Behandling av förtroendevaldas och kandidaters personuppgifter inom Esbo stad

Publicerad: 29.9.2025

Esbo stad använder allmänt taget personuppgifter för produktion, planering och utvärdering av verksamhet och tjänster samt för statistikföring.  Syftet med behandlingen av de förtroendevaldas personuppgifter är att förrätta allmänna val i Esbo, registrera förtroendeuppdrag, ordna verksamheten i de politiska organen, ordna tillställningar för förtroendevalda i staden, anmäla bindningar samt behandla och betala arvoden och ersättningar till förtroendevalda. Personuppgifter behandlas också för uppföljning av historiken över organens förtroendevalda och för dokumentation av frånvaro i fullmäktige. Personuppgifter behandlas också för betalning av partiskatt med fullmakt.

Dina uppgifter behandlas i den här tjänsten på följande rättsliga grund/grunder: 

• För att fullgöra den personuppgiftsansvariges lagstadgade skyldigheter Behandlingen av personuppgifter grundar sig på följande lagar: Grundlagen (731/1999) 121 §, kommunallagen (410/2015) 26, 27, 28, 69, 70, 84 och 90 §, förvaltningslagen (434/2003), vallagen (714/1998) 15 §, arkivlagen (831/1994), lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) samt Esbo stads förvaltningsstadga. 
• Staden utför en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i sin myndighetsutövning.
• Genomförande av ett avtal. Den registrerade är part i avtalet eller staden vidtar på hens begäran förberedande åtgärder för att ingå ett avtal. 
• Samtycke. Du har alltid rätt att återkalla ditt samtycke. Du kan återkalla ditt samtycke genom att kontakta den instans som behandlar dina personuppgifter på basis av ditt samtycke.

För produktionen av tjänsten är det nödvändigt att behandla:

För kandidater: 

• identifieringsuppgifter (såsom för- och efternamn, personbeteckning, födelsedatum)
• titel eller yrke
• partiuppgifter
• kontaktuppgifter (såsom adress och hemkommun)
• underskrift i kandidatansökan

För förtroendevalda: 

• identifieringsuppgifter (såsom för- och efternamn, personbeteckning, födelsedatum)
• kontaktuppgifter (såsom adress, telefonnummer, e-postadress)
• modersmål
• titel eller yrke
• bankkontaktuppgifter samt skattekortsuppgifter för betalning av arvoden och ersättningar
• partiuppgifter (såsom uppgifter om parti och partiavgiftens belopp samt om inlämnande av fullmakt att betala partiskatt)
• uppgift om vilken politisk grupp personen representerar i valnämnden eller valbestyrelsen
• förtroende- och tjänsteuppdrag, ledningsuppdrag och förtroendeposter samt betydande förmögenhet (ägande av mark och skog, aktieinnehav, skuld eller borgen) som den rapporteringsskyldiga uppgett samt 

• andra bindningar som kan vara av betydelse vid skötseln av förtroendeuppdrag:
  - datateknisk utrustning som överlåtits samt den förbindelse om informationssäkerhet och dataskydd, som är en förutsättning för erhållande av utrustningen och som ingås av personen när denna första gången loggar in på apparaten. 
  - med den registrerades samtycke registreras eventuella livsmedelsallergier och specialdieter.
   

  Vi får: 

• Kontaktuppgifter för personer som valts till förtroendeuppdrag från kommunorganisationen.
• Uppgifter i basinformationsblanketter som de förtroendevalda själva uppgett.
• En del av uppgifterna kontrolleras i Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas webbapplikation för BDS-förfrågan.
• Valmyndighetens uppgifter fås av varje politisk grupp som föreslår en person till valnämnden eller valbestyrelsen.
• Personens medlemskap och roller i stadens organ i enlighet med organens beslut.

Personuppgifterna lagras endast så länge det behövs med tanke på tjänsteproduktionen eller så länge lagstiftningen förpliktar till det. De viktigaste lagringstiderna för denna tjänst är följande:

• Redogörelser för bindningar, uppgifter om de förtroendevaldas medlemskap i organen samt organens protokoll jämte personuppgifter lagras varaktigt med stöd av Riksarkivets beslut.
• Arvodeskalkylerna och de personuppgifter som ingår i dem förvaras i 50 eller 60 år beroende på personens födelsedatum.
• Skattekortet: 2 år.
• Fullmakten att betala partiskatt bevaras i 10 år.
• Basuppgiftsanmälningar lagras i 10 år.
• Kandidatansökningarna för dem som ställts upp i kommunalval lagras tills resultatet av följande val har fastställts.
• Handlingar med personuppgifter som organens och arbetsgruppernas organisering och sammansättning lagras enligt följande:
  - Begäranden och anmälningar om avstående från ett förtroendeuppdrag, avgång eller en förtroendevalds begäran om att bilda en ny fullmäktigegrupp: bevaras i 10 år från det att ärendet har avgjorts
  - Initiativ till att tills vidare avhålla en förtroendevald från ett förtroendeuppdrag (till exempel under en rättegång) eller avskeda en förtroendevald från ett förtroendeuppdrag lagras 10 år efter avgörandet av ärendet, i den mån initiativet inte ingår i organets protokoll eller dess bilagor.

Personuppgifterna behandlas av tjänsteinnehavare och andra anställda vid Esbo stad, de av stadens koncernsammanslutningar i vars styrelse det finns förtroendevalda, samt sådana övriga, externa aktörer som staden köper tjänster av eller med vilka staden genomför samarbetsprojekt. Till avtalsparter väljs endast sådana personuppgiftsbiträden som följer god praxis inom behandling av personuppgifter och som uppfyller kraven i dataskyddsförordningen. Kraven på att dataskyddet uppfylls säkerställs genom skriftliga avtal.
De förtroendevaldas personuppgifter behandlas av följande utomstående aktörer:

- Sarastia
- Innofactor

Uppgifter lämnas ut till myndigheter som begär dem i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Den förtroendevaldas kontaktuppgifter (namn, telefonnummer, e-postadress och vid behov postadress) lämnas ut till de organisationer till vilka de förtroendevalda har valts eller utsetts till företrädare för staden. Den förtroendevaldas samtycke till uppdraget säkerställs hos kommunalorganisationen.  Valnämndens och valbestyrelsens presidiums uppgifter (namn, telefonnummer, e-postadress) kan lämnas ut för skötseln av ärenden som gäller förrättande av röstningen.

Esbo stad strävar som standard efter att säkerställa att dina personuppgifter behandlas inom EU/EES-området. Stadens tjänster och funktioner kan dock i vissa fall också tillhandahållas med hjälp av tjänsteleverantörer, tjänster eller servrar som är belägna någon annanstans. Fullmäktiges mötesinspelningar publiceras på YouTube, som är en internationell tjänst. Fullmäktiges sammanträden är offentliga.

EU:s allmänna dataskyddsförordning garanterar dina rättigheter i anslutning till behandlingen av dina personuppgifter. Du kan läsa mer om dina rättigheter och användningen av dem på Esbo stads webbplats: Dataskydd.

Personuppgiftsansvarig är Esbo stad.

Om du har frågor eller önskar preciseringar om behandlingen av dina personuppgifter, kan du kontakta registrets kontaktperson:

Esbo stads registratur
Besöksadress: Brogatan 11, 02770 Esbo
Postadress: PB 1, 02770 Esbo stad
Telefonnummer: Esbo +358 9 81656000
E-post: kirjaamo@espoo.fi

Ändringshistoria
1.0, 29.9.2025