Dataskyddsbeskrivning Personregister för resursbokningssystemets onlinetjänst

Datum för publicering av dataskyddsbeskrivningen: 19.10.2023

Esbo stad

Idrottsdirektör

Kontaktchef

PB 34, 02070 ESBO STAD  

Esbo stads dataskyddsombud

Adress: PB 12, 02070 Esbo stad

Tfn +358 9 81621 (växel)

E-postadress: tietosuoja@espoo.fi

Resursbokningssystemet är en onlinetjänst.

I resursbokningssystemet används ett boknings- och anmälningssystem för att upprätthålla ansökningar, bokningar och kursanmälningar som kunderna själva eller tjänstemannen har matat in. Syftet med behandlingen av personuppgifter är att administrera kunduppgifter för följande tjänster:

· Båtplatser, anmälan till deras ansökningskö

· Skollokaler (utan gymnastiksalar), ansökan om dem

· Idrottslokaler (inklusive skolornas gymnastiksalar), ansökan om dem

· Ungdomslokaler, ansökan om dem

· Kursanmälan för ledd motion

· Anmälan till fritidsverksamhet för unga, uppgifter om dieter och hälsotillstånd gällande vissa verksamheter.

Dessutom används personuppgifter för rapportering om tjänsterna, till exempel:

· Rapporter om stående bokningar

· Lokalernas användningsgrad

· Antal kurser, klassificering

· Antalet besökare i lokalerna

· Antal bokningar per utrymme, kunder

· Olika rapporter gällande faktureringen

· Personens för- och efternamn, elektronisk nyckel för passerkontroll vid båtförvaringsplatserna i Käringbacken

· Hamnbevakning, när båtplatsinnehavarens kontaktuppgifter behövs

Mappen om ärendehantering i registret är personlig. Elektronisk identifiering av en person kräver antingen bankkoder eller mobilcertifikat för personen i fråga.

Central lagstiftning: Idrottslagen 390/2015, Ungdomslagen 1285/2016, Kommunallagen 410/2015

• Artikel 6 punkt 1 b i EU:s allmänna dataskyddsförordning: Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås.

• Artikel 6 punkt 1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning: behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige.

• Särskilda kategorier av personuppgifter

o Särskilda kategorier av personuppgifter: Enligt 6 § i dataskyddslagen tillämpas artikel 9 punkt 1 i dataskyddsförordningen inte på sådan behandling av uppgifter som regleras i lag eller som föranleds av en uppgift som direkt har ålagts den personuppgiftsansvarige i lag.

o Artikel 9 punkt 2 a i EU:s allmänna dataskyddsförordning: den registrerades samtycke

Registret över ärendehantering består av personuppgifter samt uppgifter om ärendena. Följande personuppgifter samlas in om kunderna:

· namn

· personbeteckning

· adress

· telefonnummer

· e-post

· kundgrupp (ledd motion) med specifikation:

– barn och unga under 18 år

– studerande

– vuxen

– senior

– över 68 år

– specialgrupp

– arbetslös

· sändningssätt för kundutskick (post, e-post, textmeddelande)

· frivilliga tilläggsuppgifter som kunden lagt till, till exempel specialdieter, allergi osv.

Personuppgifterna för den person som är ansvarig person för ett barn under 18 år, samt för den person som är ansvarig person för en anstalt eller någon annan sammanslutning registreras i den utsträckning det behövs.

För företags- och föreningskunder registreras företagets eller föreningens namn, FO-nummer eller föreningsnummer, adress, telefonnummer, e-post, registernummer och/eller registreringskommun.

Dessutom namn, adress, e-post, telefonnummer, försändningssätt för kundutskick (post, e-post, textmeddelande) för företagens/föreningarnas kontaktpersoner.

Om ärendena lagras följande uppgifter:

· ansökningsärenden som användarna initierat

· uppgifter som användaren matat in (blanketter och bilagor, referensuppgifter)

· händelserna då ärenden framskrider (uppgifter om status- och händelseidentifierare, meddelanden)

· uppgifter om beslut

· meddelanden som skickas via systemet (e-post/SMS)

· händelseuppgifter om bokningar och anmälningar, uppgifter om gällande bokningar och anmälningar

· outredda ärenden (till exempel obetalda avgifter) och anmärkningar gällande dessa

Pappersblanketter som ska förvaras och som ligger till grund för handläggningen:

· ansökningar om användningsturer, kurs- och lägeranmälningar, annullering av kursplatser som inkommit per e-post för annullering av kursavgifter

UPPGIFTERNAS OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS:

Uppgifterna är delvis sekretessbelagda

GRUNDERNA FÖR SEKRETESS:

Offentlighetslagen 24.1 §

Av personuppgifterna får vi personens namn och personbeteckning via inloggning i identifieringstjänsten (SUOMI.FI-IDENTIFIKATION) eller de uppgifter som kunden meddelat tjänstemannen. Kontaktuppgifter (e-post, telefon och adressuppgifter) är obligatoriska fält. Företags- och föreningsuppgifter uppger kunden vid behov. För ärendena uppger den registrerade själv uppgifterna.

Personuppgifter lämnas ut endast till personer som på basis av en specificerad begäran har rätt till det (EU:s allmänna dataskyddsförordning, lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet).

Kundernas faktureringsmaterial överförs elektroniskt från systemet till Esbo stads ekonomiförvaltningstjänsts datasystem (JoTo - ERP), dit personuppgifter och faktureringsgrund för faktureringsmaterialet överförs: kundernas personbeteckningar/FO-nummer/föreningsregisternummer samt namn- och adressuppgifter.

För rapportering överförs nödvändig information från systemet till rapporteringssystemet (Microsoft Power Bi).

För beslutsfattande överförs uppgifter från systemet till stadens beslutssystem.

Resursbokningssystemet levereras av TSS Prime Oy.

Personuppgifter överförs i regel inte utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Personuppgifter i Microsoft Power Bi överförs utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. 

Mer information på Microsofts webbplats:

European Union Model Clauses - Microsoft Compliance | Microsoft Docs.(extern länk, öppnas i ett nytt fönster)

Förvaringen och förstörandet av uppgifterna följer Esbo stads plan för arkivbildning / informationsstyrning. Personuppgifter förvaras i systemet i 25 månader efter att kundförhållandet har upphört. Särskilda personuppgifter, till exempel uppgifter om specialdieter, förvaras endast så länge som behandlingen av dem är nödvändig.

Personuppgifter behandlas på ett sätt som säkerställer lämplig säkerhet för personuppgifterna, inbegripet skydd (artikel 5 punkt 1 f i dataskyddsförordningen).

Varje anställd kan endast behandla de personuppgifter som hen behöver i sina arbetsuppgifter.

Elektroniska underhållssystem: Det elektroniska registret är skyddat mot utomstående med brandväggar och andra tekniska skyddsmetoder. Användare av systemet är bundna av tystnadsplikt.

Manuellt material: Nödvändiga utskrifter, till exempel deltagarlistor, bokningsrapporter, ursprungliga hyresavtal för båtplatser, förvaras i ett låst skåp.

EU:s allmänna dataskyddsförordning garanterar dig olika rättigheter gällande behandlingen av dina personuppgifter. Du kan bekanta dig med dina rättigheter och användningen av dem på Esbos webbplats Dataskydd | Esbo stad.