Dataskyddsbeskrivning, Esbo stad, personregister för passerkontroll och kameraövervakning i meröppna bibliotek i Esbo

Publicerad: 17.9.2020

Esbo stad

fornamn.efternamn@esbo.fi

Ledande chef för bibliotekstjänster Miika Miettunen

Bibliotekspedagog Mikko Hämäläinen

PB 3605, 02070 ESBO STAD

tfn +358 9 81621 (växel)

tietosuoja@espoo.fi

Tjänsten för meröppna bibliotek går ut på att Helmet-bibliotekens kunder öppnar låset med sitt eget bibliotekskort och lösenord och kan besöka biblioteket under en överenskommen tid.

Syftet med passerkontrollen och kameraövervakningen i meröppna bibliotek är att upprätthålla fastigheternas skick och ordning. Syftet är att skydda egendom, förebygga brott och störande av ordningen samt att hjälpa till att reda ut problemsituationer som har skett. Dessutom är syftet med övervakningen att säkerställa och öka säkerheten för bibliotekets kunder och personal. Bibliotekskortets nummer kan inte kopplas till någon personuppgift utan att uppgifterna hämtas från bibliotekssystemet med hjälp av bibliotekskortets nummer. Bibliotekssystemet är ett helt separat register från detta register.

Artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning: behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige.

• Bildmaterial från kamerainspelningar som ingår i övervakningssystemet i meröppna bibliotek i Esbo.

Registret består av tre delregister:

1. Stillbilder och sparande av dem samt sparande av koden för bibliotekskortet som används för inloggning på servern, i Servmanager-databasen.
2. Det meröppna bibliotekets inspelningsapparat (NAS) i det aktuella biblioteket.
3. Det meröppna bibliotekets logg sparas på centralenheten i det aktuella biblioteket.

UPPGIFTERNAS OFFENTLIGHET OCH KONFIDENTIALITET:

Uppgifterna i registret är sekretessbelagda.

GRUNDER FÖR SEKRETESS:

Bestämmelser om datasekretess finns i 24 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet.

1. Stillbilder från kameror, 1–3 stillbilder från det ögonblick då någon loggar in via apparaten för passerkontroll och numret på bibliotekskortet som används i samband med detta.
2. Bildmaterial från IP-kameror som ingår i övervakningssystemet och som sparas i en NAS-inspelningsenhet (i lokalerna används Qnap- eller Axis-enheter) i biblioteket i fråga.
3. Passerkontrollens tidsstämplingar för loggen.

Personuppgifter lämnas i regel inte ut.

Eventuell överföring eller utlämnande av uppgifter ska grunda sig på lag eller en myndighets föreskrift.

Uppgifter överförs inte utanför EU eller EES.

Uppgifterna i registret lagras i inspelningsenheten i 28 dygn. Uppgifterna förstörs genom att nya inspelningar sparas på dem. Stillbilderna lagras på servern i 28 dagar varefter de försvinner automatiskt.

Personuppgifterna skyddas mot obehörig åtkomst och mot olaglig behandling, till exempel förstöring, ändring eller utlämning.

A. Digitalt material

Stillbilderna överförs till servern genom att använda SFTP-protokoll. Systemets inspelare (en digital inspelare) finns i ett låst rum som endast bibliotekets ansvariga personer har åtkomst till. Inspelaren är skyddad med lösenord och endast den som sköter registerärenden eller en person som har givits fullmakt av denna har tillgång till inspelaren.

B. Manuellt material:

Lagras inte.

Noggrannare anvisningar om hur uppgiftsbegäranden enligt dataskyddsförordningen ska riktas: Dataskydd/Kundernas rättigheter

Du har rätt att av den personuppgiftsansvarige få en kopia av de personuppgifter som behandlas. Den personuppgiftsansvarige ska lämna uppgifterna utan onödigt dröjsmål och under alla omständigheter senast en månad efter att begäran har inkommit. Denna period kan vid behov förlängas med ytterligare två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och antalet inkomna begäranden.

Om den personuppgiftsansvarige inte vidtar åtgärder på den registrerades begäran, ska den personuppgiftsansvarige utan dröjsmål och senast en månad efter att ha mottagit begäran informera den registrerade om orsaken till att åtgärder inte vidtagits och om möjligheten att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet samt begära rättslig prövning.

Begäranden av en registrerad och de åtgärder som hänför sig till dem är avgiftsfria. Om begäranden av en registrerad dock är uppenbart ogrundade eller orimliga, särskilt på grund av deras repetitiva art, får den personuppgiftsansvarige antingen ta ut en rimlig avgift som täcker de administrativa kostnaderna för att tillhandahålla den information eller vidta den åtgärd som begärts, eller vägra att tillmötesgå begäran.

Du har rätt att få felaktiga, inexakta, ofullständiga, föråldrade eller onödiga personuppgifter som vi lagrar, rättade eller kompletterade av oss.

Du har rätt att under vissa förutsättningar få den personuppgiftsansvarige att radera personuppgifter som gäller dig utan onödigt dröjsmål. Den registrerade har inte rätt att få uppgifter raderade om uppgifterna måste behandlas för att uppfylla en rättslig förpliktelse, för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller för myndighetsutövning som hör till den personuppgiftsansvarige. I dessa fall raderas personuppgifterna först efter den tidsfrist som anges i lagen.

Om de uppgifter som samlats in om dig inte stämmer, kan du kräva att behandlingen av dina kunduppgifter begränsas tills det har kontrollerats om uppgifterna är korrekta.

Du har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, om du upplever att behandlingen av personuppgifter strider mot dataskyddslagstiftningen. Du kan lämna in ett klagomål till dataombudsmannens byrå: www.tietosuoja.fi/sv(extern länk, öppnas i ett nytt fönster)