Vanliga frågor om offentliga upphandlingar

Det lönar sig att ta reda på om produkterna eller tjänsterna har konkurrensutsatts tidigare och när nästa anbudsförfarande ordnas. Frågor gällande konkurrensutsättning via e-post: hankinta@espoo.fi.

Om det inte finns något befintligt upphandlingsavtal och det inte finns någon konkurrensutsättning i sikte, kan man ta reda på stadens intresse för en ny slags upphandling direkt från sektorerna. Ju grundligare staden känner till utbudet på marknaden och potentiella anbudsgivare, desto bättre kan de beakta dem i kommande konkurrensutsättningar. Om produkter eller tjänster i enlighet med anbudet inte har använts tidigare, lönar det sig att genomföra företagets marknadsföringsarbete grundligt. Detta är särskilt viktigt också i fall där anbudet omfattar nu eller till och med unika element som inte finns någon annanstans på marknaden.

När det gäller stadens upphandlingsbehov och kartläggning av kontaktpersoner, ges hjälp vid behov av stadens näringstjänster. Förfrågningar: info@businessespoo.fi, +358 9 81636363.

Staden köper tjänster och produkter via konkurrensutsättning från utvalda avtalsleverantörer. Produkter och tjänster köps inte utanför avtalet. Anbudsgivaren kan dock alltid vara aktiv i försäljningen av sina produkter och tjänster samt fråga staden om dess avtalsskyldigheter. Ansvaret för att efterleva lagen om offentlig upphandling och koncession åligger staden.

Anbudsförfrågningar som överskrider tröskelvärdet skickas inte till någon, då de finns i Hilma(extern länk, öppnas i ett nytt fönster). Beroende på upphandlingens värde antingen publiceras upphandlingar som underskrider tröskelvärdet, det vill säga små upphandlingar, i tjänsten tarjouspalvelu.fi(extern länk, öppnas i ett nytt fönster) eller så skickas de direkt till kända leverantörer. Med anledning av detta är det bra att kontakta stadens enheter, som använder de anbudsenliga produkterna och tjänsterna. Kännedom om tjänsterna, utbudet och anbudsgivarna är en förutsättning för att anbudsförfrågan ska skickas till en stor målgrupp.

Marknadsdialogen kan innebär många olika saker, såsom begäran om information, ett allmänt evenemang för villiga anbudsgivare eller privata företagsspecifika förhandlingar. Syftet är att på ett allmänt plan utreda möjligheterna på marknaden och med anknytning till den kommande upphandlingen synpunkter på riktlinjerna på den övre nivån och ända ned till detaljerna i avtalsvillkoren.

Det är viktigt att delta vid dessa evenemang eller svara på begäran om information. Marknadsdialogen erbjuder företaget möjlighet att presentera sitt utbud och sina synpunkter, och därigenom påverka innehållet i anbudet. Dessutom ger man i marknadsdialogerna information till leverantörerna om konkurrensutsättningens krav. Detta ger företagen tid att skaffa eventuella certifikat, intyg och göra utredningar.

Om marknadsdialoger meddelas i Hilma och deltagande i dem förbinder inte till konkurrensutsättningen.

Alla upphandlingar som överskrider tröskelvärdena finns i Hilma(extern länk, öppnas i ett nytt fönster). Där finns även en länk till anbudshandlingarna, i Esbos fall till Tarjouspalvelu(extern länk, öppnas i ett nytt fönster). Det lönar sig att registrera sig i dessa, läsa mer om pågående konkurrensutsättningar, övar på användning och vad viktigast är: Det rekommenderas att man gör en sökbevakning i enlighet med sin bransch. Dessutom lönar det sig att göra anbudsförfrågan genast efter att den har publicerats och inte lämna den till sista stund.

Anbudsförfrågningar gällande småupphandlingar som ska publiceras finns i tjänsten Tarjouspalvelu.fi(extern länk, öppnas i ett nytt fönster).

Anbudsgivaren kan inte ge mer information endast till enskilda anbudsgivare medan konkurrensutsättningen pågår. Frågorna kan dock besvaras centraliserat så att frågorna som har ställts och svaren på dem är synliga för alla potentiella anbudsgivare i samma kanal. Med anledning av detta finns det alltid ett avsnitt med vanliga frågor i anbudsförfrågningar som har publicerats i tjänsten tarjouspalvelu.fi och om du inte förstår någon del i anbudsförfrågan efter att du har läst den i sin helhet två gånger, kan du fråga mer om den vid avdelningen. Det lönar sig att observera att avsnittet med vanliga frågor är öppen endast under anbudsförfrågans tidsfrist.

Anbud kan även lämnas i en gruppering. Då ska alla medlemmar i grupperingen delta i genomförandet av tjänsten eller arbetet i enlighet med upphandlingsavtalet. I anbudsskedet krävs ingen rättslig form av grupperingen. Upphandlingsenheten kan upphandlingsspecifikt uppe hur anbudsgivarna tillsammans som en gruppering måste uppfylla kraven bland annat gällande ekonomisk och tekniska prestationsförmåga. I anbudet kan man till exempel använda underleverantörens referenser, såvida denne har utsetts till resursunderleverantör i anbudet. Om en medlem i grupperingen ensam kan uppfylla lämplighetskraven och genomföra hela tjänsten eller arbetet i enlighet med avtalet, finns det skäl att allvarligt granska anbudets efterlevnad av konkurrenslagstiftningen.

 

Priset är vanligen en av jämförelsegrunderna, men det är bra att känna till att det förmånligaste priset inte alltid vinner. Den som funderar över att lämna ett anbud har möjlighet att via hankinta@espoo.fi begära ett upphandlingsenligt upphandlingsbeslut gällande en eventuell tidigare konkurrensutsättning. I det anges den valda leverantören och på vilka grunder valet har gjorts i den tidigare konkurrensutsättningen. På basis av detta är det bra att fundera över prissättningen utan att förglömma jämförelsegrunderna.

Efter publiceringen är det svårt att ändra anbudsförfrågan, såvida det inte är fråga om ett regelrätt fel. I avsnittet med vanliga frågor är det möjligt att påvisa eventuella inkonsekvenser gällande definitionen eller begära tydliggöranden gällande deras innehåll eller syften. Det bästa skedet att påverka villkoren är dock under marknadsdialogen före konkurrensutsättningen.

I meddelandet gällande upphandlingsbeslutet finns anvisningar både om hur man begär omprövning och ändringssökande. Objektet för överklagan kan i princip vara vilken lösning som helst som tillämpats under upphandlingsförfarandet. Man har 14 dagar på sig att göra dessa. Omprövning begäras via adressen som uppges i upphandlingsbeslutet. Om det finns tydliga och giltiga grunder till begäran om rättelse, korrigerar upphandlingsenheterna vanligen gärna upphandlingsbeslutet. Samtidigt med upphandlingsrättelsen kan man inleda en omprövningsbeslutet hos marknadsdomstolen. Överklagan lönar det sig vanligen att föra endast om det finns gedigna grunder till den och om man vinner den, leder det till att det egna företaget vinner konkurrensutsättningen.

Anbudet är en bindande handling och ålägger till att underteckna upphandlingsavtalet. Underlåtenhet att underteckna avtalet kan leda till ersättningsanspråk.

Upphandlingslagstiftningen begränsar möjligheten att ändra avtalsvillkoren under avtalsperioden, vilket innebär att det inte nödvändigtvis lyckas och kan i värsta fall kräva ordnande av en ny konkurrensutsättning.  Avtalsvillkoren är enklast att påverka i marknadsdialogen och i vissa fall under konkurrensutsättningen. Det är viktigt att noggrant läsa avtalsvillkoren som finns bifogade till anbudsförfrågan innan man skickar in ett anbud.

I princip har man i upphandlingsavtalet alltid inkluderat villkor och förhållanden för prisändringar och dessa villkor efterlevs under avtalsperioden. 

Ja, det gör det. Det finns många bra exempel på små företags framgångar.