähetteet)

- klinikkamaksut ja laskutustiedot.

Espoon seudun ympäristöterveyden ostopalveluissa käsiteltävät henkilötiedot kuuluvat kunnan eläinlääkärien asiakasrekisteriin. Säännönmukaisia tietolähteitä ovat:

- asiakas

- työntekijän havaintoihin sekä näytteisiin ja tutkimuksiin liittyvät tiedot ja

- palveluntuottajilta saatavat laboratoriotutkimusten tulokset.

Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys:

Eläinlääkärinammatin harjoittamisesta annetun lain 16 §:n nojalla tiedot ovat salassa pidettäviä.

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on palvelun tuottamisen kannalta tarpeen tai lainsäädäntö sitä velvoittaa. Tämän palvelun kohdalla tietoja säilytetään seuraavasti:

Eläinten terveyden- ja sairaudenhoitoon liittyvä tietoaineisto:

- ajanvarausten kirjaaminen, eläinlääkäripäiväkirjat ja lääkerekisterit: 2 vuotta viimeisestä merkinnästä ja

- eläinlääkärin todistusjäljennökset ja eläimiä koskevat ilmoitukset: 2 vuotta (oikeudellista merkitystä omaavat: 10 vuotta).

Eläinsuojeluun liittyvä tietoaineisto:

- eläinsuojelua koskevat ilmoitukset: ilmoitusta koskevan voimassa olon ajan (voimassa siihen asti, että kohde poistettu käytöstä tai uusi lupa olemassa)

- eläintenpidon tarkastuksiin ja toimenpideohjeisiin liittyvät asiakirjat: henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat viranomaistehtävien ja mahdollisten jatkotoimenpiteiden hoitamiseksi tarpeen

- kunnallisen viranomaisen toimenpidemääräykset ja päätökset: pysyvästi

- ilmoitukset muille viranomaisille: 2 vuotta (oikeudellista merkitystä omaavat: 10 vuotta)

- kunnallista eläinsuojaa ja sen toimintaa koskevat asiakirjat: henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat viranomaistehtävien ja mahdollisten jatkotoimenpiteiden hoitamiseksi tarpeen ja

- kunnan löytöeläinten talteenoton järjestämiseen liittyvät asiakirjat: kohteen olemassaoloaika + 2 vuotta.

Perusteet säilytysajoille:

- Arkistolaitoksen päätös 10.2.2003 (KA 346/43/02): Pysyvästi säilytettävät kunnalliset ympäristöterveydenhuollon asiakirjat.

- Valtionarkiston päätös kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä osa 2. Terveydenhuollon asiakirjat. 14.4.1989 ISBN 951-861-419-9.

- Kuntaliitto: Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat. Määräykset ja suositukset. Ympäristöterveydenhuolto 16. ISBN 978-952-293-291-4, Helsinki 2002.

Tietoja käsittelevillä työntekijöillä on vaitiolovelvollisuus ja käyttöoikeuden saaminen edellyttää kirjallista vaitiolositoumusta sekä tietoturvasitoumusta. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelussuhteen päättymisen jälkeenkin.

Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Espoon seudun ympäristöterveyden käyttämät laitteet ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu kaupungin tietoturvaperiaatteiden mukaisesti.

Työntekijöiden käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin, ja niiden käyttöä valvotaan mm. lokitietojen kautta. Espoon seudun ympäristöterveyden järjestelmät vaativat salasanan vaihdettavaksi määräajoin. Esimiehet päättävät käyttöoikeuksien myöntämisestä ja poistamisesta. Espoon seudun ympäristöterveys passivoi käyttöoikeudet työntekijän työsuhteen päättyessä.

Manuaalinen aineisto

Espoon seudun ympäristöterveyden toimintayksiköissä säilytetään asiakirjat valvotuissa tiloissa ja/ tai lukittavissa kaapeissa. Espoon seudun ympäristöterveys siirtää arkistoidut asiakirjat Espoon kaupunginarkistoon.

4.1 Espoon lukuun käsittelevät tahot

Henkilötietoja käsittelevät Espoon kaupungin virkamiehet ja työntekijät, sekä sellaiset Espoon kaupungin ulkopuoliset toimijat, joilta Espoo ostaa palveluja tai joiden kanssa Espoo toteuttaa erilaisia yhteistyöprojekteja. Valitsemme sopimuskumppaneiksemme vain sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka noudattavat hyvää henkilötietojen käsittelytapaa ja täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Tietosuojaan liittyvät vaatimusten täyttäminen varmistetaan kirjallisin sopimuksin.

Tässä palvelussa luovutamme tietoja seuraaville toimijoille, mikäli se on välttämätöntä palvelun tuottamiseksi: 

- yhteistoiminta-alueen kunnat Kauniainen ja Kirkkonummi

- ostopalvelujen tuottajat Helsingin yliopisto; yliopistollinen eläinsairaala ja Helsingin eläinsuojeluyhdistys ry

4.2 Luovutus toisille organisaatioille

Espoon seudun ympäristöterveys voi luovuttaa henkilötietoja asiakkaan tai tämän laillisen edustajan nimenomaisella suostumuksella. Ennen tietojen luovuttamista varmistetaan, että tietojen pyytäjällä on oikeus saada lainsäädännön perusteella pyytämänsä tiedot. Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle, viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. 

Ruokavirastolla on salassapitosäännösten estämättä oikeus saada eläinlääkäripalvelujen valvomiseksi välttämättömät palvelujen tuottamiseen liittyvät tiedot ja potilastiedot eläinlääkintähuoltolain (285/2023) 30 §:ssä tarkoitetusta rekisteristä sekä järjestäjiltä, yliopistolta ja yksityisiltä eläinlääkäripalvelun tuottajilta. 

Espoon seudun ympäristöterveys luovuttaa tietoja tieteelliseen tutkimukseen asiakkaan luvalla tai ministeriön tai Espoon myöntämän tutkimusluvan perusteella. Espoon seudun ympäristöterveys luovuttaa viranomaisen suunnittelu- ja selvitystyöhön tietoja asiakkaan luvalla tai lain perusteella.

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. 

EU:n yleinen tietosuoja-asetus takaa sinulle erilaisia oikeuksia liittyen henkilötietojesi käsittelyyn. Voit tutustua oikeuksiisi ja niiden käyttämiseen Espoon verkkosivuilla Tietosuoja | Espoon kaupunki.

Rekisterinpitäjä on Espoon kaupunki.

7.1 Rekisterin yhteyshenkilö

Mikäli sinulla on kysymyksiä tai toivot tarkennuksia henkilötiedon käsittelyyn, voit olla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöön: 

Mari Nevas, johtava kaupungineläinlääkäri

mari.nevas@espoo.fi

Muutoshistoria

Versio 2.0, julkaisupäivämäärä 20.4.2026