UKK - Julkiset hankinnat

Kannattaa selvittää, onko tuotteita tai palveluita kilpailutettu aiemmin ja milloin seuraava kilpailutus järjestetään. Kilpailutuksiin liittyvät tiedustelut sähköpostitse: hankinta@espoo.fi.

Mikäli olemassa olevaa hankintasopimusta ei ole, eikä kilpailutusta ole näköpiirissä, voidaan selvittää kaupungin kiinnostusta uudenlaiseen hankintaan suoraan toimialoilta. Mitä perusteellisemmin kaupunki tuntee markkinoilla olevan tarjonnan ja potentiaaliset tarjoajat, sitä paremmin he kykenevät huomioimaan ne tulevissa kilpailutuksissa. Mikäli tarjonnan mukaisia tuotteita tai palveluita ei ole aiemmin käytetty, yrityksen markkinointityö kannattaa tehdä perusteellisesti. Tämä on erityisen tärkeää myös tapauksissa, jolloin tarjonnassa on uusia tai jopa uniikkeja elementtejä, joita ei löydy muualta markkinoilta.

Kaupungin hankintatarpeiden ja yhteyshenkilöiden kartoittamisessa auttaa tarvittaessa kaupungin elinkeinopalvelut. Tiedustelut: info@businessespoo.fi , +358 9 81636363. 

Kaupunki ostaa palvelut ja tuotteet kilpailutusten kautta valituilta sopimustoimittajilta. Tuotteita ja palveluita ei osteta ohi sopimusten. Tarjoaja voi kuitenkin aina olla aktiivinen tuotteidensa ja palveluidensa myymisessä sekä tiedustella kaupungilta sen sopimusvelvoitteista. Vastuu hankintalain noudattamisesta on kaupungilla.

Kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa tarjouspyyntöjä ei lähetetä kenellekään, sillä ne löytyvät Hilmasta (hankintailmoitukset.fi(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan)). Riippuen hankinnan arvosta kynnysarvon alittavat eli pienhankinnat joko julkaistaan tarjouspalvelu.fi(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan) -palvelussa tai lähetetään suoraan tunnetuille toimittajille. Tämän takia on hyvä olla yhteydessä kaupungin yksiköihin, jotka käyttävät tarjonnan mukaisia tuotteita tai palveluita. Palveluiden, tarjonnan ja tarjoajien tuntemus on edellytys tarjouspyynnön lähettämiselle laajalle kohdeyleisölle.

Markkinavuoropuhelu voi tarkoittaa montaa asiaa, kuten tietopyyntöjä, yleistilaisuutta halukkaille tarjoajille tai kahdenkeskisiä yrityskohtaisia neuvotteluita. Tarkoituksena on selvittää yleisesti markkinoiden mahdollisuuksia ja tulevaan hankintaan liittyviä näkökohtia ylätason linjauksista aina sopimusehtojen yksityiskohtiin.

On tärkeää osallistua näihin tilaisuuksiin tai vastata tietopyyntöihin. Markkinavuoropuhelu tarjoaa yritykselle mahdollisuuden esitellä omaa tarjontaansa ja näkökulmiaan ja siten vaikuttaa hankinnan sisältöön. Lisäksi markkinavuoropuheluissa annetaan tietoa kilpailutuksen vaatimuksista toimittajille. Tämä antaa yritykselle aikaa hankkia mahdollisia sertifikaatteja, todistuksia ja tehdä selvityksiä.

Markkinavuoropuheluista ilmoitetaan Hilmassa(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan), ja niihin osallistuminen ei sido kilpailutukseen.

Kaikki kynnysarvot ylittävät hankinnat löytyvät Hilmasta(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan), josta löytyy linkki tarjousasiakirjoihin, Espoon tapauksessa Tarjouspalveluun(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan). Näihin kannattaa rekisteröityä, tutustua käynnissä oleviin kilpailutuksiin, harjoitella käyttöä ja tärkeimpänä: On suositeltavaa tehdä oman toimialan mukainen hakuvahti Hilmaan. Lisäksi tarjouspyyntö kannattaa tehdä heti kun se on julkaistu eikä jättää sitä viime hetkeen.

Julkaistavat pienhankintojen tarjouspyynnöt löytyvät Tarjouspalvelu.fi(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan) -palvelusta.

Kilpailuttaja ei voi antaa vain yksittäiselle tarjoajalle lisätietoa tarjouskilpailun ollessa käynnissä. Kysymyksiin voidaan kuitenkin vastata keskitetysti siten, että sekä esitetyt kysymykset että niiden vastaukset näkyvät kaikille potentiaalisille tarjoajille samassa kanavassa. Tämän vuoksi tarjouspalvelu.fi -palvelussa julkaistussa tarjouspyynnössä on aina Kysymykset ja vastaukset -osio, ja jos et ymmärrä sen jotain kohtaa luettuasi koko tarjouspyynnön kahteen kertaan, voit kysyä siitä tässä osastossa. Kannattaa huomioida, että kysymykset ja vastaukset -osio on auki vain osan tarjouspyynnön määräajasta.

Tarjouksen voi jättää myös ryhmittymänä. Tällöin kaikkien ryhmittymän jäsenten tulee osallistua hankintasopimuksen mukaisen palvelun tai työn toteuttamiseen. Tarjousvaiheessa ryhmittymältä ei vaadita erityistä oikeudellista muotoa. Hankintakohtaisesti hankintayksikkö voi ilmoittaa miten tarjoajien on yhdessä ryhmittymänä täytettävä vaatimukset mm. taloudellisesta ja teknisestä suorituskyvystä. Tarjouksessa voidaan käyttää myös esim. alihankkijan referenssejä, mikäli tämä on nimetty tarjouksella voimavara-alihankkijaksi. Mikäli ryhmittymän jäsen pystyy yksin täyttämään soveltuvuusvaatimukset ja suorittamaan koko sopimuksen mukaisen palvelun tai työn, tarjouksen kilpailulainsäädännön mukaisuutta on syytä vakavasti harkita.

Hinta on yleisimmin yksi vertailuperusteista, mutta on hyvä tiedostaa, ettei edullisin hinta aina voita. Tarjoamista suunnittelevan on mahdollista pyytää osoitteesta hankinta@espoo.fi  tarjonnan mukainen mahdollisen aiemman kilpailutuksen hankintapäätös. Siinä kerrotaan valittu toimittaja ja millä perusteella valinta on aikaisemmassa kilpailutuksessa tehty. Tämän perusteella on hyvä miettiä hinnoittelua unohtamatta muita vertailuperusteita.

Tarjouspyyntöä on sen julkaisun jälkeen vaikea muuttaa, ellei ole kyse suoranaisesta virheestä. Kysymykset ja vastaukset -osiossa on mahdollista osoittaa mahdollisia määrittelyn epäjohdonmukaisuuksia tai pyytää tarkennuksia niiden sisällöstä ja tarkoituksesta. Paras kohta vaikuttaa ehtoihin on kuitenkin markkinavuoropuhelu ennen kilpailutusta.

Hankintapäätöksen tiedonannossa on ohjeet sekä oikaisuvaatimuksen että muutoksenhaun tekemiseksi. Valituksen kohteena voi olla periaatteessa mikä tahansa hankintamenettelyn aikana tehty ratkaisu. Aikaa näiden tekoon on 14 päivää. Oikaisuvaatimus tehdään hankintapäätöksessä ilmoitettuun osoitteeseen. Mikäli oikaisuvaatimuksessa on selkeät ja pitävät perusteet, hankintayksiköt korjaavat yleensä mielellään hankintapäätöksen. Hankintaoikaisun kanssa samaan aikaan voidaan käynnistää hankintapäätöksen muutoksenhaku markkinaoikeudelta. Valitus kannattaa tyypillisesti tehdä vain, jos siihen on vankat perusteet, ja sen voittaminen johtaa oman yrityksen voittoon kilpailutuksessa.

Tarjous on sitova asiakirja, ja se velvoittaa allekirjoittamaan hankintasopimuksen. Allekirjoittamattomuus voi johtaa korvausvaatimukseen.

Hankintalainsäädäntö rajoittaa sopimusehtojen muuttamista sopimuskauden aikana, joten se ei välttämättä onnistu, ja saattaa pahimmillaan vaatia uuden kilpailutuksen järjestämistä. Sopimusehtoihin voi parhaiten vaikuttaa markkinavuoropuhelussa ja joissain tapauksissa kilpailutuksen aikana. On tärkeää lukea tarjouspyynnön liitteenä olevat sopimusehdot tarkkaan ennen tarjouksen lähettämistä.

Hankintasopimuksissa on lähtökohtaisesti aina kirjattu ehdot ja olosuhteet hinnanmuutoksille, ja näitä ehtoja noudatetaan sopimuskauden aikana. 

Kyllä kannattaa. Pienien yritysten menestyksestä on paljon hyviä esimerkkejä.