Allmänna användningsvillkor för användningsturerna i Esbo idrottstjänsters idrottslokaler

Under ansökningstiden görs ansökningar om användningsturer i en lokalbokningskalender på webben där de behandlas och besluten om användningsturer med bilagor skickas per e-posten till dem som ansökt om turer. För turer som under övriga tider ansökts om och beviljats i lokalbokningssystemet skickas till sökanden en bokningsbekräftelse med lokalens namn, tidpunkten för användningsturen och timpriset. En beviljad tur anses ha tagits emot, om den inte separat avbokas enligt användningsvillkoren.

När en kund ansöker om och tar emot en användningstur förbinder hen sig att gå igenom användningsvillkoren och reglerna för idrottsplatsen. Försummelse av användningsvillkoren kan leda till att turen går förlorad.

Avgifter för användningsturer

En grupp som fått en användningstur är skyldig att betala en avgift enligt den gällande prislistan. Användningsturerna faktureras i efterskott i början av följande månad. Om avgiften inte betalas inom utsatt tid, har idrottstjänsterna rätt att ta ut avgiften och avboka turen i fråga. Idrottstjänsterna har möjlighet att låta bli att bevilja användaren nya turer, om kunden har obetalda avgifter för turer på idrottsplatserna.

Om en tur inte används och detta inte meddelas inom den tid då turen kan avbokas, se avbokning av turer, eller om en tur används olovligt utan bokning, faktureras för turen en avgift enligt prisgrupp 1 i prislistan.

Användare av användningstur

En användningstur eller en del av lokalen får inte överlåtas till en tredje part. Om användare sinsemellan kommer överens om att byta turer, ska vardera parten alltid skicka information om detta till adressen liikuntapaikkavaraukset@espoo.fi, så att lokalbokningskalender hålls uppdaterad.

Under användningsturen ska det finnas en myndig ansvarig person på plats. För användningsturer med egen övervakning i skollokalerna finns separata principer och anvisningar om städning.

Användning av lokaler och utrustning

Under användningsturen finns förutom den beviljade idrottsplatsen även omklädnings- och tvättrum till förfogande. Den som bokar lokaler för ett evenemang kan också faktureras för andra lokaler i byggnaden som på grund av evenemanget måste stängas för annan användning.

Till omklädnings- och tvättrum och tillhörande lokaler får man komma 15 minuter innan turen börjar och man måste avlägsna sig inom 30 minuter efter att den egna turen slutat eller enligt idrottsplatsspecifika anvisningar och öppettider.

Användaren ska anpassa sin verksamhet till idrottslokalen i fråga, det vill säga utöva bara sådana idrottsformer som lämpar sig för lokalen. Användaren kan använda den grundläggande idrottsutrustningen i idrottslokalen i fråga, till exempel mål, stora gymnastikmattor, redskap och nät. Användaren ska komma överens närmare om användning av utrustningen med idrottsplatsens personal. Utrustningen ska användas korrekt och den ska lämnas tillbaka på rätt plats. Förråden för idrottsutrustning ska hållas i ordning. Om redskap eller platser går sönder ska man omedelbart anmäla detta till idrottsplatsens personal eller till adressen liikuntapaikkavaraukset@espoo.fi. Användaren ersätter de skador som hen orsakat.

Turtiderna ska iakttas och idrottslokalen ska vara tom när följande tur börjar. Ett undantag kan vara vissa matcher som spelas till slutet. Det är inte tillåtet att vistas i lokaler för inomhusidrott utan beviljad användningstur. Lokalerna för inomhusidrott är avsedda endast för motion och idrott. Om annan användning ska man alltid komma överens innan man ansöker om en användningstur liikuntapaikkavaraukset@espoo.fi.

Larmsystemen har installerats enligt användningstiderna och kostnaderna för larm som orsakats uppsåtligen eller oavsiktligt om man till exempel går till lokaler som inte hör till området för invånaranvändning bärs av användaren av turen.

På idrottsplatserna ska god ordning och personalens anvisningar iakttas. Under en användningstur med egen övervakning ska användaren se till att dörrarna hålls stängda under turen på de idrottsplatser där det inte finns personal på plats. Användaren ska också se till att obehöriga personer inte kommer in eller vistas i lokalerna. Lokalerna ska hållas rena och i gott skick. Om användaren orsakar behov av extra städning, faktureras användaren för den extra städningen. Användaren ska också meddela personalen på idrottsplatsen, eller till adressen liikuntapaikkavaraukset@espoo.fi om användaren upptäcker något avvikande i lokalerna.

Om idrottsplanen eller väderleksförhållandena kräver reparation eller återställning mellan turerna, ska området under denna tid vara fritt från användare. Om uppmaningen att avlägsna sig från området inte iakttas, utförs inte reparationen eller återställningen.

Avbokning av användningsturer

Användarna ska avboka användningsturen 14 dygn före den bokade turen, liikuntapaikkavaraukset@espoo.fi. Då faktureras inte turen. Användaren kan också själv avboka sina preliminära bokningsansökningar i lokalbokningskalender när som helst, om enheten för lokalbokningar ännu inte har hunnit behandla dem. Kunden kan dessutom i samma kalender avboka en enskild beviljad användningstur 14 dygn före tidpunkten.

Särskilda villkor för egen övervakning

Nya användare med egen övervakning på skolan beviljas endast fortlöpande turer vars varaktighet är minst en säsong. Enstaka eller kortare fortlöpande turer beviljas endast till skolor med övervakning.

Egen övervakning betyder att den som bokar lokalen förbinder sig till att göra de uppgifter som hör till skolornas kvällsövervakare eftersom det inte finns någon annan utomstående övervakare på plats.

Den som bokar lokalen utser en myndig ansvarsperson för övervakning och städning. Enskilda användningsturer kan beviljas endast för sådana organisationer som redan har turer med egen övervakning vid ifrågavarande skola. Turer med egen övervakning kan bokas endast på vissa skolor i Esbo.

Klubben / användaren förbinder sig till att skolornas lokaler och utrustning används på ett lämpligt sätt och att ordningen i skolan hålls under turen. Kubben har rätt att använda det utrymmet/lokalen som beviljats samt dusch, omklädningsrum, toaletter och anslutningen till lokalen. Rätten att använda andra lokaler måste ansökas skilt av oss på koulutilavaraukset@espoo.fi.

Klubben / användaren åtar sig att utföra följande uppgifter under användning av skollokalerna:

- övervaka lokalen/fastigheten, skolans egendom/redskap och ordningen i lokalerna och ser till att de tilldelade skiften används för det ändamål för vilket de beviljats

- inspektera lokalerna efter arbetspassen, registrera eventuell skada och anmäla det till skolans rektor och idrottsanläggningens bokningsenhet liikuntapaikkavaraukset@espoo.fi

- ta hand om städningen av de lokaler de använder (se avsnitt om städinstruktioner)

- vägleder och övervakar användarna av salen och ser till att utrustning som använts läggs tillbaka till sina platser,

- låser fönster och ytterdörrar, släcker lamporna och ser till att ingen stannar i lokalerna efter turens slut

- ansvarspersonen är den sista som lämnar skolan efter att ovannämnda uppgifter har slutförts.

Lämna tillbaka nyckeln

Nycklarna överlåts vid en i förväg överenskommen tid. Användaren samtycker till att använda skolnyckeln på lämpligt sätt. Nyckeln överlämnas till ansvarig person mot kvitto. Nyckeln får inte överlämnas till en tredje part. När turen är slut måste den ansvariga omedelbart returnera nyckeln till sport- och idrottsutbildningsenheten eller till skolan. För en nyckel som inte har returnerats har motion och idrott rätt att ta ut en avgift.

Ansvar för utförandet av uppgifter och vid skada

 Användaren åtar sig att utföra ovanstående uppgifter noggrant. Om användaren väsentligt bryter mot uppgifterna eller upprepade gånger försummar att slutföra uppgifterna, förlorar användaren sin tur på skolan. Användaren är ansvarig för ersättning av skador som orsakats av försummelse av uppgifter eller annan vårdslöshet. Det rekommenderas att användaren har egen ansvarsförsäkring i detta avseende.

Övriga villkor

Kom också i god tid överens med skolan om det finns behov av bord, stolar eller andra saker som normalt inte finns i gymnastiksalen.

Staden meddelar eventuella ändringar i tidpunkten för arbetspassen (t.ex. semesterperioder). Staden ansvarar inte för användarens egendom som finns kvar i lokalerna. Utöver tobakslagen följer byggnaderna och de därtill hörande gårdsområdena Esbo stadsstyrelses beslut 15.6.2010 om ”rökfritt Esbo”. Alkohol får inte förtäras i idrottsanläggningar som förvaltas av Esbo stad.

Städningsanvisning

Den som bokar lokalen städar gymnastiksalen och de tillhörande lokalerna före turen för eget bruk eller efter turen för skolans bruk beroende på om lokalen normalt städas på morgonen eller på eftermiddagen innan kvällsanvändningen börjar. Under veckosluten ska man vara särskilt noggrann med städningen eftersom skolorna inte städas under veckosluten. Den som använder gymnastiksalen ska meddela idrottstjänsterna ifall lokalerna saknar städredskap.

Sanktioner

För ett larm som användaren har orsakat till exempel genom att gå i lokaler dit det är förbjudet att gå, faktureras användaren direkt. Om man lämnar dörren öppen under sin tur eller låter bli att stänga den efter turen får man en varning och om detta upprepas mister man sin tur för en månad. Om detta händer en tredje gång mister man sin tur för ett år eller så annulleras turen helt av användaren i fråga.

Ytterligare upplysningar om egen övervakning: liikuntapaikkavaraukset@espoo.fi