Luottamushenkilöiden ja ehdolla olleiden henkilötietojen käsittely Espoon kaupungilla

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 29.9.2025

Henkilötietoja käytetään Espoossa yleisesti ottaen toiminnan ja palvelujen tuottamiseen, suunnitteluun ja arviontiin sekä tilastointiin. Luottamushenkilöiden henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on yleisten vaalien toimittaminen Espoon kaupungilla, luottamustoimen rekisteröiminen, toimielintoiminnan järjestäminen, luottamushenkilöille suunnattujen kaupungin tilaisuuksien järjestäminen, sidonnaisuuksien ilmoittaminen sekä luottamushenkilöiden palkkioiden ja korvausten käsittely ja maksatus. Henkilötietoja käsitellään myös toimielinten luottamushenkilöhistorian seuraamiseksi ja valtuutettujen poissaolojen dokumentoimiseksi. Henkilötietoja käsitellään myös puolueveron maksamiseksi valtakirjalla.

Tietojasi käsitellään tässä palvelussa seuraavalla/seuraavilla oikeusperusteella:

• Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvollisuuden toteuttamiseksi. Henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin lakeihin: Perustuslaki (731/1999) § 121, Kuntalaki (410/2015) §:t 26, 27, 28, 69, 70, 84 ja 90, Hallintolaki (434/2003), Vaalilaki (714/1998) § 15, Arkistolaki (831/1994), Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) sekä Espoon kaupungin hallintosääntö.
• Yleisen edun tehtävän suorittamiseen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.
• Sopimuksen täytäntöön panemiseksi. Sopimuksessa rekisteröity on osapuolena, tai kyse on rekisteröidyn pyynnöstä tehtävistä sopimuksen tekemistä valmistavista toimenpiteistä.
• Suostumus. Sinulla on aina oikeus peruuttaa suostumuksesi. Voit peruuttaa suostumuksesi ottamalla yhteyttä siihen tahoon, joka käsittelee henkilötietojasi suostumuksesi perusteella.

Palvelun tuottamisen kannalta on tarpeellista käsitellä:
Ehdolla olleiden osalta: 

• yksilöintitiedot (kuten etu- ja sukunimi, henkilötunnus, syntymäaika)
• arvo/ammatti
• puoluetiedot
• yhteystiedot (kuten osoite- ja kotikuntatiedot)
• ehdokashakemuksessa oleva allekirjoitus

Luottamushenkilöiksi valittujen osalta:

• yksilöintiedot (kuten etu- ja sukunimi, henkilötunnus, syntymäaika)
• yhteystiedot (kuten osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
• äidinkieli
• arvo/ammatti
• pankkiyhteystiedot sekä verokorttitiedot palkkioiden ja korvausten maksamista varten
• puoluetiedot (kuten puolue ja puoluemaksun määrää koskeva tieto ja tieto puolueveron maksamista koskevan valtakirjan toimittamisesta)
• tieto minkä poliittisen ryhmän paikalla henkilö toimii vaalilautakunnassa tai vaalitoimikunnassa
• ilmoitusvelvollisen ilmoittamat luottamus- ja virkatehtävät, johtotehtävät ja luottamustoimet sekä merkittävä varallisuus (maan ja metsän omistus, osakkeenomistus, velka tai takaus) ja

Muut sidonnaisuudet, joilla voi olla merkitystä luottamustehtävien hoidossa:

• luovutetut tietotekniset laitteet sekä niiden saamisen edellytyksenä oleva tietoturva- ja tietosuojasitoumus, joka tehdään, kun henkilö kirjautuu ensimmäisen kerran laitteistoille.
• rekisteröidyn suostumuksella tallennetaan mahdolliset ruoka-aineallergiat ja erikoisruokavalio.

Saamme tiedot:

• Kunnallisjärjestöltä luottamustehtävään valittujen henkilöiden yhteystiedot.
• Luottamushenkilöiden itse ilmoittamat perustietolomakkeen tiedot.
• Osa tiedoista tarkistetaan Digi- ja väestötietoviraston VTJ-kyselypalvelusta.
• Vaaliviranomaisen tiedot saadaan kultakin poliittiselta ryhmältä, joka esittää henkilöä vaalilautakuntaan tai vaalitoimikuntaan.
• Henkilöiden jäsenyydet ja roolit kaupungin toimielimissä kaupungin toimielinten päätösten mukaan.

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on palvelun tuottamisen kannalta tarpeen tai lainsäädäntö sitä velvoittaa. Tämän palvelun kohdalla keskeisiä säilytysaikoja ovat seuraavat:

• Sidonnaisuusilmoituksia, tietoja luottamushenkilöiden jäsenyyksistä toimielimissä sekä toimielinten pöytäkirjoja henkilötietoineen säilytetään pysyvästi Kansallisarkiston päätösten nojalla.
• Palkkiolaskelmia ja niihin sisältyviä henkilötietoja säilytetään 50 tai 60 vuotta riippuen henkilön syntymäajasta.
• Verokortti: 2 vuotta.
• Puolueveron maksamista koskeva valtakirja säilytetään 10 vuotta.
• Perustietoilmoituksia säilytetään 10 vuotta.
• Kuntavaaleissa ehdolla olleiden ehdokashakemuksia säilytetään siihen asti, kunnes seuraavien vaalien tulos on vahvistettu.

• Toimielinten ja työryhmien järjestäytymiseen ja kokoonpanoon liittyviä asiakirjoja henkilötietoineen säilytetään seuraavasti:

  - Pyyntöjä ja ilmoituksia luottamustoimesta vetäytymisestä, eroamisesta, luottamushenkilön pyyntö uuden valtuustoryhmän perustamisesta: säilytetään 10 v. asian ratkaisusta.

  - Aloitteita luottamushenkilön pidättämiseksi toistaiseksi luottamustoimesta (esim. oikeudenkäynnin ajaksi) tai erottamiseksi luottamustoimesta: säilytetään 10 v asian ratkaisusta sikäli, jos aloite ei sisälly toimielinpöytäkirjaan tai sen liitteisiin.

Henkilötietoja käsittelevät Espoon kaupungin virkamiehet ja työntekijät, Espoon konserniyhtiöiden edustajat, joiden hallituksen jäseninä on luottamushenkilöitä sekä sellaiset muut Espoon kaupungin ulkopuoliset toimijat, joilta Espoo ostaa palveluja tai joiden kanssa Espoo toteuttaa erilaisia yhteistyöprojekteja. Valitsemme sopimuskumppaneiksemme vain sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka noudattavat hyvää henkilötietojen käsittelytapaa ja täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Tietosuojaan liittyvät vaatimusten täyttäminen varmistetaan kirjallisin sopimuksin.Luottamushenkilöiden henkilötietoja käsittelee seuraavat ulkopuoliset toimijat: 

- Sarastia
- Innofactor

Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Luottamushenkilön yhteystiedot (nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja tarvittaessa postiosoite) luovutetaan organisaatioille, joihin luottamushenkilöt on valittu tai nimetty kaupungin edustajiksi. Luottamushenkilön suostumus tehtävään varmistetaan kunnallisjärjestöltä. Vaalilautakunnan ja -toimikunnan puheenjohtajiston tietoja (nimi, puhelinnumero, sähköposti) voidaan luovuttaa äänestyksen toimittamiseen liittyvien asioiden hoitamiseen.

Espoo pyrkii oletusarvoisesti varmistamaan, että henkilötietojasi käsitellään EU/ETA-alueella. Kaupunkimme palveluita ja toimintoja voidaan kuitenkin joissain tapauksissa toteuttaa myös muualla sijaitsevien palveluntarjoajien, palvelujen tai palvelimien käyttäen. Valtuuston

kokoustallenteet julkaistaan YouTuben kautta, joka on kansainvälinen palvelu. Valtuuston kokoukset ovat julkisia.

EU:n yleinen tietosuoja-asetus takaa sinulle erilaisia oikeuksia liittyen henkilötietojesi käsittelyyn. Voit tutustua oikeuksiisi ja niiden käyttämiseen Espoon verkkosivuilla Tietosuoja.

Rekisterinpitäjä on Espoon kaupunki.

Mikäli sinulla on kysymyksiä tai toivot tarkennuksia henkilötiedon käsittelyyn, voit olla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöön:

Espoon kaupungin kirjaamo 
Käyntiosoite: Siltakatu 11, 02770 Espoo 
Postiosoite: PL1, 02770 Espoon kaupunki 
Puhelinnumero: Espoo +358 9 81656000
Sähköposti: kirjaamo@espoo.fi

Muutoshistoria

versio 1.0, 29.9.2025